Outlook Online - Organiser une réunion avec Outlook Online Vidéo

Découvrez comment organiser une réunion avec Outlook Online dans Microsoft 365 grâce à cette présentation en ligne.
Cette formation s'adresse à tous les utilisateurs de Microsoft 365 et comprend des astuces pratiques pour créer une réunion, ajouter des participants, utiliser l'assistant de planification pour vérifier les disponibilités, ajouter des détails sur la nature de la réunion, et utiliser Teams pour la réunion en ligne.
Obtenez des compétences pour mieux gérer vos réunions et améliorer votre productivité grâce à Outlook Online dans Microsoft 365.

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Dans cette vidéo, nous allons voir

00:00:05

comment créer une réunion en utilisant

00:00:07

votre calendrier dans Outlook online

00:00:09

lorsque vous êtes sur votre calendrier,

00:00:12

appuyez sur le bouton nouvel événement

00:00:14

pour ouvrir la fenêtre de création.

00:00:16

Si vous préférez sélectionner la

00:00:18

plage horaire dans votre calendrier,

00:00:20

une autre fenêtre s'ouvre.

00:00:24

Si vous cliquez ici, vous ouvrirez

00:00:26

la fenêtre de création d'événements.

00:00:29

Commencez par ajouter un titre,

00:00:31

puis remplir toutes les informations

00:00:33

de la réunion le jour,

00:00:35

l'heure et le lieu.

00:00:36

Le bouton fuseau horaire vous permet de

00:00:39

modifier le fuseau horaire dans le cas

00:00:41

où certains de vos collaborateurs se

00:00:44

trouveraient à l'étranger, par exemple.

00:00:46

En cochant cette case,

00:00:48

vous indiquerez que le rendez-vous

00:00:49

durera toute la journée.

00:00:53

Ajouter ensuite des participants en

00:00:55

faisant une recherche avec leur nom.

00:00:57

Vous avez également la possibilité de

00:01:00

définir si la présence de ce collaborateur

00:01:03

est obligatoire ou facultative.

00:01:05

Une fois, vos collaborateurs ajoutés,

00:01:07

vous pouvez utiliser l'assistant de

00:01:09

planification afin de vérifier qu'ils

00:01:11

seront bien disponibles à l'heure voulue.

00:01:14

Outlook Online vous ouvre alors une

00:01:16

vue de vos différents calendriers et

00:01:18

vous suggère des horaires de réunion

00:01:20

où vous serez tous disponibles.

00:01:22

Le champ répété vous permet

00:01:24

de définir si besoin,

00:01:26

une récurrence pour la réunion.

00:01:29

Compléter ensuite les détails de la réunion

00:01:32

en ajoutant des informations sur sa nature.

00:01:35

Pour utiliser teams lors de votre réunion,

00:01:38

cliquez sur le bouton réunion teams.

00:01:41

Un lien de connexion sera ajouté

00:01:43

à l'invitation lors de l'envoi

00:01:45

à vos collaborateurs pour leur

00:01:47

permettre de vous rejoindre en ligne.

00:01:50

Vous pouvez ajouter des pièces

00:01:51

jointes et images à votre invitation,

00:01:53

par exemple des documents importants

00:01:56

à consulter avant le rendez-vous.

00:01:58

Une fois terminé,

00:01:59

cliquez sur envoyer.

00:02:03

Vos collaborateurs recevront par

00:02:04

Mail une invitation à la réunion

00:02:07

qu'ils pourront accepter ou non.

00:02:08

Ainsi, vous pourrez suivre

00:02:10

l'avancement des réponses en

00:02:12

cliquant à nouveau sur votre réunion.

00:00:03

Neste vídeo, veremos

00:00:05

Como criar uma reunião usando

00:00:07

o seu calendário no Outlook online

00:00:09

quando estiver no seu calendário,

00:00:12

Toque no botão Novo evento

00:00:14

para abrir a janela de criação.

00:00:16

Se preferir selecionar o botão

00:00:18

faixa horária no seu calendário,

00:00:20

Abre-se outra janela.

00:00:24

Se você clicar aqui, você abrirá

00:00:26

A janela de criação do evento.

00:00:29

Comece por adicionar um título,

00:00:31

em seguida, preencha todas as informações

00:00:33

da reunião do dia,

00:00:35

hora e local.

00:00:36

O botão de fuso horário permite-lhe:

00:00:39

Alterar o fuso horário no caso de

00:00:41

onde estão alguns dos seus funcionários

00:00:44

seriam encontrados no estrangeiro, por exemplo.

00:00:46

Ao marcar esta caixa,

00:00:48

Indicará que a marcação

00:00:49

durará o dia todo.

00:00:53

Em seguida, adicione participantes em

00:00:55

fazendo uma pesquisa com o nome deles.

00:00:57

Você também tem a opção de

00:01:00

Definir se a presença deste colaborador

00:01:03

é obrigatório ou opcional.

00:01:05

Uma vez que seus colaboradores tenham sido adicionados,

00:01:07

Pode utilizar a seringa

00:01:09

a fim de assegurar que

00:01:11

estará disponível no momento certo.

00:01:14

O Outlook Online abrirá um

00:01:16

vista dos seus diferentes calendários e

00:01:18

Sugere horários de reunião

00:01:20

onde todos estarão disponíveis.

00:01:22

O campo de repetição permite-lhe

00:01:24

definir, se necessário,

00:01:26

Uma recorrência para a reunião.

00:01:29

Em seguida, preencha os detalhes da reunião

00:01:32

adicionando informações sobre a sua natureza.

00:01:35

Para utilizar o Teams na sua reunião,

00:01:38

Clique no botão Reunião de equipes.

00:01:41

Será adicionado um link de login

00:01:43

ao convite aquando do envio

00:01:45

aos seus funcionários pelos seus

00:01:47

Permita-nos contactá-lo online.

00:01:50

Você pode adicionar peças

00:01:51

anexadas e imagens ao seu convite,

00:01:53

por exemplo, documentos importantes

00:01:56

A consultar antes da consulta.

00:01:58

Uma vez concluído,

00:01:59

Clique em Enviar.

00:02:03

Seus funcionários receberão por

00:02:04

Enviar um convite para uma reunião por correio

00:02:07

que poderão aceitar ou não.

00:02:08

Desta forma, você será capaz de seguir

00:02:10

o progresso das respostas em

00:02:12

Clicar novamente na sua reunião.

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