Business Central - Gestion des achats Tutoriels

Dans cette vidéo intitulée "Gestion des achats", nous allons aborder les étapes importantes relatives aux processus de la gestion des achats dans la solution Microsoft Business Central.
Ce tutoriel se déroule en 4 étapes :
la création d'une demande de prix, d'un devis, la validation ou l'approbation en interne, la transformation en demande de devis ou commande, ainsi que l'enregistrement des marchandises reçues et la facture fournisseur.
Nous allons voir comment renseigner le nom du fournisseur ainsi que d'autres détails, comment joindre des documents concernant le projet d'achat, et comment indiquer le type de chaque ligne.
Nous allons également découvrir comment utiliser la liste déroulante pour choisir un article ou saisir directement le numéro de l'article, ainsi que comment partager cette vidéo avec différents collaborateurs de la société.
Suivez ce tutoriel pour améliorer votre efficacité dans la gestion des achats avec Microsoft Business Central.

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Objectifs :

Ce tutoriel vise à expliquer les étapes clés du processus de gestion des achats, en détaillant la création d'une demande de prix, la validation interne, la transformation en commande, et l'enregistrement des marchandises reçues ainsi que de la facture fournisseur.

Chapitres :

  1. Introduction au processus de gestion des achats
    Dans ce tutoriel, nous allons aborder les étapes importantes relatives au processus de gestion des achats. Ce scénario se déroule en quatre étapes : la création d'une demande de prix, la validation ou l'approbation en interne, la transformation en demande de devis ou commande, et enfin, l'enregistrement des marchandises reçues et de la facture fournisseur.
  2. Étape 1 : Création d'une demande de prix
    La première étape consiste à créer une demande de prix. Cette étape est cruciale, surtout si vous avez une procédure de validation des achats, mais elle est également importante pour la communication avec le fournisseur. L'écran de création se présente comme un devis ou l'enregistrement d'une facture. Vous devez renseigner le nom du fournisseur ainsi que d'autres détails, comme le code acheteur. Dans la partie droite, il est possible de joindre des documents concernant le projet d'achat, ainsi que des notes consultables par les personnes qui devront approuver cet achat. Plus bas, dans la section des lignes, vous indiquez le type d'achat. Chaque type a une fonction particulière, par exemple, le compte général pour des achats de type service, comme le compte 604 pour des marchandises non stockables. Vous pouvez également choisir des articles déjà enregistrés dans le système, comme un bureau ou une chaise de bureau, en indiquant les quantités nécessaires. Si un flux d'approbation existe pour ce type d'action, vous pouvez envoyer une demande d'approbation à partir de ce document.
  3. Étape 2 : Validation de la demande de prix
    Une fois la demande de prix créée, nous considérons qu'elle a été validée pour cette démonstration. La deuxième étape consiste à convertir cette demande de prix en commande. Le bouton 'Créer commande' permet de faire cette conversion. Vous constaterez que le numéro de devis est renseigné, et les deux documents sont liés avec toutes les informations, y compris les pièces jointes et les notes créées dans le premier document. À cette étape, vous pouvez imprimer et envoyer cette demande de prix à votre fournisseur. Il est recommandé de passer le statut en 'lancer', car cela signifie que la commande a été lancée auprès du fournisseur et validée en interne.
  4. Étape 3 : Réception des marchandises et ajustement de la facture
    Quelques jours plus tard, lorsque votre fournisseur vous envoie la marchandise avec la facture, vous devez indiquer le numéro du document reçu. Vous pouvez adapter la facture avec les informations réelles, comme l'ajout de frais de transport qui ne figuraient pas dans la demande de prix initiale. Il est important de noter que si le document est passé au statut 'lancer', vous ne pourrez pas le modifier. Vous devrez le repasser au statut 'ouvert' pour effectuer des ajustements, comme ajouter des frais annexes ou ajuster les prix et quantités. Dans ce tableau, vous contrôlez également les quantités réellement reçues, ce qui est crucial en cas de livraison partielle.
  5. Étape 4 : Validation de la commande et enregistrement de la facture
    La dernière étape consiste à valider cette commande pour la transformer en facture. Au moment de la validation, le système propose trois choix : 'réceptionné' si vous souhaitez prendre en compte l'entrée dans les stocks sans enregistrer la facture, ce qui est typique d'une livraison partielle, ou 'réceptionner et facturer', ce qui permet de réaliser à la fois la réception de la marchandise et son entrée dans les stocks, ainsi que l'enregistrement de la facture dans la comptabilité. Ainsi, vous aurez la facture enregistrée et pourrez retrouver dans l'écran de réception d'achat enregistré le bon de réception généré automatiquement. Nous avons donc vu un processus simple mais complet du cycle d'achat, du devis à l'enregistrement de la facture et l'entrée en stock des marchandises.

FAQ :

Quelles sont les étapes du processus de gestion des achats?

Le processus de gestion des achats comprend quatre étapes principales : la création d'une demande de prix, la validation ou l'approbation interne, la transformation de la demande en commande, et l'enregistrement des marchandises reçues ainsi que la facture fournisseur.

Comment créer une demande de prix?

Pour créer une demande de prix, il faut renseigner le nom du fournisseur, des détails comme le code acheteur, et joindre des documents ou des notes pour l'approbation. Ensuite, il est possible de spécifier les articles et les quantités souhaitées.

Que faire si je dois modifier une facture après l'avoir enregistrée?

Si vous devez modifier une facture, vous devez d'abord changer le statut du document de 'lancé' à 'ouvert' pour pouvoir effectuer les modifications nécessaires.

Qu'est-ce qu'une livraison partielle?

Une livraison partielle se produit lorsque seulement une partie des articles commandés est reçue. Cela nécessite un contrôle des quantités reçues par rapport à la commande initiale.

Comment valider une commande pour la transformer en facture?

Pour valider une commande et la transformer en facture, vous devez choisir l'option appropriée dans le système, qui peut inclure la réception des marchandises et l'enregistrement de la facture dans la comptabilité.

Quelques cas d'usages :

Gestion des achats dans une entreprise

Une entreprise peut utiliser le processus de gestion des achats pour rationaliser ses opérations d'approvisionnement, en s'assurant que chaque étape, de la demande de prix à la réception des marchandises, est bien documentée et validée.

Suivi des commandes et des factures

Les responsables des achats peuvent suivre les commandes et les factures pour s'assurer que les paiements sont effectués à temps et que les marchandises sont reçues conformément aux attentes, ce qui améliore la gestion des flux de trésorerie.

Optimisation des coûts d'approvisionnement

En utilisant des demandes de prix et des devis, une entreprise peut comparer les offres de différents fournisseurs pour optimiser ses coûts d'approvisionnement et choisir la meilleure option.

Gestion des litiges avec les fournisseurs

En cas de litige concernant une facture ou une livraison, le processus de gestion des achats permet de retracer les documents et les communications, facilitant ainsi la résolution des problèmes.

Amélioration de la communication interne

Le processus d'approbation interne pour les demandes d'achat améliore la communication entre les départements, garantissant que toutes les parties prenantes sont informées et impliquées dans le processus d'achat.

Glossaire :

demande de prix

Une demande de prix est un document envoyé à un fournisseur pour obtenir une estimation des coûts d'un produit ou d'un service.

devis

Un devis est une proposition formelle d'un fournisseur qui détaille les coûts et les conditions d'un produit ou service avant l'achat.

approbation

L'approbation est le processus par lequel une demande ou un document est validé par une personne ou un groupe autorisé.

commande

Une commande est un document officiel qui confirme l'achat de biens ou de services auprès d'un fournisseur.

facture

Une facture est un document commercial qui détaille les biens ou services fournis et le montant dû par le client.

réception

La réception est le processus d'acceptation des marchandises livrées, souvent accompagné d'un contrôle de la conformité avec la commande.

stock

Le stock désigne l'ensemble des biens ou produits disponibles pour la vente ou l'utilisation dans une entreprise.

frais de transport

Les frais de transport sont les coûts associés à la livraison de marchandises d'un fournisseur à un client.

livraison partielle

Une livraison partielle se produit lorsque seulement une partie des articles commandés est livrée à un client.

compte général

Un compte général est un compte comptable utilisé pour enregistrer les transactions financières d'une entreprise.

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Dans ce tuto, nous allons aborder
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les étapes importantes relatives aux
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processus de la gestion des achats.
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Ce scénario se déroule en 4 étapes,
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la création d'une demande de prix,
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d'un devis, la validation
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ou l'approbation en interne.
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La transformation en demande
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du devis ou commande ainsi que
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l'enregistrement des marchandises
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reçues et la facture fournisseur.
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La première étape va consister
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à créer une demande de prix.
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Cette étape est importante,
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notamment si vous avez une
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procédure de validation des achats,
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mais elle est également importante pour
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la communication avec le fournisseur.
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L'écran en question se présente comme un
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devis ou l'enregistrement d'une facture.
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Nous allons renseigner le nom du
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fournisseur ainsi que d'autres détails
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que nous pourrons afficher ici.
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Par exemple le code acheteur.
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Dans la partie de droite,
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il est possible de joindre des
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documents concernant le projet d'achat.
00:01:12
Ainsi que des notes qui seront
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consultables notamment pour les personnes
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qui devront approuver cet achat.
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Un peu plus bas dans la partie ligne,
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nous indiquons le type.
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Ici, chaque type va avoir une
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fonction bien particulière.
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Par exemple, nous utiliserons
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plus facilement compte général
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pour des achats de type service.
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Par exemple, le compte 604
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dans ce cas précis ou pour des
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marchandises non stockables.
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La partie article quant à elle,
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vous permettra de choisir des articles
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déjà enregistrés dans le système.
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Prenons cet exemple.
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Donc ici, par exemple ce bureau où
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je vais indiquer les quantités.
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Ensuite. Un 2nd article ?
00:02:00
Cette chaise de bureau et
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ici j'ai besoin de 40 pièces.
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Donc si j'ai un flux d'approbation
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qui existe pour ce type d'action,
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je vais pouvoir envoyer
00:02:10
une demande d'approbation.
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À partir de ce document.
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La première étape est terminée.
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Nous avons créé cette demande pour
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pouvoir la valider en interne.
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Nous allons considérer pour
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cette démonstration que
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cette demande a été validée.
00:02:25
La 2nde étape consiste tout
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simplement à convertir cette
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demande de prix en commande.
00:02:30
Le bouton créer commande vous permet
00:02:32
tout simplement de convertir cette
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demande de prix en commande effective.
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Alors vous pouvez constater que le
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numéro de devis est renseigné ici et
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donc les 2 documents sont bien liés
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avec toutes les informations comme les
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pièces jointes ou les notes que nous
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avons créées dans le premier document.
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À cette étape, nous pouvons imprimer
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et envoyer cette demande de prix
00:02:54
à notre fournisseur.
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Il est donc recommandé à ce moment
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précis de passer le statut en lancer.
00:03:01
Vous voyez ici que le statut
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est encore ouvert,
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cela veut dire que je peux
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encore modifier ce document ?
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Il est donc préférable de le passer
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en lancer puisque la commande a
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été lancée auprès du fournisseur
00:03:10
et validée en interne.
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Pour la 3e étape nous allons
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considérer quelques jours plus tard
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que votre fournisseur vous envoie
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la marchandise avec la facture,
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indiquez ici le numéro du
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document reçu du fournisseur.
00:03:29
Alors bien évidemment,
00:03:30
je peux adapter la facture
00:03:31
avec les informations réelles.
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Par exemple, l'ajout de frais de
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transport qui ne figurait pas dans
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notre demande de prix initiale.
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Pour cela, il ne faut pas oublier
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que nous avions passé le document
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en lancer et donc lorsque je vais
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vouloir faire une modification,
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le système m'indiquera que je ne peux pas.
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Il faut repasser le document au statut
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ouvert pour pouvoir le modifier.
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Maintenant, je vais pouvoir ajouter par
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exemple des frais annexes pour le transport
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ou encore ajuster les prix ou quantités.
00:04:12
Dans ce tableau, nous allons contrôler
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également les quantités réelles reçues,
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ce qui va être important notamment
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dans le cas d'une livraison partielle.
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Dernière étape, nous allons
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pouvoir valider cette commande
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pour la transformer en facture.
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Au moment de la validation,
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le système nous propose 3 choix
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réceptionné dans le cas où nous
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souhaitons prendre en compte l'entrée
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dans les stocks de ces marchandises,
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mais sans enregistrer la facture.
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C'est l'exemple typique d'une
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livraison partielle d'articles facturé
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dans le cas où vous n'avez rien
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réceptionné physiquement, par exemple,
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l'achat d'une prestation de service.
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Enfin, réceptionner et facturer
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ce qui permettra de réaliser à la
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fois la réception de la marchandise
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et son entrée dans les stocks
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ainsi que l'enregistrement de la
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facture dans notre comptabilité.
00:05:02
Voilà, j'ai bien la facture
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enregistrée qui souffre d'une part.
00:05:07
Et d'autre part, je vais également
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pouvoir retrouver dans l'écran
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réception d'achat enregistré le bon
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de réception généré automatiquement.
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Nous avons vu un processus simple
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mais complet du cycle d'achat
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du devis à l'enregistrement,
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de la facture et l'entrée
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en stock des marchandises.

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résultat(s)
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Neste tutorial, vamos abordar
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Passos importantes relacionados com
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Processos de gestão de compras.
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Este cenário desdobra-se em 4 passos,
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a criação de um pedido de cotação,
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de uma cotação, validação
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ou aprovação interna.
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Transformação sob demanda
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da cotação ou ordem, bem como
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Registo de mercadorias
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recebida e a fatura do fornecedor.
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O primeiro passo é
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para criar um pedido de cotação.
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Este passo é importante,
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especialmente se tiver uma
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Procedimento de validação das compras
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Mas também é importante para
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comunicação com o fornecedor.
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O ecrã em questão parece um
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cotação ou registro de uma fatura.
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Vamos preencher o nome do
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fornecedor, bem como outros detalhes
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que podemos exibir aqui.
00:01:01
Por exemplo, o código do comprador.
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Do lado direito,
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É possível chegar
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documentos relativos à proposta de compra.
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Bem como notas que serão
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Pesquisável, em particular, para pessoas que
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que terá de aprovar esta compra.
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Um pouco mais abaixo, na seção da linha,
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Indicamos o tipo.
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Aqui, cada tipo vai ter um
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uma função muito especial.
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Por exemplo, utilizaremos
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Conta G/L mais fácil
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para compras do tipo serviço.
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Por exemplo, conta 604
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neste caso específico ou para
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Mercadorias que não podem ser armazenadas.
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Quanto à parte do artigo,
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permitirá que você escolha itens
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já cadastrados no sistema.
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Tomemos este exemplo.
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Então, aqui, por exemplo, esta mesa onde
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Vou indicar as quantidades.
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Depois. Um 2º artigo?
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Esta cadeira de escritório e
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Aqui eu preciso de 40 peças.
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Então, se eu tiver um fluxo de aprovação
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que existe para este tipo de ação,
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Poderei enviar
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um pedido de aprovação.
00:02:11
A partir deste documento.
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O primeiro passo está concluído.
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Criámos este pedido para
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ser capaz de validá-lo internamente.
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Vamos considerar para
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Esta demonstração de que
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Este pedido foi validado.
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O passo 2 consiste em tudo
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simplesmente para converter isso
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Pedido de cotação sob encomenda.
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O botão Criar Encomenda permite-lhe:
00:02:32
simplesmente para converter isso
00:02:34
Pedido de cotação em ordem real.
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Então você pode ver que o
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O número da cotação é inserido aqui e
00:02:42
por isso os 2 documentos estão bem ligados
00:02:44
com todas as informações, tais como o
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anexos ou notas que nós
00:02:48
criado no primeiro documento.
00:02:51
Neste ponto, podemos imprimir
00:02:52
e envie este pedido de cotação
00:02:54
ao nosso fornecedor.
00:02:54
Recomenda-se, portanto, neste momento
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Preciso para passar o status para lançar.
00:03:01
Você pode ver aqui que o status
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ainda está em aberto,
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Isto significa que posso
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Ainda edita este documento?
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Por isso, é melhor ignorá-lo
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uma vez que o comando a
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foi lançado com o fornecedor
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e validado internamente.
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Para o 3º passo vamos
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considere alguns dias depois
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que o seu fornecedor lhe envia
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as mercadorias com a fatura,
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Introduza o número da seringa
00:03:23
Documento recebido do fornecedor.
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Então, é claro,
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Posso ajustar a fatura
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com a informação real.
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Por exemplo, a adição de
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que não foi incluído na
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o nosso pedido de preço inicial.
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Por isso, não podemos esquecer
00:03:41
que tínhamos passado o documento
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e assim quando eu vou
00:03:44
quer fazer uma mudança,
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O sistema vai me dizer que eu não posso.
00:03:49
O documento deve ser atualizado novamente para o status
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aberto para poder editá-lo.
00:03:56
Agora vou poder adicionar por
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Exemplo de custos acessórios de transporte
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ou ajustar preços ou quantidades.
00:04:12
Nesta tabela, vamos verificar
00:04:14
bem como as quantidades efetivamente recebidas,
00:04:15
O que vai ser importante em particular
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em caso de entrega parcial.
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Último passo, vamos
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Ser capaz de validar esta encomenda
00:04:24
para transformá-lo em uma fatura.
00:04:27
No momento da validação,
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O sistema oferece-nos 3 opções
00:04:30
recebidas no caso de
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quer ter em conta o contributo
00:04:33
nas existências desses bens,
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mas sem registar a fatura.
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Este é um exemplo típico de um
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Entrega parcial de itens faturados
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no caso de não ter nada
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recebidos fisicamente, por exemplo,
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a compra de um serviço.
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Por fim, receber e faturar
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Deste modo, será possível alcançar a
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vezes a receção das mercadorias
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e a sua inscrição em inventário
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bem como o registo do
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fatura na nossa contabilidade.
00:05:02
É isso, eu tenho a conta
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que sofre, por um lado.
00:05:07
E, por outro lado, também vou
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ser capaz de encontrar na tela
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Recibo de Compra Voucher Registado
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recibo gerado automaticamente.
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Vimos um processo simples
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mas completo do ciclo de compra
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desde a cotação até ao registo,
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da fatura e do lançamento
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em stock das mercadorias.

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