Copilot - Formuler une demande de conditions tarifaires par mail Tutoriels

Découvrez comment formuler une demande de conditions tarifaires par mail de manière efficace. Analysez les conseils d'usage de Copilot et remaniez le contenu pour plus de clarté. Suivez l'assistant IA générative pour une rédaction professionnelle et détaillée. Ne manquez pas les astuces pour un prompt Outlook réussi !

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Objectifs :

Rédiger un mail dans Outlook pour contacter un fournisseur et discuter des conditions tarifaires, en utilisant Copilot pour faciliter la rédaction et la structuration du mail.

Chapitres :

  1. Sélection des Articles Informatiques
    Préalablement, j'ai analysé un catalogue de fournitures et sélectionné des articles informatiques tels que des casques, des souris et des tapis pour mes collaborateurs.
  2. Contextualisation de la Demande dans Outlook
    Pour rédiger un mail dans Outlook contextualisant ma demande, je commence par reprendre une partie de la discussion via une sélection et un copier dans mon historique Copilot. Ensuite, je rédige un nouveau message dans Outlook, l'expédie en tant que Julie, ma responsable m'ayant délégué l'accès à sa boîte mail. Je renseigne les champs destinataires et objets, puis rédige mon prompt en souhaitant un ton professionnel et en spécifiant mes attentes relatives aux conditions tarifaires et mon budget, tout en invitant mon interlocuteur à me répondre rapidement.
  3. Ajout de Détails et Structuration du Mail
    Je précise dans mon prompt le détail des articles qui m'intéressent en collant le détail copié précédemment depuis Copilot. Le résultat généré est plutôt conforme, concis, détaillé et correctement alimenté par les produits que j'avais sélectionnés en amont. Cependant, j'ai oublié d'aborder les conditions de paiement. Je demande à Copilot d'ajouter un paragraphe à ce sujet, exprimant mon souhait de payer par virement trente jours fin de mois. J'ajoute également en introduction que je suis Frédéric, l'assistant de Julie, et que j'envoie le mail depuis la boîte de ma responsable.
  4. Reformulation et Structuration Améliorée
    Après avoir constaté une perte en qualité structurelle du mail, je demande à Copilot de reformuler et de structurer le mail pour plus de clarté. Copilot exécute la demande avec succès, mais le nom de ma responsable a été remplacé par un autre collaborateur. Je souligne que mon environnement professionnel réel peut parfois poser des problèmes dans les exemples fictifs illustrés dans ces vidéos. Malgré cela, je choisis de conserver la proposition de Copilot, apporte quelques modifications et génère l'envoi. J'insiste sur l'importance de relire ce que l'IA génère, soulignant que en tant qu'utilisateur de Copilot, j'engage ma responsabilité personnelle dans ce que je produis. Finalement, je considère que Copilot et moi avons rempli notre objectif sur la forme et le fond, et ce en un temps record.

FAQ :

Qu'est-ce que Copilot?

Copilot est un outil d'IA qui propose des suggestions de texte et structure le contenu pour aider à rédiger des e-mails de manière plus efficace.

Quel est le rôle d'Outlook?

Outlook est un logiciel de messagerie et de gestion d'informations personnelles développé par Microsoft, utilisé pour envoyer et recevoir des e-mails, gérer des calendriers, des tâches et des contacts.

Qu'est-ce que le format PDF?

Le format PDF est un format de fichier portable qui préserve la mise en page d'un document et permet le partage de documents de manière cohérente, indépendamment du logiciel, du matériel ou du système d'exploitation utilisé pour les visualiser.

Qu'est-ce que l'IA?

L'IA, ou Intelligence Artificielle, désigne la capacité des machines à imiter l'intelligence humaine, notamment en apprenant, en résolvant des problèmes et en effectuant des tâches de manière autonome.

Qu'est-ce qu'un virement?

Un virement est un transfert électronique de fonds d'un compte bancaire à un autre, souvent utilisé pour effectuer des paiements ou des transactions financières.

Quelques cas d'usages :

Utilisation de Copilot pour rédiger un e-mail professionnel

Copilot peut être utilisé pour structurer et rédiger des e-mails professionnels de manière efficace, en proposant des suggestions de texte et en aidant à clarifier les idées à communiquer.

Gestion des e-mails avec Outlook

Outlook peut être utilisé pour gérer efficacement les e-mails professionnels, les calendriers, les tâches et les contacts, facilitant ainsi la communication et l'organisation au sein de l'entreprise.

Utilisation des virements pour les paiements professionnels

Les virements peuvent être utilisés pour effectuer des paiements professionnels de manière rapide et sécurisée, facilitant la gestion des transactions financières au sein de l'entreprise.

Glossaire :

Copilot

Un outil d'IA qui aide à rédiger des e-mails en proposant des suggestions de texte et en structurant le contenu.

Outlook

Un logiciel de messagerie et de gestion d'informations personnelles développé par Microsoft.

PDF

Format de fichier portable qui préserve la mise en page d'un document et permet le partage de documents.

IA

Intelligence Artificielle, qui désigne la capacité des machines à imiter l'intelligence humaine.

Virement

Un transfert électronique de fonds d'un compte bancaire à un autre, souvent utilisé pour effectuer des paiements.

résultat(s)
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et sélectionné des articles informatiques à destination mes collaborateurs.
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Casque, souris et tapis.
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Je souhaite contacter mon potentiel fournisseur
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afin d'engager une discussion autour des
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conditions tarifaires étant donné le dépassement
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de budget auquel je suis confronté.
00:00:26
Pour rédiger dans Outlook un mail qui contextualise ma demande,
00:00:30
je commence par reprendre,
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via une sélection et un copier dans mon historique copilote,
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la partie de la discussion qui me servira dans mon prompt outlook.
00:00:41
Côté Outlook, je rédige un nouveau message
00:00:46
j'expédie le message en tant que Julie,
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ma responsable m'ayant délégué l'accès à sa boîte mail.
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Je renseigne ensuite les champs destinataires et objets.
00:00:56
L'accès à copilot se fait soit comme ici dans le
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corps du mail ou évidemment via l'icône du ruban.
00:01:04
Je rédige à présent mon prompt
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en souhaitant un ton professionnel mais également du détail,
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notamment sur mes attentes relatives aux
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conditions tarifaires que je souhaite avantageuses.
00:01:16
J'en profite pour spécifier mon budget tout
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en invitant mon interlocuteur à me répondre rapidement
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avant de valider.
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Je précise dans mon prompt le détail des articles qui m'intéressent
00:01:28
en collant le détail copié précédemment depuis copie, le chat
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Le résultat généré après quelques secondes est
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plutôt conforme,
00:01:38
concis, détaillé,
00:01:39
mais surtout correctement alimenté par les
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produits que j'avais sélectionnés en amont.
00:01:44
Dans le catalogue,
00:01:46
j'ai cependant oublié d'aborder les conditions de paiement
00:01:50
copilot.
00:01:50
Peux tu ajouter un paragraphe en ce sens en faisant part de
00:01:53
mon souhait de payer par virement trente jours fin de mois?
00:02:00
J'ai bien un paragraphe ajouté
00:02:02
parfait.
00:02:04
Il serait bon aussi d'ajouter en introduction que je suis Frédéric,
00:02:08
l'assistant de Julie,
00:02:09
qui m'a chargé de prospecter pour le matériel cité dans le mail.
00:02:13
Je rappelle que j'envoie le mail depuis la boîte de ma responsable.
00:02:17
Copilot s'exécute mais je constate que j'ai perdu en qualité structurelle du mail.
00:02:22
Je demande donc à Copilot de reformuler et de structurer le mail pour plus de clarté
00:02:29
sur ce point. C'est un sans faute,
00:02:31
mais à y regarder de plus près,
00:02:33
le nom de ma responsable a été remplacé par un autre collaborateur.
00:02:38
Pour votre information,
00:02:39
mon environnement professionnel réel peut quelquefois poser souci dans
00:02:43
les exemples fictifs que j'illustre dans ces vidéos.
00:02:46
En l'occurrence, Alain est mon responsable direct.
00:02:50
Je choisis néanmoins de conserver la proposition de copilote.
00:02:54
J'apporte quelques modifications et je peux générer l'envoi.
00:02:57
J'insiste sur le fait qu'il faille vraiment relire ce que l'IA génère.
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En tant qu'utilisateur de copilote,
00:03:03
j'engage ma responsabilité personnelle
00:03:05
dans ce que je produis.
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Pour ma part,
00:03:07
je considère que copilote et moi avons rempli notre objectif sur la forme et le fond,
00:03:12
et ce en un temps record.

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