Copilot - Extraire les données de factures et générer un tableau de suivi Tutoriels

Découvrez comment extraire et suivre les données de factures avec Copilot et l'IA générative. Grâce à une interaction fluide, l'IA établit une liste de champs prioritaires, analyse et extrait les données des factures. Découvrez comment contourner les limitations, transformer les données pour Excel et maximiser l'efficacité. Gagnez du temps précieux et profitez des avantages mesurables de cette approche innovante !

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Objectifs :

L'objectif de cette vidéo est de démontrer comment utiliser Copilot dans Excel pour faciliter le suivi des factures, en automatisant l'extraction et l'organisation des données à partir de documents PDF.

Chapitres :

Introduction à l'utilisation de Copilot dans Excel
Dans cette vidéo, nous explorons comment Copilot dans Excel peut aider à gérer le suivi des factures. En tant qu'assistant, je suis chargé de traiter et d'établir un suivi des factures. Pour faciliter cette tâche, je souhaite créer un tableau dans un fichier Excel que je vais alimenter pour assurer ce suivi.
Création d'un tableau pour le suivi des factures
Pour commencer, je vais utiliser Copilot pour m'aider à gagner du temps. Je vais vérifier cela en utilisant le chat de Copilot. Étant donné que Copilot dans Excel n'est pas encore capable de synthétiser un ensemble de documents, je vais exprimer mon besoin de manière précise en spécifiant les champs à stocker pour un suivi efficace.
Analyse des factures PDF
Après avoir envoyé ma demande à Copilot, l'IA établit une liste de champs à stocker de manière prioritaire. Cela semble pertinent et complet. Ma seconde demande consiste à fournir à Copilot un ensemble de factures au format PDF issues de différents fournisseurs pour qu'il puisse analyser, identifier et extraire les champs de la facture.
Interaction avec Copilot
Lors de mon interaction précédente, j'ai joint quatre fichiers d'un coup. Une fois chargés, je laisse Copilot travailler à ma place. Copilot m'informe qu'il a identifié les champs dans chaque PDF et les a associés aux libellés définis au départ. C'est vraiment intéressant.
Génération automatique d'un tableau Excel
Sous la réponse de Copilot, je suis intrigué par le prompt suggéré qui propose de générer un tableau Excel automatiquement. Cependant, la génération pose un souci de code de conduite, notamment pour les noms propres et les données soumises à des copyrights. Pour contourner cette limitation, je demande à Copilot de structurer la réponse en tableau, ce qui facilitera le copier-coller dans Excel.
Compatibilité des données avec Excel
J'obtiens une structure qui semble visuellement compatible pour le copier-coller. Cependant, le format des nombres, notamment pour les dates, pose un problème, car Excel attend un slash et non un point comme séparateur. Je demande donc à mon assistant IA de transformer les données de date et de nombre pour assurer leur compatibilité avec Excel.
Finalisation et personnalisation du fichier
Une fois les données corrigées, je copie le résultat et le colle dans un classeur Excel. Bien que je doive finaliser manuellement l'organisation et la personnalisation de mon fichier avec le mode tableau, j'ai maintenant la possibilité d'utiliser Copilot dans Excel pour structurer mes données, par exemple en créant un tableau croisé dynamique.
Contrôle et bénéfices de l'utilisation de Copilot
Il est important de contrôler tout le processus que nous venons de voir, car certains champs peuvent être mal ou pas du tout renseignés. Avec notre exemple, Copilot prouve encore une fois que même s'il ne fait pas tout, les bénéfices sont mesurables à travers un gain de temps, qui est très précieux pour moi.

FAQ :

Qu'est-ce que Copilot dans Excel?

Copilot est un assistant intelligent qui aide les utilisateurs d'Excel à automatiser des tâches, à analyser des données et à améliorer leur productivité en fournissant des suggestions et des solutions.

Comment utiliser Copilot pour le suivi des factures?

Pour utiliser Copilot pour le suivi des factures, vous pouvez lui fournir des informations sur les champs à stocker et lui demander d'analyser des factures au format PDF pour extraire les données pertinentes.

Quels types de fichiers puis-je utiliser avec Copilot?

Vous pouvez utiliser des fichiers PDF contenant des factures ou d'autres documents que vous souhaitez analyser et structurer dans Excel.

Comment puis-je m'assurer que les données sont compatibles avec Excel?

Pour garantir la compatibilité, vous devez vous assurer que les formats de date et de nombre sont corrects, en utilisant des séparateurs appropriés comme le slash pour les dates.

Quels sont les avantages d'utiliser Copilot?

Les avantages incluent un gain de temps significatif, une automatisation des tâches répétitives, et une meilleure organisation des données, ce qui améliore l'efficacité globale.

Quelques cas d'usages :

Automatisation du suivi des factures

Dans un environnement de comptabilité, un professionnel peut utiliser Copilot pour automatiser le suivi des factures en lui fournissant des fichiers PDF. Copilot extrait les données nécessaires et les organise dans un tableau Excel, réduisant ainsi le temps passé sur des tâches manuelles.

Analyse des données de vente

Un analyste de données peut utiliser Copilot pour analyser des rapports de vente en format PDF. En fournissant ces documents à Copilot, il peut extraire des informations clés et les structurer dans un tableau croisé dynamique pour une analyse approfondie.

Gestion des projets

Un chef de projet peut utiliser Copilot pour suivre les dépenses et les factures associées à un projet. En automatisant l'extraction des données des factures, il peut se concentrer sur la gestion du projet plutôt que sur la saisie manuelle des données.

Glossaire :

Copilot

Un assistant intelligent intégré dans des applications comme Excel, conçu pour aider les utilisateurs à automatiser des tâches et à améliorer leur productivité.

Tableau Excel

Un format de données organisé en lignes et colonnes dans Microsoft Excel, permettant une gestion et une analyse faciles des informations.

Champs

Les éléments individuels d'information dans un tableau ou un document, tels que le nom, la date ou le montant d'une facture.

PDF

Format de document portable, utilisé pour représenter des documents de manière indépendante du logiciel, du matériel ou du système d'exploitation.

Prompt

Une instruction ou une question donnée à un assistant IA pour obtenir une réponse ou une action spécifique.

Données soumises à des copyrights

Informations ou créations protégées par des droits d'auteur, ce qui limite leur utilisation sans autorisation.

Tableau croisé dynamique

Un outil d'analyse de données dans Excel qui permet de résumer et d'explorer des ensembles de données complexes.

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Je suis chargé également de traiter et d'établir un suivi de facture

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pour me faciliter la tâche. Je souhaite dans un fichier Excel

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créer un tableau que j alimentai pour assurer ce suivi

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copilote peut-il me faire gagner du temps.

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Vérifions sans attendre au travers de copilote chat,

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étant donné que Copilot dans Excel

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n'est pour le moment pas en capacité de synthétiser un ensemble de documents

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dans une nouvelle conversation copie le chat.

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J'exprime mon prompt de manière précise en spécifiant mon besoin final

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et mon souhait d'identifier les champs à stocker

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pour un suivi efficace.

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Après envoi de ma demande à copilot,

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l'IA m'é tablit une liste de champs à stocker de manière prioritaire,

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ça me semble pertinent et suffisamment complet.

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Ma seconde demande consistera à fournir à Copilot

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un ensemble de factures au format PDF

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issue de fournisseurs différents afin qu'il analyse,

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identifie et extrait les champs de la facture

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dans le but de les associer aux champs proposés par l'IA.

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Lors de mon interaction précédente,

00:01:10

je joins quatre fichiers d'une traite.

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Une fois chargé,

00:01:16

je laisse copilot travailler à ma place.

00:01:20

Copilot me répond et identifie dans chaque PDF les

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champs et les associe au libellé défini au départ,

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c'est vraiment intéressant.

00:01:29

Sous la réponse,

00:01:30

je suis intrigué par le prompt suggéré qui

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me propose de générer un tableau Excel automatiquement.

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Voyons ce que cela donne.

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Ah,

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la génération pose un souci de code de conduite.

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En clair, lorsqu'il s'agit de noms propres,

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de marques ou de données soumises à des copyrights,

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copilot botte en touche

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pour contourner cette limitation,

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demandons à Copilot de structurer la réponse en tableau

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qu'il sera facile de copier coller dans Excel.

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J'ai en réponse une structure qui, visuellement,

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me laisse penser que le copier coller se passera bien.

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Cependant, le format de nombre, notamment au niveau des dates, posera un souci

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Excel attend un slash et non un point comme séparateur.

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Je vais donc demander à mon assistant IA de me transformer les données

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de date et de nombre afin de m'assurer d'une compatibilité avec Excel.

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Aussitôt demandé, aussitôt corrigé.

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Copions à présent le résultat est collons ce tableau dans un classeur Excel

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parfait,

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même si je vais finaliser manuellement

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l'organisation et la personnalisation de mon fichier

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avec le mode tableau.

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Ensuite, j'ai la possibilité d'utiliser copilote dans Excel pour me structurer.

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Pourquoi pas un tableau croisé dynamique.

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Attention quand même à contrôler tout le processus que nous venons de voir,

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certains champs pouvant être mal ou pas du tout renseignés

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avec notre exemple,

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Copilot nous prouve encore une fois que même s'il ne fait pas tout,

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les bénéfices sont là, mesurables au travers d'un gain de temps qui est pour moi

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très précieux.

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