Outlook Online - Organiser une réunion avec Outlook Online Tutoriels

Découvrez comment organiser une réunion avec Outlook Online dans Microsoft 365 grâce à cette présentation en ligne.
Cette formation s'adresse à tous les utilisateurs de Microsoft 365 et comprend des astuces pratiques pour créer une réunion, ajouter des participants, utiliser l'assistant de planification pour vérifier les disponibilités, ajouter des détails sur la nature de la réunion, et utiliser Teams pour la réunion en ligne.
Obtenez des compétences pour mieux gérer vos réunions et améliorer votre productivité grâce à Outlook Online dans Microsoft 365.

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Objectifs :

L'objectif de cette vidéo est d'apprendre à créer une réunion dans Outlook Online en utilisant le calendrier, en ajoutant des participants, en définissant des détails importants et en utilisant Teams pour les réunions en ligne.

Chapitres :

  1. Introduction à la création d'une réunion
    Dans cette vidéo, nous allons explorer comment créer une réunion en utilisant votre calendrier dans Outlook Online. Ce processus vous permettra de planifier efficacement vos réunions et d'inviter des participants.
  2. Accéder à la création d'événements
    Lorsque vous êtes sur votre calendrier, appuyez sur le bouton 'Nouvel événement' pour ouvrir la fenêtre de création. Vous pouvez également sélectionner une plage horaire directement dans votre calendrier, ce qui ouvrira une autre fenêtre pour la création d'événements.
  3. Ajouter les détails de la réunion
    Commencez par ajouter un titre à votre réunion, puis remplissez toutes les informations nécessaires, telles que le jour, l'heure et le lieu. Le bouton 'Fuseau horaire' vous permet de modifier le fuseau horaire si certains de vos collaborateurs se trouvent à l'étranger.
  4. Inviter des participants
    Ajoutez des participants en effectuant une recherche avec leur nom. Vous pouvez également définir si la présence de chaque collaborateur est obligatoire ou facultative. Une fois les collaborateurs ajoutés, utilisez l'assistant de planification pour vérifier leur disponibilité.
  5. Vérification de la disponibilité
    Outlook Online vous offre une vue de vos différents calendriers et vous suggère des horaires de réunion où tous les participants seront disponibles. Cela facilite la planification de la réunion.
  6. Définir la récurrence de la réunion
    Le champ 'Répété' vous permet de définir si la réunion doit être récurrente. Complétez ensuite les détails de la réunion en ajoutant des informations sur sa nature.
  7. Utiliser Teams pour la réunion
    Pour utiliser Teams lors de votre réunion, cliquez sur le bouton 'Réunion Teams'. Un lien de connexion sera ajouté à l'invitation, permettant à vos collaborateurs de vous rejoindre en ligne.
  8. Ajouter des pièces jointes
    Vous pouvez également ajouter des pièces jointes et des images à votre invitation, comme des documents importants à consulter avant le rendez-vous.
  9. Envoyer l'invitation
    Une fois que vous avez terminé, cliquez sur 'Envoyer'. Vos collaborateurs recevront par mail une invitation à la réunion qu'ils pourront accepter ou refuser. Vous pourrez suivre l'avancement des réponses en cliquant à nouveau sur votre réunion.

FAQ :

Comment créer une réunion dans Outlook Online ?

Pour créer une réunion dans Outlook Online, ouvrez votre calendrier, cliquez sur le bouton 'Nouvel événement', remplissez les détails de la réunion tels que le titre, la date, l'heure et le lieu, ajoutez des participants, et cliquez sur 'Envoyer' pour envoyer les invitations.

Comment utiliser le fuseau horaire lors de la création d'une réunion ?

Vous pouvez modifier le fuseau horaire en utilisant le bouton dédié dans la fenêtre de création d'événements, ce qui est utile si certains participants se trouvent à l'étranger.

Qu'est-ce que l'assistant de planification dans Outlook ?

L'assistant de planification est un outil qui vous aide à trouver des horaires où tous les participants sont disponibles en affichant leurs calendriers.

Comment ajouter des pièces jointes à une invitation de réunion ?

Vous pouvez ajouter des pièces jointes en utilisant l'option prévue dans la fenêtre de création d'événements, ce qui permet d'inclure des documents importants à consulter avant la réunion.

Comment savoir si mes collaborateurs ont accepté l'invitation à la réunion ?

Vous pouvez suivre l'avancement des réponses en cliquant sur votre réunion dans le calendrier, où vous verrez les statuts des réponses de vos collaborateurs.

Quelques cas d'usages :

Planification de réunions d'équipe

Utilisez Outlook Online pour planifier des réunions d'équipe hebdomadaires. Grâce à l'assistant de planification, vous pouvez facilement trouver un créneau horaire où tous les membres de l'équipe sont disponibles, ce qui améliore la collaboration et la communication.

Organisation de conférences en ligne

Pour des conférences avec des participants internationaux, utilisez la fonction de fuseau horaire pour programmer des réunions à des heures convenables pour tous. Ajoutez un lien Teams pour permettre aux participants de se joindre facilement à la réunion en ligne.

Gestion de projets avec des documents partagés

Lors de la planification de réunions de projet, ajoutez des pièces jointes contenant des documents importants à l'invitation. Cela permet aux participants de se préparer à l'avance, ce qui rend les réunions plus productives.

Suivi des réponses aux invitations

Après avoir envoyé des invitations à une réunion, utilisez Outlook pour suivre les réponses des participants. Cela vous aide à savoir qui sera présent et à ajuster l'ordre du jour en conséquence.

Glossaire :

Outlook Online

Une application de gestion de courriels et de calendrier en ligne développée par Microsoft, permettant aux utilisateurs de planifier des réunions, d'envoyer des courriels et de gérer des tâches.

Fuseau horaire

Une région de la Terre où l'heure est la même. Dans le contexte des réunions, il est important de définir le fuseau horaire pour s'assurer que tous les participants sont synchronisés, surtout s'ils se trouvent dans des pays différents.

Assistant de planification

Un outil dans Outlook qui aide à trouver des horaires de réunion où tous les participants sont disponibles, en affichant les calendriers des personnes invitées.

Réunion Teams

Une fonctionnalité d'Outlook qui permet d'organiser des réunions en ligne via Microsoft Teams, incluant un lien de connexion pour les participants.

Pièces jointes

Des fichiers ou documents ajoutés à un courriel ou une invitation, permettant aux participants d'accéder à des informations supplémentaires avant la réunion.

Récurrence

La capacité de programmer une réunion pour qu'elle se répète à intervalles réguliers, comme quotidiennement, hebdomadairement ou mensuellement.

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Dans cette vidéo, nous allons voir
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comment créer une réunion en utilisant
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votre calendrier dans Outlook online
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lorsque vous êtes sur votre calendrier,
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appuyez sur le bouton nouvel événement
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pour ouvrir la fenêtre de création.
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plage horaire dans votre calendrier,
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une autre fenêtre s'ouvre.
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la fenêtre de création d'événements.
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Commencez par ajouter un titre,
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l'heure et le lieu.
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modifier le fuseau horaire dans le cas
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où certains de vos collaborateurs se
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trouveraient à l'étranger, par exemple.
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En cochant cette case,
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vous indiquerez que le rendez-vous
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durera toute la journée.
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Ajouter ensuite des participants en
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faisant une recherche avec leur nom.
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Vous avez également la possibilité de
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définir si la présence de ce collaborateur
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est obligatoire ou facultative.
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Une fois, vos collaborateurs ajoutés,
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vous pouvez utiliser l'assistant de
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planification afin de vérifier qu'ils
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seront bien disponibles à l'heure voulue.
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Outlook Online vous ouvre alors une
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vue de vos différents calendriers et
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vous suggère des horaires de réunion
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où vous serez tous disponibles.
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Le champ répété vous permet
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de définir si besoin,
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une récurrence pour la réunion.
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Pour utiliser teams lors de votre réunion,
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permettre de vous rejoindre en ligne.
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jointes et images à votre invitation,
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par exemple des documents importants
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à consulter avant le rendez-vous.
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cliquez sur envoyer.
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Mail une invitation à la réunion
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qu'ils pourront accepter ou non.
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cliquant à nouveau sur votre réunion.

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Neste vídeo, veremos
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Como criar uma reunião usando
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o seu calendário no Outlook online
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quando estiver no seu calendário,
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Toque no botão Novo evento
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para abrir a janela de criação.
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Se preferir selecionar o botão
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faixa horária no seu calendário,
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Se você clicar aqui, você abrirá
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A janela de criação do evento.
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Comece por adicionar um título,
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em seguida, preencha todas as informações
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da reunião do dia,
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hora e local.
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O botão de fuso horário permite-lhe:
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Alterar o fuso horário no caso de
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onde estão alguns dos seus funcionários
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seriam encontrados no estrangeiro, por exemplo.
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Ao marcar esta caixa,
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Indicará que a marcação
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durará o dia todo.
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Em seguida, adicione participantes em
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fazendo uma pesquisa com o nome deles.
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Você também tem a opção de
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Definir se a presença deste colaborador
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é obrigatório ou opcional.
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Uma vez que seus colaboradores tenham sido adicionados,
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Pode utilizar a seringa
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a fim de assegurar que
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estará disponível no momento certo.
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O Outlook Online abrirá um
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vista dos seus diferentes calendários e
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Sugere horários de reunião
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onde todos estarão disponíveis.
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O campo de repetição permite-lhe
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definir, se necessário,
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Uma recorrência para a reunião.
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Em seguida, preencha os detalhes da reunião
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adicionando informações sobre a sua natureza.
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Para utilizar o Teams na sua reunião,
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Clique no botão Reunião de equipes.
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Será adicionado um link de login
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ao convite aquando do envio
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aos seus funcionários pelos seus
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Permita-nos contactá-lo online.
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Você pode adicionar peças
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anexadas e imagens ao seu convite,
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por exemplo, documentos importantes
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A consultar antes da consulta.
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Uma vez concluído,
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Clique em Enviar.
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Seus funcionários receberão por
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Enviar um convite para uma reunião por correio
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que poderão aceitar ou não.
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Desta forma, você será capaz de seguir
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o progresso das respostas em
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Clicar novamente na sua reunião.

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