Viva Insights - Respecter les horaires de déconnexion de vos collègues Tutoriels

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Objectifs :

Comprendre comment gérer les horaires de travail des collègues et optimiser la planification des réunions et l'envoi des emails.

Chapitres :

  1. Gestion des Horaires de Travail
    Lorsque vous planifiez une réunion à l'aide de l'assistant de planification, il est important de prendre en compte les horaires de travail de vos collègues. Les plages horaires en dehors de ces heures seront grisées, ce qui vous permettra de visualiser facilement les moments où vos collègues ne sont pas disponibles.
  2. Notifications et Réunions
    Vos collègues recevront des notifications concernant les réunions planifiées à partir de l'heure que vous avez indiquée. Cela garantit qu'ils sont informés et peuvent se préparer en conséquence.
  3. Envoi d'Emails en Dehors des Horaires de Travail
    Si vous écrivez un email en dehors des horaires de travail de vos collègues, un message s'affichera pour vous proposer de planifier l'envoi de votre email. Cette fonctionnalité vous permet d'envoyer votre message d'un simple clic, afin qu'il ne soit reçu que pendant les heures de travail officielles. Cela aide à éviter de perturber vos collègues pendant leurs heures de déconnexion.
  4. Avantages de la Planification
    En respectant les horaires de travail de vos collègues, vous améliorez la visibilité de vos communications et favorisez un environnement de travail plus respectueux. Cela permet également de réduire le stress lié à la gestion des emails et des réunions.

FAQ :

Comment fonctionne l'assistant de planification pour les réunions?

L'assistant de planification permet de choisir des horaires pour les réunions en fonction des disponibilités des participants. Il grise les plages horaires en dehors des heures de travail pour éviter de planifier des réunions à des moments inappropriés.

Que se passe-t-il si j'envoie un mail en dehors des horaires de travail?

Si vous essayez d'envoyer un mail en dehors des horaires de travail d'un collègue, un message s'affichera pour vous proposer de planifier l'envoi du mail afin qu'il soit reçu pendant les heures de travail officielles.

Pourquoi est-il important de respecter les horaires de travail lors de l'envoi de mails?

Respecter les horaires de travail permet d'éviter de perturber les collègues pendant leurs heures de déconnexion, ce qui peut améliorer la communication et la productivité au sein de l'équipe.

Comment puis-je voir les horaires de travail de mes collègues?

Les horaires de travail de vos collègues peuvent être consultés dans l'assistant de planification, où les plages horaires en dehors de ces heures seront grisées.

Quelques cas d'usages :

Planification de réunions efficaces

Utiliser l'assistant de planification pour organiser des réunions en tenant compte des horaires de travail des participants, ce qui permet d'optimiser la participation et de réduire les conflits d'agenda.

Gestion des communications par mail

Programmer l'envoi de mails pour qu'ils soient reçus pendant les heures de travail des destinataires, ce qui aide à maintenir un équilibre entre vie professionnelle et vie privée.

Amélioration de la productivité d'équipe

En évitant d'envoyer des communications en dehors des horaires de travail, les équipes peuvent se concentrer sur leurs tâches sans interruptions, ce qui améliore la productivité globale.

Utilisation d'outils de planification

Intégrer des outils de planification dans le flux de travail quotidien pour faciliter la coordination des réunions et des communications, en utilisant des fonctionnalités comme l'envoi planifié pour respecter les horaires de travail.

Glossaire :

assistant de planification

Un outil ou une application qui aide à organiser et à planifier des réunions en tenant compte des disponibilités des participants.

plages horaires

Des intervalles de temps spécifiques durant lesquels une personne est disponible ou non pour des activités telles que des réunions ou des communications.

notifications

Des alertes ou des messages qui informent les utilisateurs d'événements ou d'actions à venir, comme des réunions ou des courriels.

mail

Un message électronique envoyé d'un utilisateur à un autre via Internet.

horaires de travail

Les heures spécifiques durant lesquelles un employé est censé travailler et être disponible pour des communications professionnelles.

message d'envoi planifié

Une fonctionnalité qui permet à un utilisateur de programmer l'envoi d'un courriel à un moment ultérieur, souvent pour respecter les horaires de travail des destinataires.

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Vos collègues qui auront également
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entré leur horaire de travail ne
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ressembleront plus de notifications
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à partir de l'heure indiquée
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lorsque vous planifiez une réunion
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dans l'assistant de planification.
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Les plages horaires en dehors des
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heures de travail seront grisées.
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En plus de ça, lorsque vous allez leur
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écrire un mail en dehors de leurs horaires,
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un message s'affichera pour vous proposer
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de planifier l'envoi en un clic afin
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que votre mail ne soit reçu que pendant
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ces horaires de travail officiels.
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Vous éviterez ainsi de le perturber
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pendant ces heures de déconnexion
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et gagnerez en visibilité.
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Parmi ces autres mails reçus.

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Os seus colegas que também terão
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inseriu o seu horário de trabalho não
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será mais parecido com notificações
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a partir do momento indicado
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Quando você agenda uma reunião
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no Assistente de Agendamento.
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Faixas horárias fora do
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O horário de trabalho ficará acinzentado.
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Além disso, quando você vai até eles
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escrever um e-mail fora do seu horário,
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Aparecerá uma mensagem a sugerir
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Agende o envio com um clique para
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que o seu e-mail só é recebido durante
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horário oficial de trabalho.
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Isto irá ajudá-lo a evitar perturbá-los
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durante estas horas de desconexão
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e ganhar visibilidade.
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Entre esses outros e-mails recebidos.

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