Business Central - Gestion des achats Tutoriels
Dans cette vidéo intitulée "Gestion des achats", nous allons aborder les étapes importantes relatives aux processus de la gestion des achats dans la solution Microsoft Business Central.
Ce tutoriel se déroule en 4 étapes :
la création d'une demande de prix, d'un devis, la validation ou l'approbation en interne, la transformation en demande de devis ou commande, ainsi que l'enregistrement des marchandises reçues et la facture fournisseur.
Nous allons voir comment renseigner le nom du fournisseur ainsi que d'autres détails, comment joindre des documents concernant le projet d'achat, et comment indiquer le type de chaque ligne.
Nous allons également découvrir comment utiliser la liste déroulante pour choisir un article ou saisir directement le numéro de l'article, ainsi que comment partager cette vidéo avec différents collaborateurs de la société.
Suivez ce tutoriel pour améliorer votre efficacité dans la gestion des achats avec Microsoft Business Central.
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Business Central - Gestion des stocks
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- Vu 2511 fois
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Business Central - Les ventes et achats récurrents
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- Vu 2531 fois
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Business Central - Réaliser des dépôts de paiement
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- Vu 2970 fois
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Business Central - Gestion des avoirs reçus
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- Vu 2196 fois
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Business Central - Gestion des immobilisations
- 3:49
- Vu 2643 fois
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Business Central - Gestion des budgets
- 6:26
- Vu 2295 fois
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Business Central - Gestion des ventes
- 5:25
- Vu 2357 fois
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Business Central - Créer des modèles
- 4:14
- Vu 2227 fois
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Saisie d'écritures comptables
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- Vu 3725 fois
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Aperçu de Business Central
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- Vu 3147 fois
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Réaliser des dépôts de paiement
- 7:50
- Vu 2970 fois
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Intégrer un Expert comptable externe
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- Vu 2953 fois
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Parcours du Responsable Administratif et Financier
- 1:37
- Vu 2899 fois
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Comment utiliser les catégories de comptes ?
- 3:54
- Vu 2874 fois
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Clôturer un exercice comptable
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Parcours du Responsable Commercial
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- Vu 2730 fois
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Gestion des immobilisations
- 3:49
- Vu 2643 fois
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Les ventes et achats récurrents
- 4:35
- Vu 2531 fois
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Gestion des stocks
- 8:31
- Vu 2511 fois
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Créer des comptes de tiers
- 2:14
- Vu 2488 fois
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Parcours du Chef de Projet
- 1:39
- Vu 2464 fois
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Créer un axe analytique
- 2:40
- Vu 2419 fois
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Gestion des tâches
- 4:42
- Vu 2357 fois
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Gestion des ventes
- 5:25
- Vu 2357 fois
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Gestion des budgets
- 6:26
- Vu 2295 fois
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Créer des modèles
- 4:14
- Vu 2227 fois
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Gestion des avoirs reçus
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- Vu 2196 fois
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Gestion des opportunités
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- Vu 2177 fois
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Visualiser et regrouper grâce à Copilot dans Excel avec Python
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- Vu 0 fois
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Classer et se projeter grâce à Copilot dans Excel avec Python
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- Vu 2 fois
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Premiers pas avec la fonction Patch
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- Vu 2 fois
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Envoyer un Email avec Power Apps et Outlook
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- Vu 4 fois
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Créer des Filtres Dynamiques avec Formules Nommées
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- Vu 0 fois
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Définir des Règles de Visibilité Centralisées
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Palette de Couleurs Dynamique avec Formules Nommées
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- Vu 3 fois
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Initiation aux Formules Nommées
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Premiers pas avec les variables
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- Vu 2 fois
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Ouvrir le champ des possibles avec le Canvas Mistral
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- Vu 28 fois
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Mistral au service du codage
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- Vu 15 fois
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Analyser et comparer vos documents grâce à Mistral
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- Vu 20 fois
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Générer vos images et visuels avec Mistral AI
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- Vu 39 fois
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Utiliser Mistral IA pour synthétiser des informations en ligne
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- Vu 16 fois
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Echanger et gérer ses discussions avec Mistral AI
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- Vu 15 fois
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Explorer les options génératives de Mistral AI
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- Vu 16 fois
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Paramétrer son espace de travail Mistral
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- Vu 20 fois
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Découvrir Mistral, l'IA à la Française
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- Vu 19 fois
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Manager efficacement à distance avec l'écosystème Microsoft 365
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Organiser son environnement de travail
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- Vu 40 fois
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La méthode DESC
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Stimuler la créativité avec l'outil WhiteBoard
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- Vu 25 fois
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Utiliser Microsoft Forms pour sonder son équipe
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Identifier les leviers et freins au travail
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Les 5 "pourquoi"
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Utiliser la méthode "FAIR"
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Adapter son feedback à la tendance d'énergie dominante
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Adapter sa communication
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La méthode Pomodoro
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- Vu 28 fois
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Utilisez Microsoft 365 pour favoriser la motivation
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- Vu 28 fois
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Utiliser Planner pour aligner les priorités de mon équipe
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Définir des objectifs SMART avec Microsoft 365
- 02:32
- Vu 31 fois
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Réunionite : Prendre de bonnes habitudes de réunions avec Viva Insights
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Réunionite : Préparer et animer vos réunions efficacement
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- Vu 27 fois
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Rester informé grâce aux alertes personnalisées
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- Vu 36 fois
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Collaborer efficacement sur vos listes via Teams
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Partager vos listes en toute simplicité
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- Vu 24 fois
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Mettre en valeur ses données avec les affichages
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- Vu 27 fois
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Afficher les bonnes informations grâce aux tris et filtres
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Organiser votre formulaire de saisie
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- Vu 32 fois
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Choisir le type de colonne adapté
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- Vu 25 fois
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Ajouter et personnaliser une colonne
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Gérer et mettre à jour une liste en toute simplicité
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- Vu 59 fois
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Ajouter facilement des données dans votre liste
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- Vu 41 fois
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Transformer vos données Excel en liste intelligente
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- Vu 24 fois
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Créer une liste à partir de zéro
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- Vu 39 fois
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Créer une liste en quelques clics grâce aux modèles
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Gérer vos listes depuis votre mobile
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Premiers pas dans l’interface de Lists
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Pourquoi utiliser Microsoft Lists ?
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Créer de nouvelles entrées
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Modifier vos données facilement
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Ajouter un formulaire à votre application
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Personnaliser l’affichage des données
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Préparer vos galeries dynamiques
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Composants réutilisables
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Structurer votre mise en page
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Maîtriser les conteneurs
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Optimiser le traitement des données massives
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Introduction aux galeries
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Ajout et gestion des sources de données
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Comprendre et utiliser les contrôleurs
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Découverte de l’interface
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Pourquoi PowerApps ?
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Extraire le texte d'une image
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Améliorer un questionnaire avec Copilot
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Répondre à un email avec Copilot
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Créer des pages Sharepoint avec Copilot
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Sécurisé vos appareils mobiles et portables
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Protéger les données sensibles sur vos appareils personnels
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Bonnes pratiques pour protéger vos données
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Le BYOD - les risques
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Comment fonctionne le filtrage URL ?
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Utilisation de logiciels de sécurité
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Configurer les mises à jour automatiques
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L'importance de choisir un compte locale
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Mise à jour des systèmes d'exploitation personnels
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Processus de communication des vulnérabilités
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Comment sont révélées les failles de sécurité d'un système ?
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Sécurité par l'obscurité
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Qu'est ce qu'une vulnérabilité ?
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- Vu 81 fois
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A la recherche de la faille
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- Vu 97 fois
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Les extensions
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- Vu 80 fois
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Le contrôle parental
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- Vu 88 fois
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Le fonctionnement d'un navigateur
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- Vu 79 fois
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Le navigateur Web
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Le rançongiciel (ransomware) définition
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Qu'est ce que le phishing ou le hameçonnage ?
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Avantages de la double authentification
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Comment fonctionne la double authentification ?
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Qu'est ce que la double authentification ?
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Reconnaître les bons et mauvais mots de passe
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Qu'est ce qu'une attaque Ransomware ou Rançongiciel ?
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Qu'est ce qu'une attaque par déni de service ?
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Qu'est ce qu'un virus ou malware ?
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Le phishing ou hameçonnage : Définition
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Les chiffres et faits marquant de la cybersécurité
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La cybersécurité, c'est quoi ?
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Interroger une réunion attachée
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- Vu 182 fois
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Planifier avec Copilot
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Partager des requêtes avec son équipe
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- Vu 226 fois
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Traduire une présentation
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- Vu 237 fois
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Générer une video
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- Vu 219 fois
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Ajouter des notes de présentateur
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- Vu 172 fois
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Créer un agent pour une équipe
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- Vu 169 fois
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Installer et accéder à Copilot Studio dans teams
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- Vu 208 fois
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Analyse de l'agent Copilot Studio
- 01:38
- Vu 188 fois
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Publier l'agent et le rendre accessible
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- Vu 180 fois
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Paramètres de l'agent Copilot Studio
- 01:30
- Vu 159 fois
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Ajouter des nouvelles actions
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- Vu 162 fois
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Créer une premiere action
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- Vu 158 fois
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Gérer les rubriques
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- Vu 160 fois
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Gérer les sources de connaissances
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- Vu 154 fois
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Créer un agent Copilot Studio
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- Vu 206 fois
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Accéder à Copilot Studio
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- Vu 194 fois
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Introduction à Copilot Studio
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Coédition des pages SharePoint : Travaillez à plusieurs en temps réel
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Rédiger une note de service avec ChatGPT
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Extraire les données de factures et générer un tableau de suivi avec ChatGPT
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Formuler une demande de conditions tarifaires par mail avec ChatGPT
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- Vu 192 fois
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Analyser un catalogue de fournitures selon le besoin et le budget avec ChatGPT
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- Vu 182 fois
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Initier un tableau de suivi avec ChatGPT
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- Vu 223 fois
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Répartir les tâches au sein d'une équipe avec ChatGPT
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- Vu 261 fois
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Générer un compte rendu de réunion avec ChatGPT
- 01:58
- Vu 600 fois
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Le mode "Projet"
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- Vu 225 fois
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La précision de la tâche dans le prompting
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- Vu 177 fois
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La personnalité et le ton pour un rendu vraisemblable
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- Vu 183 fois
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La forme et l’exemple pour un résultat optimal
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- Vu 175 fois
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L’importance du contexte dans vos demandes
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- Vu 157 fois
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La base du prompting dans l’IA conversationnelle
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Qu’est-ce qu’un prompt dans l’IA conversationnelle
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Utiliser un agent Copilot
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Décrire un agent Copilot
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Configurer un agent Copilot
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Modifier et partager un agent Copilot
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Copilot Agents : Le Coach Prompt
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Copilot Agents dans Sharepoint
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Les autres Coachs et Agents
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Interagir avec une page web
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- Vu 373 fois
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Générer une image avec Copilot dans Edge
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- Vu 281 fois
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Résumer un PDF avec Copilot
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- Vu 318 fois
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Analysez vos documents avec Copilot
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- Vu 286 fois
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Converser avec Copilot dans Edge
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- Vu 247 fois
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Spécificités des comptes personnels et professionnels avec Copilot
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- Vu 255 fois
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La confidentialité de vos données dans Copilot
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- Vu 279 fois
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Comment accéder à Copilot ?
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- Vu 479 fois
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Réécrire avec Copilot
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- Vu 198 fois
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Analyser une video
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- Vu 244 fois
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Utiliser le volet Copilot
- 01:06
- Vu 221 fois
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Exploiter du texte
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- Vu 164 fois
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Créer une grille d'insights
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- Vu 245 fois
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Générer et manipuler une image
- 01:14
- Vu 236 fois
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Le nouveau calendrier
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- Vu 308 fois
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Les sections
- 02:57
- Vu 244 fois
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Personnalisation des vues
- 03:59
- Vu 184 fois
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Introduction aux nouveautés de Microsoft Teams
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- Vu 170 fois
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Fonction d'action
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- Vu 99 fois
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Fonction de recherche
- 04:26
- Vu 209 fois
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Fonction date et heure
- 03:21
- Vu 156 fois
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Fonction logique
- 03:41
- Vu 103 fois
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Fonction Texte
- 03:57
- Vu 147 fois
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Fonction de base
- 03:07
- Vu 131 fois
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Les catégories de fonctions dans Power FX
- 01:42
- Vu 175 fois
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Introduction à Power FX
- 01:08
- Vu 154 fois
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Activer l'authentification Multi-Facteur dans l'administration
- 02:28
- Vu 233 fois
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Episode 14 - Regrouper les équipes et les conversations Teams
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- Vu 124 fois
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Modifier avec Pages
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- Vu 246 fois
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Générer et manipuler une image dans Word
- 01:24
- Vu 334 fois
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Créer des règles outlook avec Copilot
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- Vu 341 fois
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Générer un email automatiquement
- 00:45
- Vu 293 fois
Objectifs :
Ce tutoriel vise à expliquer les étapes clés du processus de gestion des achats, en détaillant la création d'une demande de prix, la validation interne, la transformation en commande, et l'enregistrement des marchandises reçues ainsi que de la facture fournisseur.
Chapitres :
-
Introduction au processus de gestion des achats
Dans ce tutoriel, nous allons aborder les étapes importantes relatives au processus de gestion des achats. Ce scénario se déroule en quatre étapes : la création d'une demande de prix, la validation ou l'approbation en interne, la transformation en demande de devis ou commande, et enfin, l'enregistrement des marchandises reçues et de la facture fournisseur. -
Étape 1 : Création d'une demande de prix
La première étape consiste à créer une demande de prix. Cette étape est cruciale, surtout si vous avez une procédure de validation des achats, mais elle est également importante pour la communication avec le fournisseur. L'écran de création se présente comme un devis ou l'enregistrement d'une facture. Vous devez renseigner le nom du fournisseur ainsi que d'autres détails, comme le code acheteur. Dans la partie droite, il est possible de joindre des documents concernant le projet d'achat, ainsi que des notes consultables par les personnes qui devront approuver cet achat. Plus bas, dans la section des lignes, vous indiquez le type d'achat. Chaque type a une fonction particulière, par exemple, le compte général pour des achats de type service, comme le compte 604 pour des marchandises non stockables. Vous pouvez également choisir des articles déjà enregistrés dans le système, comme un bureau ou une chaise de bureau, en indiquant les quantités nécessaires. Si un flux d'approbation existe pour ce type d'action, vous pouvez envoyer une demande d'approbation à partir de ce document. -
Étape 2 : Validation de la demande de prix
Une fois la demande de prix créée, nous considérons qu'elle a été validée pour cette démonstration. La deuxième étape consiste à convertir cette demande de prix en commande. Le bouton 'Créer commande' permet de faire cette conversion. Vous constaterez que le numéro de devis est renseigné, et les deux documents sont liés avec toutes les informations, y compris les pièces jointes et les notes créées dans le premier document. À cette étape, vous pouvez imprimer et envoyer cette demande de prix à votre fournisseur. Il est recommandé de passer le statut en 'lancer', car cela signifie que la commande a été lancée auprès du fournisseur et validée en interne. -
Étape 3 : Réception des marchandises et ajustement de la facture
Quelques jours plus tard, lorsque votre fournisseur vous envoie la marchandise avec la facture, vous devez indiquer le numéro du document reçu. Vous pouvez adapter la facture avec les informations réelles, comme l'ajout de frais de transport qui ne figuraient pas dans la demande de prix initiale. Il est important de noter que si le document est passé au statut 'lancer', vous ne pourrez pas le modifier. Vous devrez le repasser au statut 'ouvert' pour effectuer des ajustements, comme ajouter des frais annexes ou ajuster les prix et quantités. Dans ce tableau, vous contrôlez également les quantités réellement reçues, ce qui est crucial en cas de livraison partielle. -
Étape 4 : Validation de la commande et enregistrement de la facture
La dernière étape consiste à valider cette commande pour la transformer en facture. Au moment de la validation, le système propose trois choix : 'réceptionné' si vous souhaitez prendre en compte l'entrée dans les stocks sans enregistrer la facture, ce qui est typique d'une livraison partielle, ou 'réceptionner et facturer', ce qui permet de réaliser à la fois la réception de la marchandise et son entrée dans les stocks, ainsi que l'enregistrement de la facture dans la comptabilité. Ainsi, vous aurez la facture enregistrée et pourrez retrouver dans l'écran de réception d'achat enregistré le bon de réception généré automatiquement. Nous avons donc vu un processus simple mais complet du cycle d'achat, du devis à l'enregistrement de la facture et l'entrée en stock des marchandises.
FAQ :
Quelles sont les étapes du processus de gestion des achats?
Le processus de gestion des achats comprend quatre étapes principales : la création d'une demande de prix, la validation ou l'approbation interne, la transformation de la demande en commande, et l'enregistrement des marchandises reçues ainsi que la facture fournisseur.
Comment créer une demande de prix?
Pour créer une demande de prix, il faut renseigner le nom du fournisseur, des détails comme le code acheteur, et joindre des documents ou des notes pour l'approbation. Ensuite, il est possible de spécifier les articles et les quantités souhaitées.
Que faire si je dois modifier une facture après l'avoir enregistrée?
Si vous devez modifier une facture, vous devez d'abord changer le statut du document de 'lancé' à 'ouvert' pour pouvoir effectuer les modifications nécessaires.
Qu'est-ce qu'une livraison partielle?
Une livraison partielle se produit lorsque seulement une partie des articles commandés est reçue. Cela nécessite un contrôle des quantités reçues par rapport à la commande initiale.
Comment valider une commande pour la transformer en facture?
Pour valider une commande et la transformer en facture, vous devez choisir l'option appropriée dans le système, qui peut inclure la réception des marchandises et l'enregistrement de la facture dans la comptabilité.
Quelques cas d'usages :
Gestion des achats dans une entreprise
Une entreprise peut utiliser le processus de gestion des achats pour rationaliser ses opérations d'approvisionnement, en s'assurant que chaque étape, de la demande de prix à la réception des marchandises, est bien documentée et validée.
Suivi des commandes et des factures
Les responsables des achats peuvent suivre les commandes et les factures pour s'assurer que les paiements sont effectués à temps et que les marchandises sont reçues conformément aux attentes, ce qui améliore la gestion des flux de trésorerie.
Optimisation des coûts d'approvisionnement
En utilisant des demandes de prix et des devis, une entreprise peut comparer les offres de différents fournisseurs pour optimiser ses coûts d'approvisionnement et choisir la meilleure option.
Gestion des litiges avec les fournisseurs
En cas de litige concernant une facture ou une livraison, le processus de gestion des achats permet de retracer les documents et les communications, facilitant ainsi la résolution des problèmes.
Amélioration de la communication interne
Le processus d'approbation interne pour les demandes d'achat améliore la communication entre les départements, garantissant que toutes les parties prenantes sont informées et impliquées dans le processus d'achat.
Glossaire :
demande de prix
Une demande de prix est un document envoyé à un fournisseur pour obtenir une estimation des coûts d'un produit ou d'un service.
devis
Un devis est une proposition formelle d'un fournisseur qui détaille les coûts et les conditions d'un produit ou service avant l'achat.
approbation
L'approbation est le processus par lequel une demande ou un document est validé par une personne ou un groupe autorisé.
commande
Une commande est un document officiel qui confirme l'achat de biens ou de services auprès d'un fournisseur.
facture
Une facture est un document commercial qui détaille les biens ou services fournis et le montant dû par le client.
réception
La réception est le processus d'acceptation des marchandises livrées, souvent accompagné d'un contrôle de la conformité avec la commande.
stock
Le stock désigne l'ensemble des biens ou produits disponibles pour la vente ou l'utilisation dans une entreprise.
frais de transport
Les frais de transport sont les coûts associés à la livraison de marchandises d'un fournisseur à un client.
livraison partielle
Une livraison partielle se produit lorsque seulement une partie des articles commandés est livrée à un client.
compte général
Un compte général est un compte comptable utilisé pour enregistrer les transactions financières d'une entreprise.
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