Copilot - Copilot at the service of project reports Tutorial

Unlock the power of AI for project management with "Copilot at the Service of Project Reports." Discover how efficient organization and clear communication can streamline your report creation process. Watch as a project manager leverages generative AI to transform meeting transcriptions into polished reports. Dive in to learn practical tips for time-saving and enhanced productivity using Copilot.

02:36
71 views

Available in AI - Artificial Intelligence

00:00:06

I assist my client in organizing a digital fair

00:00:09

taking place at the end of March.

00:00:12

During our first planning meeting,

00:00:13

I was able to discuss the project for 45 minutes with 3 stakeholders.

00:00:18

We covered various issues,

00:00:19

elements to be implemented and constraints and detail.

00:00:23

A lot of elements emerged that need to be considered,

00:00:25

such as resources to be mobilized,

00:00:28

partners and exhibitors,

00:00:30

actions to be implemented starting today,

00:00:33

the development of a mobile app,

00:00:35

and of course the budget.

00:00:38

All these exchanges

00:00:39

were recorded in a raw transcription during our team's meeting.

00:00:44

I will need to invest significant time to produce a complete and structured report.

00:00:49

Fortunately,

00:00:50

co-pilot is here for me.

00:00:52

However,

00:00:52

I want the final document to be organized as I usually do,

00:00:56

respecting an imposed formalism.

00:00:59

In this Word document,

00:01:00

I have a structural summary of what I expect,

00:01:03

with 13 points corresponding to the sections of my future report.

00:01:08

Each point is detailed and expresses what it

00:01:10

should contain in terms of content and form.

00:01:13

In some sections I want to list,

00:01:15

in others a paragraph or even a table.

00:01:18

This document can be considered a structured prompt.

00:01:21

In short,

00:01:22

the goal is to ask co-pilot to create my report based on this structured document.

00:01:27

From a blank word document,

00:01:29

I use the copilot icon

00:01:31

and write a prompt indicating my need to relate the model

00:01:34

in the meeting transcription

00:01:36

while respecting the instructions of this document.

00:01:39

I specify that the document should not exceed 2 or 3 pages.

00:01:43

I attach the transcription document

00:01:46

and the file containing the desired structure to my prompt.

00:01:50

Co-pilot executes it quite correctly.

00:01:53

Each theme is generated based on my model document.

00:01:56

As per my wish,

00:01:58

I have texts,

00:01:59

lists,

00:02:00

tables,

00:02:01

everything is there,

00:02:03

even if I will have to review,

00:02:05

complete,

00:02:06

or correct as needed.

00:02:08

Now,

00:02:09

before finalizing,

00:02:09

I asked co-pilot to generate a header that must include the author's name

00:02:14

and pagination.

00:02:15

Perfect,

00:02:16

even if here I finalize by shortening and inserting the final numbering.

00:02:20

I can also manually add my company logo before saving and sending the summary.

00:02:25

Once again,

00:02:26

co-pilot proves its efficiency in the added value and time

00:02:29

savings that AI provides in a usually time consuming task.

00:00:05

Como gestor de projetos,

00:00:06

Ajudo o meu cliente a organizar uma feira digital

00:00:09

a decorrer no final de Março.

00:00:12

Durante a nossa primeira reunião de planeamento,

00:00:13

Pude discutir o projeto durante 45 minutos com 3 partes interessadas.

00:00:18

Cobtivemos várias questões,

00:00:19

elementos a implementar e constrangimentos e pormenores.

00:00:23

Surgiram muitos elementos que têm de ser considerados,

00:00:25

tais como os recursos a mobilizar,

00:00:28

parceiros e expositores,

00:00:30

acções a implementar a partir de hoje,

00:00:33

o desenvolvimento de uma aplicação móvel,

00:00:35

e, claro, o orçamento.

00:00:38

Todas estas trocas

00:00:39

foram gravados numa transcrição bruta durante a reunião da nossa equipa.

00:00:44

Terei de investir um tempo significativo para elaborar um relatório completo e estruturado.

00:00:49

Felizmente,

00:00:50

O co-piloto está aqui para mim.

00:00:52

No entanto,

00:00:52

Quero que o documento final seja organizado como costumo fazer,

00:00:56

Respeitar um formalismo imposto.

00:00:59

Neste documento do Word,

00:01:00

Tenho um resumo estrutural do que espero,

00:01:03

com 13 pontos correspondentes às secções do meu futuro relatório.

00:01:08

Cada ponto é detalhado e expressa o que

00:01:10

devem conter em termos de conteúdo e forma.

00:01:13

Em algumas secções que pretendo enumerar,

00:01:15

noutros, um parágrafo ou mesmo uma tabela.

00:01:18

Este documento pode ser considerado um prompt estruturado.

00:01:21

Em suma,

00:01:22

o objectivo é pedir ao co-piloto que crie o meu relatório com base neste documento estruturado.

00:01:27

A partir de um documento do Word em branco,

00:01:29

Eu uso o ícone do copiloto

00:01:31

e escrever um prompt indicando a minha necessidade de relacionar o modelo

00:01:34

na transcrição da reunião

00:01:36

respeitando as instruções do presente documento.

00:01:39

Especifico que o documento não deve exceder 2 ou 3 páginas.

00:01:43

Anexo o documento de transcrição

00:01:46

e o ficheiro que contém a estrutura desejada para o meu prompt.

00:01:50

O co-piloto executa-o correctamente.

00:01:53

Cada tema é gerado com base no meu documento modelo.

00:01:56

De acordo com o meu desejo,

00:01:58

Tenho textos,

00:01:59

listas,

00:02:00

mesas,

00:02:01

está tudo lá,

00:02:03

mesmo que eu tenha de rever,

00:02:05

completo,

00:02:06

ou corrija conforme necessário.

00:02:08

Agora,

00:02:09

antes de finalizar,

00:02:09

Pedi ao co-piloto para gerar um cabeçalho que deve incluir o nome do autor

00:02:14

e paginação.

00:02:15

Perfeito,

00:02:16

mesmo que aqui termine encurtando e inserindo a numeração final.

00:02:20

Também posso adicionar manualmente o logótipo da minha empresa antes de guardar e enviar o resumo.

00:02:25

Mais uma vez,

00:02:26

co-piloto comprova a sua eficiência no valor acrescentado e no tempo

00:02:29

poupanças que a IA proporciona numa tarefa normalmente demorada.

00:00:05

In qualità di project manager,

00:00:06

Assisto il mio cliente nell'organizzazione di una fiera digitale

00:00:09

che si svolgerà alla fine di marzo.

00:00:12

Durante il nostro primo incontro di pianificazione,

00:00:13

Ho potuto discutere del progetto per 45 minuti con 3 parti interessate.

00:00:18

Abbiamo trattato varie questioni,

00:00:19

elementi da implementare, vincoli e dettagli.

00:00:23

Sono emersi molti elementi che devono essere considerati,

00:00:25

ad esempio risorse da mobilitare,

00:00:28

partner ed espositori,

00:00:30

azioni da attuare a partire da oggi,

00:00:33

lo sviluppo di un'app mobile,

00:00:35

e ovviamente il budget.

00:00:38

Tutti questi scambi

00:00:39

sono stati registrati in una trascrizione grezza durante la riunione del nostro team.

00:00:44

Dovrò investire molto tempo per produrre un rapporto completo e strutturato.

00:00:49

Fortunatamente,

00:00:50

Il copilota è qui per me.

00:00:52

Tuttavia,

00:00:52

Voglio che il documento finale sia organizzato come faccio di solito,

00:00:56

rispettando un formalismo imposto.

00:00:59

In questo documento Word,

00:01:00

Ho un riepilogo strutturale di ciò che mi aspetto,

00:01:03

con 13 punti corrispondenti alle sezioni della mia relazione futura.

00:01:08

Ogni punto è dettagliato ed esprime ciò che si intende

00:01:10

deve contenere in termini di contenuto e forma.

00:01:13

In alcune sezioni che voglio elencare,

00:01:15

in altri un paragrafo o anche una tabella.

00:01:18

Questo documento può essere considerato un prompt strutturato.

00:01:21

In breve,

00:01:22

l'obiettivo è chiedere al copilota di creare il mio rapporto sulla base di questo documento strutturato.

00:01:27

Da un documento in formato word vuoto,

00:01:29

Uso l'icona copilota

00:01:31

e scrivo un prompt indicando la mia necessità di correlare il modello

00:01:34

nella trascrizione della riunione

00:01:36

rispettando le istruzioni di questo documento.

00:01:39

Specifico che il documento non deve superare le 2 o 3 pagine.

00:01:43

Allego il documento di trascrizione

00:01:46

e il file contenente la struttura desiderata al mio prompt.

00:01:50

Il copilota lo esegue abbastanza correttamente.

00:01:53

Ogni tema viene generato in base al mio documento modello.

00:01:56

Secondo il mio desiderio,

00:01:58

Ho dei messaggi,

00:01:59

elenchi,

00:02:00

tavoli,

00:02:01

è tutto lì,

00:02:03

anche se dovrò recensire,

00:02:05

completo,

00:02:06

o correggi se necessario.

00:02:08

Ora,

00:02:09

prima di finalizzare,

00:02:09

Ho chiesto al copilota di generare un'intestazione che deve includere il nome dell'autore

00:02:14

e impaginazione.

00:02:15

Perfetto,

00:02:16

anche se qui concludo accorciando e inserendo la numerazione finale.

00:02:20

Posso anche aggiungere manualmente il logo della mia azienda prima di salvare e inviare il riepilogo.

00:02:25

Ancora una volta,

00:02:26

il copilota dimostra la sua efficienza in termini di valore aggiunto e tempo

00:02:29

i risparmi che l'IA offre in un'attività che di solito richiede molto tempo.

00:00:05

Как руководитель проекта,

00:00:06

Я помогаю своему клиенту организовать цифровую ярмарку

00:00:09

которая состоится в конце марта.

00:00:12

Во время нашего первого совещания по планированию

00:00:13

Мне удалось обсудить проект в течение 45 минут с тремя заинтересованными сторонами.

00:00:18

Мы рассмотрели различные вопросы,

00:00:19

элементы, которые необходимо реализовать, ограничения и детали.

00:00:23

Возникло множество элементов, которые необходимо рассмотреть,

00:00:25

такие, как ресурсы, которые необходимо мобилизовать,

00:00:28

партнеры и экспоненты,

00:00:30

действия, которые будут реализованы с сегодняшнего дня,

00:00:33

разработка мобильного приложения,

00:00:35

и конечно же бюджет.

00:00:38

Все эти биржи

00:00:39

были записаны в необработанной транскрипции во время встречи нашей команды.

00:00:44

Мне нужно будет потратить значительное время на подготовку полного и структурированного отчета.

00:00:49

К счастью,

00:00:50

Второй пилот здесь для меня.

00:00:52

Тем не менее,

00:00:52

Я хочу, чтобы окончательный документ был составлен так, как я обычно делаю,

00:00:56

соблюдение навязанного формализма.

00:00:59

В этом документе Word

00:01:00

У меня есть структурное резюме того, что я ожидаю,

00:01:03

из которых 13 пунктов соответствуют разделам моего будущего доклада.

00:01:08

Каждый пункт подробно изложен и отражает суть

00:01:10

должно содержаться как по содержанию, так и по форме.

00:01:13

В некоторых разделах я хочу перечислить,

00:01:15

в других абзац или даже таблица.

00:01:18

Этот документ можно считать структурированной подсказкой.

00:01:21

Короче говоря,

00:01:22

Цель состоит в том, чтобы попросить второго пилота создать мой отчет на основе этого структурированного документа.

00:01:27

Из пустого текстового документа

00:01:29

Я использую значок второго пилота

00:01:31

и напишите подсказку, в которой укажите, что мне нужно связать модель

00:01:34

в расшифровке собрания

00:01:36

соблюдая при этом указания, содержащиеся в этом документе.

00:01:39

Уточняю, что объем документа не должен превышать 2 или 3 страниц.

00:01:43

Я прилагаю документ с расшифровкой

00:01:46

и файл, содержащий желаемую структуру, в мою подсказку.

00:01:50

Co-pilot выполняет его довольно правильно.

00:01:53

Каждая тема генерируется на основе моего модельного документа.

00:01:56

В соответствии с моим пожеланием,

00:01:58

У меня есть сообщения,

00:01:59

списки,

00:02:00

таблицы,

00:02:01

все есть,

00:02:03

даже если мне придется пересматривать,

00:02:05

полный,

00:02:06

или исправьте по мере необходимости.

00:02:08

Теперь

00:02:09

перед окончательной доработкой

00:02:09

Я попросил второго пилота создать заголовок, в котором должно быть указано имя автора

00:02:14

и разбиение на страницы.

00:02:15

Отлично,

00:02:16

даже если здесь я завершу, сократив и вставив окончательную нумерацию.

00:02:20

Я также могу вручную добавить логотип своей компании перед сохранением и отправкой резюме.

00:02:25

Еще раз

00:02:26

co-pilot доказывает свою эффективность с точки зрения добавленной стоимости и времени

00:02:29

экономия, которую ИИ обеспечивает при выполнении обычно трудоемких задач.

00:00:05

Como director de proyectos,

00:00:06

Ayudo a mi cliente a organizar una feria digital

00:00:09

que tendrá lugar a finales de marzo.

00:00:12

Durante nuestra primera reunión de planificación,

00:00:13

Pude hablar sobre el proyecto durante 45 minutos con 3 partes interesadas.

00:00:18

Cubrimos varios temas,

00:00:19

los elementos que deben implementarse y las limitaciones y los detalles.

00:00:23

Surgieron muchos elementos que deben tenerse en cuenta,

00:00:25

como los recursos que deben movilizarse,

00:00:28

socios y expositores,

00:00:30

acciones que se implementarán a partir de hoy,

00:00:33

el desarrollo de una aplicación móvil,

00:00:35

y, por supuesto, el presupuesto.

00:00:38

Todos estos intercambios

00:00:39

se grabaron en una transcripción sin procesar durante la reunión de nuestro equipo.

00:00:44

Tendré que invertir mucho tiempo para elaborar un informe completo y estructurado.

00:00:49

Afortunadamente,

00:00:50

el copiloto está aquí para mí.

00:00:52

Sin embargo,

00:00:52

Quiero que el documento final esté organizado como suelo hacer,

00:00:56

respetando un formalismo impuesto.

00:00:59

En este documento de Word,

00:01:00

Tengo un resumen estructural de lo que espero,

00:01:03

con 13 puntos correspondientes a las secciones de mi informe futuro.

00:01:08

Cada punto es detallado y expresa lo que es

00:01:10

debe contener en términos de contenido y forma.

00:01:13

En algunas secciones quiero enumerar,

00:01:15

en otras, un párrafo o incluso una tabla.

00:01:18

Este documento puede considerarse un mensaje estructurado.

00:01:21

En resumen,

00:01:22

el objetivo es pedirle al copiloto que cree mi informe basándose en este documento estructurado.

00:01:27

A partir de un documento de Word en blanco,

00:01:29

Utilizo el icono del copiloto

00:01:31

y escribo un mensaje indicando mi necesidad de relacionar el modelo

00:01:34

en la transcripción de la reunión

00:01:36

respetando las instrucciones de este documento.

00:01:39

Especifico que el documento no debe superar las 2 o 3 páginas.

00:01:43

Adjunto el documento de transcripción

00:01:46

y el archivo que contiene la estructura deseada a mi solicitud.

00:01:50

Copilot lo ejecuta de forma bastante correcta.

00:01:53

Cada tema se genera en base a mi documento modelo.

00:01:56

Según mi deseo,

00:01:58

Tengo mensajes de texto,

00:01:59

listas,

00:02:00

tablas,

00:02:01

todo está ahí,

00:02:03

aunque tenga que revisarlo,

00:02:05

completo,

00:02:06

o corríjalos según sea necesario.

00:02:08

Ahora,

00:02:09

antes de finalizar,

00:02:09

Le pedí a copilot que generara un encabezado que incluyera el nombre del autor

00:02:14

y paginación.

00:02:15

Perfecto,

00:02:16

aunque aquí termino acortando e insertando la numeración final.

00:02:20

También puedo añadir manualmente el logotipo de mi empresa antes de guardar y enviar el resumen.

00:02:25

Una vez más,

00:02:26

copilot demuestra su eficiencia en cuanto a valor añadido y tiempo

00:02:29

los ahorros que proporciona la IA en una tarea que normalmente consume mucho tiempo.

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