Copilot - Rédiger une note de service avec Copilot Tutoriels

Dynamisez vos notes de service avec Copilot dans Word ! Commande de souris, tapis ergonomiques et micro casques pour tous les collaborateurs. Utilisez la fonction Copilot pour gagner du temps et insérer un paragraphe encourager la cohésion d'équipe. Découvrez comment générer une image IA représentant un environnement de travail ergonomique. #Copilot #IAgénérative #découverte

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Objectifs :

L'objectif de cette vidéo est de démontrer comment utiliser Word Copilot pour rédiger une note de service informative concernant l'arrivée de nouveaux équipements de bureau, tout en optimisant le temps de travail et en favorisant la cohésion d'équipe.

Chapitres :

  1. Introduction
    Dans cette vidéo, nous allons explorer le processus de rédaction d'une note de service à l'aide de Word Copilot. Cette note informera les employés de l'arrivée imminente de nouveaux équipements de bureau, tels que des souris ergonomiques, des tapis et des micro-casques.
  2. Commande de matériel
    Après des échanges avec le fournisseur de matériel bureautique, notre entreprise a passé commande de divers équipements. Les articles commandés incluent : - Souris ergonomiques - Tapis ergonomiques - Micro-casques Ces équipements seront livrés la semaine prochaine pour tous nos collaborateurs.
  3. Remplacement des bureaux
    En fin d'année, dix bureaux assis-debout remplaceront certains bureaux classiques. Cela fait partie de notre initiative pour améliorer le confort et la productivité des employés.
  4. Rédaction de la note de service
    En tant qu'assistant, je vais rédiger une note de service à envoyer ou à imprimer. Pour cela, j'utiliserai un document type avec notre logo. Je vais également définir la police de caractère conforme à notre charte d'entreprise via l'onglet Conception.
  5. Utilisation de Word Copilot
    Pour m'aider dans la création de la note, je vais utiliser l'icône Copilot présente dans le document. Cela ouvrira une fenêtre où je rédigerai un prompt détaillé. Je préciserai que la note doit être affichée sur un panneau informatif et que le comité de direction a pris en compte les retours sur le matériel.
  6. Détails des achats
    Je vais ajouter que la liste des achats, présente dans deux bons de commande distincts, servira à détailler ce qui a été commandé. Il est important de ne pas mentionner les tarifs ni les références des articles dans la note.
  7. Encouragement à la cohésion d'équipe
    Enfin, je souhaite que Copilot génère un paragraphe destiné à encourager la cohésion d'équipe. Je n'oublierai pas de joindre les deux bons de commande à mon prompt.
  8. Finalisation du document
    Après la génération, le document est conforme à mes attentes. Je vais valider le contenu. Pour dynamiser la note de service, je vais solliciter l'icône Copilot pour générer une image IA représentant un environnement de travail ergonomique.
  9. Choix de l'image
    Le designer Copilot me propose quatre versions d'images. Je vais en choisir une. La mise en forme finale et l'impression de la note de service resteront à ma charge, tout comme l'envoi du mail avec le document en pièces jointes à destination de tous les collaborateurs.
  10. Conclusion
    Malgré ces dernières actions manuelles, j'ai économisé un temps précieux que je peux désormais consacrer à d'autres tâches. L'utilisation de Word Copilot a grandement facilité le processus de rédaction et d'organisation.

FAQ :

Qu'est-ce qu'un fournisseur de matériel bureautique?

Un fournisseur de matériel bureautique est une entreprise ou un individu qui fournit des équipements et des fournitures nécessaires pour le fonctionnement d'un bureau, tels que des ordinateurs, des meubles, et des fournitures de bureau.

Quels sont les avantages des bureaux assis debout?

Les bureaux assis debout permettent aux utilisateurs de changer de position tout au long de la journée, ce qui peut réduire la fatigue, améliorer la posture et diminuer les risques de problèmes de santé liés à la sédentarité.

Comment utiliser Word Copilot pour créer une note de service?

Pour utiliser Word Copilot, ouvrez un document dans Microsoft Word, puis cliquez sur l'icône Copilot. Vous pouvez rédiger un prompt détaillé pour générer une note de service, en spécifiant les informations à inclure.

Pourquoi est-il important de définir une police de caractère conforme à la charte d'entreprise?

Définir une police de caractère conforme à la charte d'entreprise assure la cohérence visuelle des documents, renforce l'identité de la marque et améliore la lisibilité.

Comment encourager la cohésion d'équipe dans une note de service?

Pour encourager la cohésion d'équipe, incluez un paragraphe dans la note de service qui souligne l'importance du travail d'équipe et invite les collaborateurs à collaborer et à partager leurs idées.

Quelques cas d'usages :

Amélioration de l'environnement de travail

Une entreprise peut utiliser les informations sur les bureaux assis debout et les équipements ergonomiques pour améliorer l'environnement de travail de ses employés, ce qui peut conduire à une augmentation de la productivité et à une réduction des absences pour des raisons de santé.

Communication interne efficace

L'utilisation de notes de service bien rédigées et informatives permet de maintenir tous les employés informés des changements et des nouvelles initiatives, favorisant ainsi une culture d'entreprise transparente.

Utilisation de Word Copilot pour la documentation

Les assistants administratifs peuvent tirer parti de Word Copilot pour générer rapidement des documents professionnels, ce qui leur permet de gagner du temps et de se concentrer sur d'autres tâches importantes.

Formation sur l'utilisation d'équipements ergonomiques

Les responsables RH peuvent organiser des sessions de formation pour sensibiliser les employés à l'utilisation correcte des équipements ergonomiques, ce qui peut améliorer leur confort et leur bien-être au travail.

Création de supports visuels attractifs

Les équipes de marketing peuvent utiliser des images générées par IA pour créer des supports visuels attractifs qui illustrent des concepts de manière engageante, renforçant ainsi l'impact de leurs communications.

Glossaire :

fournisseur de matériel bureautique

Une entreprise ou un individu qui fournit des équipements et des fournitures de bureau, tels que des ordinateurs, des imprimantes, des meubles de bureau, etc.

souris ergonomiques

Un type de souris conçu pour réduire la tension et l'inconfort lors de son utilisation, souvent avec une forme qui s'adapte à la main.

tapis ergonomiques

Un tapis conçu pour offrir un soutien et un confort supplémentaires, souvent utilisé avec des bureaux debout pour réduire la fatigue.

micro casques

Des dispositifs audio qui combinent un microphone et des écouteurs, souvent utilisés pour les communications vocales.

bureaux assis debout

Des bureaux réglables qui permettent à l'utilisateur de travailler en position assise ou debout, favorisant une meilleure posture et une réduction des problèmes de santé liés à la sédentarité.

note de service

Un document formel utilisé pour communiquer des informations importantes au sein d'une organisation.

Word Copilot

Une fonctionnalité d'assistance intégrée dans Microsoft Word qui aide à la création de documents en fournissant des suggestions et des modèles.

police de caractère

Le style et la taille des lettres utilisées dans un document, qui peuvent être choisis pour correspondre à l'identité visuelle d'une entreprise.

panneau informatif

Un support visuel utilisé pour afficher des informations importantes à un groupe de personnes, souvent dans un lieu de travail.

cohésion d'équipe

Le degré d'unité et de collaboration entre les membres d'une équipe, essentiel pour un bon fonctionnement et une productivité accrue.

image IA

Une image générée par intelligence artificielle, souvent utilisée pour illustrer des concepts ou des environnements de manière créative.

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des conditions tarifaires qui me conviennent,
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notre entreprise a passé commande de souris et de tapis ergonomiques
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ainsi que de micro-casques qui seront livrés
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semaine prochaine pour tous nos collaborateurs.
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En fin d'année,
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dix bureaux types assis debout viendront
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remplacer certains bureaux dits classiques.
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J'aimerais, en tant qu'assistant,
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rédiger une note de service à envoyer ou à imprimer,
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informant tous les salariés
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de cet arrivage imminent.
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Dans Word, Copilot va m'assister afin de générer ce document informatif.
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Je pars dans mon cas d'un document type pourvu de mon logo.
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J'en profite pour définir dès maintenant la
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police de caractère conforme à ma charte d'entreprise
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via l'onglet Conception
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Police.
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Pour m'aider dans la création de la note,
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l'icône copilot présente dans le corps du document,
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ouvrira une fenêtre dans laquelle je rédige un prompt
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complet et détaillé.
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Je précise que la note est à afficher sur un panneau informatif,
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mais aussi que le comité de direction a pris en compte les remontées sur le matériel.
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J'ajoute que la liste des achats présents dans deux bons de
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commande distincts serviront à détailler ce qui a été commandé.
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Les périphériques informatiques comme les bureaux
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chose importante.
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Je définis à Copilot de ne pas mentionner les tarifs ni les références des articles.
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Enfin, pour terminer cette note,
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je souhaite que Copilot me génère un
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paragraphe destiné à encourager la cohésion d'équipe.
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Bien sûr, je n'oublie pas de joindre les deux bons de commande à mon prompt
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après génération et à première vue, le document est tel que je l'imaginais.
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Je valide.
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Pour dynamiser un peu cette note de service,
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je sollicite l'icône copilot en haut à droite en vue de générer
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une image IA représentant un environnement
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de travail ergonomique et ses périphériques.
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Je souhaite une image simple et réaliste.
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Le designer copilote me propose quatre versions.
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Choisissons en une.
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La mise en forme reste à ma charge cependant,
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tout comme l'impression éventuelle de la note de service ou la génération du
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mail avec le document en pièces jointes à destination de tous les collaborateurs.
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Malgré ces dernières actions manuelles,
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j'ai vraiment économisé un temps précieux que je peux dédier à d'autres tâches

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