Copilot - Structurer et optimiser la collaboration d'équipe avec Copilot Tutoriels

Découvrez comment structurer et optimiser la collaboration d'équipe avec Copilot ! Dans cette vidéo captivante, apprenez à créer une équipe Teams efficace pour un projet numérique, en utilisant l'IA pour vous guider. Profitez des conseils pratiques et des astuces pour maximiser votre productivité et assurer une communication fluide. Ne manquez pas cette opportunité d'améliorer votre travail d'équipe !

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Objectifs :

L'objectif de cette vidéo est de démontrer comment utiliser Copilot pour structurer efficacement une équipe Teams autour d'un projet d'organisation d'un salon numérique. Elle met en avant l'importance d'un prompt bien formulé pour obtenir des réponses pertinentes de l'assistant IA et illustre les étapes nécessaires pour créer une collaboration fluide entre les membres de l'équipe et les prestataires externes.

Chapitres :

  1. Introduction à la Collaboration avec Copilot
    Cette vidéo présente comment initier et structurer la collaboration autour d'un projet d'organisation d'un salon numérique. Le chef de projet utilise Copilot pour créer une structure d'équipe Teams complète et détaillée, facilitant ainsi la gestion du projet.
  2. Utilisation de Copilot pour Structurer l'Équipe
    Le chef de projet accède à Copilot via Outlook et utilise un compte rendu de réunion généré par l'outil. La qualité du prompt est cruciale pour obtenir des réponses pertinentes. Le prompt inclut des éléments tels que : - Le rôle de chef de projet - La structuration de l'équipe Teams avec un nom proposé - Une liste de canaux avec leur type (privés, standards ou partagés) - Une description du contenu de chaque canal.
  3. Identification des Membres de l'Équipe
    Copilot est également chargé d'identifier les personnes à inviter, en se basant sur les collaborateurs internes ayant un rôle dans le projet, ainsi que ceux présents lors de la réunion de cadrage. Le chef de projet souligne la nécessité d'un espace d'échange avec des prestataires externes et demande un canal dédié.
  4. Génération de Contenu et Ajustements
    Après avoir exécuté la requête, le chef de projet constate que la structure proposée par Copilot est pertinente et conforme au contenu du compte rendu. Cependant, il souhaite ajouter des détails supplémentaires, tels que le métier de chaque membre et leur statut (propriétaire, membre ou invité). Copilot génère alors le contenu mis à jour, bien que certains externes soient identifiés comme membres internes.
  5. Connectivité et Applications
    Pour fluidifier la collaboration, le chef de projet demande à Copilot de lister des applications simples à connecter, sans nécessiter d'accès ou de licence supplémentaire. Bien que le résultat soit mitigé, il sert d'inspiration pour le chef de projet, qui se réserve le droit de réévaluer les propositions plus tard.
  6. Création de Messages et Récapitulatif
    Le chef de projet souhaite également générer un message d'accueil pour l'équipe, que Copilot fournit rapidement. Il demande un récapitulatif des réunions à créer dans un calendrier de canal, afin de faciliter la gestion de l'équipe. Copilot est sollicité pour résumer les propositions faites, mais il refuse de générer un fichier texte en raison de la présence de données sensibles.
  7. Responsabilité et Suivi
    Le chef de projet conclut en affirmant qu'il finalisera manuellement le document avec un copier-coller pour sa création d'équipe. Il souligne que, bien que Copilot soit un outil précieux, il reste responsable de tout ce qui est produit et mis en place dans le cadre de ce projet. Il peut revenir à tout moment dans la conversation pour affiner sa demande.

FAQ :

Qu'est-ce que Copilot et comment peut-il m'aider dans la gestion de projet?

Copilot est un assistant intelligent qui propose des structures d'équipe et des suggestions basées sur vos instructions. Il peut vous aider à organiser votre projet, à créer des canaux de communication et à identifier les membres nécessaires.

Comment formuler un bon prompt pour obtenir des résultats pertinents de Copilot?

Un bon prompt doit être clair et précis, incluant votre rôle, vos besoins spécifiques, et les détails que vous souhaitez voir dans la réponse. Plus votre prompt est détaillé, plus les suggestions de Copilot seront pertinentes.

Quels types de canaux puis-je créer dans Teams?

Vous pouvez créer des canaux privés pour des discussions sensibles, des canaux standards pour des échanges ouverts, et des canaux partagés pour collaborer avec des prestataires externes.

Comment puis-je gérer les membres de mon équipe dans Teams?

Vous pouvez définir des rôles pour chaque membre, comme propriétaire, membre ou invité, et utiliser Copilot pour vous aider à identifier les personnes à inviter en fonction de leurs rôles dans le projet.

Quelles applications puis-je intégrer à Teams pour améliorer la collaboration?

Il existe de nombreuses applications que vous pouvez intégrer, comme des outils de gestion de projet, des plateformes de partage de fichiers, et des outils de communication. Copilot peut vous aider à identifier celles qui ne nécessitent pas d'accès ou de licence supplémentaire.

Quelques cas d'usages :

Gestion de projet numérique

Utiliser Copilot pour structurer une équipe et créer des canaux de communication pour un projet numérique, facilitant ainsi la collaboration entre les membres internes et externes.

Création d'un espace de travail collaboratif

Mettre en place un canal dédié pour les échanges avec des prestataires externes, en utilisant les suggestions de Copilot pour définir les rôles et les types de canaux nécessaires.

Optimisation des réunions

Générer automatiquement des résumés de réunions et des messages d'accueil pour les nouveaux membres de l'équipe, en utilisant les fonctionnalités de Copilot pour gagner du temps.

Intégration d'applications

Identifier et intégrer des applications simples dans Teams pour améliorer la fluidité de la collaboration, en s'appuyant sur les recommandations de Copilot.

Suivi des tâches et des responsabilités

Utiliser Copilot pour créer une liste des membres de l'équipe avec leurs rôles et responsabilités, facilitant ainsi le suivi des tâches et la gestion du projet.

Glossaire :

Copilot

Un assistant intelligent qui aide à la gestion de projets en proposant des structures d'équipe et des suggestions basées sur des prompts fournis par l'utilisateur.

Prompt

Une instruction ou une demande formulée par l'utilisateur pour guider l'assistant IA dans la génération de réponses ou de suggestions.

Canal

Un espace de communication au sein d'une plateforme comme Teams, où les membres peuvent échanger des informations et collaborer sur des projets.

Membre

Une personne qui fait partie d'une équipe ou d'un projet, ayant des rôles et des responsabilités spécifiques.

Propriétaire

Un membre d'une équipe qui a des droits d'administration et de gestion sur un canal ou un projet.

Invité

Une personne qui a accès à un canal ou à un projet sans en être un membre à part entière, souvent pour des contributions temporaires.

Application

Un logiciel ou un outil qui peut être intégré à une plateforme de collaboration pour améliorer l'efficacité et la productivité.

Équipe Teams

Un groupe de personnes collaborant sur un projet au sein de Microsoft Teams, utilisant des canaux pour organiser les communications.

résultat(s)
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la collaboration autour d'un projet d'organisation
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d'un salon du numérique que je pilote pour mon client.
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Je vais utiliser Copilot qui sera force de proposition en
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me créant une structure d'équipe teams complète et détaillée.
00:00:20
Pour cela,
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je vais utiliser copilote chat ici accessible depuis Outlook et le fichier
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de compte rendu de réunion de cadrage lui même généré par Copilot.
00:00:30
La qualité et la précision du prompt
00:00:33
sera ici très importante pour générer une réponse
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pertinente de la part de mon assistant IA.
00:00:39
C'est pourquoi le PROMPT inclut mon rôle de chef de projet,
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mon besoin de structurer une équipe teams en me proposant un nom,
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une liste de canaux et leur type privés standards ou partagés,
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ainsi qu'une description du contenu de chaque canal.
00:00:55
En complément, je demande à Cop Pilot d'identifier les personnes à inviter
00:00:59
parmi les collaborateurs internes à mon entreprise,
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ceux ayant un rôle à jouer dans le cadre de ce projet,
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sans oublier les personnes présentes lors de la réunion de cadrage.
00:01:09
Je sais que j'aurais besoin d'un espace d'échange
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conversationnel et documentaire avec des prestataires externes.
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Je précise mon besoin d'avoir un canal dédié.
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Je joins mon fichier word de compte rendu.
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J'exécute. Ma requête copilot fait le reste.
00:01:27
À première vue, la structure est pertinente,
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conforme au contenu du compte rendu.
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Les canaux et leurs types standards privés pour la partie budget ou partagés,
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pour les échanges avec les prestataires,
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ainsi que la description,
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les membres invités.
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Tout y est.
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J'ai néanmoins besoin de compléter.
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Je pourrais utiliser les promptes suggérées, mais je préfère,
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par souci de précision, exprimer mon besoin.
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Moi même
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copilot j'ai besoin d'ajouter
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le métier de chaque futur membre et s'il doit être propriétaire, membre ou invité,
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le contenu est alors régénéré en incluant ces détails,
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même si ici Copilot n'identifie pas les externes
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comme des invités mais comme des membres internes.
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A présent et pour chaque canal de mon équipe tims,
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je vais avoir potentiellement besoin
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de connecter des applications pour fluidifier
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la collaboration.
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Je demande donc à Copilot de me lister les potentielles applications simples
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ne nécessitant pas d'accès ou de licence complémentaire,
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à associer un mécano en m'expliquant leur rôle.
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Je suis un peu plus mitigé sur le résultat proposé.
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Je me servirai de la proposition pour m'inspirer,
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mais je me réserve le droit d'y repenser Un peu plus tard,
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afin d'initier une collaboration saine avec les membres du projet.
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J'aimerais générer un petit message d'accueil à publier dans l'équipe.
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Je demande à Copilot de me générer un texte de bienvenue,
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ça semble parfait, je l'utiliserai tel quel
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pour ne pas perdre de temps.
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J'aimerais un récapitulatif des réunions à créer sans attendre,
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dans un calendrier de Canal que j'ajouterai à mon équipe
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afin de générer un document qui me servira à créer manuellement mon équipe tims
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copilot peux-tu me récapituler l'ensemble des propositions que tu m'as faites
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impeccable,
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peux-tu me générer
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ce contenu dans un fichier texte?
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A priori oui, mais non,
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des données sensibles étant présentes dans le fil de discussion,
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comme des données identitaires par exemple,
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Lia Copilot refuse de répondre à ma demande.
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Je vais donc finaliser manuellement avec un copier-coller
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afin d'avoir un document sur lequel m'appuyer
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pour ma création d'équipe qui, je le rappelle, restera à ma charge.
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A tout moment, je pourrais revenir dans la conversation pour compléter ma demande,
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comme ici où je sollicite Copilot afin de me créer des
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balises associées aux membres de mon équipe pour affiner sa structure.
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Attention, Copilot propose
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me fait gagner un temps conséquent en étant force de proposition.
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Je reste néanmoins en charge et responsable de tout ce que je produis
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et que je mets en place dans la conduite de ce projet.

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