Outlook Online - Pièces jointes et options d'envoi Vidéo

Découvrez comment utiliser les pièces jointes et les options d'envoi dans Outlook Online pour optimiser votre communication professionnelle dans Microsoft 365 grâce à cette présentation en ligne.
Cette formation s'adresse à tous les utilisateurs de Microsoft 365 et comprend des conseils pratiques pour ajouter des pièces jointes à partir de votre ordinateur ou d'un emplacement cloud, définir l'importance de votre message et demander des accusés de réception ou des confirmations de lecture.
Obtenez des compétences pour mieux gérer vos e-mails et communiquer efficacement grâce à Outlook Online dans Microsoft 365.

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Objectifs :

Comprendre comment ajouter des pièces jointes et modifier les options d'envoi d'un message dans une application de messagerie.

Chapitres :

Introduction
Dans cette section, nous allons explorer les différentes options disponibles avant d'envoyer un message, notamment l'ajout de pièces jointes, la définition de l'importance du message, et la gestion des accusés de réception.
Options d'envoi de message
Avant d'envoyer un message, plusieurs options s'offrent à vous : - **Ajouter une pièce jointe** : Vous pouvez insérer des fichiers à partir de votre ordinateur ou d'un emplacement cloud. - **Modifier les options de message** : Cela inclut la demande d'accusés de réception ou l'enregistrement d'un brouillon. - **Définir l'importance du message** : En cliquant sur le point d'exclamation rouge, vous pouvez choisir entre trois niveaux d'importance : haute, normale ou basse.
Accusés de réception et brouillons
Pour demander un accusé de réception ou une confirmation de lecture, cliquez sur les trois points de suspension pour faire apparaître le menu contextuel. Si vous ne souhaitez pas envoyer le message immédiatement, vous pouvez l'enregistrer comme brouillon.
Ajout de pièces jointes
Il existe plusieurs façons d'ajouter des pièces jointes à votre message : 1. **À partir de votre ordinateur** : Recherchez le fichier dans votre arborescence de fichiers. 2. **À partir d'un emplacement cloud** : Cela permet d'envoyer des fichiers plus volumineux et de mieux contrôler le partage. En choisissant un document dans votre OneDrive, vous pouvez joindre une copie ou un lien vers le document. 3. **Charger et partager** : Si le fichier n'est pas dans OneDrive, vous pouvez le charger et le partager directement. 4. **Partager une URL** : Vous pouvez également ajouter un lien vers un fichier OneDrive ou un site SharePoint. 5. **Glisser-déposer** : Une méthode simple consiste à faire glisser le fichier depuis l'explorateur de votre ordinateur vers le message.
Conclusion
En résumé, il est essentiel de connaître les différentes options disponibles lors de l'envoi d'un message. Que ce soit pour ajouter des pièces jointes, définir l'importance du message ou gérer les accusés de réception, ces fonctionnalités améliorent l'efficacité de la communication.

FAQ :

Comment ajouter une pièce jointe à un message?

Pour ajouter une pièce jointe, cliquez sur l'icône de pièce jointe dans votre interface de messagerie, puis choisissez le fichier à partir de votre ordinateur ou d'un emplacement cloud comme OneDrive.

Qu'est-ce qu'un accusé de réception et comment le demander?

Un accusé de réception est une confirmation que votre message a été reçu. Vous pouvez le demander en sélectionnant l'option correspondante dans le menu contextuel avant d'envoyer votre message.

Comment enregistrer un message comme brouillon?

Pour enregistrer un message comme brouillon, cliquez sur l'option 'Enregistrer comme brouillon' dans votre interface de messagerie avant de l'envoyer.

Quels sont les niveaux d'importance d'un message?

Il existe trois niveaux d'importance pour un message : haut, normal, et bas. Vous pouvez définir l'importance en cliquant sur l'icône correspondante avant d'envoyer le message.

Comment partager un lien vers un fichier OneDrive?

Pour partager un lien vers un fichier OneDrive, sélectionnez le fichier dans votre OneDrive, puis choisissez l'option de partage pour générer un lien que vous pouvez envoyer par email.

Quelques cas d'usages :

Envoi de documents volumineux

Utilisez OneDrive pour envoyer des pièces jointes volumineuses par email. Cela permet de partager des fichiers sans encombrer la boîte de réception du destinataire et de garantir un accès en temps réel aux documents.

Gestion des priorités dans la communication

Définissez l'importance de vos messages pour gérer efficacement les priorités dans votre communication professionnelle. Cela aide les destinataires à identifier rapidement les messages urgents.

Collaboration en temps réel

Partagez des liens vers des fichiers OneDrive ou SharePoint pour permettre à plusieurs utilisateurs de collaborer sur un document en temps réel, améliorant ainsi l'efficacité des projets d'équipe.

Utilisation des brouillons pour la planification

Enregistrez des messages comme brouillons pour les préparer à l'avance. Cela est particulièrement utile pour les communications planifiées, vous permettant de peaufiner le contenu avant l'envoi.

Suivi des messages importants

Demandez des accusés de réception pour les messages critiques afin de vous assurer qu'ils ont été reçus et lus, ce qui est essentiel pour le suivi des communications importantes.

Glossaire :

Pièce jointe

Un fichier ou un document qui est envoyé avec un message électronique, permettant de partager des informations supplémentaires.

Accusé de réception

Une notification envoyée pour confirmer que le message a été reçu par le destinataire.

Brouillon

Une version non envoyée d'un message, qui peut être enregistrée pour être envoyée ultérieurement.

Importance du message

Un paramètre qui permet de définir le niveau de priorité d'un message, avec trois niveaux : haut, normal, et bas.

OneDrive

Un service de stockage en cloud de Microsoft qui permet de sauvegarder et de partager des fichiers en ligne.

Glisser-déposer

Une méthode d'interaction avec l'interface utilisateur qui permet de déplacer des fichiers ou des objets en les faisant glisser avec la souris.

URL

Uniform Resource Locator, une adresse web qui permet d'accéder à une ressource en ligne, comme un fichier ou un site web.

Menu contextuel

Un menu qui apparaît lorsque l'utilisateur clique avec le bouton droit de la souris, offrant des options supplémentaires liées à l'élément sélectionné.

00:00:03

Avant d'envoyer un message,

00:00:04

il vous est possible d'ajouter une pièce

00:00:07

jointe ou de modifier ses options.

00:00:08

De demander des accusés de réception

00:00:11

ou d'enregistrer un brouillon.

00:00:13

Vous pouvez par exemple définir

00:00:15

l'importance de votre message en cliquant

00:00:17

sur le point d'Exclamation rouge.

00:00:19

Il existe 3

00:00:20

niveaux d'importance haute

00:00:23

normal. Ou basse ? Une

00:00:26

icône, informera les destinataires que

00:00:28

ce message a une priorité importante.

00:00:31

Pour voir les autres options de message,

00:00:33

cliquez sur les 3 points de suspension

00:00:36

pour faire apparaître le menu contextuel.

00:00:39

En cliquant sur autre option,

00:00:40

vous pouvez également demander un accusé de

00:00:43

réception ou une confirmation de lecture.

00:00:47

Si vous ne souhaitez pas envoyer

00:00:49

le message tout de suite,

00:00:50

vous pouvez cliquer sur

00:00:52

enregistrer comme brouillon.

00:00:54

Il vous est également possible d'insérer

00:00:56

des pièces jointes à votre message.

00:00:58

4 possibilités s'offrent à vous.

00:01:00

À partir de votre ordinateur,

00:01:02

vous allez rechercher dans

00:01:03

votre arborescence de fichiers

00:01:04

celui que vous désirez envoyer.

00:01:08

Une autre solution plus recommandée

00:01:10

à partir d'un emplacement cloud,

00:01:11

ce qui vous permettra d'envoyer des

00:01:14

pièces jointes plus volumineuses,

00:01:15

mais aussi d'avoir un meilleur contrôle sur

00:01:17

la façon dont sera partagé votre document.

00:01:20

L'arborescence de fichiers de votre

00:01:22

onedrive s'ouvre en choisissant le document,

00:01:24

vous aurez ensuite le choix de

00:01:26

joindre une copie du document

00:01:28

ou uniquement un lien onedrive.

00:01:30

Cette option est à privilégier car elle

00:01:32

permet de donner un accès aux documents

00:01:34

en temps réel plutôt qu'une simple copie.

00:01:40

Si le fichier que vous

00:01:42

souhaitez joindre n'est pas dans

00:01:43

votre emplacement onedrive,

00:01:44

vous pouvez utiliser la 3e

00:01:46

option charger et partager.

00:01:49

Choisissez ensuite un emplacement pour

00:01:51

votre fichier dans votre onedrive.

00:01:53

Il sera enregistré dans votre

00:01:54

espace de stockage cloud en même

00:01:56

temps qu'il sera joint au mail.

00:02:01

Enfin, vous pouvez choisir de partager

00:02:03

une URL comme par exemple un lien vers un

00:02:06

fichier onedrive ou un site SharePoint.

00:02:10

Vous avez également la possibilité

00:02:11

d'ajouter une pièce jointe en

00:02:13

effectuant un glisser-déposer depuis

00:02:15

l'explorateur de votre ordinateur.

00:02:17

Votre fichier est ainsi automatiquement

00:02:19

ajouté à votre message.

00:00:03

Antes de enviar uma mensagem,

00:00:04

Você pode adicionar um quarto

00:00:07

ou alterar as suas opções.

00:00:08

Solicitar agradecimentos

00:00:11

ou salve um rascunho.

00:00:13

Por exemplo, você pode definir

00:00:15

a importância da sua mensagem clicando em

00:00:17

no ponto de exclamação vermelho.

00:00:19

Existem 3

00:00:20

Altos Níveis de Importância

00:00:23

normal. Ou baixo? Um

00:00:26

, informará os destinatários que

00:00:28

Esta mensagem tem uma prioridade importante.

00:00:31

Para ver as outras opções de mensagem,

00:00:33

Clique nas 3 reticências

00:00:36

para abrir o menu de contexto.

00:00:39

Ao clicar noutra opção,

00:00:40

Você também pode solicitar um reconhecimento de

00:00:43

recibo ou recibo de leitura.

00:00:47

Se não quiser enviar

00:00:49

a mensagem imediata,

00:00:50

Você pode clicar em

00:00:52

Salvar como rascunho.

00:00:54

Também é possível inserir

00:00:56

anexos à sua mensagem.

00:00:58

Existem 4 opções disponíveis para você.

00:01:00

A partir do seu computador,

00:01:02

Você pesquisará em

00:01:03

A sua árvore de ficheiros

00:01:04

aquele que você quer enviar.

00:01:08

Outra solução mais recomendada

00:01:10

a partir de uma localização na nuvem,

00:01:11

que lhe permitirá enviar

00:01:14

anexos maiores,

00:01:15

mas também para ter um melhor controlo sobre

00:01:17

Como o seu documento será partilhado.

00:01:20

A árvore de ficheiros do seu

00:01:22

O OneDrive abre escolhendo o documento,

00:01:24

Terá então a opção de:

00:01:26

Anexar uma cópia do documento

00:01:28

Ou apenas um link do OneDrive.

00:01:30

Esta opção é preferível porque

00:01:32

Permite facultar o acesso a documentos

00:01:34

em tempo real, em vez de apenas uma cópia.

00:01:40

Se o ficheiro que

00:01:42

querer participar não está em

00:01:43

A sua localização do OneDrive,

00:01:44

Você pode usar o 3º

00:01:46

Opção Upload & Share.

00:01:49

Em seguida, escolha um local para

00:01:51

o seu ficheiro no OneDrive.

00:01:53

Será guardado no seu

00:01:54

espaço de armazenamento na nuvem ao mesmo tempo

00:01:56

hora em que será anexado ao e-mail.

00:02:01

Finalmente, você pode optar por compartilhar

00:02:03

um URL, como um link para um

00:02:06

Arquivo do OneDrive ou site do SharePoint.

00:02:10

Você também tem a opção de

00:02:11

Adicionar um anexo em

00:02:13

arrastando e soltando de

00:02:15

o navegador do seu computador.

00:02:17

Isto garante automaticamente que o seu ficheiro é

00:02:19

adicionado à sua mensagem.

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