Copilot - Analyser un cahier des charges avec Copilot Tutoriels

Découvrez comment analyser un cahier des charges avec Copilot, l'outil idéal pour les commerciaux qui souhaitent accompagner leurs prospects dans l'adoption des outils Microsoft 365. Apprenez à synthétiser le document et à rédiger une offre adaptée aux besoins en termes de licence, de profilage utilisateur et d'accompagnement au changement.

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Objectifs :

L'objectif de cette vidéo est de guider les commerciaux dans l'accompagnement d'un prospect pour l'adoption des outils Microsoft 365, en utilisant Copylot pour synthétiser les besoins et élaborer une offre adaptée.

Chapitres :

  1. Introduction
    Dans le cadre de l'adoption des outils Microsoft 365, il est essentiel pour un commercial d'accompagner un prospect en répondant à ses besoins spécifiques. Cette vidéo présente un processus structuré pour élaborer une offre en utilisant Copylot, un outil d'analyse et de synthèse.
  2. Compréhension des besoins du prospect
    Un cahier des charges détaillant les besoins en termes de licences et d'accompagnement au changement est essentiel. Il est important de bien comprendre ces besoins avant de rédiger une offre. Voici les étapes à suivre : - Analyser le cahier des charges du prospect. - Identifier les points clés à intégrer dans l'offre. - Utiliser Copylot pour synthétiser les informations.
  3. Utilisation de Copylot
    Copylot est un outil intégré dans l'environnement Microsoft 365 qui permet de générer des analyses basées sur les données fournies. Pour commencer : - Ouvrir Copylot dans Teams ou dans l'environnement Microsoft 365. - Demander une analyse des points clés en associant le cahier des charges. - Obtenir un résumé des éléments essentiels pour la préparation de l'offre.
  4. Plan d'adoption au changement
    Il est crucial de connaître les étapes d'un plan d'adoption qui pourrait convenir au prospect. Voici quelques étapes potentielles : 1. Profilage des utilisateurs finaux. 2. Formation des collaborateurs. 3. Mise en place d'un système de communication et de recommandation. 4. Évaluation des outils à privilégier selon les besoins de l'entreprise.
  5. Évaluation des licences
    Il est important de savoir si le document fait référence à un volume actuel ou à prévoir au niveau des licences. Actuellement, il y a 900 licences pour 650 collaborateurs, ce qui est un point crucial à considérer lors de l'élaboration de l'offre. L'optimisation du plan de licence actuelle est également essentielle.
  6. Clarification des usages collaboratifs
    Le développement des usages liés au travail collaboratif est un aspect que le prospect attend. Il est nécessaire de clarifier ces usages pour orienter les collaborateurs et cibler les outils à privilégier en fonction des besoins de l'entreprise.
  7. Résumé et conclusion
    Pour conclure, il est important de faire un récapitulatif des points clés du cahier des charges. Copylot peut aider à résumer ces éléments, mais il est essentiel de relire attentivement le document original. En tant que commercial, vous restez le maître d'œuvre du projet, avec Copylot comme copilote pour vous assister dans le processus.

FAQ :

Qu'est-ce que Microsoft 365 et comment peut-il aider mon entreprise ?

Microsoft 365 est une suite d'outils de productivité qui inclut des applications comme Word, Excel, et Teams. Elle aide les entreprises à améliorer la collaboration, la communication et l'efficacité au travail.

Comment établir un plan d'adoption pour Microsoft 365 ?

Un plan d'adoption doit inclure une analyse des besoins des utilisateurs, un profilage des utilisateurs, des formations, et des stratégies de communication pour assurer une intégration réussie des outils.

Pourquoi est-il important de profiler les utilisateurs ?

Le profilage des utilisateurs permet d'identifier leurs besoins spécifiques, ce qui aide à optimiser l'utilisation des licences et à choisir les outils les plus adaptés à chaque groupe d'utilisateurs.

Quelles sont les étapes d'un plan d'adoption réussi ?

Les étapes incluent l'analyse des besoins, la formation des utilisateurs, la mise en place de systèmes de recommandation, et le suivi des résultats pour ajuster le plan si nécessaire.

Comment utiliser Copylot pour améliorer mon offre ?

Copylot peut synthétiser des documents et générer des analyses des points clés, ce qui vous aide à préparer une offre plus ciblée et pertinente pour vos prospects.

Quelques cas d'usages :

Intégration de Microsoft 365 dans une PME

Une PME souhaite adopter Microsoft 365 pour améliorer la collaboration entre ses équipes. En établissant un plan d'adoption, elle peut identifier les besoins spécifiques de chaque département, former les employés, et optimiser l'utilisation des licences.

Optimisation des licences dans une grande entreprise

Une grande entreprise avec 900 licences pour 650 collaborateurs doit profiler ses utilisateurs pour s'assurer que chaque employé a accès aux outils dont il a besoin. Cela permet de réduire les coûts et d'améliorer l'efficacité.

Formation des employés sur les outils de collaboration

Une organisation met en place des sessions de formation pour ses employés sur l'utilisation de Teams et OneDrive. Cela fait partie d'un plan d'adoption plus large pour maximiser l'utilisation des outils de Microsoft 365.

Suivi et ajustement d'un plan d'adoption

Après l'implémentation de Microsoft 365, une entreprise suit l'utilisation des outils et recueille des retours d'expérience. Cela lui permet d'ajuster son plan d'adoption et de mieux répondre aux besoins des utilisateurs.

Glossaire :

Microsoft 365

Une suite d'outils de productivité et de collaboration en ligne proposée par Microsoft, incluant des applications comme Word, Excel, PowerPoint, Teams, et OneDrive.

Plan d'adoption

Un cadre stratégique qui guide l'intégration et l'utilisation efficace des outils numériques au sein d'une organisation.

Cahier des charges

Un document qui définit les besoins, les exigences et les attentes d'un projet ou d'une initiative.

Profilage utilisateur

Le processus d'analyse et de classification des utilisateurs en fonction de leurs besoins et comportements pour optimiser l'utilisation des outils.

Copylot

Un assistant intelligent intégré dans l'environnement Microsoft 365, utilisé pour synthétiser des documents et générer des analyses.

Licences

Des autorisations d'utilisation des logiciels ou services, souvent sous forme d'abonnements, qui déterminent le nombre d'utilisateurs pouvant accéder à ces outils.

Collaboration

Le travail en commun entre plusieurs personnes ou équipes pour atteindre un objectif commun, souvent facilité par des outils numériques.

résultat(s)
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Je suis commercial et je souhaite
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accompagner un prospect dans
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le cadre d'un plan d'adoption
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relatif aux outils Microsoft 365.
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Un cahier des charges à l'initiative
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de ce prospect détaille les
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besoins en termes de licence,
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de profilage utilisateur et
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d'accompagnement au changement.
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Je vais rédiger mon offre bien sûr,
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mais au préalable utiliser Copylot
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pour synthétiser le document afin
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de m'assurer de ne pas passer
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à côté de points essentiels
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issus de ce cahier des charges.
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À partir de copylot chat disponible
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dans mon environnement Microsoft 365
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ou dans les conversations teams,
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commençons par solliciter l'i.
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A afin de générer l'analyse des points
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clés en associant le fichier détaillant
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le cahier des charges du prospect.
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Après analyse,
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copylot me résume les points essentiels
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sur lesquels je pourrais me baser
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lorsque je préparerai mon offre.
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Quand je demande à copylot s'il existe
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un plan d'adoption au changement,
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mes données d'entreprise sont exploitées
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en me donnant des exemples concrets
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des différentes actions ou méthodes
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que nous avons déjà mises en place.
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Mettons en relation dans notre prompt
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nos compétences avec les attentes du
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prospect relatives au cahier des charges.
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Copilote ne génère pas ici une réponse
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détaillée mais insiste sur le besoin
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de profiler les utilisateurs finaux.
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J'ai néanmoins besoin pour répondre
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au mieux de connaître les étapes
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du probable plan d'adoption
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qui pourrait convenir.
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Copilote,
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peux tu générer les étapes de ce plan ?
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J'ai alors une proposition pouvant me
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servir à engager ma réflexion sur le
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contenu du futur plan ainsi que les outils
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ou actions potentiels à mettre en place,
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formation, profilage.
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Communication,
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système de recommandation,
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et cetera.
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Afin de répondre au mieux à la demande,
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je souhaiterais savoir si le
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document fait référence à un
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quelconque volume actuel ou à
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prévoir au niveau des licences ?
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Copilote m'indique que oui.
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Il y a actuellement 900 licences
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pour un total de 650 collaborateurs
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et que c'est un point important sur
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lequel je vais devoir me positionner.
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Je constate qu'il est encore une fois
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fait une notion de l'importance d'établir
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un profilage des utilisateurs pour
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optimiser le plan de licence actuelle.
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L'abonnement à un environnement Microsoft
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365 donne accès à toute une batterie
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d'outils dédiés à la collaboration.
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Est ce que le développement des
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usages liés au travail collaboratif
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est un point sur lequel mon prospect
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attend de ma part un positionnement ?
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Oui, notamment pour clarifier les usages,
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orienter les collaborateurs et
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cibler les outils à privilégier en
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fonction du besoin de l'entreprise.
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Pour terminer et résumer
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cette première analyse,
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je souhaiterais un récapitulatif court sur
00:02:40
les points clés de ce cahier des charges.
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Je demande que copylot s'exécute.
00:02:46
J'en profite pour utiliser un prompte
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suggéré relatif à d'autres points clés
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importants qu'il faut que je garde en tête.
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Attention,
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copylot me permet de cibler,
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de résumer,
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mais ne me dispense pas de relire moi même
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de manière attentive le document original.
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Je reste le maître à bord
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concernant le pilotage de ce projet,
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mais j'ai la chance d'avoir un
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copilote quand j'en ai besoin.

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