SharePoint - Partager un document à une personne externe à mon site SharePoint Vidéo

Apprenez comment partager facilement des documents avec des personnes externes à votre site SharePoint. Découvrez les étapes simples pour partager et collaborer efficacement avec vos collègues et partenaires.

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Objectifs :

L'objectif de cette vidéo est d'apprendre à partager un document d'une bibliothèque SharePoint avec une personne qui n'a pas accès à ce site, tout en respectant les bonnes pratiques de sécurité.

Chapitres :

  1. Introduction
    Dans le cadre de votre travail, vous êtes amené à collaborer sur des documents stockés dans SharePoint. Cependant, il peut arriver que vous ayez besoin de partager un document avec un collègue qui n'a pas accès à votre site SharePoint. Cette vidéo vous guide à travers le processus de partage d'un document de manière sécurisée.
  2. Méthodes de partage
    Pour partager un document, il est essentiel de ne pas donner un accès complet à tout le site SharePoint, car cela pose des problèmes de sécurité. Voici les étapes à suivre pour partager un document de manière sécurisée :
  3. Types de liens
    Il existe plusieurs types de liens que vous pouvez créer pour partager un document :
  4. Envoi du lien
    Après avoir créé le lien, vous pouvez l'envoyer à votre collègue, par exemple, en lui écrivant un message ou en le copiant dans une réunion Teams ou un email. Vous pouvez également ajouter un message qui sera envoyé par email à la personne.
  5. Gestion des accès
    Une fois que votre collègue a reçu le lien, vous pouvez gérer l'accès à tout moment. Si vous devez retirer l'accès, voici comment procéder :
  6. Conclusion
    En quelques clics, vous pouvez partager un document d'une bibliothèque SharePoint avec une personne externe tout en respectant les bonnes pratiques de sécurité. Il est recommandé de vérifier régulièrement les liens partagés pour s'assurer qu'ils sont toujours valides et nécessaires.

FAQ :

Comment partager un document SharePoint avec quelqu'un qui n'a pas accès au site?

Vous pouvez partager le document en créant un lien spécifique pour cette personne. Il suffit de sélectionner le document, de cliquer sur le symbole de partage, de choisir le type de lien et d'entrer l'adresse email de la personne.

Quels types de liens puis-je créer pour partager un document?

Il existe plusieurs types de liens : un lien accessible à tous, un lien accessible uniquement aux membres de votre organisation, un lien pour une personne ayant déjà accès, et un lien sécurisé pour une personne spécifique.

Que faire si je veux retirer l'accès d'une personne à un document partagé?

Vous pouvez retirer l'accès en cliquant sur les trois petits points à côté du document partagé et en sélectionnant l'option pour supprimer le lien. Cela coupera immédiatement l'accès de la personne.

Comment savoir si un lien partagé est toujours valide?

Vous pouvez vérifier la validité des liens partagés en consultant l'onglet des liens dans SharePoint. Cela vous permettra de voir quels liens sont encore actifs.

Est-il sécuritaire de partager des documents via SharePoint?

Oui, tant que vous utilisez les options de partage appropriées et que vous choisissez le type de lien qui respecte les bonnes pratiques de sécurité.

Quelques cas d'usages :

Partage de documents pour la collaboration

Dans un environnement de travail, un employé peut avoir besoin de partager un document avec un collègue externe pour obtenir des retours. En utilisant SharePoint, il peut créer un lien sécurisé vers le document, permettant à son collègue de le consulter sans avoir accès à l'ensemble du site SharePoint.

Gestion des autorisations de documents

Un responsable de projet peut partager des documents avec différents membres de l'équipe en définissant des autorisations spécifiques. Cela permet de contrôler qui peut modifier ou consulter les documents, garantissant ainsi la sécurité des informations sensibles.

Vérification régulière des liens partagés

Une entreprise peut établir une procédure trimestrielle pour vérifier les liens partagés dans SharePoint. Cela permet de s'assurer que seuls les utilisateurs autorisés ont accès aux documents et de retirer les accès obsolètes.

Communication efficace via Teams

Lors d'une réunion Teams, un employé peut partager un lien vers un document SharePoint en temps réel. Cela facilite la collaboration et permet à tous les participants d'accéder aux informations nécessaires instantanément.

Glossaire :

SharePoint

Une plateforme de collaboration développée par Microsoft qui permet de stocker, gérer et partager des documents et des informations au sein d'une organisation.

Document Word

Un fichier créé avec Microsoft Word, un logiciel de traitement de texte, utilisé pour rédiger et formater des documents.

Lien

Une URL ou un hyperlien qui permet d'accéder à un document ou une ressource en ligne.

Autorisation

Les permissions accordées à un utilisateur pour accéder ou modifier un document ou une ressource.

Accès complet

La capacité d'un utilisateur à visualiser, modifier et gérer tous les aspects d'un document ou d'un site.

Sécurité

Les mesures prises pour protéger les informations et les ressources contre les accès non autorisés.

Notification

Un message informant un utilisateur d'un événement ou d'une mise à jour, souvent envoyé par email.

résultat(s)
00:00:00
Vous travaillez actuellement sur
00:00:01
un appel d'offres dans votre
00:00:04
bibliothèque de documents SharePoint
00:00:06
sous la forme de ce document Word.
00:00:09
Vous souhaitez avoir l'avis
00:00:10
d'un ou d'une de vos collègues.
00:00:11
Malheureusement, cette personne ne
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fait pas partie de ce site SharePoint.
00:00:16
Comment pouvez vous lui partager
00:00:19
ce document ?
00:00:19
Lui donner un accès complet à
00:00:22
tout le site SharePoint simplement
00:00:24
pour utiliser un document et tout
00:00:27
simplement inenvisageable en termes
00:00:28
de sécurité et de bonnes pratiques.
00:00:31
Nous.
00:00:31
Tout simplement venir partager
00:00:33
ce document sous forme de lien.
00:00:36
Nous allons commencer par mettre
00:00:37
notre souris sur le nom du document,
00:00:39
puis sur le symbole juste à droite.
00:00:44
Cela me permet de créer un lien
00:00:47
vers ce document.
00:00:48
Je vais choisir le type de lien
00:00:51
par défaut dans mon organisation.
00:00:53
Le type de lien.
00:00:54
Les personnes que vous spécifiez
00:00:56
peuvent modifier le contenu.
00:00:58
Cela signifie que je dois venir
00:01:01
définir précisément le nom d'une personne.
00:01:04
Si je rentre le nom de Lisa,
00:01:07
je choisis ensuite le type d'autorisation.
00:01:09
Est ce que l'ISAPORA modifier,
00:01:11
consulter ou réviser ce document
00:01:13
ici elle pourra le modifier.
00:01:16
Je peux ici lui écrire un message
00:01:19
qui lui parviendra sous forme de mail
00:01:21
si je clique sur le bouton envoyer.
00:01:24
Si je clique sur le bouton copier le lien,
00:01:26
Eh bien je pourrais simplement lui
00:01:29
copier ce lien dans une réunion teams
00:01:31
par message teams ou dans un email
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que je suis déjà en train d'écrire.
00:01:37
Si ce type de lien ne me convient pas,
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un simple clic gauche dessus
00:01:42
et j'ai maintenant accès aux
00:01:44
différentes possibilités proposées
00:01:46
au sein de mon organisation.
00:01:49
Le premier type de lien est
00:01:52
généralement désactivé.
00:01:53
Ce lien est ouvert à absolument toutes
00:01:55
les personnes pouvant tomber dessus.
00:01:57
La notion de sécurité n'est donc pas
00:02:00
très respectée en ce qui le concerne.
00:02:02
Le 2e lien signifie simplement que
00:02:05
seules des personnes au sein de
00:02:07
votre organisation pourront l'ouvrir.
00:02:09
Le 3e est un lien que je vais
00:02:12
créer pour quelqu'un ayant déjà un
00:02:14
accès à ce dernier.
00:02:15
Et le 4e,
00:02:16
le plus sécurisé en ce qui nous
00:02:18
concerne en terme de bonnes pratiques,
00:02:21
signifie que seule la personne définie
00:02:23
dans ce lien pourra cliquer dessus.
00:02:29
Je clique sur appliquer. Envoyer ?
00:02:36
Lisa a bel et bien reçu mon lien.
00:02:39
Elle n'a pas accès au site
00:02:41
SharePoint complet hub biosmith.
00:02:43
Une fois son retour effectué sur ce
00:02:45
document, je peux revenir dessus,
00:02:47
cliquer sur les 3 petits points.
00:02:50
J'ai relax, l'accès.
00:02:53
Et je retrouverai dans l'onglet lien.
00:02:57
Les liens différents que j'ai pu créer,
00:03:00
nous vous invitons non pas
00:03:03
quotidiennement mais peut-être
00:03:05
mensuellement trimestriellement
00:03:06
à venir vérifier les liens étant
00:03:08
actuellement dans la nature.
00:03:10
Ici, le lien de Lisa est encore valide.
00:03:13
Elle m'a fait son retour,
00:03:14
elle n'a plus besoin d'y avoir accès.
00:03:16
Pour éviter toute maladresse,
00:03:18
je clique sur le symbole de
00:03:20
poubelle afin de supprimer ce lien.
00:03:23
Son accès se coupe instantanément et
00:03:25
elle ne recevra pas de notification.
00:03:28
J'ai donc en quelques clics partager
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un document d'une bibliothèque
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SharePoint à une personne
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externe à cette bibliothèque.

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résultat(s)
00:00:00
Está atualmente a trabalhar em
00:00:01
um convite à apresentação de propostas no seu
00:00:04
Biblioteca de Documentos do SharePoint
00:00:06
na forma deste documento do Word.
00:00:09
Gostaria de ter a opinião
00:00:10
um dos seus colegas.
00:00:11
Infelizmente, esta pessoa não
00:00:13
não faz parte deste site do SharePoint.
00:00:16
Como você pode compartilhá-lo com ele?
00:00:19
este documento?
00:00:19
Dê-lhes acesso total a
00:00:22
Todo o site do SharePoint simplesmente
00:00:24
Para usar um documento e tudo
00:00:27
simplesmente impensável em termos de
00:00:28
segurança e melhores práticas.
00:00:31
Nós.
00:00:31
Basta vir e compartilhar
00:00:33
Este documento está ligado a este documento.
00:00:36
Vamos começar por colocar
00:00:37
o rato sobre o nome do documento,
00:00:39
e, em seguida, clique no símbolo à direita.
00:00:44
Permite-me criar uma ligação
00:00:47
a este documento.
00:00:48
Vou escolher o tipo de link
00:00:51
padrão na minha organização.
00:00:53
O tipo de ligação.
00:00:54
As pessoas que você especificar
00:00:56
pode editar o conteúdo.
00:00:58
Isso significa que tenho de vir
00:01:01
Defina com precisão o nome de uma pessoa.
00:01:04
Se eu digitar o nome de Lisa,
00:01:07
Em seguida, escolho o tipo de permissão.
00:01:09
O ISAPORA modifica,
00:01:11
Consultar ou rever este documento
00:01:13
aqui ela será capaz de mudá-lo.
00:01:16
Posso escrever-lhe uma mensagem aqui
00:01:19
que lhe será enviado sob a forma de um e-mail
00:01:21
Se eu clicar no botão enviar.
00:01:24
Se eu clicar no botão copiar link,
00:01:26
Bem, eu poderia apenas dizer-lhe
00:01:29
Copiar este link para uma reunião do Teams
00:01:31
por mensagem do Teams ou em um e-mail
00:01:34
que já estou escrevendo.
00:01:37
Se este tipo de link não me convém,
00:01:39
um simples clique esquerdo sobre ele
00:01:42
e agora tenho acesso ao
00:01:44
Diferentes possibilidades oferecidas
00:01:46
dentro da minha organização.
00:01:49
O primeiro tipo de link é
00:01:52
geralmente deficientes.
00:01:53
Este link está aberto a absolutamente todos
00:01:55
pessoas que podem tropeçar nele.
00:01:57
Por conseguinte, a noção de segurança não é
00:02:00
altamente respeitado no que lhe diz respeito.
00:02:02
O 2º link significa simplesmente que
00:02:05
apenas pessoas dentro da seringa
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Sua organização poderá abri-lo.
00:02:09
O 3º é um link que eu vou
00:02:12
criar para alguém que já tem um
00:02:14
acesso a este último.
00:02:15
E a 4ª,
00:02:16
o mais seguro para nós.
00:02:18
em termos de boas práticas,
00:02:21
significa que apenas a pessoa definida
00:02:23
neste link será capaz de clicar sobre ele.
00:02:29
Clico em aplicar. Enviar?
00:02:36
Lisa recebeu meu link.
00:02:39
Ela não tem acesso ao site
00:02:41
Hub biosmith completo do SharePoint.
00:02:43
Uma vez que ele tenha voltado a este
00:02:45
documento, posso voltar a ele,
00:02:47
Clique nos 3 pontos.
00:02:50
Eu relaxei, acesso.
00:02:53
E vou encontrá-lo na aba do link.
00:02:57
Os diferentes links que eu fui capaz de criar,
00:03:00
Convidamo-lo a não
00:03:03
diariamente, mas talvez
00:03:05
mensal trimestral
00:03:06
Em breve verifique os links que estão sendo
00:03:08
atualmente na natureza.
00:03:10
Aqui, o link de Lisa ainda é válido.
00:03:13
Ela me devolveu
00:03:14
já não precisam de ter acesso a ele.
00:03:16
Para evitar qualquer constrangimento,
00:03:18
Clico no botão
00:03:20
lixeira para remover este link.
00:03:23
O seu acesso é instantaneamente cortado e
00:03:25
Ela não receberá nenhuma notificação.
00:03:28
Então, em poucos cliques eu posso compartilhar
00:03:31
um documento de uma biblioteca
00:03:32
SharePoint para uma pessoa
00:03:34
externo a esta biblioteca.

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