Power Automate - Flow - Excel : Lister les fichiers d'un canal dans un classeur Excel avec power Automate Vidéo

Ce tutoriel vous montre comment utiliser Power Automate pour créer un listing des fichiers présents dans un canal Teams ou une bibliothèque SharePoint, et les stocker dans un fichier Excel. Apprenez à configurer un flux instantané qui génère une nouvelle feuille de calcul à chaque exécution, y insère un tableau contenant le nom, le chemin, et le dernier utilisateur ayant modifié chaque fichier. Ce guide est idéal pour organiser et analyser les contenus de vos canaux Teams de manière efficace.

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Objectifs :

Ce tutoriel vise à démontrer comment ajouter du contenu à un fichier Excel en utilisant Power Automate, en se concentrant sur la création d'une liste de fichiers d'une bibliothèque ou d'un canal Teams et leur stockage dans un fichier Excel.

Chapitres :

  1. Introduction
    Dans ce tutoriel, nous allons découvrir ensemble comment ajouter du contenu à un fichier Excel via Power Automate. L'objectif est de lister les fichiers d'une bibliothèque ou d'un canal Teams et de stocker cette liste dans un fichier Excel. Cela permettra de faire un état des lieux des éléments présents, offrant une vue globale de la structure des fichiers de mon canal, en vue de réorganiser ou de supprimer certains éléments.
  2. Création d'un Flux Instantané
    Pour commencer, je vais choisir un flux instantané qui pourra être déclenché au besoin. Les flux instantanés sont déclenchés via l'application mobile ou directement dans ma liste de flux Power Automate.
  3. Lister les Fichiers avec SharePoint
    L'étape suivante consiste à ajouter une action SharePoint permettant de lister les fichiers d'un canal ou d'une équipe Teams, ou encore d'une bibliothèque SharePoint. Je sélectionne l'action 'Obtenir les fichiers' et je définis le site ou l'équipe concernée ainsi que la bibliothèque pour limiter le flux à un dossier ou un canal spécifique. J'active les options avancées pour exclure les dossiers et ne garder que les éléments de type fichier.
  4. Configuration de l'Action
    Je limite le résultat à un dossier précis nommé 'power automate', correspondant à mon canal Teams. Je choisis également d'inclure les fichiers présents dans les sous-dossiers de ce canal. Ensuite, je vais choisir un fichier Excel pour accueillir ce listing. J'aimerais qu'à chaque exécution, une feuille de calcul soit créée. L'action 'Créer une feuille de calcul' est faite pour cela.
  5. Création de la Feuille de Calcul
    Après avoir renseigné l'emplacement et le nom du fichier Excel sur mon OneDrive, je définis un nom de feuille via une fonction Power FX. Le nom de cette feuille contiendra la date et l'heure de l'export. Une fois la feuille créée, je vais créer un tableau dans ce même classeur.
  6. Définition du Tableau
    Je renseigne la plage du tableau, c'est-à-dire son emplacement sur la feuille précédemment créée. Je récupère via les contenus dynamiques le nom de ma feuille. L'emplacement au sein de mon classeur doit respecter la syntaxe classique d'Excel : le nom de feuille entre apostrophes, suivi d'un point d'exclamation et de la plage de mon tableau. Je souhaite alimenter trois colonnes, mais j'ignore encore le nombre de lignes dépendantes du nombre de fichiers trouvés.
  7. Alimentation du Tableau
    Je crée donc un tableau d'une ligne sur trois colonnes (A, B, C). Dans les paramètres avancés, je personnalise le nom du tableau à l'aide de Power FX, en utilisant la fonction CAT pour nommer mon tableau 'export' suivi du numéro de position de ma feuille Excel. Chaque tableau aura ainsi un nom unique. Je définis le nom de mes trois colonnes, séparées par des virgules.
  8. Boucle pour Générer les Lignes
    Ce tableau devra être alimenté en générant une ligne pour chaque fichier trouvé. Je génère donc une boucle appliquée à chacun, qui traitera individuellement chaque élément lié aux résultats de l'action 'Obtenir les fichiers'. J'y inclus l'action de création d'une ligne, toujours à partir des actions dédiées à Excel.
  9. Finalisation et Test du Flux
    Je définis encore une fois mon fichier Excel cible dans la propriété table. Je fais référence via les contenus dynamiques à la destination correspondant au nom du tableau créé précédemment. J'active les paramètres avancés pour alimenter les colonnes en rédigeant une syntaxe en JSON. Je vais enregistrer et tester ce flux.
  10. Résultats et Partage
    Une feuille s'est bien créée avec un tableau qui accueille chaque fichier de mon canal Teams. Le flux s'est bien déroulé. Pour rendre ce flux exploitable facilement aux membres de mon équipe, je vais le partager à l'équipe via Power Automate, ce qui me permettra d'ajouter dans l'équipe Teams un onglet d'application workflow listant les flux partagés.
  11. Conclusion
    En conclusion, ce flux est un succès et permet de mesurer un échantillon des possibilités de Power Automate associé à Excel. Une seconde feuille se crée bien dans mon classeur et mon tableau est alimenté, démontrant l'efficacité de cette automatisation.

FAQ :

Qu'est-ce que Power Automate et comment fonctionne-t-il ?

Power Automate est un service de Microsoft qui permet d'automatiser des flux de travail entre différentes applications. Il fonctionne en créant des flux qui peuvent être déclenchés par des événements spécifiques, permettant ainsi d'automatiser des tâches répétitives.

Comment ajouter des données à un fichier Excel via Power Automate ?

Pour ajouter des données à un fichier Excel via Power Automate, vous devez créer un flux qui utilise l'action 'Créer une ligne' pour insérer des données dans un tableau Excel. Vous pouvez également configurer des déclencheurs pour automatiser ce processus.

Qu'est-ce qu'un flux instantané dans Power Automate ?

Un flux instantané est un type de flux qui peut être déclenché manuellement à tout moment, par exemple via une application mobile ou directement dans Power Automate. Cela permet une flexibilité dans l'exécution des tâches.

Comment puis-je partager un flux avec mon équipe ?

Pour partager un flux avec votre équipe, vous devez accéder à Power Automate, sélectionner le flux que vous souhaitez partager, puis utiliser l'option de partage pour l'ajouter à votre équipe dans Microsoft Teams.

Quels types de données puis-je extraire de SharePoint ?

Vous pouvez extraire divers types de données de SharePoint, y compris des fichiers, des listes d'éléments, et des métadonnées associées. Cela vous permet de créer des rapports et des analyses basés sur les données stockées dans SharePoint.

Quelques cas d'usages :

Automatisation de la gestion des fichiers dans Teams

Utiliser Power Automate pour lister automatiquement les fichiers d'un canal Teams et les stocker dans un fichier Excel. Cela permet de garder une trace des fichiers présents et de faciliter la réorganisation ou la suppression d'éléments obsolètes.

Création de rapports dynamiques

Générer des rapports dynamiques dans Excel en utilisant Power Automate pour extraire des données de SharePoint. Cela permet de créer des tableaux de bord à jour sans intervention manuelle.

Suivi des modifications de fichiers

Mettre en place un flux qui enregistre les modifications apportées aux fichiers dans SharePoint, en ajoutant des entrées dans un tableau Excel pour suivre qui a modifié quoi et quand.

Gestion des tâches d'équipe

Automatiser la création de tâches dans Microsoft Planner à partir d'un tableau Excel, permettant ainsi de gérer les projets d'équipe de manière plus efficace.

Notification des mises à jour de fichiers

Configurer un flux qui envoie des notifications à l'équipe chaque fois qu'un fichier est ajouté ou modifié dans SharePoint, assurant ainsi que tous les membres de l'équipe sont informés des changements importants.

Glossaire :

Power Automate

Un service de Microsoft qui permet d'automatiser des flux de travail entre différentes applications et services.

Excel

Un logiciel de tableur développé par Microsoft, utilisé pour organiser, analyser et stocker des données sous forme de tableaux.

Flux instantané

Un type de flux dans Power Automate qui peut être déclenché manuellement à tout moment, souvent via une application mobile ou une interface web.

SharePoint

Une plateforme de collaboration de Microsoft qui permet de stocker, gérer et partager des documents et des informations au sein d'une organisation.

Contenus dynamiques

Des éléments de données qui peuvent être insérés dans des actions de flux, permettant de personnaliser les résultats en fonction des données en temps réel.

Power FX

Un langage de formule utilisé dans Power Apps et Power Automate pour créer des expressions et des calculs.

JSON

JavaScript Object Notation, un format léger d'échange de données qui est facile à lire et à écrire pour les humains et à analyser et à générer pour les machines.

résultat(s)
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nous allons découvrir ensemble comment ajouter du contenu
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à un fichier Excel via Power Automate.
00:00:09
Dans cet exemple,
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je souhaite lister les fichiers d'une bibliothèque ou d'un canal
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Teams et stocker cette liste dans un fichier Excel,
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ce qui me permettra de faire un état des
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lieux des éléments présents me proposant une vue globale
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de la structure des fichiers de mon canal en
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vue de réorganiser ou de supprimer certains éléments.
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Par exemple,
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je vais dans mon cas choisir un flux instantané qui pourra être déclenché au besoin.
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Je rappelle que les flux instantanés sont déclenchés via l'App
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mobile ou directement dans ma liste de flux Power automate.
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L'étape suivante consiste à ajouter une action SharePoint
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permettant de lister les fichiers d'un canal ou
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d'une équipe Teams ou encore d'une bibliothèque SharePoint.
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Je sélectionne ici l'action obtenir les fichiers
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dans les propriétés. Je définis le site ou l'équipe concernée
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ainsi que la bibliothèque
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pour limiter le flux à un dossier ou un canal spécifique
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j'active les options avancées.
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J'en profite avec cette commande de requêtes,
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d'exclure du résultat les dossiers
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pour ne garder uniquement que les éléments de type fichier.
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Je limite dans mon exemple le résultat à un dossier précis,
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se nommant power automate
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et correspondant à mon canal Teams du même nom.
00:01:30
Je choisis également d'inclure les fichiers présents
00:01:33
dans les sous dossiers de ce canal.
00:01:37
Dans mon cas, je vais choisir un fichier Excel afin d'accueillir ce listing.
00:01:42
Cependant, j'aimerais qu'à chaque exécution, une feuille de calcul soit créée.
00:01:48
L'action crée. Une feuille de calcul est faite pour ça.
00:01:54
Après avoir renseigné l'emplacement et le nom du fichier Excel en question
00:01:58
qui se trouve ici sur mon OneDrive,
00:02:01
je définis un nom de feuille via une fonction Power fixe.
00:02:05
Le nom de cette feuille contiendra la date et l'heure de l'export.
00:02:14
La feuille étant créée,
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je vais créer un tableau dans ce même classeur que je renseigne à nouveau
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la plage du tableau C'est-à-dire.
00:02:25
Son emplacement devra être sur la feuille précédemment créée.
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Je récupère, via les contenus dynamiques, le nom de ma feuille.
00:02:33
Attention,
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l'emplacement au sein de mon classeur
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doit respecter la syntaxe classique d’Excel,
00:02:38
le nom de feuille entre Apostrophes,
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un point d'exclamation suivi de la plage de mon tableau.
00:02:45
Je souhaite pour ma part alimenter trois colonnes,
00:02:47
mais j'ignore encore le nombre de lignes
00:02:50
dépendantes du nombre de fichiers trouvés.
00:02:52
Je crée donc un tableau d'une ligne sur trois colonnes A un C un.
00:02:57
Dans les paramètres avancés, je vais personnaliser le nom du tableau.
00:03:01
A l'aide de Power FX, j'utilise la fonction CAT pour nommer mon tableau export,
00:03:07
suivi du numéro de position de ma feuille Excel deux pour la deuxième,
00:03:10
trois pour la troisième, etc.
00:03:12
Chaque tableau aura ainsi un nom unique.
00:03:16
Je définis le nom de mes trois colonnes séparées par des virgules.
00:03:20
Ce tableau devra être alimenté en générant une ligne pour chaque fichier trouvé.
00:03:25
Je génère donc une boucle appliquée à chacun
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qui traitera individuellement chaque élément lié aux résultats de l'action.
00:03:33
Obtenir les fichiers,
00:03:35
J'y inclus l'action de création d'une ligne,
00:03:38
toujours à partir des actions dédiées à Excel.
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Je définis encore une fois mon fichier Excel cible
00:03:47
dans la propriété table.
00:03:48
Je fais référence via les contenus dynamiques à la
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destination correspondant au nom du tableau créé précédemment,
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j'active les paramètres avancés pour alimenter les colonnes.
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Je rédige une syntaxe en json, en ouvrant une accolade,
00:04:03
en faisant référence au nom du champ entre guillemets,
00:04:07
suivi de deux points pour cette colonne.
00:04:09
Non, je récupère le nom complet du fichier grâce au contenu dynamique.
00:04:14
Je saisis une virgule et pour le second champ chemin.
00:04:18
Je récupère également de la même manière le dossier de stockage de mon fichier.
00:04:23
La troisième colonne contiendra le nom du
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dernier utilisateur ayant modifié le fichier.
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Je vais enregistrer et tester ce flux
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dans le fichier Excel.
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Une feuille s'est bien créée avec un tableau qui
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accueille bien chaque fichier de mon canal Teams.
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Le flux s'est bien déroulé
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pour rendre ce flux exploitable facilement aux membres de mon équipe.
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Je vais à partir de power automate, le partager à l'équipe,
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ce qui me permettra ensuite d'ajouter
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dans l'équipe Teams
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un onglet d'application workflow
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listant les flux partagés.
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Nous retrouvons bien notre flux.
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Tentons une nouvelle exécution.
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Une seconde feuille se crée bien dans mon classeur
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et mon tableau est alimenté.
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Ce flux est donc un succès et vous permet de mesurer
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un échantillon des possibilités de power automate associé à Excel.

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