Outlook Online - Partager son calendrier Tutoriels

Découvrez comment partager votre calendrier dans Outlook Online pour mieux collaborer avec vos collègues dans Microsoft 365 grâce à cette présentation en ligne.
Cette formation s'adresse à tous les utilisateurs de Microsoft 365 et comprend des astuces pratiques pour paramétrer les autorisations d'accès, choisir le niveau de détails à afficher, donner des autorisations en écriture, et définir un délégué pour créer ou modifier des éléments à votre place sur votre calendrier.
Obtenez des compétences pour mieux collaborer et améliorer votre productivité grâce à Outlook Online dans Microsoft 365.

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Disponible dans Microsoft365

Objectifs :

L'objectif de cette vidéo est d'apprendre à partager votre calendrier Outlook Online avec des collègues internes et externes, en choisissant le niveau de détail approprié pour chaque type de partage.

Chapitres :

Introduction au partage de calendrier
Dans un environnement professionnel, le partage d'informations est essentiel. Cette vidéo vous guide à travers les différentes méthodes pour partager votre calendrier Outlook Online, que ce soit avec des collègues de votre entreprise ou avec des collaborateurs externes.
Partager votre calendrier avec des collègues internes
Pour partager votre calendrier avec un collègue travaillant dans la même société, suivez ces étapes : 1. Ouvrez votre calendrier Outlook. 2. Cliquez sur le bouton 'Partager'. 3. Entrez le nom de votre collègue. 4. Choisissez le niveau de détail que vous souhaitez partager, allant de la simple lecture à la modification. Ainsi, vous pouvez facilement gérer qui a accès à quelles informations de votre calendrier.
Partager votre calendrier avec des collaborateurs externes
Il est également possible de partager votre calendrier avec des personnes en dehors de votre entreprise. Voici comment procéder : 1. Cliquez à nouveau sur le bouton 'Partager'. 2. Entrez le nom ou l'adresse e-mail de votre collaborateur externe. 3. Sélectionnez le niveau de détail souhaité, en gardant à l'esprit que cette fois, votre collaborateur ne pourra que voir les informations sans pouvoir les modifier. 4. Cliquez sur 'Partager'. Votre collaborateur recevra un e-mail contenant un lien vers votre calendrier ainsi qu'une option pour télécharger un fichier de votre calendrier.
Limitations du partage par e-mail
Lorsque vous envoyez une copie de votre calendrier par e-mail, il est important de noter que cela ne représente qu'un instantané de votre calendrier à ce moment-là. Toutes les modifications apportées après l'envoi ne seront pas reflétées dans cette copie et ne seront donc pas visibles par les collaborateurs à qui vous l'avez transmise.
Conclusion
Le partage de votre calendrier Outlook Online est un outil puissant pour améliorer la collaboration au sein de votre équipe. En suivant les étapes décrites, vous pouvez facilement gérer l'accès à votre calendrier, que ce soit pour des collègues internes ou externes, tout en étant conscient des limitations liées à l'envoi d'une copie par e-mail.

FAQ :

Comment partager mon calendrier Outlook Online avec un collègue?

Pour partager votre calendrier, ouvrez votre calendrier Outlook, cliquez sur 'Partager', entrez le nom de votre collègue, puis choisissez le niveau de détail que vous souhaitez partager. Les options vont de la simple lecture à la modification.

Puis-je partager mon calendrier avec des personnes en dehors de mon entreprise?

Oui, vous pouvez partager votre calendrier avec des collaborateurs externes en entrant leur nom ou adresse e-mail dans la section de partage. Ils pourront voir les informations, mais ne pourront pas les modifier.

Que se passe-t-il si j'envoie une copie de mon calendrier par e-mail?

Lorsque vous envoyez une copie de votre calendrier par e-mail, il s'agit d'un instantané à ce moment-là. Les modifications apportées après l'envoi ne seront pas visibles pour le destinataire.

Quels niveaux de détail puis-je choisir lors du partage de mon calendrier?

Vous pouvez choisir entre plusieurs niveaux de détail, allant de la simple lecture des événements à la possibilité de modifier le calendrier. Sélectionnez celui qui convient le mieux à vos besoins.

Comment mes collaborateurs externes peuvent-ils accéder à mon calendrier partagé?

Une fois que vous avez partagé votre calendrier, vos collaborateurs externes recevront un e-mail contenant un lien vers votre calendrier, ainsi que la possibilité de télécharger un fichier de calendrier.

Quelques cas d'usages :

Planification de réunions inter-entreprises

Utilisez le partage de calendrier pour coordonner des réunions avec des partenaires externes. En partageant votre calendrier avec un niveau de détail approprié, vous pouvez facilement trouver des créneaux horaires disponibles pour tous les participants.

Gestion des disponibilités d'équipe

Les équipes peuvent partager leurs calendriers pour visualiser les disponibilités de chacun, facilitant ainsi la planification de projets et d'événements internes.

Suivi des projets avec des clients

Partagez votre calendrier avec des clients pour leur permettre de suivre les échéances et les réunions importantes. Cela améliore la transparence et la communication entre les parties.

Organisation d'événements

Lors de l'organisation d'événements, partagez votre calendrier avec les membres de l'équipe et les intervenants externes pour assurer une coordination efficace et éviter les conflits d'horaire.

Gestion des congés

Les responsables peuvent partager leur calendrier avec l'équipe pour indiquer les périodes de congé, permettant ainsi une meilleure planification des ressources et des projets.

Glossaire :

Calendrier Outlook Online

Un outil de gestion de calendrier en ligne proposé par Microsoft, permettant aux utilisateurs de planifier des événements, des réunions et de partager des informations de calendrier avec d'autres.

Partager

L'action de rendre accessible un calendrier ou des informations à d'autres utilisateurs, que ce soit au sein de la même organisation ou à des collaborateurs externes.

Niveau de détail

Le degré d'information que vous choisissez de partager avec d'autres, allant de la simple lecture des événements à la possibilité de modifier le calendrier.

Autorisation

Les permissions accordées à un utilisateur pour accéder ou modifier un calendrier partagé. Cela peut inclure la lecture seule ou la modification.

Collaborateur externe

Une personne qui travaille en dehors de votre organisation mais avec qui vous souhaitez partager des informations, comme un client ou un partenaire.

Courrier électronique

Un moyen de communication numérique permettant d'envoyer des messages et des fichiers via Internet.

Fichier de calendrier

Un document contenant les informations d'un calendrier, qui peut être téléchargé et ouvert dans un programme de gestion de calendrier.

Instantané

Une copie d'un calendrier à un moment donné, qui ne reflète pas les modifications ultérieures apportées au calendrier original.

00:00:03

Voici quelques méthodes

00:00:04

pour vous permettre de partager

00:00:07

les informations de votre

00:00:08

calendrier Outlook Online.

00:00:10

Vous souhaitez partager votre

00:00:12

calendrier avec un de vos

00:00:14

collaborateurs travaillant

00:00:15

dans la même société que vous ?

00:00:17

Depuis votre calendrier Outlook,

00:00:19

cliquez sur partager et entrez

00:00:21

le nom de votre collègue.

00:00:23

Puis choisissez le niveau de

00:00:25

détail que vous souhaitez partager.

00:00:28

Les autorisations vont de la

00:00:29

simple lecture à la modification.

00:00:34

Vous savez donc comment partager votre

00:00:36

calendrier au sein de votre société ?

00:00:39

Cependant, vous pouvez parfois avoir

00:00:41

besoin de partager votre calendrier

00:00:44

à des collaborateurs externes.

00:00:46

Toujours grâce aux boutons partagés,

00:00:47

entrez le nom ou l'adresse mail

00:00:50

de votre collaborateur externe.

00:00:51

Choisissez ensuite le niveau de

00:00:53

détail que vous souhaitez partager.

00:00:58

Cette fois, votre collaborateur ne

00:01:00

pourra que voir les informations

00:01:02

sans pouvoir les modifier.

00:01:04

Notez que vous pourrez modifier

00:01:06

cette autorisation à tout moment.

00:01:08

Cliquez ensuite sur partager.

00:01:11

Votre collaborateur reçoit un

00:01:13

courrier électronique contenant

00:01:14

un lien vers votre calendrier.

00:01:17

Mais également la possibilité

00:01:18

de télécharger un fichier

00:01:20

contenant votre calendrier.

00:01:22

Pour l'ouvrir dans un programme

00:01:23

de gestion de calendrier sur

00:01:25

son ordinateur comme par exemple

00:01:26

l'application bureau de Outlook.

00:01:30

Sachez que lorsque vous envoyez

00:01:32

une copie de votre calendrier

00:01:33

par courrier électronique,

00:01:34

il ne s'agit que d'un

00:01:36

instantané de votre calendrier.

00:01:37

Toutes les modifications que vous

00:01:39

apporterez après cet envoi ne seront

00:01:40

pas prises en compte dans cette

00:01:42

copie et ne pourront donc pas être

00:01:44

visualisés par les collaborateurs

00:01:45

à qui vous l'avez transmise.

00:00:03

Aqui estão alguns métodos

00:00:04

para permitir que você compartilhe

00:00:07

O seu

00:00:08

Calendário do Outlook Online.

00:00:10

Gostaria de partilhar o seu

00:00:12

calendário com um dos seus

00:00:14

Trabalhadores a trabalhar

00:00:15

na mesma empresa que você?

00:00:17

No seu calendário do Outlook,

00:00:19

Clique em Partilhar e introduza

00:00:21

o nome do seu colega.

00:00:23

Em seguida, escolha o nível de

00:00:25

detalhe que você deseja compartilhar.

00:00:28

As autoridades variam entre

00:00:29

Leitura simples para editar.

00:00:34

Para que saiba como partilhar o seu

00:00:36

calendário dentro da sua empresa?

00:00:39

No entanto, por vezes pode ter

00:00:41

Precisa de partilhar o seu calendário

00:00:44

a colaboradores externos.

00:00:46

Também graças aos botões compartilhados,

00:00:47

Introduza o seu nome ou endereço de e-mail

00:00:50

do seu colaborador externo.

00:00:51

Em seguida, escolha o nível de

00:00:53

detalhe que você deseja compartilhar.

00:00:58

Desta vez, o seu colaborador não

00:01:00

só poderá ver a informação

00:01:02

sem poder alterá-los.

00:01:04

Observe que você poderá editar

00:01:06

permissão a qualquer momento.

00:01:08

Em seguida, clique em compartilhar.

00:01:11

O seu colaborador receberá um

00:01:13

e-mail contendo

00:01:14

Um link para o seu calendário.

00:01:17

Mas também a possibilidade de

00:01:18

Carregar um ficheiro

00:01:20

contendo o seu calendário.

00:01:22

Para abri-lo em um programa

00:01:23

gestão de calendário em

00:01:25

o seu computador, tal como

00:01:26

Aplicação de ambiente de trabalho do Outlook.

00:01:30

Esteja ciente de que quando você enviar

00:01:32

uma cópia do seu calendário

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por correio eletrónico,

00:01:34

É apenas um

00:01:36

Instantâneo do seu calendário.

00:01:37

Quaisquer alterações feitas

00:01:39

trará após esta remessa não será

00:01:40

não tidos em conta no presente

00:01:42

cópia e, portanto, não poderá ser

00:01:44

Visualizado pelos funcionários

00:01:45

a quem o transmitiu.

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