Copilot - Initiate a project budget tracking table with Copilot Tutorial

Unlock the secret to efficient project budget management with our tutorial on 'Initiate a Project Budget Tracking Table with Copilot.' This engaging video guides you through creating a structured budget tracking table in Excel, utilizing generative AI to automate budget allocation. Ideal for intermediate users, discover how to streamline your budgeting process and leverage powerful tools to stay organized and efficient.

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63 views

Available in AI - Artificial Intelligence

00:00:08

and it naturally requires the creation of a dedicated tracking table.

00:00:13

Assigning amounts to action items and tracking expenses can be complex.

00:00:17

Since Microsoft Planner doesn't include built-in budget tracking,

00:00:21

how can we quickly get started with a structured table to meet this need?

00:00:26

That's exactly what we'll cover in this tutorial,

00:00:28

starting from planner.

00:00:30

By clicking on the title of my plan,

00:00:32

I can export it to Excel,

00:00:34

generating a summary of my project's progress.

00:00:37

The resulting file is rather raw.

00:00:41

So I convert it into a structured table format

00:00:44

to improve readability of key information,

00:00:46

such as tasks,

00:00:48

timelines,

00:00:49

priorities,

00:00:49

and time spent.

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My initial goal is to use this file to organize

00:00:53

the budget allocation based on the actions in my plan.

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I also want to build a basic Excel budget tracking sheet.

00:01:00

As always,

00:01:01

the quality of the prompt plays a key role in getting a useful outcome.

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To do this,

00:01:06

I use co-pilot chat to help build a budget based on the exported planner file.

00:01:11

I write a clear and detailed prompt explaining that

00:01:13

I need to generate a budget tracking table,

00:01:16

keeping in mind my total available budget

00:01:18

and allocating specific amounts to certain tasks.

00:01:21

In this example,

00:01:22

I asked co-pilot to distribute the amounts across all the key steps of the project,

00:01:27

taking into account progress so far in any budget already consumed.

00:01:31

Of course,

00:01:32

in a real world scenario,

00:01:33

these decisions would require my own input and judgment,

00:01:36

but here it helps illustrate what copilot can do in just a few minutes.

00:01:41

I also specify in my request that I want the table to categorize tasks by theme.

00:01:46

To give context,

00:01:47

I include the Excel export from Planner.

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Co-pilot then suggests a draft that fits my expectations.

00:01:53

I now have a solid base.

00:02:00

From here,

00:02:01

I asked co-pilot to generate an Excel version of the table.

00:02:07

Using the co-pilot pane in Excel,

00:02:10

I ask it to perform additional calculations.

00:02:14

Such as the remaining budget by category.

00:02:17

A chart with a linked pivot table can be inserted into a dedicated worksheet.

00:02:25

If my request becomes more complex,

00:02:28

such as asking co-pilot to identify potential budget overruns,

00:02:32

it may respond that some data is insufficient.

00:02:35

In that case,

00:02:35

I review the suggestions manually or prompt again with adjustments.

00:02:39

The result is an effective editable base for tracking my project's budget.

00:02:44

In the end,

00:02:45

I rely on this generated table to help manage my budget in a clear and efficient way,

00:02:50

while making manual refinements along the way.

00:00:05

A atribuição de um orçamento é uma componente essencial da gestão de projetos,

00:00:08

e requer naturalmente a criação de uma tabela de rastreamento dedicada.

00:00:13

Atribuir quantias a itens de ação e rastrear despesas pode ser complexo.

00:00:17

Uma vez que o Microsoft Planner não inclui o acompanhamento do orçamento incorporado,

00:00:21

como podemos começar rapidamente com uma tabela estruturada para responder a esta necessidade?

00:00:26

Isso é exatamente o que abordaremos neste tutorial,

00:00:28

a partir do planner.

00:00:30

Ao clicar no título do meu plano,

00:00:32

Posso exportá-lo para o Excel,

00:00:34

gerando um resumo do andamento do meu projeto.

00:00:37

O ficheiro resultante é bastante cru.

00:00:41

Por isso, converto-o num formato de tabela estruturada

00:00:44

melhorar a legibilidade das informações-chave,

00:00:46

tais como tarefas,

00:00:48

cronogramas,

00:00:49

prioridades,

00:00:49

e o tempo gasto.

00:00:51

O meu objetivo inicial é usar este ficheiro para organizar

00:00:53

a dotação orçamental com base nas acções do meu plano.

00:00:56

Também quero construir uma planilha básica de acompanhamento de orçamento do Excel.

00:01:00

Como sempre,

00:01:01

a qualidade do prompt desempenha um papel fundamental na obtenção de um resultado útil.

00:01:05

Para o fazer,

00:01:06

Utilizo o chat co-piloto para ajudar a construir um orçamento com base no ficheiro do planner exportado.

00:01:11

Escrevo um aviso claro e detalhado explicando que

00:01:13

Preciso de gerar uma tabela de acompanhamento de orçamento,

00:01:16

tendo em mente o meu orçamento total disponível

00:01:18

e atribuir montantes específicos a determinadas tarefas.

00:01:21

Neste exemplo,

00:01:22

Pedi ao co-piloto que distribuísse os montantes em todas as etapas principais do projeto,

00:01:27

tendo em conta os progressos realizados até à data em qualquer orçamento já consumido.

00:01:31

Claro,

00:01:32

num cenário do mundo real,

00:01:33

essas decisões exigiriam o meu próprio contributo e julgamento,

00:01:36

mas aqui ajuda a ilustrar o que o copiloto pode fazer em apenas alguns minutos.

00:01:41

Também especifico no meu pedido que quero que a tabela categorize as tarefas por tema.

00:01:46

Para dar contexto,

00:01:47

Incluo a exportação do Excel do Planner.

00:01:49

O co-piloto sugere então um projecto que corresponda às minhas expectativas.

00:01:53

Agora tenho uma base sólida.

00:02:00

A partir daqui,

00:02:01

Pedi ao co-piloto para gerar uma versão Excel da tabela.

00:02:07

Utilizando o painel co-piloto no Excel,

00:02:10

Peço-lhe que realize cálculos adicionais.

00:02:14

Tal como o restante orçamento por categoria.

00:02:17

Um gráfico com uma tabela de articulação pode ser inserido numa folha de cálculo dedicada.

00:02:25

Se o meu pedido se tornar mais complexo,

00:02:28

como pedir ao co-piloto que identifique potenciais excedências orçamentais,

00:02:32

pode responder que alguns dados são insuficientes.

00:02:35

Nesse caso,

00:02:35

Reviso as sugestões manualmente ou solicito novamente com ajustes.

00:02:39

O resultado é uma base editável eficaz para acompanhar o orçamento do meu projeto.

00:02:44

No final,

00:02:45

Conto com esta tabela gerada para ajudar a gerir o meu orçamento de forma clara e eficiente,

00:02:50

ao mesmo tempo que faz refinamentos manuais ao longo do caminho.

00:00:05

L'allocazione di un budget è una componente chiave della gestione del progetto,

00:00:08

e richiede naturalmente la creazione di una tabella di tracciamento dedicata.

00:00:13

L'assegnazione degli importi alle azioni e il monitoraggio delle spese possono essere complessi.

00:00:17

Poiché Microsoft Planner non include il monitoraggio del budget integrato,

00:00:21

come possiamo iniziare rapidamente con una tabella strutturata per soddisfare questa esigenza?

00:00:26

Questo è esattamente ciò che tratteremo in questo tutorial,

00:00:28

a partire dal planner.

00:00:30

Cliccando sul titolo del mio piano,

00:00:32

Posso esportarlo in Excel,

00:00:34

generando un riepilogo dello stato di avanzamento del mio progetto.

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Il file risultante è piuttosto grezzo.

00:00:41

Quindi lo converto in un formato tabellare strutturato

00:00:44

per migliorare la leggibilità delle informazioni chiave,

00:00:46

ad esempio attività,

00:00:48

tempistiche,

00:00:49

priorità,

00:00:49

e tempo impiegato.

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Il mio obiettivo iniziale è usare questo file per organizzare

00:00:53

l'allocazione del budget in base alle azioni del mio piano.

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Voglio anche creare un foglio di monitoraggio del budget Excel di base.

00:01:00

Come sempre,

00:01:01

la qualità del prompt gioca un ruolo chiave nell'ottenere un risultato utile.

00:01:05

Per fare ciò,

00:01:06

Uso la chat di copilota per aiutarmi a creare un budget basato sul file di pianificazione esportato.

00:01:11

Scrivo una richiesta chiara e dettagliata spiegando che

00:01:13

Devo generare una tabella di monitoraggio del budget,

00:01:16

tenendo presente il mio budget totale disponibile

00:01:18

e assegnando importi specifici a determinate attività.

00:01:21

In questo esempio,

00:01:22

Ho chiesto al copilota di distribuire gli importi in tutte le fasi chiave del progetto,

00:01:27

tenendo conto dei progressi compiuti finora nell'ambito del budget già utilizzato.

00:01:31

Certo,

00:01:32

in uno scenario reale,

00:01:33

queste decisioni richiederebbero il mio contributo e il mio giudizio,

00:01:36

ma qui aiuta a illustrare cosa può fare un copilota in pochi minuti.

00:01:41

Nella mia richiesta specifico inoltre che voglio che la tabella classifichi le attività per tema.

00:01:46

Per fornire un contesto,

00:01:47

Includo l'esportazione in Excel da Planner.

00:01:49

Il copilota suggerisce quindi una bozza che soddisfi le mie aspettative.

00:01:53

Ora ho una base solida.

00:02:00

Da qui

00:02:01

Ho chiesto al copilota di generare una versione Excel della tabella.

00:02:07

Utilizzando il pannello copilota in Excel,

00:02:10

Gli chiedo di eseguire calcoli aggiuntivi.

00:02:14

Ad esempio il budget residuo per categoria.

00:02:17

Un grafico con una tabella pivot collegata può essere inserito in un foglio di lavoro dedicato.

00:02:25

Se la mia richiesta diventa più complessa,

00:02:28

ad esempio chiedere al copilota di identificare potenziali sforamenti di budget,

00:02:32

potrebbe rispondere che alcuni dati sono insufficienti.

00:02:35

In tal caso,

00:02:35

Rivedo i suggerimenti manualmente o li richiedo di nuovo con delle modifiche.

00:02:39

Il risultato è un'efficace base modificabile per tenere traccia del budget del mio progetto.

00:02:44

Alla fine,

00:02:45

Faccio affidamento su questa tabella generata per aiutarmi a gestire il mio budget in modo chiaro ed efficiente,

00:02:50

apportando modifiche manuali lungo il percorso.

00:00:05

Выделение бюджета является ключевым компонентом управления проектами,

00:00:08

и для этого, естественно, требуется создание специальной таблицы отслеживания.

00:00:13

Распределение сумм по задачам и отслеживание расходов могут быть сложными.

00:00:17

Поскольку Microsoft Planner не включает встроенное отслеживание бюджета,

00:00:21

как быстро приступить к созданию структурированной таблицы для удовлетворения этой потребности?

00:00:26

Это именно то, что мы рассмотрим в этом уроке,

00:00:28

начиная с планировщика.

00:00:30

Нажав на название моего плана,

00:00:32

Я могу экспортировать его в Excel,

00:00:34

составление сводной информации о ходе выполнения моего проекта.

00:00:37

Полученный файл довольно сырой.

00:00:41

Поэтому я конвертирую его в формат структурированной таблицы

00:00:44

чтобы улучшить читаемость ключевой информации,

00:00:46

например задачи,

00:00:48

сроки,

00:00:49

приоритеты,

00:00:49

и потраченное время.

00:00:51

Моя первоначальная цель — использовать этот файл для организации

00:00:53

распределение бюджета на основе действий, предусмотренных моим планом.

00:00:56

Я также хочу создать базовый лист отслеживания бюджета в Excel.

00:01:00

Как всегда,

00:01:01

Качество подсказки играет ключевую роль в получении полезного результата.

00:01:05

Для этого

00:01:06

Я использую чат для второго пилота, чтобы составить бюджет на основе экспортированного файла планировщика.

00:01:11

Я пишу четкую и подробную подсказку, объясняющую это

00:01:13

Мне нужно создать таблицу отслеживания бюджета,

00:01:16

учитывая мой общий доступный бюджет

00:01:18

и выделение определенных сумм на выполнение определенных задач.

00:01:21

В этом примере

00:01:22

Я попросил второго пилота распределить суммы по всем ключевым этапам проекта,

00:01:27

принимая во внимание прогресс, достигнутый к настоящему времени в рамках любого уже израсходованного бюджета.

00:01:31

Конечно,

00:01:32

в реальном мире

00:01:33

эти решения потребуют моего собственного мнения и суждения,

00:01:36

но здесь можно проиллюстрировать, на что способен второй пилот всего за несколько минут.

00:01:41

В своем запросе я также указываю, что хочу, чтобы в таблице задачи были сгруппированы по темам.

00:01:46

Чтобы дать контекст,

00:01:47

Я включил экспорт Excel из Planner.

00:01:49

Затем второй пилот предлагает проект, соответствующий моим ожиданиям.

00:01:53

Теперь у меня есть прочная основа.

00:02:00

Отсюда

00:02:01

Я попросил второго пилота создать версию таблицы в формате Excel.

00:02:07

Используя панель второго пилота в Excel,

00:02:10

Я прошу его выполнить дополнительные вычисления.

00:02:14

Например, оставшийся бюджет по категориям.

00:02:17

Диаграмму со связанной сводной таблицей можно вставить в специальный рабочий лист.

00:02:25

Если мой запрос усложнится,

00:02:28

например, попросить второго пилота выявить потенциальный перерасход бюджетных средств,

00:02:32

оно может ответить, что некоторых данных недостаточно.

00:02:35

В этом случае

00:02:35

Я просматриваю предложения вручную или снова предлагаю внести изменения.

00:02:39

В результате появилась эффективная редактируемая база для отслеживания бюджета моего проекта.

00:02:44

В конце концов,

00:02:45

Я полагаюсь на эту сгенерированную таблицу, чтобы четко и эффективно управлять своим бюджетом,

00:02:50

попутно внося уточнения вручную.

00:00:05

La asignación de un presupuesto es un componente clave de la gestión de proyectos,

00:00:08

y, naturalmente, requiere la creación de una tabla de seguimiento específica.

00:00:13

La asignación de importes a los elementos de acción y el seguimiento de los gastos pueden resultar complejos.

00:00:17

Como Microsoft Planner no incluye un seguimiento presupuestario integrado,

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¿cómo podemos empezar rápidamente con una tabla estructurada para satisfacer esta necesidad?

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Eso es exactamente lo que trataremos en este tutorial,

00:00:28

empezando por el planificador.

00:00:30

Al hacer clic en el título de mi plan,

00:00:32

Puedo exportarlo a Excel,

00:00:34

generar un resumen del progreso de mi proyecto.

00:00:37

El archivo resultante es bastante crudo.

00:00:41

Así que lo convierto en un formato de tabla estructurado

00:00:44

para mejorar la legibilidad de la información clave,

00:00:46

como tareas,

00:00:48

cronogramas,

00:00:49

prioridades,

00:00:49

y el tiempo empleado.

00:00:51

Mi objetivo inicial es usar este archivo para organizar

00:00:53

la asignación presupuestaria basada en las acciones de mi plan.

00:00:56

También quiero crear una hoja básica de seguimiento presupuestario en Excel.

00:01:00

Como siempre,

00:01:01

la calidad del aviso juega un papel clave para obtener un resultado útil.

00:01:05

Para ello,

00:01:06

Utilizo el chat de copiloto para crear un presupuesto basado en el archivo de planificador exportado.

00:01:11

Escribo un aviso claro y detallado explicando eso

00:01:13

Necesito generar una tabla de seguimiento del presupuesto,

00:01:16

teniendo en cuenta mi presupuesto total disponible

00:01:18

y asignar cantidades específicas a determinadas tareas.

00:01:21

En este ejemplo,

00:01:22

Le pedí al copiloto que distribuyera las cantidades entre todas las etapas clave del proyecto,

00:01:27

teniendo en cuenta los avances realizados hasta el momento en relación con cualquier presupuesto ya consumido.

00:01:31

Por supuesto,

00:01:32

en un escenario del mundo real,

00:01:33

estas decisiones requerirían mi propia opinión y juicio,

00:01:36

pero aquí ayuda a ilustrar lo que copilot puede hacer en solo unos minutos.

00:01:41

También especifico en mi solicitud que quiero que la tabla clasifique las tareas por tema.

00:01:46

Para dar contexto,

00:01:47

Incluyo la exportación a Excel de Planner.

00:01:49

Copilot luego sugiere un borrador que se ajusta a mis expectativas.

00:01:53

Ahora tengo una base sólida.

00:02:00

Desde aquí,

00:02:01

Le pedí al copiloto que generara una versión en Excel de la tabla.

00:02:07

Utilizando el panel de copiloto en Excel,

00:02:10

Le pido que realice cálculos adicionales.

00:02:14

Como el presupuesto restante por categoría.

00:02:17

Se puede insertar un gráfico con una tabla dinámica vinculada en una hoja de trabajo específica.

00:02:25

Si mi solicitud se vuelve más compleja,

00:02:28

como pedirle al copiloto que identifique los posibles sobrecostos presupuestarios,

00:02:32

puede responder diciendo que algunos datos son insuficientes.

00:02:35

En ese caso,

00:02:35

Reviso las sugerencias manualmente o vuelvo a solicitarlas con los ajustes.

00:02:39

El resultado es una base editable eficaz para hacer un seguimiento del presupuesto de mi proyecto.

00:02:44

Al final,

00:02:45

Confío en esta tabla generada para ayudarme a administrar mi presupuesto de manera clara y eficiente,

00:02:50

mientras realizaba ajustes manuales a lo largo del camino.

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