ChatGPT - Extract Invoice Data and Generate a Pivot Table Tutorial

Unlock the power of efficiency with "extract invoice data and generate a pivot table"! Discover how to automate your invoice tracking, from extracting data from PDFs to crafting structured Excel tables and interactive pivot tables. Watch now and transform your accounting process into a breeze!

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résultat(s)
00:00:06
I am responsible for processing and tracking invoices
00:00:08
related to equipment purchases for my company.
00:00:11
To simplify this task,
00:00:13
I want to create a structured Excel table that will allow me to organize,
00:00:17
analyze,
00:00:18
and efficiently track these invoices.
00:00:20
Can Chat GPT help me save time with this task?
00:00:24
Let's find out.
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In a new conversation with Chat GPT I express my need by asking which essential
00:00:30
fields should be included in my Excel table to ensure clear and usable tracking.
00:00:36
Chat GPT suggests an optimized structure with all
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the necessary information to track my invoices effectively.
00:00:43
This result seems relevant and provides me with a ready
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to use framework without having to think about technical details.
00:00:50
I will now provide Chat GPT with a set of invoices
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in PDF format from different suppliers so it can analyze,
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identify,
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and extract the necessary information to complete my table.
00:01:02
I attach 4 PDF files at once.
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And let chat GPT work for me.
00:01:11
Chat GPT responds by identifying key information in each invoice and organizing
00:01:15
it into a clear structure that matches the previously defined table.
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All data is well extracted and categorized,
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allowing me to have a clean,
00:01:24
directly usable base in Excel.
00:01:27
Once the analysis is complete,
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Chat GPT offers to automatically generate an Excel file containing this data.
00:01:36
Within seconds,
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I retrieve a structured and optimized file ready for invoice tracking.
00:01:42
I download the file and open it directly in Excel.
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Everything is well organized,
00:01:49
enabling me to integrate this data into my workbook.
00:01:54
And refine its formatting.
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Now that my table is operational,
00:02:01
I take it a step further by asking Chat GPT
00:02:04
to analyze my expenses by supplier and by year.
00:02:08
Chat GPT immediately generates a statistical table that allows me to
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visualize my expenses and identify the most frequently used suppliers.
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To go even further,
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I ask it to integrate this new data into my Excel file and add a pivot table.
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Chat GPT updates my file by adding
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a pivot table that provides a synthetic and interactive view of my expenses.
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And in just a few clicks,
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I now have an automated and efficient tracking tool.
00:02:37
In just a few interactions,
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Chat GPT has helped me automate a significant portion of my invoice tracking,
00:02:43
saving me valuable time.
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Although it is not directly integrated into Excel,
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it proves to be an excellent assistant for
00:02:50
efficiently organizing and analyzing my accounting data.

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résultat(s)
00:00:05
Como assistente,
00:00:06
Sou responsável pelo processamento e seguimento das faturas
00:00:08
relacionadas com compras de equipamentos para a minha empresa.
00:00:11
Para simplificar esta tarefa,
00:00:13
Quero criar uma tabela estruturada do Excel que me permita organizar,
00:00:17
analisar,
00:00:18
e rastrear eficientemente essas faturas.
00:00:20
O Chat GPT pode ajudar-me a poupar tempo com esta tarefa?
00:00:24
Vamos descobrir.
00:00:25
Numa nova conversa com o Chat GPT, expresso a minha necessidade perguntando qual é o essencial
00:00:30
os campos devem ser incluídos na minha tabela do Excel para garantir um rastreamento claro e utilizável.
00:00:36
Chat GPT sugere uma estrutura otimizada com todos
00:00:39
as informações necessárias para rastrear as minhas faturas de forma eficaz.
00:00:43
Este resultado parece-me relevante e dá-me um pronto
00:00:46
utilizar framework sem ter de pensar em pormenores técnicos.
00:00:50
Vou agora fornecer ao Chat GPT um conjunto de faturas
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em formato PDF de diferentes fornecedores para que possa analisar,
00:00:57
identificar,
00:00:58
e extrair as informações necessárias para completar a minha tabela.
00:01:02
Anexo 4 ficheiros PDF de uma só vez.
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E deixe o chat GPT funcionar para mim.
00:01:11
O Chat GPT responde identificando as principais informações em cada fatura e organizando
00:01:15
numa estrutura clara que corresponda à tabela previamente definida.
00:01:20
Todos os dados são bem extraídos e categorizados,
00:01:22
permitindo-me ter uma limpeza,
00:01:24
base diretamente utilizável no Excel.
00:01:27
Uma vez concluída a análise,
00:01:29
O Chat GPT oferece a geração automática de um arquivo Excel contendo esses dados.
00:01:36
Em segundos,
00:01:37
Recupero um ficheiro estruturado e otimizado pronto para o seguimento de faturas.
00:01:42
Faço o download do ficheiro e abro diretamente no Excel.
00:01:47
Está tudo bem organizado,
00:01:49
permitindo-me integrar estes dados na minha pasta de trabalho.
00:01:54
E refinar a sua formatação.
00:01:59
Agora que a minha mesa está operacional,
00:02:01
Vou um passo adiante perguntando ao Chat GPT
00:02:04
analisar as minhas despesas por fornecedor e por ano.
00:02:08
O Chat GPT gera imediatamente uma tabela estatística que me permite
00:02:12
visualizar as minhas despesas e identificar os fornecedores mais utilizados.
00:02:18
Para ir ainda mais longe,
00:02:19
Peço-lhe para integrar estes novos dados no meu ficheiro Excel e adicionar uma tabela pivot.
00:02:25
O Chat GPT actualiza o meu ficheiro adicionando
00:02:28
uma tabela dinâmica que fornece uma visão sintética e interativa das minhas despesas.
00:02:32
E em apenas alguns cliques,
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Agora tenho uma ferramenta de rastreamento automatizada e eficiente.
00:02:37
Em apenas algumas interações,
00:02:39
O Chat GPT ajudou-me a automatizar uma parte significativa do meu seguimento de faturas,
00:02:43
poupando-me um tempo valioso.
00:02:45
Apesar de não estar diretamente integrado no Excel,
00:02:48
revela-se um excelente assistente para
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organizar e analisar eficientemente os meus dados contabilísticos.

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