SharePoint - Partager un dossier ou un document à quelqu’un d’externe à l’entreprise Vidéo
Découvrez comment partager un dossier ou un document avec quelqu'un d'externe à l'entreprise dans la solution Microsoft 365 SharePoint.
Cette vidéo présente les fonctionnalités clés pour partager des fichiers avec des collaborateurs externes en utilisant des liens de partage nominatifs et en définissant des autorisations spécifiques.
Obtenez des conseils pratiques pour maximiser la sécurité de votre site en vérifiant régulièrement les autorisations d'accès et en utilisant le panneau de gestion des accès.
Les tags associés sont Microsoft 365, SharePoint, partage de fichiers, sécurité.
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Objectifs :
L'objectif de cette vidéo est d'apprendre à partager des dossiers ou des fichiers sur SharePoint avec des collaborateurs externes, tout en respectant les stratégies de sécurité de l'entreprise.
Chapitres :
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Introduction au partage de fichiers sur SharePoint
Dans cette vidéo, nous allons explorer comment partager des dossiers ou des fichiers avec des collaborateurs externes à votre entreprise. Il est essentiel de garder à l'esprit que le partage avec des personnes extérieures dépend de la stratégie de votre entreprise. -
Considérations sur le partage externe
Avant de partager des fichiers, vérifiez si vous êtes autorisé à le faire. Par défaut, les bibliothèques de documents héritent des autorisations définies pour votre site SharePoint. Il est recommandé de définir des autorisations globales pour votre site afin de faciliter la gestion des accès. -
Meilleures pratiques pour le partage
Il est préférable de créer un site SharePoint dédié pour chaque équipe ou projet spécifique, plutôt que de centraliser toutes les activités sur un seul site. Cela simplifie la gestion des autorisations et réduit les risques de partage inapproprié. -
Partage d'un dossier ou document spécifique
Si vous devez partager un seul dossier ou document avec une personne externe, utilisez un lien de partage nominatif. Vous pouvez choisir d'autoriser ou non la modification et le téléchargement du document. L'utilisateur recevra un email avec un lien et un code d'accès valable 15 minutes pour s'authentifier. -
Gestion des autorisations
Selon les autorisations accordées, le collaborateur pourra partager le document uniquement avec ceux qui ont déjà accès. Il pourra également télécharger une copie ou supprimer le document, selon les restrictions que vous avez mises en place. Il est crucial de vérifier régulièrement les autorisations d'accès via le panneau de gestion des accès. -
Conclusion
En résumé, le partage de fichiers sur SharePoint avec des collaborateurs externes nécessite une attention particulière aux autorisations et à la sécurité. En suivant les meilleures pratiques et en gérant activement les accès, vous pouvez assurer un partage efficace et sécurisé.
FAQ :
Comment partager un document sur SharePoint avec un collaborateur externe?
Pour partager un document avec un collaborateur externe, vous devez générer un lien de partage nominatif vers le document. Vous pouvez choisir d'autoriser ou non la modification et le téléchargement. Ensuite, envoyez le lien par email au collaborateur.
Quelles sont les autorisations par défaut sur SharePoint?
Par défaut, les bibliothèques de documents héritent des autorisations définies pour le site SharePoint. Cela signifie que les mêmes règles d'accès s'appliquent à tous les documents dans cette bibliothèque, sauf si elles sont modifiées individuellement.
Que faire si je veux partager plusieurs documents à la fois?
Si vous devez partager plusieurs documents, vous pouvez envoyer des liens de partage pour chacun d'eux. Le collaborateur n'aura besoin d'entrer le code d'accès qu'une seule fois, même s'il accède à plusieurs documents du même site.
Comment vérifier les autorisations d'accès à mes fichiers sur SharePoint?
Vous pouvez vérifier les autorisations d'accès en utilisant le panneau de gestion des accès sur SharePoint. Cela vous permettra de voir immédiatement qui a accès à vos fichiers et de révoquer les autorisations qui ne sont plus nécessaires.
Est-il possible de limiter les actions d'un collaborateur sur un document partagé?
Oui, lors du partage d'un document, vous pouvez définir des autorisations spécifiques qui interdisent la modification ou le téléchargement. Ainsi, le collaborateur pourra uniquement consulter le document.
Quelques cas d'usages :
Partage de documents avec des partenaires externes
Une entreprise peut utiliser SharePoint pour partager des documents de projet avec des partenaires externes. En créant un site SharePoint dédié pour chaque projet, l'entreprise peut gérer les autorisations de manière centralisée et sécurisée, tout en facilitant la collaboration.
Gestion des accès pour des équipes de travail
Les responsables d'équipe peuvent créer des bibliothèques de documents sur SharePoint pour chaque équipe. Cela permet de définir des autorisations spécifiques pour chaque groupe, garantissant que seuls les membres de l'équipe ont accès aux informations sensibles.
Suivi des modifications et des accès
Les gestionnaires peuvent régulièrement vérifier les autorisations d'accès à l'aide du panneau de gestion des accès. Cela leur permet de s'assurer que seuls les utilisateurs autorisés ont accès aux documents et de révoquer les accès non nécessaires.
Collaboration sur des projets à distance
Dans un environnement de travail à distance, les équipes peuvent utiliser SharePoint pour partager des fichiers et collaborer sur des documents en temps réel. Cela améliore l'efficacité et la productivité, tout en maintenant la sécurité des informations.
Formation et partage de ressources
Les formateurs peuvent utiliser SharePoint pour partager des ressources de formation avec des participants externes. En utilisant des liens de partage, ils peuvent contrôler l'accès et s'assurer que les participants ont les informations nécessaires sans compromettre la sécurité.
Glossaire :
SharePoint
Une plateforme de collaboration développée par Microsoft qui permet aux utilisateurs de créer des sites web pour le partage d'informations, la gestion de documents et la collaboration en équipe.
Accès
La permission accordée à un utilisateur pour visualiser, modifier ou partager des fichiers ou des dossiers sur SharePoint.
Lien de partage
Un URL généré pour permettre à des utilisateurs externes d'accéder à un document ou un dossier spécifique sur SharePoint.
Autorisation
Les droits définis pour contrôler qui peut accéder à un site, un dossier ou un document sur SharePoint.
Bibliothèque de documents
Un emplacement dans SharePoint où les fichiers et documents sont stockés et organisés.
Code d'accès
Un code temporaire envoyé par email à un utilisateur pour authentifier son accès à un document partagé sur SharePoint.
Collaboration externe
Le processus de partage de documents ou d'informations avec des personnes qui ne font pas partie de l'organisation.
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