Copilot - Résumer les échanges et proposer un créneau de réunion Tutoriels

Découvrez comment utiliser Copilot pour résumer les échanges par mail, planifier une réunion, et optimiser votre productivité. Avec des fonctionnalités comme la génération d'agenda, le résumé des échanges par mail, et la proposition de créneaux horaires, Copilot simplifie votre organisation. Ne manquez pas cette opportunité de gagner du temps et d'améliorer votre efficacité ! #copilot #IAgénérative #découverte

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Objectifs :

Utilisation efficace de Copilot pour la sélection de produits, la négociation avec les fournisseurs, la planification de réunions et la gestion des échanges par mail.

Chapitres :

Exploitation de Copilot dans la Sélection de Produits et Négociation avec le Fournisseur
Après avoir utilisé Copilot pour la sélection de mes produits et initié une négociation par mail avec mon fournisseur, j'ai été invité par ce dernier à échanger pour finaliser une proposition commerciale et fournir des informations sur l'ouverture d'un compte entreprise Premium. Copilot propose dans un fil de discussion par mail la possibilité de résumer les échanges par points clés, ainsi qu'une aide à la planification de la réunion. Il est important de noter que les fonctionnalités de Copilot ne fonctionnent qu'à partir de votre compte et ne sont pas encore disponibles ou fonctionnelles sur des boîtes mails partagées, ce qui peut être handicapant pour un ou une assistante.
Accès au Compte Microsoft de Julie et Utilisation des Fonctionnalités de Copilot
Pour accéder aux fonctionnalités de Copilot qui m'intéressent, je vais devoir accéder au compte Microsoft de Julie, ma responsable, pour accéder à sa boîte mail. En utilisant la fonctionnalité résumée par Copilot en haut du volet de lecture, CoPilot extrait les éléments essentiels de la conversation, résumant les échanges. La discussion concerne ma demande de tarifs pour des achats informatiques selon un budget et des conditions de règlement. D'autres informations sont extraites et concernent une éventuelle remise. Si je m'engage sur d'autres achats, mon contact m'a proposé de m'exposer tout cela pendant une réunion que je peux définir.
Utilisation de Copilot pour la Planification de Réunions
En utilisant Copilot au travers du bouton planifié, cette fonctionnalité sera en capacité de générer un agenda, soit un ordre du jour, ainsi qu'un résumé des échanges par mail. Le tout est évidemment modifiable dans le détail et présente également une copie de tout le fil d'une discussion originelle. La proposition horaire dans le volet de droite tiendra compte des disponibilités calendaires des participants. Par défaut, seront invitées les personnes faisant partie de la conversation par mail. Il est à noter que cette proposition de planification ne tiendra compte que des disponibilités de mes collaborateurs internes.
Gestion des Disponibilités et Envoi de Sondage de Disponibilité
En dehors de Copilot, j'ai toujours la possibilité de déclencher un sondage de disponibilité, proposant aux participants de voter sur des créneaux de disponibilité que je définis dans le volet de droite. Enfin, une fois que tout est en place, il ne me restera plus qu'à envoyer. C'est simple, efficace et complet, ce qui me laisse du temps pour mes autres tâches.

FAQ :

Qu'est-ce que Copilot et quelles sont ses fonctionnalités ?

Copilot est un outil utilisé pour faciliter la communication professionnelle, la planification de réunions, la rédaction de résumés des échanges par mail, et la gestion des discussions. Ses fonctionnalités incluent la possibilité de résumer les échanges par points clés, l'aide à la planification de réunions, et la proposition horaire pour la coordination des disponibilités des participants.

Qu'est-ce qu'une boîte mail partagée et quelles sont ses avantages ?

Une boîte mail partagée est une boîte de réception de messagerie électronique accessible à plusieurs utilisateurs, permettant le partage et la gestion collective des e-mails. Ses avantages incluent la collaboration efficace, la centralisation des échanges, et la facilitation de la communication interne.

Comment fonctionne le résumé par points clés et en quoi est-il utile ?

Le résumé par points clés est une synthèse des échanges par mail ou des discussions, mettant en évidence les informations essentielles pour une meilleure compréhension et une prise de décision efficace. Il est utile pour récapituler les points saillants des échanges et faciliter la compréhension des sujets abordés.

Qu'est-ce qu'un agenda et comment est-il utilisé dans le contexte professionnel ?

Un agenda est un planning détaillé des événements, des réunions, et des tâches à accomplir, généralement organisé de manière chronologique. Dans un contexte professionnel, il est utilisé pour planifier les activités, les rendez-vous, et les réunions, facilitant ainsi la gestion du temps et des engagements.

Quelle est la proposition horaire et comment peut-elle faciliter la planification de réunions ?

La proposition horaire est une suggestion de créneaux horaires pour la planification de réunions, prenant en compte les disponibilités des participants et facilitant la coordination des agendas. Elle permet de trouver des horaires convenables pour tous les participants, simplifiant ainsi la planification des réunions.

Quelques cas d'usages :

Utilisation de Copilot pour la planification de réunions

Dans un contexte professionnel, Copilot peut être utilisé pour faciliter la planification de réunions en proposant des résumés par points clés, des propositions horaires, et des ordres du jour. Cela permet d'optimiser la coordination des participants, de résumer les échanges par mail, et de garantir une gestion efficace des réunions.

Gestion des boîtes mail partagées avec Copilot

L'utilisation de Copilot pour gérer les boîtes mail partagées permet une collaboration efficace, une centralisation des échanges, et une meilleure communication interne. Copilot facilite la gestion collective des e-mails, la rédaction de résumés, et la coordination des discussions, améliorant ainsi l'efficacité des équipes.

Optimisation de la communication professionnelle avec Copilot

En exploitant les fonctionnalités de Copilot, il est possible d'optimiser la communication professionnelle en résumant les échanges par points clés, en planifiant des réunions efficacement, et en facilitant la coordination des disponibilités. Cela permet d'améliorer la productivité et la clarté des échanges au sein de l'entreprise.

Glossaire :

Copilot

Un outil ou une fonctionnalité utilisée pour faciliter la communication et la collaboration dans le cadre professionnel, notamment pour la gestion des échanges par mail, la planification de réunions, et la rédaction de résumés des échanges clés.

Boîte mail partagée

Une boîte de réception de messagerie électronique accessible à plusieurs utilisateurs, permettant le partage et la gestion collective des e-mails.

Fonctionnalités Copilotes

Les différentes options et capacités offertes par l'outil Copilot pour faciliter la communication, la planification de réunions, la rédaction de résumés, et la gestion des échanges par mail.

Résumé par points clés

Une synthèse des échanges par mail ou des discussions, mettant en évidence les informations essentielles et les points saillants pour une meilleure compréhension et une prise de décision efficace.

Agenda

Un planning détaillé des événements, des réunions, et des tâches à accomplir, généralement organisé de manière chronologique.

Ordre du jour

Une liste structurée des sujets à aborder lors d'une réunion ou d'un événement, permettant de guider et d'organiser les discussions.

Résumé des échanges par mail

Une synthèse des discussions et des échanges par mail, mettant en lumière les informations clés et les décisions prises lors des échanges électroniques.

Proposition horaire

Une suggestion de créneaux horaires pour la planification de réunions, prenant en compte les disponibilités des participants et facilitant la coordination des agendas.

Sondage de disponibilité

Un outil permettant de recueillir les disponibilités des participants pour une réunion ou un événement, en proposant différents créneaux horaires à voter.

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et initié une négociation par mail avec mon fournisseur,

00:00:11

j'ai été invité par ce dernier

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à échanger pour finaliser une proposition commerciale et donner

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des informations sur l'ouverture d'un compte entreprise Premium.

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Copilot propose dans un fil de discussion par mail

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la possibilité de résumer les échanges par points clés

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ainsi qu'une aide à la planification de la Réunion.

00:00:31

Attention,

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les fonctionnalités copilotes ne fonctionnent qu'à partir de votre compte et ne

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sont pas encore aujourd'hui disponibles ou

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fonctionnelles sur des boîtes mails partagées,

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ce qui peut être handicapant pour un ou une assistante.

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Je vais donc devoir dans ce tuto accéder au compte Microsoft de Julie,

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ma responsable,

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pour accéder à sa boîte mail

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pourvue des fonctionnalités copilotes qui m'intéressent.

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Je retrouve bien ici le fil de discussion entre moi et Frédéric Bardy.

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Mon contact chez

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Bureau Tech, mon futur fournisseur.

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J'utilise alors la fonctionnalité résumée par Copilot

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en haut du volet de lecture

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CoPilot m'extrait les éléments essentiels de

00:01:13

la conversation résumant les échanges.

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La discussion est relative à ma demande de tarifs pour des

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achats informatiques selon un budget et des conditions de règlement.

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D'autres informations sont extraites et concernent une éventuelle remise.

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Si je m'engage sur d'autres achats,

00:01:30

mon contact m'a proposé de m'exposer tout cela

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pendant une réunion que je peux définir.

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Je vais de ce pas. Utiliser copilot au travers du bouton planifié avec

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cette fonctionnalité sera en capacité de générer un agenda,

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soit un ordre du jour si vous préférez

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ainsi qu'un résumé des échanges par mail.

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Le tout est évidemment modifiable

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dans le détail et présente également une copie

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de tout le fil d'une discussion originelle.

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L'autre point important est la proposition horaire dans le volet de droite,

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qui tiendra compte des disponibilités calendaires des participants. Par défaut.

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Seront invitées les personnes faisant partie de la conversation par mail.

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Attention,

00:02:11

cette proposition de planification ne tiendra compte

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que des disponibilités de mes collaborateurs internes.

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J'ai toujours la possibilité, hors

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copilote,

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de déclencher un sondage de disponibilité

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proposant aux participants de voter sur des créneaux de disponibilité

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que je définis dans le volet de droite.

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Je n'aurai plus qu'à envoyer.

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C'est simple, efficace et complet,

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ce qui me laisse du temps pour mes autres tâches

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