Power Automate - Flow - Sharepoint : Associer Microsoft Forms et Lists dans un flux Power Automate Vidéo

Ce tutoriel vous montre comment automatiser la gestion des tickets d'incidents en associant Microsoft Forms et Lists via Power Automate. Apprenez à créer un flux qui alimente automatiquement deux listes distinctes sur SharePoint en fonction des réponses soumises dans un formulaire Forms. Découvrez comment configurer des conditions, alimenter des champs de liste à partir des réponses du formulaire, et envoyer des notifications automatisées aux utilisateurs. Idéal pour optimiser le suivi des incidents et des questions générales dans votre organisation.

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Objectifs :

L'objectif de cette vidéo est de démontrer comment générer des flux Power Automate à partir d'une bibliothèque ou d'une liste SharePoint, en utilisant un formulaire de gestion de tickets et d'incidents. Le processus inclut la création d'un flux, l'association de données à des listes SharePoint, et l'envoi de notifications aux utilisateurs.

Chapitres :

  1. Introduction à Power Automate et SharePoint
    Dans cette section, nous allons explorer comment utiliser Power Automate pour créer des flux spécifiques à partir de bibliothèques ou de listes SharePoint. Cela permet d'automatiser des processus en intégrant des formulaires et des listes de données.
  2. Création d'un Flux à partir d'un Formulaire
    Pour commencer, vous pouvez générer un flux en utilisant le bouton intégré dans le menu des trois points ou directement sur le ruban. Le flux sera prérempli et associé à la liste ou à la bibliothèque en cours. Cependant, il est conseillé de passer par le menu des modèles de Power Automate ou de créer un flux vide pour plus de flexibilité.
  3. Configuration du Formulaire de Gestion des Incidents
    Dans cet exemple, nous allons créer un formulaire de gestion de tickets et d'incidents. Ce formulaire sera rempli par les collaborateurs et alimentera deux listes distinctes selon l'objet de la demande. Il est essentiel que ces listes soient stockées dans un site SharePoint pour être intégrées dans le flux.
  4. Détails de la Configuration du Flux
    Le flux commence par la création d'un flux de cloud vierge, que nous nommons et associons à l'événement de remplissage du formulaire. Le formulaire à surveiller est intitulé 'déclaration d'incident informatique', qui servira de déclencheur pour exploiter les éléments remplis par l'utilisateur.
  5. Utilisation de Conditions dans le Flux
    Nous ajoutons un bloc conditionnel pour déterminer le type d'incident. En fonction de la réponse, nous créons un élément dans la liste SharePoint appropriée. Il est important de noter qu'un élément SharePoint est toujours associé à une liste.
  6. Alimentation des Listes SharePoint
    Dans les paramètres avancés, nous alimentons les différents champs disponibles dans la liste. Par exemple, le titre de l'élément peut être 'question', et nous récupérons les contenus dynamiques à partir de l'action obtenant les détails de réponse du formulaire.
  7. Notifications aux Utilisateurs
    Pour conclure, nous souhaitons envoyer un message à l'utilisateur ayant rempli le formulaire, confirmant la réception de son ticket ou de sa demande. Cela fonctionne comme un accusé de réception, et nous personnalisons le message pour chaque cas.
  8. Tests et Validation du Flux
    Après avoir configuré le flux, nous testons son fonctionnement en remplissant le formulaire à partir d'un autre compte. Nous vérifions que les listes sont correctement alimentées et que l'utilisateur reçoit bien un message de confirmation.
  9. Conclusion
    Le flux issu de notre formulaire associé à Microsoft List est un succès et fonctionne pleinement. Cette vidéo démontre l'efficacité de Power Automate pour automatiser la gestion des tickets et des incidents, facilitant ainsi le travail des équipes.

FAQ :

Qu'est-ce que Power Automate et comment l'utiliser?

Power Automate est un service de Microsoft qui permet d'automatiser des flux de travail entre différentes applications. Vous pouvez l'utiliser pour créer des flux qui réagissent à des événements, comme le remplissage d'un formulaire, et effectuer des actions automatiques, comme l'envoi d'un e-mail.

Comment créer un flux à partir d'une liste SharePoint?

Pour créer un flux à partir d'une liste SharePoint, vous pouvez utiliser le bouton intégré dans le menu des trois points de la liste ou directement sur le ruban. Cela vous permettra de générer un flux prérempli associé à la liste.

Quels types de formulaires puis-je utiliser avec Power Automate?

Vous pouvez utiliser des formulaires Microsoft Forms pour collecter des informations. Ces formulaires peuvent être intégrés dans des flux Power Automate pour automatiser le traitement des données soumises.

Comment gérer les conditions dans un flux Power Automate?

Vous pouvez utiliser des blocs conditionnels pour gérer les conditions dans un flux. Cela vous permet d'exécuter différentes actions en fonction des réponses ou des données fournies par l'utilisateur.

Comment envoyer des notifications à l'utilisateur après le remplissage d'un formulaire?

Vous pouvez ajouter une action dans votre flux pour envoyer un message via un chatbot ou par e-mail à l'utilisateur qui a rempli le formulaire, confirmant la réception de sa demande.

Quelques cas d'usages :

Gestion des tickets d'incidents

Utiliser Power Automate pour automatiser le processus de gestion des tickets d'incidents en intégrant un formulaire de demande d'assistance. Les informations soumises par les utilisateurs sont automatiquement ajoutées à une liste SharePoint, permettant un suivi efficace des demandes.

Collecte de questions générales

Mettre en place un flux qui collecte des questions générales soumises par les employés via un formulaire. Les questions sont ensuite stockées dans une liste SharePoint pour un traitement ultérieur, facilitant la gestion des demandes d'information.

Notification automatique des utilisateurs

Configurer un flux qui envoie automatiquement une notification aux utilisateurs après qu'ils ont soumis un formulaire. Cela peut être utilisé pour confirmer la réception de leur demande ou pour fournir des mises à jour sur le statut de leur ticket.

Glossaire :

Power Automate

Un service de Microsoft qui permet d'automatiser des flux de travail entre différentes applications et services.

SharePoint

Une plateforme de collaboration de Microsoft qui permet de stocker, gérer et partager des documents et des informations au sein d'une organisation.

Formulaire

Un document ou une interface numérique utilisé pour collecter des informations auprès des utilisateurs.

Liste SharePoint

Une collection d'éléments ou d'enregistrements stockés dans SharePoint, souvent utilisée pour organiser des données.

Élément SharePoint

Une entrée individuelle dans une liste SharePoint, qui peut être un fichier, un dossier ou une ligne de données.

Bloc conditionnel

Une structure dans Power Automate qui permet d'exécuter différentes actions en fonction de conditions spécifiques.

Contenu dynamique

Des données qui changent en fonction des entrées de l'utilisateur ou d'autres variables dans un flux de travail.

Chatbot

Un programme informatique qui simule une conversation humaine, souvent utilisé pour fournir des réponses automatiques aux utilisateurs.

résultat(s)
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il est possible de générer des flux power automate spécifiques à ces composants.
00:00:10
Cela peut se faire via le bouton intégré disponible dans
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le menu des trois points ou directement sur le ruban.
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Le point intéressant est que le flux sera prérempli et associé
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à la liste ou à la bibliothèque dans laquelle vous êtes.
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Néanmoins,
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le nombre de modèles de flux proposés est assez restreint. Au final,
00:00:29
je vous conseille donc de passer par le menu des
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modèles de power automate ou de partir d'un flux vide.
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Dans mon cas, je souhaite,
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à partir d'un formulaire de gestion de tickets et
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d'incidents mis à disposition et remplissable par mes collaborateurs,
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alimenter deux listes distinctes. Selon l'objet de la demande.
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J'ai pris soin de construire un formulaire
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composé de questions relatives à l'incident,
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ainsi que deux listes structurées,
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une pour les tickets,
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une autre pour les questions générales.
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Attention, ces listes sont stockées dans un site SharePoint.
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C'est un point obligatoire pour les intégrer dans mon flux.
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Chacune de ces listes contient des champs qui accueilleront
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au format texte sous forme de liste de choix,
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les champs de mon formulaire Forms
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à partir d'un flux de cloud vierge que je crée,
00:01:24
que je nomme et que j'associe à l'événement de remplissage de formulaire,
00:01:30
je renseigne le formulaire à surveiller.
00:01:33
Ici, il se nomme
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déclaration d'incident informatique.
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C'est mon déclencheur
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afin de pouvoir exploiter les éléments remplis par l'utilisateur dans
00:01:44
ce formulaire et ensuite les intégrer dans ma liste,
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j'ajoute l'action,
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obtenir les détails de la réponse que je
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fais pointer également vers ce même formulaire.
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Le type d'incident définira la liste à alimenter.
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C'est pour cela que j'ajoute un bloc conditionnel If C en français à partir de mon
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formulaire qui récupérera le contenu dynamique type d'incident
00:02:08
lié à l'étape précédente de mon flux.
00:02:10
Je teste donc le mot
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question générale
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en respectant la casse telle qu'afficher dans le formulaire.
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Dans le cas où la condition est remplie,
00:02:23
j'ajoute l'action.
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Créer un élément à partir du bloc d'action SharePoint.
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Attention,
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retenez qu'un élément SharePoint est toujours associé à une
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liste et plus exactement une ligne de la liste.
00:02:36
Un
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fichier ou un dossier, par exemple,
00:02:38
ne sont pas des éléments SharePoint.
00:02:41
Je renseigne le site où se trouve ma liste ainsi que la liste en question
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afin d'accéder à la structure de ma liste,
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j'affiche les paramètres avancés pour
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alimenter les différents champs disponibles.
00:02:55
Le titre de l'élément sera par exemple
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question.
00:03:00
A partir de là,
00:03:01
je viens récupérer les contenus dynamiques à partir de l'action obtenant
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les détails de réponse du formulaire et j'alimente les champs.
00:03:10
Le demandeur correspondra ici à l'e-mail de la personne ayant soumis le formulaire.
00:03:15
La question correspond ici au champ. Détaillez votre demande.
00:03:20
La date correspond à la date d'envoi du formulaire.
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Le statut est un champ de type liste de choix de ma
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liste et ne correspond pas à un champ de mon formulaire.
00:03:30
Il sera donc par défaut en à traiter.
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Le technicien est un paramètre que le
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service informatique renseignera manuellement dans la liste.
00:03:40
Ultérieurement,
00:03:42
je personnalise le nom du bloc d'action par souci du détail.
00:03:46
Lorsque le formulaire ne contient pas de question générale,
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j'alimente mon autre liste en ajoutant dans le bloc conditionnel
00:03:53
une action de création d'éléments.
00:03:56
Même chose
00:03:57
dans les paramètres avancés.
00:03:59
J'associe mes champs de formulaire avec les champs correspondants de la liste
00:04:03
Ticket informatique.
00:04:06
Attention,
00:04:07
Power Automate proposera par défaut les options paramétrées
00:04:10
dans la liste de choix de ma liste.
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Je fais bien attention d'aller chercher la réponse dans le formulaire rempli.
00:04:18
Les noms des champs de formulaire ne doivent pas obligatoirement
00:04:21
concorder avec les noms des champs de ma liste.
00:04:23
Cependant, si c'est le cas, c'est beaucoup plus facile à identifier,
00:04:28
sauf pour le statut. Évidemment.
00:04:30
Le ticket étant nouvellement créé,
00:04:33
son statut sera en attente par défaut,
00:04:36
de même que le technicien qui sera renseigné plus tard.
00:04:40
Je souhaite, pour terminer,
00:04:42
envoyer un message avec le bot de flux
00:04:45
à l'utilisateur ayant rempli le formulaire en lui confirmant
00:04:48
la réception de son ticket ou de sa demande,
00:04:51
un peu comme un accusé de réception.
00:04:54
J'ajoute pour chacun des deux cas, un message personnalisé.
00:05:00
J'enregistre et je teste.
00:05:03
Prenons le lien de partage du formulaire et à partir d'un autre compte,
00:05:07
remplissons le
00:05:08
en choisissant une question générale.
00:05:12
Posons par exemple une question sur le casque utilisé professionnellement.
00:05:17
Une fois soumis, le flux continue son exécution et me confirme son succès.
00:05:22
L'utilisateur reçoit bien un message du Chatbot.
00:05:26
Ma liste de questions est bien alimentée.
00:05:30
Procédons à un second remplissage de type incident
00:05:33
à propos d'une demande d'assistance suite à une panne réseau,
00:05:38
soumettons le formulaire rempli.
00:05:41
Encore une fois, l'utilisateur reçoit un message
00:05:45
et l'autre liste est alimentée.
00:05:47
Mon flux issu de mon formulaire associé à Microsoft List
00:05:51
est un succès et est pleinement fonctionnel.

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