Teams - Utiliser la délégation des appels Tutoriels

Découvrez comment utiliser la délégation des appels pour passer, recevoir et gérer les appels au nom de collègues ou responsables. Vous pourrez sélectionner la ligne, répondre, transférer ou rediriger les appels, ainsi que gérer les paramètres d'appel. Cette fonctionnalité offre une flexibilité essentielle pour gérer les appels de plusieurs personnes depuis une seule interface. De plus, elle permet de rejoindre un appel en cours ou de consulter l'historique des appels, simplifiant ainsi la gestion des communications.

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Disponible dans Microsoft365

Objectifs :

L'objectif de cette vidéo est d'apprendre à utiliser la délégation des appels dans IMS1 pour passer, recevoir et gérer des appels au nom d'un collègue ou d'un responsable. Les utilisateurs apprendront à naviguer dans les fonctionnalités de gestion des appels, y compris la sélection de lignes, la réponse aux appels entrants, et l'accès à l'historique des appels.

Chapitres :

Introduction à la Délégation des Appels
Dans cette section, nous allons explorer comment utiliser la fonctionnalité de délégation des appels d'IMS1. Cette fonctionnalité permet à un utilisateur de passer, recevoir et gérer des appels au nom d'un collègue ou d'un responsable.
Passer des Appels au Nom d'un Collègue
En tant que délégué désigné, vous pouvez passer un appel soit en votre nom, soit au nom de la personne que vous assistez. Sous le pavé numérique, il est possible de sélectionner la ligne du collègue ou responsable. Une fois l'appel lancé, le nom du collègue s'affiche chez le destinataire, garantissant que l'appel semble provenir directement de lui.
Gestion des Appels Entrants
Les appels entrants apparaissent à la fois sur votre appareil et sur celui de la personne que vous assistez. Vous avez plusieurs options : répondre immédiatement, transférer l'appel à un autre contact, ou le rediriger vers la messagerie vocale si nécessaire.
Paramètres d'Appel et Flexibilité
Selon les droits accordés, vous pouvez gérer les paramètres d'appel et basculer d'un compte à l'autre à l'aide des onglets situés en haut de la fenêtre. Cette flexibilité vous permet de gérer les appels de plusieurs collègues ou responsables depuis une seule interface, facilitant ainsi votre rôle de délégué.
Récupération des Appels en Attente
Lorsqu'un appel est placé en attente, il vous est possible de le récupérer facilement. Vous pouvez également rejoindre un appel actif si besoin. Lorsque vous avez accès à la ligne de votre collègue ou responsable, vous verrez des notifications signalant un appel en cours. En cliquant sur 'rejoindre', vous entrez dans l'appel sans interrompre la conversation.
Accès à l'Historique des Appels
Enfin, vous avez accès à l'historique des appels, qui vous permet de voir tous les appels passés, manqués ou reçus, tant en votre nom qu'en celui de la personne pour laquelle vous êtes délégué. Cette vue complète facilite le suivi et la gestion des communications.
Conclusion
En résumé, vous savez maintenant comment passer et gérer les appels en utilisant la ligne d'un collègue ou responsable, adapter les paramètres d'appel, et récupérer les appels en attente ou en cours. Vous pouvez également suivre les communications grâce à l'historique des appels.

FAQ :

Qu'est-ce que la délégation des appels ?

La délégation des appels est une fonctionnalité qui permet à un utilisateur de passer et de recevoir des appels au nom d'un collègue ou d'un responsable, facilitant ainsi la gestion des communications.

Comment puis-je passer un appel au nom d'un collègue ?

Pour passer un appel au nom d'un collègue, sélectionnez leur ligne sous le pavé numérique avant de lancer l'appel. Le nom du collègue s'affichera chez le destinataire.

Que faire si je reçois un appel entrant en tant que délégué ?

Lorsque vous recevez un appel entrant, vous pouvez répondre immédiatement, transférer l'appel à un autre contact ou le rediriger vers la messagerie vocale si nécessaire.

Puis-je gérer les appels de plusieurs collègues en même temps ?

Oui, grâce à la fonctionnalité de délégation, vous pouvez gérer les appels de plusieurs collègues ou responsables depuis une seule interface.

Comment accéder à l'historique des appels ?

L'historique des appels est accessible et vous permet de voir tous les appels passés, manqués ou reçus, que ce soit en votre nom ou au nom de la personne que vous assistez.

Quelles sont les options disponibles pour gérer les paramètres d'appel ?

Les paramètres d'appel vous permettent de basculer d'un compte à l'autre et d'adapter la gestion des appels selon vos besoins.

Quelques cas d'usages :

Gestion des appels dans un environnement de bureau

Dans un bureau où plusieurs employés assistent un manager, la délégation des appels permet à un assistant de gérer les communications du manager, en répondant aux appels entrants et en transférant les appels vers d'autres membres de l'équipe si nécessaire.

Support client

Un agent de support peut utiliser la délégation des appels pour gérer les demandes des clients au nom d'un responsable. Cela permet de garantir que les clients reçoivent des réponses rapides et appropriées, même si le responsable n'est pas disponible.

Réunions urgentes

Lors d'une réunion urgente, un délégué peut rejoindre un appel actif pour fournir des informations ou une assistance sans interrompre la conversation, ce qui est crucial pour la continuité des affaires.

Suivi des communications

Un responsable peut utiliser l'historique des appels pour suivre les communications avec les clients ou les partenaires, en s'assurant que toutes les interactions sont documentées et accessibles pour référence future.

Glossaire :

Délégation des appels

Fonctionnalité permettant à un utilisateur de gérer les appels d'un collègue ou d'un responsable, en passant ou en recevant des appels en leur nom.

Appel entrant

Un appel qui est reçu par un utilisateur, qui peut être pris en charge par le délégué ou par la personne à qui l'appel est destiné.

Transférer un appel

Action de rediriger un appel en cours vers un autre contact ou numéro.

Messagerie vocale

Système permettant de laisser un message vocal lorsque l'appelant ne peut pas joindre le destinataire.

Historique des appels

Ensemble des enregistrements des appels passés, manqués ou reçus, permettant de suivre les communications.

Paramètres d'appel

Options configurables qui déterminent comment les appels sont gérés, y compris la possibilité de basculer entre différents comptes.

Rejoindre un appel

Action de participer à un appel en cours, souvent sans interrompre la conversation.

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pour passer recevoir et gérer des appels au nom d'un collègue ou d'un responsable.

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En tant que délégué désigné,

00:00:16

vous pouvez passer un appel en votre nom ou au nom de la personne que vous assistez

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Sous le pavé numérique,

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il vous est possible de sélectionner la ligne du collègue ou responsable.

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Une fois l'appel lancé,

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le nom du collègue s'affiche chez le destinataire,

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garantissant que l'appel semble provenir directement de lui.

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Cette fonctionnalité est aussi disponible dans une conversation.

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Les appels entrants apparaissent à la fois chez vous

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et sur l'appareil de la personne que vous assistez.

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Vous pouvez répondre immédiatement transférer l'appel à un autre contact

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ou le rediriger vers la messagerie vocale si nécessaire.

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Selon les droits accordés,

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vous pouvez aussi gérer les paramètres d'appel

00:01:00

basculer d'un compte à l'autre à l'aide des onglets situés en haut de la fenêtre.

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Cette flexibilité vous permet de gérer les appels de

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plusieurs collègues ou responsables depuis une seule interface,

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facilitant ainsi votre rôle de délégué.

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Lorsqu'un appel est placé en attente,

00:01:16

il vous est possible de le récupérer facilement.

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Il vous est également possible de rejoindre un appel actif si besoin.

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Lorsque vous avez accès à la ligne de votre collègue ou responsable,

00:01:27

vous verrez ici les notifications signalant un appel en cours

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en cliquant sur rejoindre par exemple,

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Vous entrez dans l'appel en toute transparence,

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sans que la conversation soit interrompue.

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Cela peut être particulièrement utile en cas de réunion urgente ou

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si l'on a besoin de votre assistance en cours d'appel.

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Enfin, vous avez aussi accès à l'historique des appels.

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Cet historique vous permet de voir tous les appels passés,

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manqués ou reçus aussi bien en votre nom qu'en

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celui de la personne pour laquelle vous êtes délégué.

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Cette vue complète facilite le suivi et la gestion des communications.

00:02:07

Et voilà, vous savez comment

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passer et gérer les appels en utilisant la ligne d'un collègue ou responsable,

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adapter les paramètres d'appel et récupérer les appels en attente ou en cours.

00:02:18

Suivre les communications grâce à l'historique des appels

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