SharePoint - Gérer les autorisations au niveau d'un fichier SharePoint Vidéo
Gérez les autorisations de vos fichiers SharePoint avec facilité. Apprenez à administrer les niveaux d'accès avancés pour assurer la sécurité de vos données.
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Objectifs :
Comprendre comment gérer l'accès aux documents dans SharePoint pour les équipes de vente, en particulier en ce qui concerne les appels d'offres et la gestion des droits d'accès.
Chapitres :
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Introduction à la gestion des documents dans SharePoint
Dans le cadre de la gestion des documents, il est essentiel de rassembler toutes les informations pertinentes au sein d'une plateforme accessible. Dans cette vidéo, nous explorons comment les équipes de vente utilisent SharePoint pour centraliser leurs documents, notamment ceux liés aux séminaires et aux appels d'offres. -
Création d'une bibliothèque de documents
Pour faciliter l'accès aux documents, une bibliothèque a été créée sur SharePoint. Cette bibliothèque contient des documents importants, tels que les appels d'offres pour les clients, comme ceux pour Mandarine et Microsoft. Cela permet aux équipes de vente de regrouper toutes les informations nécessaires en un seul endroit. -
Gestion des accès pour les consultants
Les consultants de Mandarine Académie ont été regroupés dans un groupe spécifique sur SharePoint. En tant que membres, ils ont accès à tous les documents de la bibliothèque. Cependant, il est crucial de gérer les droits d'accès pour éviter que des documents sensibles ne soient accessibles à des personnes non concernées. -
Problème d'accès aux documents
Un problème se pose lorsque l'appel d'offre pour le client B Microsoft est visible par des consultants qui ne devraient pas y avoir accès. Il est donc nécessaire de réfléchir à la meilleure manière de gérer cet accès sans déplacer le document vers un autre dossier ou site SharePoint. -
Modification des droits d'accès
Pour résoudre ce problème, il est possible de sélectionner le document concerné et d'utiliser le bouton d'information pour gérer l'accès. En accédant aux paramètres de gestion des droits, il est possible de retirer l'accès direct aux consultants de Mandarine pour ce document spécifique. Cela peut être fait en quelques clics. -
Rétablissement des accès
Si jamais il est nécessaire de redonner l'accès à un document, il suffit de cliquer sur 'Partager' et de saisir le nom du groupe concerné. Cela permet de gérer les autorisations de manière précise, mais cela nécessite une bonne connaissance de SharePoint et une gestion fine des droits. -
Conclusion
La gestion des documents et des droits d'accès dans SharePoint est essentielle pour assurer la sécurité et la confidentialité des informations. En comprenant comment modifier les accès, les équipes peuvent travailler de manière plus efficace tout en protégeant les données sensibles.
FAQ :
Qu'est-ce que SharePoint et comment est-il utilisé ?
SharePoint est une plateforme de collaboration qui permet aux utilisateurs de stocker, gérer et partager des documents au sein d'une organisation. Il est utilisé pour créer des bibliothèques de documents, gérer les droits d'accès et faciliter la collaboration entre les équipes.
Comment gérer les droits d'accès dans SharePoint ?
Pour gérer les droits d'accès dans SharePoint, sélectionnez le document ou la bibliothèque, utilisez le bouton d'information pour accéder aux paramètres d'accès, puis modifiez les autorisations pour les groupes ou les utilisateurs spécifiques.
Que faire si un document doit être accessible uniquement à certains utilisateurs ?
Vous pouvez restreindre l'accès à un document en supprimant les droits d'accès pour certains groupes d'utilisateurs et en les ajoutant à nouveau lorsque cela est nécessaire.
Quels sont les avantages d'utiliser SharePoint pour la gestion de documents ?
SharePoint offre une gestion centralisée des documents, facilite la collaboration en temps réel, permet de suivre les modifications et d'assurer la sécurité des informations grâce à des contrôles d'accès granulaires.
Comment créer une bibliothèque de documents dans SharePoint ?
Pour créer une bibliothèque de documents dans SharePoint, accédez à votre site SharePoint, cliquez sur 'Nouveau' puis sélectionnez 'Bibliothèque de documents'. Suivez les instructions pour nommer et configurer votre bibliothèque.
Quelques cas d'usages :
Gestion de projets
Les équipes de projet peuvent utiliser SharePoint pour centraliser tous les documents liés à un projet, tels que les appels d'offres, les contrats et les rapports. Cela améliore la collaboration et garantit que tous les membres de l'équipe ont accès aux informations les plus récentes.
Contrôle d'accès aux documents sensibles
Dans une entreprise, il peut être nécessaire de restreindre l'accès à certains documents sensibles. En utilisant SharePoint, un gestionnaire peut facilement modifier les droits d'accès pour s'assurer que seuls les utilisateurs autorisés peuvent voir ou modifier ces documents.
Formation et développement
Les départements de formation peuvent créer des bibliothèques de documents dans SharePoint pour stocker des ressources de formation, des manuels et des vidéos. Cela permet aux employés d'accéder facilement aux matériaux nécessaires pour leur développement professionnel.
Collaboration entre équipes
Les équipes de vente et de marketing peuvent utiliser SharePoint pour partager des documents, des présentations et des rapports. Cela facilite la communication et assure que toutes les équipes travaillent avec les mêmes informations.
Suivi des modifications de documents
SharePoint permet de suivre les modifications apportées aux documents, ce qui est essentiel pour les équipes qui doivent conserver un historique des versions. Cela aide à éviter les erreurs et à garantir que les bonnes informations sont utilisées.
Glossaire :
SharePoint
Une plateforme de collaboration développée par Microsoft qui permet aux utilisateurs de stocker, gérer et partager des documents et des informations au sein d'une organisation.
Bibliothèque
Un espace de stockage dans SharePoint où les utilisateurs peuvent conserver des documents et des fichiers liés à un projet ou à une activité spécifique.
Consultants
Des professionnels qui fournissent des conseils et des services spécialisés dans un domaine particulier, souvent engagés pour aider les entreprises à améliorer leurs performances.
Accès
La permission accordée à un utilisateur ou à un groupe d'utilisateurs pour visualiser, modifier ou gérer des documents ou des ressources dans SharePoint.
Droits
Les autorisations qui déterminent ce qu'un utilisateur peut faire avec un document ou une ressource, comme le visualiser, le modifier ou le supprimer.
Groupe
Un ensemble d'utilisateurs dans SharePoint qui partagent des droits d'accès similaires à des documents ou des ressources.
Appel d'offre
Un document formel par lequel une entreprise invite des fournisseurs à soumettre des propositions pour un projet ou un service.
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