Outlook - Utiliser l'Assistant Planification Vidéo

Découvrez comment utiliser l'Assistant Planification dans Outlook pour une utilisation professionnelle dans la solution Microsoft 365 grâce à cette vidéo de présentation en ligne.
La vidéo présente les différentes fonctionnalités de l'Assistant Planification, telles que la recherche de disponibilité des participants, la proposition d'horaires alternatifs et la planification de réunions récurrentes.
Obtenez des conseils pratiques pour une utilisation efficace de l'interface Outlook et pour organiser vos réunions professionnelles en toute simplicité.
Les tags associés sont Microsoft 365, Office 365, gestion de messagerie, présentation professionnelle.

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Objectifs :

Comprendre comment utiliser l'Assistant de planification pour organiser efficacement une réunion en tenant compte des disponibilités des participants et des ressources.

Chapitres :

Introduction à l'Assistant de planification
L'Assistant de planification est un outil essentiel pour organiser des réunions. Il permet de consulter la disponibilité des participants et des ressources, garantissant ainsi que la réunion se déroule à un moment qui convient à tous.
Consultation des disponibilités
Lorsque vous planifiez une réunion, il est crucial de vérifier la disponibilité des personnes présentes. L'Assistant de planification analyse les horaires et affiche les disponibilités sous forme de barres de couleur sur une chronologie. Chaque participant et ressource est représenté ici, facilitant la visualisation des créneaux horaires disponibles.
Signification des couleurs
Les barres de couleur sur la chronologie indiquent les disponibilités des participants. Une légende est fournie pour expliquer la signification de chaque couleur, ce qui permet de comprendre rapidement qui est disponible ou non.
Gestion des ressources
Les ressources, telles que les salles de réunion ou les équipements nécessaires, sont également prises en compte. Il est important de s'assurer que ces ressources sont disponibles au même moment que les participants pour éviter tout conflit.
Ajustement des horaires
Si un participant n'est pas disponible aux horaires proposés, l'Assistant de planification permet d'ajuster facilement les horaires. Vous pouvez modifier les créneaux directement depuis l'interface de l'assistant, ce qui simplifie le processus de planification.
Envoi des invitations
Une fois que tous les détails de la réunion sont finalisés et que les horaires conviennent à tous, vous pouvez envoyer les invitations directement depuis l'Assistant de planification. Cela garantit que tous les participants sont informés et prêts pour la réunion.

FAQ :

Comment fonctionne un assistant de planification?

Un assistant de planification analyse les disponibilités des participants et des ressources pour trouver le meilleur moment pour une réunion. Il affiche les agendas sous forme de chronologie avec des barres de couleur.

Que faire si un participant n'est pas disponible?

Si un participant n'est pas disponible pendant les horaires proposés, vous pouvez ajuster l'heure de la réunion directement depuis l'assistant de planification.

Quelles ressources peuvent être incluses dans une réunion?

Les ressources peuvent inclure des salles de réunion, des équipements audiovisuels, ou tout autre matériel nécessaire pour la réunion.

Comment interpréter les barres de couleur dans un agenda?

Les barres de couleur dans un agenda représentent la disponibilité des participants. Chaque couleur indique un statut différent, comme disponible, occupé ou en réunion.

Pourquoi est-il important de vérifier la disponibilité avant de planifier une réunion?

Vérifier la disponibilité permet de s'assurer que tous les participants clés peuvent assister à la réunion, ce qui augmente l'efficacité et la productivité de la réunion.

Quelques cas d'usages :

Planification de réunions d'équipe

Utiliser un assistant de planification pour organiser des réunions d'équipe hebdomadaires en vérifiant la disponibilité de tous les membres de l'équipe et en réservant une salle de réunion appropriée.

Coordination d'événements

Lors de la planification d'un événement, un assistant de planification peut aider à synchroniser les horaires des intervenants et à réserver les ressources nécessaires, comme des équipements audiovisuels.

Gestion de projets

Dans un environnement de gestion de projet, l'assistant de planification peut être utilisé pour organiser des réunions de suivi avec les parties prenantes, en s'assurant que tous les participants sont disponibles.

Réunions avec des clients

Lors de la planification de réunions avec des clients, l'assistant de planification peut aider à trouver un créneau horaire qui convient à toutes les parties, en tenant compte des disponibilités.

Formation et ateliers

Pour organiser des sessions de formation ou des ateliers, un assistant de planification peut être utilisé pour coordonner les horaires des formateurs et des participants, garantissant ainsi une participation maximale.

Glossaire :

Assistant de planification

Un outil ou logiciel qui aide à organiser des réunions en analysant la disponibilité des participants et des ressources.

Disponibilité

La capacité d'une personne ou d'une ressource à être présente à un moment donné, indiquant si elle est libre ou occupée.

Ressources

Les éléments nécessaires pour une réunion, tels que les salles de réunion ou les équipements techniques.

Agenda

Un calendrier ou un emploi du temps qui montre les engagements et les disponibilités d'une personne.

Chronologie

Une représentation visuelle du temps, souvent utilisée pour afficher les horaires et les disponibilités.

Barres de couleur

Des indicateurs visuels utilisés dans un agenda pour représenter la disponibilité des participants, chaque couleur ayant une signification spécifique.

00:00:13

Pour cela l'Assistant planification analyse le meilleur moment pour votre réunion en affichant la disponibilité des personnes et des ressources présentes.

00:00:21

Les ressources sont les salles de réunion ou autres équipements dont vous pourriez avoir besoin pour la réunion.

00:00:28

Les participants et les ressources figurent à cet endroit et en regard de chacun figure leur agenda représenté par des barre de couleur, dans une chronologie.

00:00:37

La signification des couleurs est affiché ici.

00:00:40

Cette zone représente l'horaire de votre réunion.

00:00:44

Nous pouvons donc s'assurer que la réunion convient à chacun en vérifiant la disponibilité à l'intérieur de cette zone.

00:00:50

Si une personne invitée n'est pas disponible pendant ces horaires, vous pouvez l'ajuster directement depuis cet assistant.

00:00:57

Une fois terminé vous pouvez envoyer.

00:00:13

Для этого мастер планирования анализирует наилучшее время для собрания, отображая доступность присутствующих людей и ресурсов.

00:00:21

Ресурсы — это конференц-залы или другое оборудование, которое может понадобиться для собрания.

00:00:28

Участники и ресурсы перечислены здесь, и рядом с каждым из них находится их повестка дня, представленная цветными полосами, на временной шкале.

00:00:37

Значение цветов отображается здесь.

00:00:40

Это поле представляет время собрания.

00:00:44

Таким образом, мы можем убедиться, что встреча подходит для всех, проверив наличие в этой области.

00:00:50

Если гость недоступен в это время, вы можете настроить его непосредственно с помощью этого мастера.

00:00:57

Как только это будет сделано, вы можете отправить.

00:00:13

To do this, the Planning Wizard analyzes the best time for your meeting by displaying the availability of the people and resources present.

00:00:21

Resources are meeting rooms or other equipment you might need for the meeting.

00:00:28

Participants and resources are listed here and next to each is their agenda represented by colored bars, in a timeline.

00:00:37

The meaning of the colors is displayed here.

00:00:40

This box represents the time of your meeting.

00:00:44

So we can make sure that the meeting is suitable for everyone by checking the availability inside this area.

00:00:50

If a guest is not available during these times, you can adjust them directly from this wizard.

00:00:57

Once done you can send.

00:00:13

Para ello, el Asistente para planeación analiza el mejor momento para la reunión mostrando la disponibilidad de las personas y los recursos presentes.

00:00:21

Los recursos son salas de reuniones u otro equipo que pueda necesitar para la reunión.

00:00:28

Los participantes y los recursos se enumeran aquí y al lado de cada uno está su agenda representada por barras de colores, en una línea de tiempo.

00:00:37

El significado de los colores se muestra aquí.

00:00:40

Este cuadro representa la hora de la reunión.

00:00:44

Por lo tanto, podemos asegurarnos de que la reunión sea adecuada para todos verificando la disponibilidad dentro de esta área.

00:00:50

Si un invitado no está disponible durante estos horarios, puede ajustarlo directamente desde este asistente.

00:00:57

Una vez hecho esto puedes enviar.

00:00:13

Dazu analysiert der Planungs-Assistent die beste Zeit für Ihre Besprechung, indem er die Verfügbarkeit der vorhandenen Personen und Ressourcen anzeigt.

00:00:21

Ressourcen sind Besprechungsräume oder andere Geräte, die Sie möglicherweise für die Besprechung benötigen.

00:00:28

Teilnehmer und Ressourcen sind hier aufgelistet und neben jedem ist ihre Agenda durch farbige Balken in einer Zeitleiste dargestellt.

00:00:37

Die Bedeutung der Farben wird hier angezeigt.

00:00:40

Dieses Feld stellt die Uhrzeit Ihrer Besprechung dar.

00:00:44

So können wir sicherstellen, dass das Meeting für jeden geeignet ist, indem wir die Verfügbarkeit in diesem Bereich überprüfen.

00:00:50

Wenn ein Gast während dieser Zeiten nicht verfügbar ist, können Sie ihn direkt über diesen Assistenten anpassen.

00:00:57

Sobald Sie fertig sind, können Sie senden.

00:00:13

Para isso, o Assistente de Planejamento analisa o melhor momento para o seu encontro, exibindo a disponibilidade das pessoas e recursos presentes.

00:00:21

Recursos são salas de reunião ou outros equipamentos que você pode precisar para a reunião.

00:00:28

Os participantes e recursos estão listados aqui e ao lado de cada um está sua agenda representada por barras coloridas, em uma linha do tempo.

00:00:37

O significado das cores é exibido aqui.

00:00:40

Esta caixa representa o momento da sua reunião.

00:00:44

Assim, podemos garantir que a reunião seja adequada para todos, verificando a disponibilidade dentro desta área.

00:00:50

Se um convidado não estiver disponível durante esses horários, você pode ajustá-lo diretamente a partir deste assistente.

00:00:57

Uma vez feito, você pode enviar.

00:00:13

Hiervoor analyseert de wizard Planning de beste tijd voor uw vergadering door de beschikbaarheid van de aanwezige personen en resources weer te geven.

00:00:21

Resources zijn vergaderruimten of andere apparatuur die u mogelijk nodig hebt voor de vergadering.

00:00:28

Deelnemers en bronnen worden hier vermeld en naast elk is hun agenda weergegeven door gekleurde balken, in een tijdlijn.

00:00:37

De betekenis van de kleuren wordt hier weergegeven.

00:00:40

Dit vak geeft de tijd van uw vergadering weer.

00:00:44

Zo kunnen we ervoor zorgen dat de bijeenkomst voor iedereen geschikt is door de beschikbaarheid binnen dit gebied te controleren.

00:00:50

Als een gast op deze tijden niet beschikbaar is, kunt u deze rechtstreeks vanuit deze wizard aanpassen.

00:00:57

Als u klaar bent, kunt u verzenden.

00:00:13

A tale scopo, la Pianificazione guidata analizza il momento migliore per la riunione visualizzando la disponibilità delle persone e delle risorse presenti.

00:00:21

Le risorse sono sale riunioni o altre attrezzature di cui potresti aver bisogno per la riunione.

00:00:28

I partecipanti e le risorse sono elencati qui e accanto a ciascuno c'è la loro agenda rappresentata da barre colorate, in una sequenza temporale.

00:00:37

Il significato dei colori viene visualizzato qui.

00:00:40

Questa casella rappresenta l'ora della riunione.

00:00:44

Quindi possiamo assicurarci che l'incontro sia adatto a tutti verificando la disponibilità all'interno di quest'area.

00:00:50

Se un ospite non è disponibile durante questi periodi, è possibile modificarlo direttamente da questa procedura guidata.

00:00:57

Una volta fatto puoi inviare.

00:00:13

للقيام بذلك، يقوم "معالج التخطيط" بتحليل أفضل وقت للاجتماع الخاص بك عن طريق عرض توفر الأشخاص والموارد الموجودة.

00:00:21

الموارد هي قاعات الاجتماعات أو غيرها من المعدات التي قد تحتاجها للاجتماع.

00:00:28

يتم سرد المشاركين والموارد هنا وبجدول لكل منها جدول أعمالهم ممثلة بالقضبان الملونة، في جدول زمني.

00:00:37

يتم عرض معنى الألوان هنا.

00:00:40

يمثل هذا المربع وقت الاجتماع.

00:00:44

حتى نتمكن من التأكد من أن الاجتماع مناسب للجميع من خلال التحقق من توافر داخل هذه المنطقة.

00:00:50

إذا لم يكن الضيف متوفرا أثناء هذه الأوقات، يمكنك ضبطه مباشرة من هذا المعالج.

00:00:57

بمجرد الانتهاء يمكنك إرسال.

00:00:13

Bunu yapmak için Planlama Sihirbazı, mevcut kişilerin ve kaynakların kullanılabilirliğini görüntüleyerek toplantınız için en iyi zamanı analiz eder.

00:00:21

Kaynaklar toplantı odaları veya toplantı için ihtiyaç duyabileceğiniz diğer ekipmanlardır.

00:00:28

Katılımcılar ve kaynaklar burada listelenir ve her birinin yanında bir zaman çizelgesinde renkli çubuklarla temsil edilen gündemleri vardır.

00:00:37

Renklerin anlamı burada görüntülenir.

00:00:40

Bu kutu toplantınızın saatini temsil eder.

00:00:44

Böylece bu alanın içindeki müsaitlik durumunu kontrol larak toplantının herkes için uygun olduğundan emin olabiliriz.

00:00:50

Bu süreler içinde bir konuk kullanılamıyorsa, bunları doğrudan bu sihirbazdan ayarlayabilirsiniz.

00:00:57

Bir kere yapıldı mı gönderebilirsin.

00:00:13

W tym celu Asystent planowania analizuje najlepszy czas na spotkanie, wyświetlając dostępność obecnych osób i zasobów.

00:00:21

Zasoby to sale konferencyjne lub inny sprzęt, który może być potrzebny do spotkania.

00:00:28

Uczestnicy i zasoby pojawiają się tutaj, a obok każdego z nich znajduje się ich program reprezentowany przez kolorowe paski na osi czasu.

00:00:37

Znaczenie kolorów jest tutaj wyświetlane.

00:00:40

To pole reprezentuje harmonogram spotkania.

00:00:44

Możemy więc upewnić się, że spotkanie jest odpowiednie dla wszystkich, sprawdzając dostępność w tym obszarze.

00:00:50

Jeśli gość nie jest dostępny w tych godzinach, możesz dostosować go bezpośrednio z poziomu tego kreatora.

00:00:57

Po zakończeniu możesz wysłać.

00:00:13

ऐसा करने के लिए, शेड्यूलिंग सहायक उपस्थित लोगों और संसाधनों की उपलब्धता प्रदर्शित करके आपकी मीटिंग के लिए सर्वोत्तम समय का विश्लेषण करता है.

00:00:21

संसाधन मीटिंग रूम या अन्य उपकरण हैं जिनकी आपको मीटिंग के लिए आवश्यकता हो सकती है।

00:00:28

प्रतिभागी और संसाधन यहां दिखाई देते हैं और प्रत्येक के बगल में उनका एजेंडा रंगीन सलाखों द्वारा दर्शाया जाता है, एक समयरेखा में।

00:00:37

रंगों का अर्थ यहां प्रदर्शित किया गया है।

00:00:40

यह बॉक्स आपके मीटिंग शेड्यूल का प्रतिनिधित्व करता है.

00:00:44

इसलिए हम इस क्षेत्र के अंदर उपलब्धता की जांच करके यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि बैठक सभी के लिए उपयुक्त है।

00:00:50

यदि इन घंटों के दौरान कोई अतिथि उपलब्ध नहीं है, तो आप उन्हें सीधे इस विज़ार्ड से समायोजित कर सकते हैं.

00:00:57

एक बार समाप्त होने के बाद आप भेज सकते हैं।

00:00:13

Untuk melakukannya, Asisten Penjadwalan menganalisis waktu terbaik untuk rapat Anda dengan menampilkan ketersediaan orang dan sumber daya yang ada.

00:00:21

Sumber daya adalah ruang rapat atau peralatan lain yang mungkin Anda perlukan untuk rapat.

00:00:28

Peserta dan sumber daya muncul di sini dan di sebelah masing-masing agenda mereka diwakili oleh bilah berwarna, dalam garis waktu.

00:00:37

Arti warna ditampilkan di sini.

00:00:40

Kotak ini mewakili jadwal rapat Anda.

00:00:44

Jadi kami dapat memastikan bahwa pertemuan tersebut cocok untuk semua orang dengan memeriksa ketersediaan di dalam area ini.

00:00:50

Jika tamu tidak tersedia selama jam-jam ini, Anda dapat menyesuaikannya langsung dari wizard ini.

00:00:57

Setelah selesai Anda dapat mengirim.

00:00:13

Para fazer isso, o Assistente de Agendamento analisa o melhor horário para sua reunião, exibindo a disponibilidade de pessoas e recursos presentes.

00:00:21

Os recursos são salas de reunião ou outro equipamento que você possa precisar para a reunião.

00:00:28

Os participantes e os recursos são listados aqui e, ao lado de cada um, está seu calendário, representado por barras coloridas, em uma linha do tempo.

00:00:37

O significado das cores é exibido aqui.

00:00:40

Esta área representa a agenda da sua reunião.

00:00:44

Assim, podemos garantir que a reunião seja adequada para todos, verificando a disponibilidade dentro dessa área.

00:00:50

Se um hóspede não estiver disponível durante este horário, pode ajustá-lo diretamente a partir deste assistente.

00:00:57

Uma vez feito, você pode enviar.

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