Viva Insights - Préparer une absence du bureau Tutoriels

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Objectifs :

L'objectif de cette vidéo est de présenter le complément Insight pour Outlook, qui aide les utilisateurs à préparer leur absence en automatisant les tâches nécessaires pour une transition en douceur.

Chapitres :

  1. Introduction au Complément Insight pour Outlook
    Le complément Insight pour Outlook est conçu pour faciliter la gestion des absences. Il permet aux utilisateurs de préparer efficacement leur départ en automatisant diverses tâches, garantissant ainsi une tranquillité d'esprit pendant leur congé.
  2. Préparation de l'absence
    Pour commencer, sélectionnez la section dédiée dans le complément. Vous devez entrer vos dates d'absence, ce qui est essentiel pour la planification. Ensuite, vous pouvez programmer un message de réponse automatique pour vos e-mails.
  3. Personnalisation des messages
    Vous avez la possibilité de décider si vous souhaitez écrire un message différent selon que votre collaborateur est interne ou externe. Cela permet de personnaliser la communication en fonction des destinataires.
  4. Alerte des collaborateurs
    Insight propose d'alerter vos collaborateurs concernant votre future absence. Cela peut se faire par le biais d'un e-mail ou de la création d'une réunion. La liste des collaborateurs est automatiquement générée par Insight, basée sur vos interactions passées.
  5. Gestion des réunions
    Vous pouvez également annuler votre présence à toutes les réunions durant votre absence. Un message d'absence est créé automatiquement, et vous pouvez consulter la liste de vos réunions concernées en cliquant sur un lien fourni dans le complément.
  6. Refus des réunions
    Le complément vous permet de refuser toutes vos réunions avec un message d'excuse de manière simple et efficace. Cela aide à maintenir une communication claire avec vos collègues.
  7. Planification du retour
    Enfin, Insight vous propose de réserver des créneaux de temps pour préparer votre départ et finaliser vos tâches. De plus, vous pouvez planifier un créneau à votre retour pour répondre à vos e-mails et à toute autre demande qui pourrait survenir durant votre absence.

FAQ :

Comment utiliser le complément Insight pour préparer mon absence?

Pour utiliser le complément Insight, sélectionnez la section appropriée dans Outlook, entrez vos dates d'absence, et configurez un message de réponse automatique. Insight vous aidera également à alerter vos collaborateurs et à gérer vos réunions.

Puis-je personnaliser mon message de réponse automatique?

Oui, vous pouvez choisir d'écrire un message différent selon que votre collaborateur est interne ou externe.

Comment Insight détermine-t-il la liste de mes collaborateurs?

Insight crée automatiquement la liste de vos collaborateurs en fonction de vos interactions passées avec eux.

Puis-je annuler ma présence à des réunions pendant mon absence?

Oui, vous pouvez annuler votre présence à toutes les réunions durant votre absence en utilisant un message d'absence généré automatiquement.

Comment puis-je gérer mes tâches à mon retour?

Le complément Insight vous permet de réserver des créneaux de temps pour finaliser vos tâches et répondre aux courriels à votre retour.

Quelques cas d'usages :

Gestion des absences en entreprise

Les employés peuvent utiliser le complément Insight pour automatiser la gestion de leurs absences, en configurant des réponses automatiques et en alertant leurs collaborateurs, ce qui améliore la communication et réduit le stress lié à l'absence.

Planification des réunions

Les managers peuvent utiliser Insight pour annuler automatiquement les réunions de leurs employés absents, en envoyant des messages d'excuse, ce qui permet de maintenir une bonne organisation et de respecter le temps des autres.

Préparation avant un congé

Avant de partir en congé, les employés peuvent réserver des créneaux pour finaliser leurs tâches et répondre aux courriels, ce qui aide à assurer une transition en douceur et à éviter les retards à leur retour.

Glossaire :

Complément Insight

Un outil intégré à Outlook qui aide à automatiser et à gérer les tâches liées à l'absence d'un employé.

Réponse automatique

Un message préconfiguré qui est envoyé automatiquement en réponse aux courriels reçus pendant une période d'absence.

Collaborateur

Une personne qui travaille avec vous, que ce soit en interne (dans la même entreprise) ou en externe (dans une autre entreprise).

Alerte

Une notification envoyée aux collaborateurs pour les informer de l'absence d'un employé.

Réunion

Un rassemblement programmé de plusieurs personnes pour discuter de sujets spécifiques.

Message d'absence

Un message utilisé pour informer les autres que vous ne serez pas disponible pendant une période donnée.

Créneau

Un intervalle de temps réservé pour une activité spécifique, comme une réunion ou une tâche.

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Si vous êtes en congé et que vous
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souhaitez les préparer au mieux,
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le compliment Insight pour Outlook
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va vous lister et automatiser
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les tâches à effectuer pour vous
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permettre de partir sereinement.
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Pour cela, dans le complément,
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sélectionnez cette section.
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Commencez par entrer vos dates d'absence.
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Ensuite, vous pouvez programmer un message
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de réponse automatique à vos mails.
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Ici, vous décidez si vous voulez écrire
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ou non un message différent, si votre
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collaborateur est interne ou externe.
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Insight va ensuite vous proposer
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d'alerter vos collaborateurs sur
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votre future absence par le biais d'un
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mail ou de création d'une réunion.
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La liste de ses collaborateurs est
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automatiquement créée par Insight
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en fonction de vos interactions.
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Ensuite, vous avez la possibilité
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d'annuler votre présence à toutes les
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réunions durant ce créneau à l'aide d'un
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message d'absence si vous le désirez.
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Le message est créé automatiquement et
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vous trouvez en dessous la liste de vos
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réunions concernées en cliquant ici.
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Puis ici, vous aurez refusé toutes
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vos réunions avec un message d'excuse
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le plus simplement possible.
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La dernière partie vous proposera
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de réserver des créneaux de temps
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consacrés à la préparation de votre
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départ pour finaliser vos tâches
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ainsi qu'un créneau à votre retour
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pour répondre à vos mails et toute
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autre demande qui serait subvenue
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durant votre période d'absence.

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Se você está de licença e você
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quer prepará-los da melhor forma possível,
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Elogio do Insight para o Outlook
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irá listá-lo e automatizar
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Tarefas a realizar por si
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permitir que você saia com paz de espírito.
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Para fazer isso, no complemento,
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Selecione esta secção.
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Comece por introduzir as datas das suas ausências.
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Em seguida, você pode agendar uma mensagem
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Resposta automática aos seus e-mails.
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Aqui você decide se quer escrever
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ou não uma mensagem diferente, se o seu
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O funcionário é interno ou externo.
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A Insight irá então oferecer-lhe
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Alerte seus funcionários para
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a sua ausência futura através de um
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por e-mail ou para criar uma reunião.
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A lista dos seus colaboradores é
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criado automaticamente pelo Insight
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com base nas suas interações.
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Então você tem a opção
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cancelar a sua participação
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reuniões durante este intervalo de tempo utilizando um
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Mensagem ausente, se desejar.
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A mensagem é criada automaticamente e
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Abaixo encontrará uma lista dos seus
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Reuniões relevantes clicando aqui.
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Então, aqui, você terá recusado tudo
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Suas reuniões com uma mensagem de desculpas
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da forma mais simples possível.
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A última parte irá oferecer-lhe
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reservar faixas horárias
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dedicado à preparação do seu
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Partida para finalizar suas tarefas
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bem como uma faixa horária no seu regresso
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para responder aos seus e-mails e quaisquer outros
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outro pedido que teria sido atendido
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durante o período de ausência.

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