Copilot - Élaborer et partager un suivi de projet clair grâce à Copilot Tutoriels

Découvrez comment élaborer et partager un suivi de projet clair grâce à Copilot ! Dans cette vidéo, apprenez à optimiser votre gestion de projet pour un salon numérique avec Microsoft Planner. Recevez des conseils pratiques pour synthétiser efficacement vos progrès et impressionner vos équipes avec des résumés professionnels. Ne manquez pas ça !

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Objectifs :

L'objectif de cette vidéo est de démontrer comment un chef de projet peut utiliser Microsoft Planner et d'autres outils Microsoft pour assurer un suivi efficace d'un projet, en particulier l'organisation d'un salon numérique. La vidéo met en avant l'utilisation de Copilot pour générer des résumés et des listes de tâches, facilitant ainsi la communication avec les clients et l'équipe.

Chapitres :

Introduction au rôle de chef de projet
Le rôle d'un chef de projet implique un suivi régulier et efficace vis-à-vis du client. Dans ce contexte, l'organisation d'un salon numérique est un projet clé à gérer. La vidéo présente comment utiliser Microsoft Planner pour planifier et suivre l'avancement de ce projet.
Utilisation de Microsoft Planner
Microsoft Planner est un outil de planification qui offre une organisation et des visuels adaptés au suivi des projets. Le chef de projet commence par utiliser une requête suggérée pour obtenir un état d'avancement du projet. Copilot génère instantanément un résumé qui inclut des généralités, les objectifs, les étapes clés, les actions à entreprendre, ainsi que les risques et ressources nécessaires.
Synthèse et communication
Le chef de projet utilise le résumé généré par Copilot pour créer un état d'avancement définitif. Il copie ce contenu dans un bloc-notes associé à son équipe. Pour plus de précisions, il demande à son assistant IA de définir les tâches prioritaires à réaliser d'ici la fin décembre. Copilot aide également à synthétiser les tâches en retard et terminées, garantissant une vue d'ensemble complète.
Élaboration de l'état d'avancement
Avant de finaliser le rapport, le chef de projet sollicite à nouveau Copilot pour lister les prochaines étapes sous forme de liste à puces. Les réponses de Copilot sont organisées et doivent être intégrées dans un résumé complet et utile. En cas d'indisponibilité de Copilot, il utilise l'application lourde installée sur son PC pour réécrire et organiser le contenu.
Structuration du prompt
Le chef de projet structure un prompt précis dans l'application Copy, en détaillant l'état d'avancement et en précisant la structure souhaitée pour les deux versions du rapport : une pour Teams et une autre pour un email Outlook. Il insiste sur le ton professionnel et la clarté de la demande, sachant que la qualité de la réponse dépend de la qualité de la requête.
Conclusion et satisfaction
Après avoir transposé sa demande dans Copy, le chef de projet reçoit une réponse de qualité dès le premier coup. Bien qu'une relecture soit nécessaire, il est satisfait du résultat final. Il publie une annonce dans l'équipe du projet et peut également exploiter le contenu généré dans un nouvel email. Ce processus, bien que nécessitant plusieurs étapes et outils, lui permet d'atteindre un bénéfice maximal en investissant un temps minimal.

FAQ :

Qu'est-ce qu'un chef de projet ?

Un chef de projet est un professionnel qui supervise la planification, l'exécution et la clôture d'un projet, en s'assurant que les objectifs sont atteints dans les délais et le budget impartis.

Comment utiliser Microsoft Planner pour gérer un projet ?

Microsoft Planner permet de créer des plans de projet, d'attribuer des tâches aux membres de l'équipe, de suivre l'avancement et de collaborer efficacement. Il est accessible via une interface intuitive.

Qu'est-ce que Copilot et comment peut-il m'aider ?

Copilot est un assistant intelligent qui utilise l'intelligence artificielle pour aider à générer du contenu, résumer des informations et automatiser des tâches dans les applications Microsoft.

Comment puis-je partager des informations sur un projet avec mon équipe ?

Vous pouvez partager des informations via Microsoft Teams, par e-mail avec Outlook, ou en utilisant OneNote pour centraliser les notes et les mises à jour de projet.

Quels sont les avantages d'utiliser des outils numériques pour la gestion de projet ?

Les outils numériques améliorent la collaboration, facilitent le suivi des tâches, augmentent la transparence et permettent une meilleure gestion du temps et des ressources.

Quelques cas d'usages :

Gestion d'un salon du numérique

Un chef de projet utilise Microsoft Planner pour organiser un salon du numérique, en planifiant les tâches, en assignant des responsabilités et en suivant l'avancement du projet à l'aide de Copilot pour générer des résumés et des mises à jour.

Collaboration d'équipe avec OneNote

Une équipe de projet utilise OneNote pour centraliser les notes de réunion, les idées et les documents, facilitant ainsi la collaboration et l'accès à l'information pour tous les membres.

Communication efficace via Teams

Un chef de projet utilise Microsoft Teams pour communiquer avec son équipe, partager des mises à jour de projet et organiser des réunions virtuelles, améliorant ainsi la coordination et la productivité.

Rédaction de rapports d'avancement

Après avoir collecté des informations sur l'état d'avancement d'un projet, un chef de projet utilise Copilot pour rédiger un rapport concis et professionnel à envoyer par e-mail ou à partager via Teams.

Planification des tâches prioritaires

Un chef de projet demande à son assistant IA de l'aider à définir les tâches prioritaires à réaliser d'ici la fin du mois, en utilisant Microsoft Planner pour organiser et suivre ces tâches.

Glossaire :

Chef de projet

Un professionnel responsable de la planification, de l'exécution et de la clôture d'un projet. Il assure la coordination entre les différentes parties prenantes.

Salon du numérique

Un événement où les entreprises et les professionnels du secteur numérique se réunissent pour présenter leurs produits, services et innovations.

Microsoft Planner

Un outil de planification de projet qui permet aux utilisateurs de créer des plans, d'organiser et d'attribuer des tâches, et de suivre l'avancement des projets.

Copilot

Un assistant intelligent intégré dans certaines applications Microsoft, qui aide à générer du contenu et à automatiser des tâches en utilisant l'intelligence artificielle.

OneNote

Une application de prise de notes qui permet aux utilisateurs de capturer des informations, d'organiser des notes et de collaborer avec d'autres.

Teams

Une plateforme de collaboration développée par Microsoft, permettant aux utilisateurs de communiquer, de partager des fichiers et de travailler ensemble sur des projets.

Outlook

Un client de messagerie et un gestionnaire d'informations personnelles développé par Microsoft, utilisé pour envoyer des e-mails, gérer des calendriers et organiser des tâches.

Prompt

Une instruction ou une requête donnée à un assistant virtuel ou à un logiciel pour générer une réponse ou un contenu spécifique.

00:00:08

synthétique et efficace vis-à-vis de mon client concernant

00:00:12

l'organisation d'un salon du numérique d'ici quelques mois,

00:00:15

à partir de la planification mise en place dans Microsoft Planeur,

00:00:19

l'outil de planification Microsoft

00:00:21

offrant déjà nativement une organisation et des visuels propices au suivi,

00:00:26

nous allons voir ici, au travers de planeurs One Note et copilote chat,

00:00:30

comment aboutir à une synthèse optimale que l'on

00:00:32

souhaite partager via teams ou encore par mail.

00:00:35

Pour commencer,

00:00:36

à partir du planificateur planeur et du

00:00:39

volet copilot inclus dans ma licence premium,

00:00:41

je vais commencer par utiliser une requête

00:00:43

suggérée concernant l'état d'avancement de ce projet.

00:00:47

Instantanément,

00:00:48

Copilot me rédige un résumé comprenant des généralités mais aussi les objectifs,

00:00:53

les étapes clés, les actions à entreprendre, les risques et ressources.

00:00:58

Je m'en servirai dans mon prompt final

00:01:01

visant à générer mon état d'avancement définitif

00:01:05

pour me faciliter la tâche. Je vais copier-coller ce que Copilot m'a généré

00:01:09

dans le bloc notes tes

00:01:10

associé à mon équipe.

00:01:15

Pour plus de précisions et toujours à partir de planeurs,

00:01:18

je demande à mon assistant IA de me

00:01:21

définir les tâches prioritaires d'ici à fin décembre.

00:01:26

Ici encore, copy m'aide à synthétiser

00:01:29

comme précédemment, je colle ce texte généré dans mon bloc notes d'équipe.

00:01:35

Je fais de même pour les tâches en retard est terminé.

00:01:39

Je veux être le plus complet possible.

00:01:43

Avant de passer à la suite, je sollicite à nouveau Copilot en demandant de me lister

00:01:48

sous forme de liste à puce les prochaines étapes.

00:01:53

De la même manière, je regroupe encore une fois la réponse dans One.

00:02:00

Évidemment, pour le moment, les réponses de Copilot

00:02:03

sont organisées telles que je les ai collées.

00:02:06

Il va falloir générer un résumé complet et utile dans mon futur Prompt

00:02:11

Copilot étant indisponible dans

00:02:13

pour Tims,

00:02:14

je bascule dans l'application lourde

00:02:16

installée sur mon PC.

00:02:18

Une fois le bloc notes d'équipe sélectionné,

00:02:20

je vais pouvoir, en faisant un clic droit sur ma page,

00:02:23

solliciter une réécriture de cette page,

00:02:26

ce qui générera un paragraphe basé sur mon contenu

00:02:31

l'isole et j'organise ce paragraphe.

00:02:35

Je suis alors prêt à passer au point final,

00:02:38

l'élaboration de mon état d'avancement en souhaitant une version optimisée

00:02:42

pour Tims et une autre pour un mail Outlook.

00:02:45

Je passe ici sur l'application Copy le

00:02:47

chat disponible dans mon environnement web Microsoft

00:02:51

avec seize mille caractères disponibles dans la zone de requête.

00:02:55

Ce sera parfait.

00:02:56

Je vais structurer un prompt précis, comme illustré ici.

00:03:01

Je commence par exprimer mon besoin en

00:03:03

renseignant le paragraphe de résumé précédemment copié,

00:03:07

détaillant l'état d'avancement.

00:03:09

Ensuite, je précise de manière claire et complète

00:03:12

la structure souhaitée.

00:03:15

Nombre de versions ici, il y en a deux.

00:03:18

J'inclus la structure, les visuels attendue.

00:03:22

Je précise pour la version mail mon souhait d'avoir un résumé concis.

00:03:28

Je spécifie en fin de prompt

00:03:30

que le ton doit rester professionnel.

00:03:33

Par expérience,

00:03:34

je sais que la qualité de la réponse dépend

00:03:36

en grande partie de la qualité de la requête.

00:03:39

Je transpose cela sous forme de prompt brut dans Copy et le chat,

00:03:44

étant donné le soin et la précision de ma demande,

00:03:47

Cop Pilot vise juste du premier coup.

00:03:50

Bien sûr, je dois assurer une relecture, mais dans le cas présent,

00:03:54

il est clair que je peux publier ou envoyer en l'état.

00:03:59

C'est ce que je fais côté en publiant une annonce dans l'équipe du projet concerné

00:04:06

au

00:04:07

besoin,

00:04:07

je peux également exploiter dans un nouvel email

00:04:10

ce que Copilot a généré en quelques clics.

00:04:13

Certes,

00:04:14

atteindre ce résultat a nécessité de passer par plusieurs étapes et outils.

00:04:18

Cependant, en voyant le résultat final,

00:04:20

je suis pleinement satisfait d'avoir répondu à

00:04:23

mon besoin en investissant un temps minimal

00:04:26

aboutissant à un bénéfice maximal.

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