Power Automate - Flow - Excel : Lister les fichiers d'un canal dans un classeur Excel avec power Automate Vidéo
Ce tutoriel vous montre comment utiliser Power Automate pour créer un listing des fichiers présents dans un canal Teams ou une bibliothèque SharePoint, et les stocker dans un fichier Excel. Apprenez à configurer un flux instantané qui génère une nouvelle feuille de calcul à chaque exécution, y insère un tableau contenant le nom, le chemin, et le dernier utilisateur ayant modifié chaque fichier. Ce guide est idéal pour organiser et analyser les contenus de vos canaux Teams de manière efficace.
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Excel : Associer les scripts Excel et les flux Power Automate
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Créer un flux basé sur un modèle avec Power Automate
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Créer un flux planifié avec Power Automate
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Partager des flux Power Automate
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Ajouter des actions conditionnelles "Switch" dans Power Automate
- 05:25
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Créer un flux automatisé avec Power Automate
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Ajouter des actions conditionnelles "IF" dans Power Automate
- 03:27
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Exploiter les variables associées à Power FX dans Power Automate
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Comprendre les étapes de création d'un flux Power Automate
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Manipuler les contenus dynamiques avec Power FX
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Se familiariser avec les différents types de flux
- 01:52
- Vu 530 fois
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Créer un flux instantané avec Power Automate
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Comprendre les spécificités et prérequis liés aux flux de bureau
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Accéder à Power Automate pour le web
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Créer un flux simple avec l'IA Copilot
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L'application mobile Power Automate
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Dropbox : Créer un SAS d'échanges entre Sharepoint et un autre service de stockage
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Découvrir "l'Espace de construction"
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Planifier l'envoi de mails dans Outlook
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Présentation de l’interface Microsoft To Do
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Créer un contact, ajouter et utiliser les contacts
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Planifier une réunion en ligne Teams
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Les tâches Outlook dans To Do
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Synchronisez OneDrive avec votre ordinateur (Windows 10 - 1709)
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Organiser dans des dossiers
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L'application Mobile avec Teams
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Gérer les demandes de congés ou d'échange
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Créer une nouvelle tâche dans To Do sur mobile
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Enregistrer, exporter et partager
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Ajouter des dates et échéances à vos tâches
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Créer et partager des listes avec d’autres personnes
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Shift et l'imbrication Teams
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Synchronisation et partage
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L’assistant de concentration
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Ajouter des dates et échéances à vos tâches
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Organisation des notes
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Créer une tâche à partir d'un message
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Créer des chapitres
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Organiser vos tâches pour votre journée
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L’explorateur de fichiers
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Classer vos listes personnalisées dans des groupes
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Transformer des pages web en application (AWP - Application Web Progressives)
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Centraliser les évènements importants au sein d'un même calendrier de canal
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Le menu Démarrer
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Déplacement ou suppression
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Comment travailler avec l’interface Microsoft Loop ?
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Rendez-vous virtuels
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Qu’est que Microsoft Loop ?
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Sharepoint : Automatiser le déplacement de fichiers dans une bibliothèque d'archives
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La barre des tâches
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Consulter ses événements
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Modifier, supprimer un partage
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Organiser vos messages à l'aide des règles
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Utiliser les catégories
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Sharepoint : Associer Microsoft Forms et Lists dans un flux Power Automate
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Utiliser l'historique de document ou restaurer un document à une version antérieure
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Créer une tâche
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Assigner une tâche
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Redéfinir la confidentialité pour des réunions hautement sécurisées
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Episode 6 - Enchaine les copier/coller avec le presse-papier
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Epingler un document en tête de liste
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Nettoyer sa boîte de réception
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Gérer les espaces de stockages sur Teams
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Courriers indésirables
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Comprendre la notion de variables et de boucles dans Power Automate
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Récupérer les données d'une page web et les inclure dans excel
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Utiliser le mode conversation
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Créer un flux d'approbation grâce à Power Automate
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Utiliser les corbeilles pour restaurer des documents
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Excel : Associer les scripts Excel et les flux Power Automate
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Centraliser les événements importants au sein d'un même calendrier de canal
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Créer un flux basé sur un modèle avec Power Automate
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Créer un flux planifié avec Power Automate
- 01:45
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Créer un rendez-vous
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Synchroniser OneDrive avec un ordinateur
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Utiliser des connecteurs pour recevoir des notifications
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Modifier ou supprimer un rendez-vous, une réunion ou un évènement
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- Vu 945 fois
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Filtrer l'affichage de ses documents
- 1:17
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Partager des flux Power Automate
- 02:55
- Vu 892 fois
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Modifier la police par défaut de vos emails
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Ajouter des actions conditionnelles "Switch" dans Power Automate
- 05:25
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Renseigner ses horaires de travail dans Outlook
- 02:21
- Vu 745 fois
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Créer un flux automatisé avec Power Automate
- 04:04
- Vu 743 fois
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Ajouter des actions conditionnelles "IF" dans Power Automate
- 03:27
- Vu 730 fois
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Créer votre page de réservation pour la prise de rendez-vous (Bookings)
- 04:04
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Exploiter les variables associées à Power FX dans Power Automate
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- Vu 686 fois
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Supprimer les doublons
- 01:59
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Ajouter des filtres
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Changer le format d'une colonne
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Episode 11 - Transformer un site web en application
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Fusionner deux colonnes
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Gérer l'espace de stockage
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Présentation de Microsoft Planner
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Couper une colonne en deux
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Trier ses données
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- Vu 618 fois
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Comprendre les étapes de création d'un flux Power Automate
- 02:01
- Vu 610 fois
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Dupliquer une colonne
- 01:58
- Vu 605 fois
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Gérer les affichages
- 03:11
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Changer les colonnes d'ordre
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Changer l'espace de stockage d'une bibliothéque synchronisée
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- Vu 585 fois
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Utiliser des documents dans un dossier de bibliothèque synchronisée
- 1:44
- Vu 577 fois
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Manipuler les contenus dynamiques avec Power FX
- 04:38
- Vu 541 fois
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Ajouter des filtres sur des graphiques croisés dynamiques
- 01:15
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Supprimer des colonnes
- 03:21
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Se familiariser avec les différents types de flux
- 01:52
- Vu 530 fois
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Créer un flux instantané avec Power Automate
- 03:17
- Vu 530 fois
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Comprendre les spécificités et prérequis liés aux flux de bureau
- 03:21
- Vu 528 fois
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Accéder à Power Automate pour le web
- 01:48
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Supprimer des lignes
- 02:28
- Vu 509 fois
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Créer une tâche ou un rappel
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Utiliser l'Assistant Planification
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Gérer les notifications de nouveau message
- 02:02
- Vu 492 fois
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Créer un flux simple avec l'IA Copilot
- 07:43
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Présentation de Microsoft Viva
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- Vu 433 fois
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Créer différents types d'évenements
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Utiliser les catégories
- 02:52
- Vu 421 fois
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Comprendre l'intérêt de Power Automate
- 01:47
- Vu 420 fois
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Créer un flux de bureau Power Automate en partant d'un modèle
- 04:20
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Utiliser le tableau de bord de sondage de planification
- 03:17
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Créer un sondage de planification de réunion
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L'application mobile Power Automate
- 01:44
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Créer une tâche à partir d'un message
- 01:58
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Découvrir l'interface d'accueil Power Automate
- 03:48
- Vu 372 fois
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Dropbox : Créer un SAS d'échanges entre Sharepoint et un autre service de stockage
- 04:02
- Vu 370 fois
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Créer un rendez-vous ou réunion
- 01:51
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Présentation et découverte du calendrier
- 02:07
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Faciliter la prise de note avec OneNote et Outlook
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- Vu 355 fois
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Accorder un accès à un délégué dans l'administration de Microsoft 365
- 01:48
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Créer ou gérer des rdv sur un calendrier en délégation
- 02:32
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Créer un modèle de message électronique
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Rappeler ou remplacer un message électronique
- 01:48
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Mise en place d'une délégation de messagerie
- 02:51
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Organiser vos messages à l'aide des règles
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Découvrir "l'Espace de construction"
- 02:38
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Triez plus facilement votre courrier
- 01:27
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Nettoyer sa boîte de réception
- 01:25
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Planifier l'envoi de mails dans Outlook
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Respecter les horaires de déconnexion de vos collègues (Viva Insights)
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Envoyer des réponses automatiques d'absence du bureau
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- 02:20
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Afficher d'autres calendriers
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Préparer vos absences avec Viva Insight
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Déléguer son calendrier
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Afficher trois fuseaux horaires
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Répondre aux invitations en tant que délégué
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Episode 14 - Regrouper les équipes et les conversations Teams
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Utilisation d'une boîte collaborative
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Gérer et mettre à jour une liste en toute simplicité
- 01:14
- Vu 63 fois
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Créer une liste en quelques clics grâce aux modèles
- 01:41
- Vu 47 fois
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Ajouter facilement des données dans votre liste
- 01:08
- Vu 46 fois
-
Créer une liste à partir de zéro
- 01:37
- Vu 42 fois
-
Premiers pas dans l’interface de Lists
- 01:57
- Vu 41 fois
-
Gérer vos listes depuis votre mobile
- 01:35
- Vu 38 fois
-
Rester informé grâce aux alertes personnalisées
- 01:50
- Vu 38 fois
-
Organiser votre formulaire de saisie
- 01:25
- Vu 35 fois
-
Collaborer efficacement sur vos listes via Teams
- 01:27
- Vu 34 fois
-
Pourquoi utiliser Microsoft Lists ?
- 01:60
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Mettre en valeur ses données avec les affichages
- 02:07
- Vu 29 fois
-
Afficher les bonnes informations grâce aux tris et filtres
- 02:18
- Vu 28 fois
-
Transformer vos données Excel en liste intelligente
- 02:07
- Vu 26 fois
-
Choisir le type de colonne adapté
- 02:53
- Vu 26 fois
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Partager vos listes en toute simplicité
- 01:25
- Vu 24 fois
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Ajouter et personnaliser une colonne
- 02:19
- Vu 23 fois
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Premiers pas avec la fonction Patch
- 05:03
- Vu 8 fois
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Envoyer un Email avec Power Apps et Outlook
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Créer des Filtres Dynamiques avec Formules Nommées
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Palette de Couleurs Dynamique avec Formules Nommées
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Initiation aux Formules Nommées
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Premiers pas avec les variables
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Rester informé grâce aux alertes personnalisées
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Collaborer efficacement sur vos listes via Teams
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Partager vos listes en toute simplicité
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Mettre en valeur ses données avec les affichages
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Organiser votre formulaire de saisie
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Choisir le type de colonne adapté
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Ajouter et personnaliser une colonne
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Gérer et mettre à jour une liste en toute simplicité
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Ajouter facilement des données dans votre liste
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Transformer vos données Excel en liste intelligente
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Créer une liste à partir de zéro
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Créer une liste en quelques clics grâce aux modèles
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Gérer vos listes depuis votre mobile
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Premiers pas dans l’interface de Lists
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Pourquoi utiliser Microsoft Lists ?
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Préparer vos galeries dynamiques
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Composants réutilisables
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Maîtriser les conteneurs
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Objectifs :
Ce tutoriel vise à démontrer comment ajouter du contenu à un fichier Excel en utilisant Power Automate, en se concentrant sur la création d'une liste de fichiers d'une bibliothèque ou d'un canal Teams et leur stockage dans un fichier Excel.
Chapitres :
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Introduction
Dans ce tutoriel, nous allons découvrir ensemble comment ajouter du contenu à un fichier Excel via Power Automate. L'objectif est de lister les fichiers d'une bibliothèque ou d'un canal Teams et de stocker cette liste dans un fichier Excel. Cela permettra de faire un état des lieux des éléments présents, offrant une vue globale de la structure des fichiers de mon canal, en vue de réorganiser ou de supprimer certains éléments. -
Création d'un Flux Instantané
Pour commencer, je vais choisir un flux instantané qui pourra être déclenché au besoin. Les flux instantanés sont déclenchés via l'application mobile ou directement dans ma liste de flux Power Automate. -
Lister les Fichiers avec SharePoint
L'étape suivante consiste à ajouter une action SharePoint permettant de lister les fichiers d'un canal ou d'une équipe Teams, ou encore d'une bibliothèque SharePoint. Je sélectionne l'action 'Obtenir les fichiers' et je définis le site ou l'équipe concernée ainsi que la bibliothèque pour limiter le flux à un dossier ou un canal spécifique. J'active les options avancées pour exclure les dossiers et ne garder que les éléments de type fichier. -
Configuration de l'Action
Je limite le résultat à un dossier précis nommé 'power automate', correspondant à mon canal Teams. Je choisis également d'inclure les fichiers présents dans les sous-dossiers de ce canal. Ensuite, je vais choisir un fichier Excel pour accueillir ce listing. J'aimerais qu'à chaque exécution, une feuille de calcul soit créée. L'action 'Créer une feuille de calcul' est faite pour cela. -
Création de la Feuille de Calcul
Après avoir renseigné l'emplacement et le nom du fichier Excel sur mon OneDrive, je définis un nom de feuille via une fonction Power FX. Le nom de cette feuille contiendra la date et l'heure de l'export. Une fois la feuille créée, je vais créer un tableau dans ce même classeur. -
Définition du Tableau
Je renseigne la plage du tableau, c'est-à-dire son emplacement sur la feuille précédemment créée. Je récupère via les contenus dynamiques le nom de ma feuille. L'emplacement au sein de mon classeur doit respecter la syntaxe classique d'Excel : le nom de feuille entre apostrophes, suivi d'un point d'exclamation et de la plage de mon tableau. Je souhaite alimenter trois colonnes, mais j'ignore encore le nombre de lignes dépendantes du nombre de fichiers trouvés. -
Alimentation du Tableau
Je crée donc un tableau d'une ligne sur trois colonnes (A, B, C). Dans les paramètres avancés, je personnalise le nom du tableau à l'aide de Power FX, en utilisant la fonction CAT pour nommer mon tableau 'export' suivi du numéro de position de ma feuille Excel. Chaque tableau aura ainsi un nom unique. Je définis le nom de mes trois colonnes, séparées par des virgules. -
Boucle pour Générer les Lignes
Ce tableau devra être alimenté en générant une ligne pour chaque fichier trouvé. Je génère donc une boucle appliquée à chacun, qui traitera individuellement chaque élément lié aux résultats de l'action 'Obtenir les fichiers'. J'y inclus l'action de création d'une ligne, toujours à partir des actions dédiées à Excel. -
Finalisation et Test du Flux
Je définis encore une fois mon fichier Excel cible dans la propriété table. Je fais référence via les contenus dynamiques à la destination correspondant au nom du tableau créé précédemment. J'active les paramètres avancés pour alimenter les colonnes en rédigeant une syntaxe en JSON. Je vais enregistrer et tester ce flux. -
Résultats et Partage
Une feuille s'est bien créée avec un tableau qui accueille chaque fichier de mon canal Teams. Le flux s'est bien déroulé. Pour rendre ce flux exploitable facilement aux membres de mon équipe, je vais le partager à l'équipe via Power Automate, ce qui me permettra d'ajouter dans l'équipe Teams un onglet d'application workflow listant les flux partagés. -
Conclusion
En conclusion, ce flux est un succès et permet de mesurer un échantillon des possibilités de Power Automate associé à Excel. Une seconde feuille se crée bien dans mon classeur et mon tableau est alimenté, démontrant l'efficacité de cette automatisation.
FAQ :
Qu'est-ce que Power Automate et comment fonctionne-t-il ?
Power Automate est un service de Microsoft qui permet d'automatiser des flux de travail entre différentes applications. Il fonctionne en créant des flux qui peuvent être déclenchés par des événements spécifiques, permettant ainsi d'automatiser des tâches répétitives.
Comment ajouter des données à un fichier Excel via Power Automate ?
Pour ajouter des données à un fichier Excel via Power Automate, vous devez créer un flux qui utilise l'action 'Créer une ligne' pour insérer des données dans un tableau Excel. Vous pouvez également configurer des déclencheurs pour automatiser ce processus.
Qu'est-ce qu'un flux instantané dans Power Automate ?
Un flux instantané est un type de flux qui peut être déclenché manuellement à tout moment, par exemple via une application mobile ou directement dans Power Automate. Cela permet une flexibilité dans l'exécution des tâches.
Comment puis-je partager un flux avec mon équipe ?
Pour partager un flux avec votre équipe, vous devez accéder à Power Automate, sélectionner le flux que vous souhaitez partager, puis utiliser l'option de partage pour l'ajouter à votre équipe dans Microsoft Teams.
Quels types de données puis-je extraire de SharePoint ?
Vous pouvez extraire divers types de données de SharePoint, y compris des fichiers, des listes d'éléments, et des métadonnées associées. Cela vous permet de créer des rapports et des analyses basés sur les données stockées dans SharePoint.
Quelques cas d'usages :
Automatisation de la gestion des fichiers dans Teams
Utiliser Power Automate pour lister automatiquement les fichiers d'un canal Teams et les stocker dans un fichier Excel. Cela permet de garder une trace des fichiers présents et de faciliter la réorganisation ou la suppression d'éléments obsolètes.
Création de rapports dynamiques
Générer des rapports dynamiques dans Excel en utilisant Power Automate pour extraire des données de SharePoint. Cela permet de créer des tableaux de bord à jour sans intervention manuelle.
Suivi des modifications de fichiers
Mettre en place un flux qui enregistre les modifications apportées aux fichiers dans SharePoint, en ajoutant des entrées dans un tableau Excel pour suivre qui a modifié quoi et quand.
Gestion des tâches d'équipe
Automatiser la création de tâches dans Microsoft Planner à partir d'un tableau Excel, permettant ainsi de gérer les projets d'équipe de manière plus efficace.
Notification des mises à jour de fichiers
Configurer un flux qui envoie des notifications à l'équipe chaque fois qu'un fichier est ajouté ou modifié dans SharePoint, assurant ainsi que tous les membres de l'équipe sont informés des changements importants.
Glossaire :
Power Automate
Un service de Microsoft qui permet d'automatiser des flux de travail entre différentes applications et services.
Excel
Un logiciel de tableur développé par Microsoft, utilisé pour organiser, analyser et stocker des données sous forme de tableaux.
Flux instantané
Un type de flux dans Power Automate qui peut être déclenché manuellement à tout moment, souvent via une application mobile ou une interface web.
SharePoint
Une plateforme de collaboration de Microsoft qui permet de stocker, gérer et partager des documents et des informations au sein d'une organisation.
Contenus dynamiques
Des éléments de données qui peuvent être insérés dans des actions de flux, permettant de personnaliser les résultats en fonction des données en temps réel.
Power FX
Un langage de formule utilisé dans Power Apps et Power Automate pour créer des expressions et des calculs.
JSON
JavaScript Object Notation, un format léger d'échange de données qui est facile à lire et à écrire pour les humains et à analyser et à générer pour les machines.
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