SharePoint (Classic Sites) - Sharing a folder or document with someone outside the company Tutorial

In this video, you will learn how to share folders or documents with people outside your company.
It is important to consider your company's strategy and permissions before sharing with external parties.
By default, document libraries inherit permissions from your SharePoint site, but you can change them for each folder or document.
It is recommended to define overall permissions for your site and share it entirely for better security.
Creating dedicated SharePoint sites for each work team or project is also advised.
To share a folder or document, you can use a username sharing link and specify whether the recipient can edit or download the document.
The recipient will receive an email with a link and an access code to authenticate.
They can share the document with others who already have access and may also download or delete it, depending on the permissions granted.
Keep in mind that recipients can transfer the email and access code to others.
Regularly check and manage permissions using the manage access panel.
This tutorial will help you effectively share files and folders with external parties while maintaining security.

3:44
2618 views

Available in Microsoft365

Objectifs :

This video aims to guide users on how to share folders or files from their SharePoint site with external parties while emphasizing the importance of adhering to company policies regarding external sharing.

Chapitres :

Introduction to Sharing in SharePoint
In this section, we will explore the process of sharing folders and files with external parties using SharePoint. It is crucial to understand that sharing with individuals outside your organization is contingent upon your company's sharing strategy.
Understanding Permissions
Before sharing, it's important to note that document libraries and their contents inherit the permissions set for the SharePoint site. While you can modify permissions for individual folders or documents, it is advisable to establish clear overall permissions for the site to enhance security. This approach simplifies the management of permissions, allowing for easier modifications at the site level rather than on a document-by-document basis.
Best Practices for Site Organization
To maintain an organized structure, it is recommended to create dedicated SharePoint sites for each work team or specific project. This prevents the complications that arise from consolidating all organizational activities into a single site, which can lead to a chaotic environment with numerous documents and permissions.
Sharing Specific Documents or Folders
If you need to share a specific folder or document with someone outside your company, you can do so by generating a sharing link. You have the option to share with specific individuals, allowing them to edit or view the document, and you can also restrict the ability to download it. Once shared, the recipient will receive an email containing the link to access the document.
Authentication and Access Codes
Upon clicking the link, the recipient will receive an access code via email, which is valid for 15 minutes. If multiple documents are shared from the same SharePoint site, the recipient will only need to enter the code once. Depending on the permissions granted, the recipient may share the document with others who already have access, download a copy, or delete it.
Managing Access and Permissions
It is essential to regularly check the permissions of your files or folders using the manage access panel. This tool allows you to see who has access to your files and revoke permissions that are no longer necessary. Be mindful that employees can transfer the email containing the document link and access code to others, so regular audits of permissions are advisable.

FAQ :

How can I share a document in SharePoint with someone outside my organization?

To share a document with someone outside your organization, you can create a sharing link and specify whether the recipient can edit or download the document. An access code will be sent to the recipient for authentication.

What are the risks of sharing documents externally?

Sharing documents externally can lead to unauthorized access if the recipient shares the link or access code with others. It's important to regularly check permissions and manage access to ensure security.

Can I change permissions for individual documents in SharePoint?

Yes, you can change permissions for individual documents or folders, but it is recommended to set overall permissions for the site to simplify management.

What happens if I deactivate the edit and download options for a document?

If you deactivate the edit and download options, the recipient will only be able to view the document without making any changes or downloading a copy.

How long is the access code valid for?

The access code sent to the recipient is valid for 15 minutes.

Quelques cas d'usages :

Collaborating on a Project with External Partners

A marketing team can create a dedicated SharePoint site for a project and share specific folders with external partners. This allows for organized collaboration while maintaining control over permissions.

Managing Document Access for Temporary Employees

HR can use SharePoint to share onboarding documents with temporary employees. By setting specific permissions, HR can ensure that these employees have access only to necessary documents without compromising sensitive information.

Sharing Reports with Stakeholders

A finance team can share quarterly reports with stakeholders outside the organization. By using the sharing link feature, they can control whether stakeholders can edit or download the reports, ensuring data security.

Regularly Auditing Document Permissions

IT departments can utilize the Manage Access Panel to regularly audit who has access to sensitive documents. This helps in revoking permissions that are no longer needed and maintaining security.

Glossaire :

SharePoint

A web-based collaboration platform developed by Microsoft that integrates with Microsoft Office. It is used for storing, organizing, sharing, and accessing information from any device.

Document Library

A location on a SharePoint site where you can create, collect, update, and manage files with other team members.

Permissions

Settings that determine what actions users can perform on SharePoint content, such as viewing, editing, or sharing documents.

Access Code

A temporary code sent to a user to authenticate their access to a shared document or folder, valid for a limited time.

Manage Access Panel

A feature in SharePoint that allows users to view and manage the permissions associated with files and folders.

External Sharing

The process of allowing users outside of your organization to access specific SharePoint content.

Inherit Permissions

A setting where document libraries and their contents automatically adopt the permissions set for the parent SharePoint site.

00:00:08

access to your teams SharePoint site

00:00:11

to people outside your business.

00:00:14

In this video, we'll see how to share

00:00:18

folders or files with external parties.

00:00:21

Always keep in mind that sharing

00:00:24

with people outside your organization

00:00:26

depends on your company's strategy.

00:00:29

You may not be allowed to share your

00:00:32

share point sites and their content

00:00:35

with people outside your company.

00:00:37

Also be aware that by default

00:00:40

document libraries and their

00:00:42

contents inherit permissions you

00:00:44

have set for your share point site.

00:00:48

Of course you can change these

00:00:51

permissions for each folder or document,

00:00:53

but for more security it is best to

00:00:56

accurately define your sites overall

00:00:59

permissions and share it entirely.

00:01:01

It will be easier for you to delete

00:01:04

or modify permissions at the root

00:01:07

of the site rather than doing

00:01:10

this one document at the time.

00:01:13

Similarly,

00:01:14

it is best to create a SharePoint

00:01:17

site dedicated to each work

00:01:20

team or specific project,

00:01:22

rather than condense all your organizations

00:01:25

activity on one single site with a

00:01:29

large volume of documents sharing

00:01:31

and permissions in every direction.

00:01:34

If you still need to share a single

00:01:36

folder or document with someone outside

00:01:39

your company username sharing link.

00:01:42

Two specific people.

00:01:44

With or without the possibility

00:01:46

to allow editing.

00:01:48

And whether or not to download a document.

00:01:56

Your employee receives an email

00:01:58

with a link to the document you

00:02:00

want to share with him or her.

00:02:05

By clicking this button and access code

00:02:08

will be sent to him or her to authenticate.

00:02:12

This code is valid for 15 minutes.

00:02:15

If you have sent links to

00:02:17

multiple documents from the same

00:02:19

SharePoint site to this colleague,

00:02:22

they will only need to enter that code once.

00:02:26

Depending on the permissions granted,

00:02:28

this employee will be able to share

00:02:31

the document, but only with people

00:02:33

who already have access to it.

00:02:35

People would existing access.

00:02:39

He or she can also download a copy

00:02:42

to his her computer or delete it.

00:02:58

If you deactivated the edit and

00:03:00

download options, your employee will

00:03:03

only be able to view the document.

00:03:07

Also keep in mind that it is always

00:03:09

possible for an employee to transfer

00:03:12

the email containing the link to

00:03:14

the document to another person

00:03:16

and then to provide a him or her

00:03:19

with the access code that will

00:03:21

be sent to him or her via email.

00:03:24

So check your files or folders

00:03:28

for regular permissions thanks to

00:03:31

the manage access panel.

00:03:33

Here you will immediately see

00:03:35

who your file is share with.

00:03:38

And he would be able to revoke

00:03:40

permissions that are no longer needed.

00:00:05

Bisher haben wir gesehen, wie wir

00:00:08

Zugriff auf Ihre Teams SharePoint-Website

00:00:11

An Personen außerhalb Ihres Unternehmens.

00:00:14

In diesem Video erfahren Sie, wie Sie

00:00:18

Ordner oder Dateien mit externen Parteien.

00:00:21

Denken Sie immer daran, dass das Teilen

00:00:24

mit Personen außerhalb Ihrer Organisation

00:00:26

hängt von der Strategie Ihres Unternehmens ab.

00:00:29

Möglicherweise ist es Ihnen nicht gestattet, Ihre

00:00:32

Share Point-Websites und deren Inhalt

00:00:35

mit Personen außerhalb Ihres Unternehmens.

00:00:37

Beachten Sie auch, dass standardmäßig

00:00:40

Dokumentbibliotheken und deren

00:00:42

Inhalte erben Berechtigungen, die Sie erben

00:00:44

haben für Ihre Share Point-Site festgelegt.

00:00:48

Natürlich können Sie diese

00:00:51

Berechtigungen für jeden Ordner oder jedes Dokument,

00:00:53

aber für mehr Sicherheit ist es am besten,

00:00:56

Genau definieren Sie Ihre Websites insgesamt

00:00:59

und teilen Sie sie vollständig.

00:01:01

Es wird einfacher für Sie sein, zu löschen

00:01:04

oder ändern Sie Berechtigungen im Stammverzeichnis

00:01:07

der Website, anstatt

00:01:10

dieses eine Dokument zu diesem Zeitpunkt.

00:01:13

Ähnlich

00:01:14

Es ist am besten, ein SharePoint zu erstellen

00:01:17

Website für jedes Werk

00:01:20

Team oder spezifisches Projekt,

00:01:22

anstatt alle Ihre Organisationen zu verdichten

00:01:25

Aktivität auf einem einzigen Standort mit

00:01:29

große Anzahl von Dokumenten gemeinsam nutzen

00:01:31

und Berechtigungen in alle Richtungen.

00:01:34

Wenn Sie noch eine einzelne

00:01:36

Ordner oder Dokument mit einer Person außerhalb

00:01:39

Link für die Freigabe Ihres Unternehmensbenutzernamens.

00:01:42

Zwei spezifische Personen.

00:01:44

Mit oder ohne Möglichkeit

00:01:46

, um die Bearbeitung zu ermöglichen.

00:01:48

Und ob ein Dokument heruntergeladen werden soll oder nicht.

00:01:56

Ihr Mitarbeiter erhält eine E-Mail

00:01:58

mit einem Link zum Dokument, das Sie

00:02:00

mit ihm oder ihr teilen wollen.

00:02:05

Durch Klicken auf diese Schaltfläche und den Zugangscode

00:02:08

wird ihm zur Authentifizierung zugesandt.

00:02:12

Dieser Code ist 15 Minuten gültig.

00:02:15

Wenn Sie Links an

00:02:17

mehrere Dokumente aus dem gleichen

00:02:19

SharePoint-Website an diesen Kollegen,

00:02:22

sie müssen diesen Code nur einmal eingeben.

00:02:26

Abhängig von den erteilten Berechtigungen

00:02:28

dieser Mitarbeiter kann

00:02:31

das Dokument, aber nur mit Personen

00:02:33

die bereits Zugriff darauf haben.

00:02:35

Die Menschen würden Zugang haben.

00:02:39

Er oder sie kann auch eine Kopie herunterladen

00:02:42

oder löschen Sie ihn.

00:02:58

Wenn Sie die Bearbeitung deaktiviert haben und

00:03:00

Download-Optionen, wird Ihr Mitarbeiter

00:03:03

nur das Dokument anzeigen können.

00:03:07

Denken Sie auch daran, dass es immer

00:03:09

möglichkeit für einen Mitarbeiter,

00:03:12

die E-Mail mit dem Link zu

00:03:14

das Dokument an eine andere Person

00:03:16

und dann ein ihn oder sie zur Verfügung zu stellen

00:03:19

mit dem Zugangscode, der

00:03:21

ihm per E-Mail zugesandt werden.

00:03:24

Überprüfen Sie also Ihre Dateien oder Ordner

00:03:28

für regelmäßige Berechtigungen dank

00:03:31

das Bedienfeld "Zugriff verwalten".

00:03:33

Hier sehen Sie sofort

00:03:35

für die Ihre Datei freigeben soll.

00:03:38

Und er könnte

00:03:40

Berechtigungen, die nicht mehr benötigt werden.

00:00:05

Ранее мы видели, как предоставлять

00:00:08

доступ к сайту SharePoint

00:00:11

для людей, не входящих в ваш бизнес.

00:00:14

В этом видео мы увидим, как поделиться

00:00:18

папки или файлы с внешними сторонами.

00:00:21

Всегда имейте в виду, что обмен

00:00:24

с людьми за пределами вашей организации

00:00:26

зависит от стратегии вашей компании.

00:00:29

Вам может быть запрещено делиться своим

00:00:32

доля тоных сайтов и их содержание

00:00:35

с людьми за пределами вашей компании.

00:00:37

Также имейте в виду, что по умолчанию

00:00:40

библиотек документов и их

00:00:42

содержимое наследует разрешения, которые вы

00:00:44

установили для вашего сайта точки обмена.

00:00:48

Конечно, вы можете изменить эти

00:00:51

разрешения на каждую папку или документ,

00:00:53

но для большей безопасности лучше всего

00:00:56

точно определить ваши сайты в целом

00:00:59

разрешений и поделиться им полностью.

00:01:01

Вам будет легче удалить

00:01:04

или изменить разрешения в корне

00:01:07

сайта, а не делать

00:01:10

это один документ в то время.

00:01:13

подобным образом

00:01:14

лучше всего создать SharePoint

00:01:17

сайт, посвященный каждой работе

00:01:20

команды или конкретного проекта,

00:01:22

а не конденсировать все ваши организации

00:01:25

деятельности на одном сайте с

00:01:29

большой объем обмена документами

00:01:31

и разрешения во всех направлениях.

00:01:34

Если вам все еще нужно поделиться одним

00:01:36

папка или документ с кем-то снаружи

00:01:39

Имя пользователя вашей компании обмена ссылкой.

00:01:42

Два конкретных человека.

00:01:44

С возможностью или без нее

00:01:46

для редактирования.

00:01:48

И стоит ли загружать документ.

00:01:56

Ваш сотрудник получает электронное письмо

00:01:58

со ссылкой на документ, который вы

00:02:00

хочу поделиться с ним или с ней.

00:02:05

Нажав на эту кнопку и код доступа

00:02:08

будут отправлены к нему или ей для проверки подлинности.

00:02:12

Этот код действителен в течение 15 минут.

00:02:15

Если вы отправили ссылки на

00:02:17

несколько документов из одного и того же

00:02:19

SharePoint сайт для этого коллеги,

00:02:22

им нужно будет ввести этот код только один раз.

00:02:26

В зависимости от предоставленных разрешений,

00:02:28

этот сотрудник сможет

00:02:31

документ, но только с людьми

00:02:33

которые уже имеют к нему доступ.

00:02:35

Люди будут иметь доступ.

00:02:39

Он или она также может скачать копию

00:02:42

на свой компьютер или удалить его.

00:02:58

Если вы отключили редактирование и

00:03:00

скачать варианты, ваш сотрудник будет

00:03:03

только быть в состоянии просмотреть документ.

00:03:07

Также имейте в виду, что это всегда

00:03:09

для сотрудника

00:03:12

электронное письмо, содержащее ссылку на

00:03:14

документ другому лицу

00:03:16

, а затем обеспечить его или ее

00:03:19

с кодом доступа, который будет

00:03:21

быть отправлены ему или ей по электронной почте.

00:03:24

Так что проверьте файлы или папки

00:03:28

для регулярных разрешений благодаря

00:03:31

панель управления доступом.

00:03:33

Здесь вы сразу увидите

00:03:35

с кем делится ваш файл.

00:03:38

И он сможет отменить

00:03:40

разрешений, которые больше не нужны.

00:00:05

Daha önce nasıl hibe edeceğimizi gördük

00:00:08

ekiplerinize SharePoint sitesine erişim

00:00:11

işinizin dışındaki kişilere.

00:00:14

Bu videoda, nasıl paylaşılacağını göreceğiz

00:00:18

harici taraflarla klasörler veya dosyalar.

00:00:21

Her zaman bu paylaşımı aklınızda bulundurun

00:00:24

kuruluşunuzun dışındaki kişilerle

00:00:26

şirketinizin stratejisine bağlıdır.

00:00:32

nokta sitelerini ve içeriklerini paylaşma

00:00:35

şirketinizin dışındaki kişilerle.

00:00:37

Ayrıca, varsayılan olarak

00:00:40

belge kitaplıkları ve

00:00:42

içeriğinin izinlerini devralması

00:00:44

paylaşım noktası siteniz için ayarlandı.

00:00:48

Tabii ki bunları değiştirebilirsin.

00:00:51

her klasör veya belge için izinler,

00:00:53

ancak daha fazla güvenlik için en iyisi

00:00:56

sitelerinizi genel olarak doğru şekilde tanımlayın

00:00:59

izinleri ve tamamen paylaşın.

00:01:01

Silmeniz daha kolay olacaktır

00:01:04

veya kökteki izinleri değiştirme

00:01:07

yapmak yerine sitenin

00:01:10

o sırada bu belge.

00:01:13

Benzer şekil -de

00:01:14

SharePoint oluşturmak en iyisidir

00:01:17

her çalışmaya adanmış site

00:01:20

takım veya belirli bir proje,

00:01:22

tüm organizasyonlarınızı yoğunlaştırarak

00:01:25

tek bir sitede etkinlik

00:01:29

büyük miktarda belge paylaşımı

00:01:31

ve her yönde izinler.

00:01:34

Hala bir single paylaşmanız gerekiyorsa

00:01:36

dışarıda biriyle klasör veya belge

00:01:39

şirket kullanıcı adı paylaşım bağlantınız.

00:01:42

İki özel insan.

00:01:44

İmkan olsun ya da olmayın

00:01:46

düzenlemeye izin vermek için.

00:01:48

Ve bir belgenin indirilip indirilmeyeceğini.

00:01:56

Çalışanınız bir e-posta alır

00:01:58

belgeye bir bağlantı ile

00:02:00

Onunla paylaşmak istiyorum.

00:02:05

Bu düğmeye ve erişim koduna tıklayarak

00:02:08

kimlik doğrulaması için ona gönderilecektir.

00:02:12

Bu kod 15 dakika geçerlidir.

00:02:15

Bağlantı gönderdiyseniz

00:02:17

aynı belgelerden birden çok belge

00:02:19

SharePoint sitesini bu iş arkadaşına,

00:02:22

bu kodu yalnızca bir kez girmeleri gerekir.

00:02:26

Verilen izinlere bağlı olarak,

00:02:28

bu çalışan

00:02:31

belge, ancak yalnızca kişilerle

00:02:33

zaten erişimi olan.

00:02:35

İnsanlar var olan erişime sahip olacaklardı.

00:02:39

Ayrıca bir kopyasını da indirebilir

00:02:42

'yi bilgisayarına ya da silerek evine geri aldı.

00:02:58

Düzenlemeyi devre dışı bırakıp

00:03:00

indirme seçenekleri, çalışanınız

00:03:03

yalnızca belgeyi görüntüleyebilir.

00:03:07

Ayrıca her zaman

00:03:09

bir çalışanın transfer etmesi mümkündür

00:03:12

bağlantısını içeren e-posta

00:03:14

belgeyi başka bir kişiye

00:03:16

ve sonra bir erkek sağlamak için

00:03:19

olacak erişim kodu ile

00:03:21

e-posta yoluyla kendisine gönderilir.

00:03:24

Bu yüzden dosyalarınızı veya klasörlerinizi kontrol edin

00:03:28

sayesinde düzenli izinler için

00:03:31

erişim panelini yönetin.

00:03:33

Burada hemen göreceksiniz

00:03:35

dosyanızın kimlerle paylaşılanır.

00:03:38

Ve iptal edebilirdi.

00:03:40

artık gerekli olmayan izinler.

00:00:08

الوصول إلى موقع SharePoint للفرق

00:00:11

لأشخاص خارج نطاق عملك.

00:00:14

في هذا الفيديو، سنرى كيفية المشاركة

00:00:18

مجلدات أو ملفات مع أطراف خارجية.

00:00:21

ضع في اعتبارك دائما أن المشاركة

00:00:24

مع أشخاص خارج مؤسستك

00:00:26

يعتمد على استراتيجية شركتك.

00:00:29

قد لا يسمح لك بمشاركة

00:00:32

مشاركة مواقع النقاط ومحتواها

00:00:35

مع أشخاص خارج شركتك

00:00:37

يجب أيضا أن تدرك أن افتراضيا

00:00:40

مكتبات المستندات ومستنداتها

00:00:42

محتويات ترث أذونات لك

00:00:44

قد تم تعيين لموقع نقطة المشاركة.

00:00:48

بالطبع يمكنك تغيير هذه

00:00:51

أذونات لكل مجلد أو مستند،

00:00:53

ولكن لمزيد من الأمن فمن الأفضل أن

00:00:56

تحديد مواقعك بدقة بشكل عام

00:00:59

أذونات ومشاركتها بالكامل.

00:01:01

سيكون من الأسهل بالنسبة لك لحذف

00:01:04

أو تعديل أذونات في الجذر

00:01:07

للموقع بدلا من القيام به

00:01:10

هذا المستند في ذلك الوقت.

00:01:13

وب المثل

00:01:14

من الأفضل إنشاء SharePoint

00:01:17

موقع مخصص لكل عمل

00:01:20

فريق أو مشروع معين،

00:01:22

بدلا من تكثيف جميع المنظمات الخاصة بك

00:01:25

النشاط على موقع واحد واحد مع

00:01:29

كمية كبيرة من مشاركة المستندات

00:01:31

والأذونات في كل اتجاه.

00:01:34

إذا كنت لا تزال بحاجة إلى مشاركة واحدة

00:01:36

مجلد أو مستند مع شخص ما خارج

00:01:39

ارتباط مشاركة اسم المستخدم الخاص بشركتك.

00:01:42

شخصان محددان

00:01:44

مع أو بدون إمكانية

00:01:46

للسماح بالتحرير.

00:01:48

وما إذا كان أو لم يكن لتحميل وثيقة.

00:01:56

موظفك يتلقى رسالة إلكترونية

00:01:58

مع ارتباط إلى المستند الذي

00:02:00

تريد أن تشاركه أو تشاركها

00:02:05

بالنقر فوق هذا الزر ورمز الوصول

00:02:08

سيتم إرسالها إليه أو لها للمصادقة.

00:02:12

هذا الرمز صالح لمدة 15 دقيقة.

00:02:15

إذا كنت قد أرسلت ارتباطات إلى

00:02:17

مستندات متعددة من نفس

00:02:19

موقع SharePoint لهذا الزميل،

00:02:22

سوف يحتاجون فقط لإدخال هذا الرمز مرة واحدة.

00:02:26

اعتمادا على الأذونات الممنوحة،

00:02:28

هذا الموظف سوف تكون قادرة على المشاركة

00:02:31

الوثيقة، ولكن فقط مع الناس

00:02:33

الذين لديهم بالفعل الوصول إليها.

00:02:35

الناس يمكن أن يكون الوصول القائمة.

00:02:39

يمكنه أيضا تنزيل نسخة

00:02:42

إلى جهاز الكمبيوتر الخاص بها أو حذفه.

00:02:58

إذا قمت بإلغاء تنشيط التحرير و

00:03:00

تحميل الخيارات ، وسوف الموظف الخاص بك

00:03:03

فقط أن تكون قادرا على عرض المستند.

00:03:07

أيضا نضع في اعتبارنا أنه دائما

00:03:09

إمكانية نقل الموظف

00:03:12

البريد الإلكتروني الذي يحتوي على الرابط إلى

00:03:14

المستند لشخص آخر

00:03:16

ومن ثم لتوفير له أو لها

00:03:19

مع رمز الوصول الذي سوف

00:03:21

أن ترسل إليه أو لها عبر البريد الإلكتروني.

00:03:24

لذا تحقق من الملفات أو المجلدات

00:03:28

للحصول على أذونات منتظمة بفضل

00:03:31

لوحة إدارة الوصول.

00:03:33

هنا سترى على الفور

00:03:35

مع من يشارك الملف.

00:03:38

وسيكون قادرا على إبطال

00:03:40

الأذونات التي لم تعد مطلوبة.

00:00:08

accesso al sito di SharePoint dei team

00:00:11

a persone al di fuori della tua azienda.

00:00:14

In questo video, vedremo come condividere

00:00:18

cartelle o file con parti esterne.

00:00:21

Tieni sempre presente che la condivisione

00:00:24

con persone esterne all'organizzazione

00:00:26

dipende dalla strategia della tua azienda.

00:00:29

Potresti non essere autorizzato a condividere il tuo

00:00:32

condividere siti puntiformi e relativo contenuto

00:00:35

con persone esterne alla tua azienda.

00:00:37

Inoltre, tieni presente che per impostazione predefinita

00:00:40

raccolte documenti e relative

00:00:42

Il contenuto eredita le autorizzazioni che si ottengono

00:00:44

hanno impostato per il sito del punto di condivisione.

00:00:48

Naturalmente puoi cambiarli

00:00:51

autorizzazioni per ogni cartella o documento,

00:00:53

ma per una maggiore sicurezza è meglio

00:00:56

definisci con precisione i tuoi siti nel complesso

00:00:59

autorizzazioni e condividerlo interamente.

00:01:01

Sarà più facile per te eliminare

00:01:04

o modificare le autorizzazioni alla radice

00:01:07

del sito piuttosto che fare

00:01:10

questo documento al momento.

00:01:13

Similmente

00:01:14

È consigliabile creare un SharePoint

00:01:17

sito dedicato ad ogni opera

00:01:20

team o progetto specifico,

00:01:22

piuttosto che condensare tutte le tue organizzazioni

00:01:25

attività su un unico sito con un

00:01:29

grande volume di condivisione di documenti

00:01:31

e permessi in ogni direzione.

00:01:34

Se hai ancora bisogno di condividere un singolo

00:01:36

cartella o documento con qualcuno esterno

00:01:39

link di condivisione del nome utente della tua azienda.

00:01:42

Due persone specifiche.

00:01:44

Con o senza possibilità

00:01:46

per consentire la modifica.

00:01:48

E se scaricare o meno un documento.

00:01:56

Il tuo dipendente riceve un'e-mail

00:01:58

con un collegamento al documento si

00:02:00

vogliono condividere con lui o lei.

00:02:05

Facendo clic su questo pulsante e sul codice di accesso

00:02:08

saranno inviati a lui o lei per l'autenticazione.

00:02:12

Questo codice è valido per 15 minuti.

00:02:15

Se hai inviato link a

00:02:17

più documenti dallo stesso

00:02:19

Sito di SharePoint a questo collega,

00:02:22

dovranno inserire quel codice solo una volta.

00:02:26

A seconda delle autorizzazioni concesse,

00:02:28

questo dipendente sarà in grado di condividere

00:02:31

il documento, ma solo con le persone

00:02:33

che hanno già accesso ad esso.

00:02:35

Le persone avrebbero un accesso esistente.

00:02:39

Lui o lei può anche scaricare una copia

00:02:42

al suo computer o eliminarlo.

00:02:58

Se hai disattivato la modifica e

00:03:00

opzioni di download, il tuo dipendente lo farà

00:03:03

essere in grado di visualizzare solo il documento.

00:03:07

Tieni anche presente che è sempre

00:03:09

possibilità di trasferimento per un dipendente

00:03:12

l'email contenente il link a

00:03:14

il documento a un'altra persona

00:03:16

e quindi fornire un lui o lei

00:03:19

con il codice di accesso che

00:03:21

essere inviato a lui o lei via e-mail.

00:03:24

Quindi controlla i tuoi file o cartelle

00:03:28

per autorizzazioni regolari grazie a

00:03:31

il pannello di gestione degli accessi.

00:03:33

Qui vedrai subito

00:03:35

con chi è condiviso il tuo file.

00:03:38

E sarebbe in grado di revocare

00:03:40

autorizzazioni che non sono più necessarie.

00:00:08

チーム SharePoint サイトへのアクセス

00:00:11

あなたのビジネス以外の人々に。

00:00:14

このビデオでは、共有する方法を見ていきます

00:00:18

外部の関係者が含まれるフォルダまたはファイル

00:00:21

常に、共有を心に留めておく

00:00:24

組織外のユーザーとの

00:00:26

会社の戦略に依存します。

00:00:29

お客様の共有を許可されない場合があります。

00:00:32

共有ポイントサイトとそのコンテンツ

00:00:35

社外の人と一緒に。

00:00:37

また、デフォルトで

00:00:40

ドキュメントライブラリとそれらのライブラリ

00:00:42

コンテンツはユーザーのアクセス許可を継承する

00:00:44

は、共有ポイントサイトに設定されています。

00:00:48

もちろん、これらを変更することができます

00:00:51

各フォルダまたはドキュメントのアクセス許可

00:00:53

しかし、より多くのセキュリティのために、それは最善です

00:00:56

サイト全体を正確に定義する

00:00:59

アクセス許可を持ち、完全に共有します。

00:01:01

削除が容易になります

00:01:04

またはルートでアクセス許可を変更する

00:01:07

サイトの代わりにサイトの

00:01:10

この 1 つのドキュメントは、その時点でです。

00:01:13

同じように

00:01:14

SharePoint を作成することをお勧めします

00:01:17

各作業専用サイト

00:01:20

チームまたは特定のプロジェクト

00:01:22

すべての組織を凝縮するのではなく

00:01:25

1 つのサイトでのアクティビティ

00:01:29

大量のドキュメント共有

00:01:31

あらゆる方向にアクセス許可を与えます。

00:01:34

それでも単一の共有が必要な場合

00:01:36

外部のユーザーとフォルダまたはドキュメント

00:01:39

会社のユーザー名共有リンク。

00:01:42

2人の特定の人。

00:01:44

可能性の有無にかかわらず

00:01:46

をクリックして編集できます。

00:01:48

そして、文書をダウンロードするかどうか。

00:01:56

従業員がメールを受信

00:01:58

ドキュメントへのリンクを使用して、

00:02:00

彼または彼女と共有したいです。

00:02:05

このボタンをクリックしてコードにアクセス

00:02:08

認証のために彼または彼女に送られます。

00:02:12

このコードは 15 分間有効です。

00:02:15

リンクを送信した場合

00:02:17

同じから複数のドキュメント

00:02:19

この同僚へのSharePointサイト、

00:02:22

このコードは一度だけ入力する必要があります。

00:02:26

付与されたアクセス許可に応じて、

00:02:28

この従業員は共有することができます

00:02:31

文書ですが、人との間のみ

00:02:33

すでにアクセス権を持っている人。

00:02:35

人々は既存のアクセス権を持っています。

00:02:39

コピーをダウンロードすることもできます。

00:02:42

彼のコンピュータに、またはそれを削除します。

00:02:58

編集を無効にした場合

00:03:00

ダウンロードオプション、あなたの従業員は、

00:03:03

ドキュメントを表示することしかできません。

00:03:07

また、それは常にであることを覚えておいてください

00:03:09

従業員が転送できる

00:03:12

へのリンクを含む電子メール

00:03:14

他の人にドキュメントを

00:03:16

そして、彼または彼女を提供するために

00:03:19

アクセスコードを使用して

00:03:21

電子メールで彼または彼女に送信されます。

00:03:24

だから、あなたのファイルやフォルダをチェック

00:03:28

標準のアクセス許可のおかげで

00:03:31

アクセスの管理パネル。

00:03:33

ここですぐに表示されます

00:03:35

ファイルが共有しているユーザー。

00:03:38

そして、彼は取り消すことができるだろう

00:03:40

必要なくなったアクセス許可。

00:00:08

팀 쉐어포인트 사이트에 대한 액세스

00:00:11

비즈니스 외부의 사람들에게.

00:00:14

이 비디오에서는 공유 방법을 볼 수 있습니다.

00:00:18

외부 당사자가 있는 폴더 또는 파일입니다.

00:00:21

항상 그 공유를 명심하십시오.

00:00:24

조직 외부의 사람들과

00:00:26

회사의 전략에 따라 다릅니다.

00:00:29

공유를 허용하지 않을 수 있습니다.

00:00:32

포인트 사이트 및 해당 콘텐츠 공유

00:00:35

회사 외부의 사람들과 함께 할 수 있습니다.

00:00:37

또한 기본적으로

00:00:40

문서 라이브러리 및 라이브러리

00:00:42

콘텐츠는 귀하에게 권한을 상속합니다.

00:00:44

공유 포인트 사이트에 대해 설정했습니다.

00:00:48

물론 이러한 변경은 가능합니다.

00:00:51

각 폴더 또는 문서에 대한 사용 권한,

00:00:53

그러나 더 많은 보안을 위해

00:00:56

사이트 전체의 정확하게 정의

00:00:59

권한과 완전히 공유할 수 있습니다.

00:01:01

삭제가 더 쉬워질 것입니다.

00:01:04

또는 루트에서 사용 권한을 수정

00:01:07

사이트보다는

00:01:10

이 문서는 당시에 있습니다.

00:01:13

마찬가지로

00:01:14

SharePoint를 만드는 것이 가장 좋습니다.

00:01:17

각 업무에 전념하는 사이트

00:01:20

팀 또는 특정 프로젝트,

00:01:22

모든 조직을 응축하는 대신

00:01:25

하나의 단일 사이트에서 활동

00:01:29

많은 양의 문서 공유

00:01:31

모든 방향의 사용 권한.

00:01:34

그래도 단일 를 공유해야 하는 경우

00:01:36

외부 의 누군가와 폴더 또는 문서

00:01:39

회사 사용자 이름 공유 링크입니다.

00:01:42

두 특정 사람.

00:01:44

가능성 유무에 관계없이

00:01:46

편집을 허용합니다.

00:01:48

그리고 문서를 다운로드할지 여부.

00:01:56

직원이 이메일을 받습니다.

00:01:58

문서에 대한 링크와 함께

00:02:00

그 또는 그녀와 공유하고 싶어.

00:02:05

이 버튼을 클릭하고 코드에 액세스

00:02:08

인증을 위해 그 또는 그녀에게 보내질 것입니다.

00:02:12

이 코드는 15분 동안 유효합니다.

00:02:15

링크를 보낸 경우

00:02:17

동일한 문서의 여러 문서

00:02:19

이 동료에게 공유 포인트 사이트,

00:02:22

해당 코드를 한 번만 입력하면 됩니다.

00:02:26

부여된 권한에 따라

00:02:28

이 직원은 공유 할 수 있습니다

00:02:31

문서는, 그러나 사람들과만

00:02:33

이미 액세스 할 수있는 사람.

00:02:35

사람들은 기존 액세스 권한을 가지고 있습니다.

00:02:39

그 또는 그녀는 또한 사본을 다운로드 할 수 있습니다

00:02:42

그의 컴퓨터에 또는 삭제합니다.

00:02:58

편집을 비활성화하고

00:03:00

다운로드 옵션, 직원은

00:03:03

문서만 볼 수 있습니다.

00:03:07

또한 항상 명심하십시오.

00:03:09

직원이 양도할 수 있습니다.

00:03:12

링크가 포함된 이메일은

00:03:14

다른 사람에게 문서

00:03:16

그리고 그 또는 그녀를 제공하기 위해

00:03:19

액세스 코드와 함께

00:03:21

이메일을 통해 그 또는 그녀에게 보내질 수 있습니다.

00:03:24

파일 이나 폴더를 확인 합니다.

00:03:28

정기적인 권한 부여

00:03:31

관리 액세스 패널입니다.

00:03:33

여기에서 즉시 볼 수 있습니다.

00:03:35

파일이 공유되는 사람.

00:03:38

그리고 그는 취소 할 수있을 것입니다

00:03:40

더 이상 필요하지 않은 사용 권한입니다.

00:00:08

訪問您的團隊 SharePoint 網站

00:00:11

給業務以外的人員。

00:00:14

在本視頻中，我們將瞭解如何分享

00:00:18

資料夾或檔與外部方。

00:00:21

始終牢記共用

00:00:24

與組織外部的人員共用

00:00:26

取決於您公司的戰略。

00:00:29

您可能不被允許分享您的

00:00:32

共用點網站及其內容

00:00:35

與公司外部人員共用。

00:00:37

另請注意，默認情況下

00:00:40

文檔庫及其

00:00:42

內容繼承您的許可權

00:00:44

已為您的共享點網站設置。

00:00:48

當然，您可以更改這些

00:00:51

每個資料夾或文件的許可權，

00:00:53

但為了提高安全性，最好

00:00:56

準確定義您的網站

00:00:59

許可權並完全共用。

00:01:01

您將更容易刪除

00:01:04

或在根目錄下修改許可權

00:01:07

的網站而不是做

00:01:10

這一個文檔在當時。

00:01:13

同樣地

00:01:14

最好創建一個 SharePoint

00:01:17

專門用於每項工作的網站

00:01:20

團隊或特定專案，

00:01:22

而不是濃縮所有組織

00:01:25

在單個網站上的活動，並具有

00:01:29

大量文件共用

00:01:31

和各個方向的許可權。

00:01:34

如果您仍然需要共用單個

00:01:36

資料夾或文檔，外面有人

00:01:39

您的公司使用者名共享連結。

00:01:42

兩個特定的人。

00:01:44

有或沒有可能性

00:01:46

以允許編輯。

00:01:48

以及是否下載文件。

00:01:56

您的員工會收到一封電子郵件

00:01:58

帶有指向您的文件的連結

00:02:00

想和他或她分享。

00:02:05

通過按下此按鈕和存取代碼

00:02:08

將被發送給他或她進行身份驗證。

00:02:12

此代碼的有效期為15分鐘。

00:02:15

如果您已將連結發送到

00:02:17

來自同一文件的多個文件

00:02:19

SharePoint 網站給這位同事，

00:02:22

他們只需要輸入該代碼一次。

00:02:26

根據授予的許可權，

00:02:28

此員工將能夠共用

00:02:31

文檔，但僅與人員共用

00:02:33

誰已經有權訪問它。

00:02:35

人們將現有的訪問許可權。

00:02:39

他或她也可以下載副本

00:02:42

到他的電腦或刪除它。

00:02:58

如果您停用了編輯，並且

00:03:00

下載選項，您的員工將

00:03:03

只能查看文件。

00:03:07

還要記住，它始終是

00:03:09

員工可以調動

00:03:12

包含指向的連結的電子郵件

00:03:14

將文件發送給其他人

00:03:16

然後提供他或她

00:03:19

使用訪問代碼，該密碼將

00:03:21

通過電子郵件發送給他或她。

00:03:24

因此，請檢查您的文件或資料夾

00:03:28

對於常規許可權，這要歸功於

00:03:31

管理訪問面板。

00:03:33

在這裡，您將立即看到

00:03:35

您的檔案的共享物件是誰。

00:03:38

他將能夠撤銷

00:03:40

不再需要的許可權。

00:00:08

访问您的团队 SharePoint 网站

00:00:11

给业务以外的人员。

00:00:14

在本视频中，我们将了解如何分享

00:00:18

文件夹或文件与外部方。

00:00:21

始终牢记共享

00:00:24

与组织外部的人员共享

00:00:26

取决于您公司的战略。

00:00:29

您可能不被允许分享您的

00:00:32

共享点网站及其内容

00:00:35

与公司外部人员共享。

00:00:37

另请注意，默认情况下

00:00:40

文档库及其

00:00:42

内容继承您的权限

00:00:44

已为您的共享点站点设置。

00:00:48

当然，您可以更改这些

00:00:51

每个文件夹或文档的权限，

00:00:53

但为了提高安全性，最好

00:00:56

准确定义您的网站

00:00:59

权限并完全共享。

00:01:01

您将更容易删除

00:01:04

或在根目录下修改权限

00:01:07

的网站而不是做

00:01:10

这一个文档在当时。

00:01:13

同样地

00:01:14

最好创建一个 SharePoint

00:01:17

专门用于每项工作的网站

00:01:20

团队或特定项目，

00:01:22

而不是浓缩所有组织

00:01:25

在单个站点上的活动，并具有

00:01:29

大量文档共享

00:01:31

和各个方向的权限。

00:01:34

如果您仍然需要共享单个

00:01:36

文件夹或文档，外面有人

00:01:39

您的公司用户名共享链接。

00:01:42

两个特定的人。

00:01:44

有或没有可能性

00:01:46

以允许编辑。

00:01:48

以及是否下载文档。

00:01:56

您的员工会收到一封电子邮件

00:01:58

带有指向您的文档的链接

00:02:00

想和他或她分享。

00:02:05

通过单击此按钮和访问代码

00:02:08

将被发送给他或她进行身份验证。

00:02:12

此代码的有效期为 15 分钟。

00:02:15

如果您已将链接发送到

00:02:17

来自同一文档的多个文档

00:02:19

SharePoint 网站给这位同事，

00:02:22

他们只需要输入该代码一次。

00:02:26

根据授予的权限，

00:02:28

此员工将能够共享

00:02:31

文档，但仅与人员共享

00:02:33

谁已经有权访问它。

00:02:35

人们将现有的访问权限。

00:02:39

他或她也可以下载副本

00:02:42

到他的电脑或删除它。

00:02:58

如果您停用了编辑，并且

00:03:00

下载选项，您的员工将

00:03:03

只能查看文档。

00:03:07

还要记住，它始终是

00:03:09

员工可以调动

00:03:12

包含指向的链接的电子邮件

00:03:14

将文档发送给其他人

00:03:16

然后提供他或她

00:03:19

使用访问代码，该密码将

00:03:21

通过电子邮件发送给他或她。

00:03:24

因此，请检查您的文件或文件夹

00:03:28

对于常规权限，这要归功于

00:03:31

管理访问面板。

00:03:33

在这里，您将立即看到

00:03:35

您的文件的共享对象是谁。

00:03:38

他将能够撤销

00:03:40

不再需要的权限。

00:00:08

acceso al sitio de SharePoint de los equipos

00:00:11

a personas ajenas a tu negocio.

00:00:14

En este vídeo, veremos cómo compartir

00:00:18

carpetas o archivos con partes externas.

00:00:21

Ten siempre en cuenta que compartir

00:00:24

con personas ajenas a su organización

00:00:26

depende de la estrategia de su empresa.

00:00:29

Es posible que no se le permita compartir su

00:00:32

compartir sitios de puntos y su contenido

00:00:35

con personas ajenas a su empresa.

00:00:37

También tenga en cuenta que por defecto

00:00:40

bibliotecas de documentos y sus

00:00:42

El contenido hereda los permisos

00:00:44

han establecido para su sitio de punto compartido.

00:00:48

Por supuesto que puedes cambiar estos

00:00:51

permisos para cada carpeta o documento,

00:00:53

pero para más seguridad lo mejor es

00:00:56

defina con precisión sus sitios en general

00:00:59

permisos y compartirlo por completo.

00:01:01

Será más fácil para usted eliminar

00:01:04

o modificar los permisos en la raíz

00:01:07

del sitio en lugar de hacer

00:01:10

este documento en ese momento.

00:01:13

Semejantemente

00:01:14

Lo mejor es crear un SharePoint

00:01:17

sitio dedicado a cada obra

00:01:20

equipo o proyecto específico,

00:01:22

en lugar de condensar todas sus organizaciones

00:01:25

actividad en un solo sitio con un

00:01:29

gran volumen de documentos compartidos

00:01:31

y permisos en todas las direcciones.

00:01:34

Si aún necesita compartir un solo

00:01:36

carpeta o documento con alguien externo

00:01:39

enlace para compartir el nombre de usuario de su empresa.

00:01:42

Dos personas específicas.

00:01:44

Con o sin posibilidad

00:01:46

para permitir la edición.

00:01:48

Y si descargar o no un documento.

00:01:56

Su empleado recibe un correo electrónico

00:01:58

con un vínculo al documento

00:02:00

quiere compartir con él o ella.

00:02:05

Haciendo clic en este botón y código de acceso

00:02:08

se le enviará a él o ella para autenticarse.

00:02:12

Este código es válido durante 15 minutos.

00:02:15

Si ha enviado enlaces a

00:02:17

varios documentos de la misma

00:02:19

Sitio de SharePoint a este colega,

00:02:22

solo necesitarán ingresar ese código una vez.

00:02:26

Dependiendo de los permisos concedidos,

00:02:28

Este empleado podrá compartir

00:02:31

el documento, pero solo con personas

00:02:33

que ya tienen acceso a ella.

00:02:35

La gente tendría acceso existente.

00:02:39

También puede descargar una copia

00:02:42

a su computadora o elimínela.

00:02:58

Si desactivó la edición y

00:03:00

opciones de descarga, su empleado lo hará

00:03:03

sólo podrá ver el documento.

00:03:07

También ten en cuenta que siempre es

00:03:09

posible que un empleado se transfiera

00:03:12

el correo electrónico que contiene el enlace a

00:03:14

el documento a otra persona

00:03:16

y luego para proporcionar un él o ella

00:03:19

con el código de acceso que

00:03:21

se le enviará por correo electrónico.

00:03:24

Así que revisa tus archivos o carpetas

00:03:28

para permisos regulares gracias a

00:03:31

el panel de administración de acceso.

00:03:33

Aquí verás inmediatamente

00:03:35

con quién se comparte el archivo.

00:03:38

Y podría revocar

00:03:40

permisos que ya no son necesarios.

00:00:08

acces la site-ul SharePoint al echipelor dvs.

00:00:11

persoanelor din afara afacerii tale.

00:00:14

În acest videoclip, vom vedea cum să partajăm

00:00:18

foldere sau fișiere cu părți externe.

00:00:21

Rețineți întotdeauna că partajarea

00:00:24

cu persoane din afara organizației dvs.

00:00:26

depinde de strategia companiei tale.

00:00:29

Este posibil să nu vi se permită să partajați

00:00:32

partajați site-uri punctuale și conținutul acestora

00:00:35

cu oameni din afara companiei tale.

00:00:37

De asemenea, rețineți că, în mod implicit

00:00:40

biblioteci de documente și a acestora

00:00:42

conținutul moștenește permisiunile pe care le aveți

00:00:44

au setat pentru site-ul punct de partajare.

00:00:48

Desigur, puteți schimba aceste

00:00:51

permisiuni pentru fiecare folder sau document,

00:00:53

dar pentru mai multă securitate este mai bine să

00:00:56

definiți-vă cu precizie site-urile în general

00:00:59

permisiuni și partajați-l în întregime.

00:01:01

Vă va fi mai ușor să ștergeți

00:01:04

sau modificarea permisiunilor la rădăcină

00:01:07

a site-ului, mai degrabă decât a face

00:01:10

acest document unul la momentul respectiv.

00:01:13

Similar

00:01:14

cel mai bine este să creați un SharePoint

00:01:17

site dedicat fiecărei lucrări

00:01:20

echipa sau proiectul specific,

00:01:22

mai degrabă decât condensa toate organizațiile dvs.

00:01:25

activitate pe un singur site cu un

00:01:29

volum mare de partajare a documentelor

00:01:31

și permisiuni în toate direcțiile.

00:01:34

Dacă tot trebuie să partajați un singur

00:01:36

folder sau document cu o persoană din exterior

00:01:39

link-ul de partajare a numelui de utilizator al companiei dvs.

00:01:42

Două persoane specifice.

00:01:44

Cu sau fără posibilitatea

00:01:46

pentru a permite editarea.

00:01:48

Și dacă să descărcați sau nu un document.

00:01:56

Angajatul tău primește un e-mail

00:01:58

cu un link către documentul dvs.

00:02:00

doresc să împartă cu el sau ea.

00:02:05

Făcând clic pe acest buton și pe codul de acces

00:02:08

îi va fi trimis să se autentifice.

00:02:12

Acest cod este valabil timp de 15 minute.

00:02:15

Dacă ați trimis link-uri către

00:02:17

mai multe documente din aceeași

00:02:19

Site-ul SharePoint pentru acest coleg,

00:02:22

ei vor trebui să introducă acest cod o singură dată.

00:02:26

În funcție de permisiunile acordate,

00:02:28

acest angajat va putea să împartă

00:02:31

documentul, dar numai cu oameni

00:02:33

care au deja acces la ea.

00:02:35

Oamenii ar avea acces existent.

00:02:39

El sau ea poate descărca, de asemenea, o copie

00:02:42

la computerul ei sau ștergeți-l.

00:02:58

Dacă ați dezactivat editarea și

00:03:00

opțiuni de descărcare, angajatul dumneavoastră va

00:03:03

să poată vizualiza documentul numai.

00:03:07

De asemenea, rețineți că este întotdeauna

00:03:09

posibil ca un angajat să transfere

00:03:12

e-mailul care conține linkul către

00:03:14

documentul către o altă persoană

00:03:16

și apoi pentru a oferi un el sau ea

00:03:19

cu codul de acces care va

00:03:21

să fie trimis la el sau ea prin e-mail.

00:03:24

Deci, verificați fișierele sau folderele

00:03:28

pentru permisiuni regulate datorită

00:03:31

panoul de gestionare a accesului.

00:03:33

Aici veți vedea imediat

00:03:35

cu cine este partajat fișierul dvs.

00:03:38

Și ar putea revoca

00:03:40

permisiuni care nu mai sunt necesare.

00:00:08

acesso ao site do SharePoint de suas equipes

00:00:11

para pessoas fora do seu negócio.

00:00:14

Neste vídeo, vamos ver como compartilhar

00:00:18

pastas ou arquivos com partes externas.

00:00:21

Tenha sempre em mente que compartilhar

00:00:24

com pessoas fora de sua organização

00:00:26

depende da estratégia da sua empresa.

00:00:29

Você pode não ter permissão para compartilhar o seu

00:00:32

compartilhar sites de pontos e seu conteúdo

00:00:35

com pessoas fora de sua empresa.

00:00:37

Também esteja ciente de que por padrão

00:00:40

bibliotecas de documentos e seus

00:00:42

conteúdo herde permissões que você

00:00:44

definiram para o seu site de ponto de compartilhamento.

00:00:48

Claro que você pode mudar estes

00:00:51

permissões para cada pasta ou documento,

00:00:53

mas para mais segurança é melhor

00:00:56

definir com precisão seus sites em geral

00:00:59

permissões e compartilhá-lo inteiramente.

00:01:01

Será mais fácil para você excluir

00:01:04

ou modificar permissões na raiz

00:01:07

do site, em vez de fazer

00:01:10

este documento na época.

00:01:13

Similarmente

00:01:14

é melhor criar um SharePoint

00:01:17

site dedicado a cada trabalho

00:01:20

equipe ou projeto específico,

00:01:22

em vez de condensar todas as suas organizações

00:01:25

atividade em um único site com um

00:01:29

grande volume de compartilhamento de documentos

00:01:31

e permissões em todas as direções.

00:01:34

Se você ainda precisa compartilhar um único

00:01:36

pasta ou documento com alguém fora

00:01:39

link de compartilhamento de nome de usuário da sua empresa.

00:01:42

Duas pessoas específicas.

00:01:44

Com ou sem a possibilidade

00:01:46

para permitir a edição.

00:01:48

E se deve ou não baixar um documento.

00:01:56

Seu funcionário recebe um e-mail

00:01:58

com um link para o documento que você

00:02:00

quero compartilhar com ele ou ela.

00:02:05

Clicando neste botão e código de acesso

00:02:08

será enviado para ele ou para autenticar.

00:02:12

Este código é válido por 15 minutos.

00:02:15

Se você enviou links para

00:02:17

vários documentos do mesmo

00:02:19

Site do SharePoint para este colega,

00:02:22

eles só precisarão inserir esse código uma vez.

00:02:26

Dependendo das permissões concedidas,

00:02:28

este funcionário será capaz de compartilhar

00:02:31

o documento, mas apenas com as pessoas

00:02:33

que já têm acesso a ele.

00:02:35

As pessoas já teriam acesso.

00:02:39

Ele ou ela também pode baixar uma cópia

00:02:42

para seu computador ou excluí-lo.

00:02:58

Se você desativou a edição e

00:03:00

opções de download, seu funcionário vai

00:03:03

só ser capaz de visualizar o documento.

00:03:07

Também tenha em mente que é sempre

00:03:09

possível para um funcionário transferir

00:03:12

o e-mail contendo o link para

00:03:14

o documento para outra pessoa

00:03:16

e, em seguida, para fornecer um ele ou ela

00:03:19

com o código de acesso que vai

00:03:21

ser enviado para ele ou para ela por e-mail.

00:03:24

Então verifique seus arquivos ou pastas

00:03:28

para permissões regulares graças a

00:03:31

o painel de acesso gerenciando.

00:03:33

Aqui você verá imediatamente

00:03:35

com quem seu arquivo é compartilhado.

00:03:38

E ele seria capaz de revogar

00:03:40

permissões que não são mais necessárias.

00:00:08

การเข้าถึงไซต์ SharePoint ของทีมของคุณ

00:00:11

ให้กับผู้คนนอกธุรกิจของคุณ

00:00:14

ในวิดีโอนี้ เราจะดูวิธีแชร์

00:00:18

โฟลเดอร์หรือไฟล์กับบุคคลภายนอก

00:00:21

โปรดทราบว่าการแบ่งปัน

00:00:24

กับบุคคลภายนอกองค์กรของคุณ

00:00:26

ขึ้นอยู่กับกลยุทธ์ของบริษัทของคุณ

00:00:29

คุณอาจไม่ได้รับอนุญาตให้แชร์

00:00:32

แชร์ไซต์พอยต์และเนื้อหา

00:00:35

กับบุคคลภายนอกบริษัทของคุณ

00:00:37

โปรดทราบว่าโดยค่าเริ่มต้น

00:00:40

ไลบรารีเอกสารและไลบรารีเอกสาร

00:00:42

เนื้อหาสืบทอดสิทธิ์ที่คุณ

00:00:44

ได้ตั้งค่าสําหรับไซต์จุดแชร์ของคุณ

00:00:48

แน่นอนคุณสามารถเปลี่ยนสิ่งเหล่านี้ได้

00:00:51

สิทธิ์สําหรับแต่ละโฟลเดอร์หรือเอกสาร

00:00:53

แต่เพื่อความปลอดภัยมากขึ้นที่ดีที่สุดคือ

00:00:56

กําหนดไซต์โดยรวมของคุณอย่างถูกต้อง

00:00:59

สิทธิ์และแชร์ทั้งหมด

00:01:01

มันจะง่ายขึ้นสําหรับคุณที่จะลบ

00:01:04

หรือแก้ไขสิทธิ์ที่ราก

00:01:07

ของเว็บไซต์มากกว่าการทํา

00:01:10

เอกสารนี้หนึ่งฉบับในเวลานั้น

00:01:13

เช่นเดียวกัน

00:01:14

เป็นการดีที่สุดที่จะสร้าง SharePoint

00:01:17

ไซต์ที่ทุ่มเทให้กับแต่ละงาน

00:01:20

ทีมหรือโครงการเฉพาะ

00:01:22

แทนที่จะบีบองค์กรทั้งหมดของคุณ

00:01:25

กิจกรรมบนไซต์เดียวที่มี

00:01:29

การแชร์เอกสารจํานวนมาก

00:01:31

และสิทธิ์ในทุกทิศทาง

00:01:34

หากคุณยังต้องแชร์คนเดียว

00:01:36

โฟลเดอร์หรือเอกสารที่มีบุคคลภายนอก

00:01:39

ลิงก์การแชร์ชื่อผู้ใช้ของบริษัทของคุณ

00:01:42

คนสองคนที่เฉพาะเจาะจง

00:01:44

มีหรือไม่มีความเป็นไปได้

00:01:46

เพื่ออนุญาตให้แก้ไขได้

00:01:48

และไม่ว่าจะดาวน์โหลดเอกสารหรือไม่

00:01:56

พนักงานของคุณได้รับอีเมล

00:01:58

ด้วยการเชื่อมโยงไปยังเอกสารที่คุณ

00:02:00

ต้องการแบ่งปันกับเขาหรือเธอ

00:02:05

โดยการคลิกปุ่มนี้และรหัสการเข้าถึง

00:02:08

จะถูกส่งไปยังเขาหรือเธอเพื่อรับรองความถูกต้อง

00:02:12

รหัสนี้ใช้ได้เป็นเวลา 15 นาที

00:02:15

ถ้าคุณได้ส่งการเชื่อมโยงไปยัง

00:02:17

เอกสารหลายฉบับจากที่เดียวกัน

00:02:19

ไซต์ SharePoint ไปยังผู้ร่วมงานนี้

00:02:22

พวกเขาจะต้องป้อนรหัสนั้นเพียงครั้งเดียว

00:02:26

ขึ้นอยู่กับสิทธิ์ที่ได้รับ

00:02:28

พนักงานนี้จะสามารถแบ่งปันได้

00:02:31

เอกสาร แต่เฉพาะกับบุคคลเท่านั้น

00:02:33

ผู้ที่สามารถเข้าถึงมันได้อยู่แล้ว

00:02:35

ผู้คนจะเข้าถึงได้

00:02:39

เขาหรือเธอยังสามารถดาวน์โหลดสําเนา

00:02:42

ไปยังคอมพิวเตอร์ของเขาหรือลบมัน

00:02:58

หากคุณปิดใช้งานการแก้ไขและ

00:03:00

ตัวเลือกการดาวน์โหลดพนักงานของคุณจะ

00:03:03

สามารถดูเอกสารได้เท่านั้น

00:03:07

โปรดจําไว้ว่ามันเป็นเสมอ

00:03:09

เป็นไปได้สําหรับพนักงานที่จะโอนย้าย

00:03:12

อีเมลที่มีลิงก์ไปยัง

00:03:14

เอกสารไปยังบุคคลอื่น

00:03:16

แล้วให้ตัวเขาหรือเธอ

00:03:19

ด้วยรหัสการเข้าถึงที่จะ

00:03:21

จะถูกส่งถึงเขาหรือเธอทางอีเมล

00:03:24

ดังนั้นให้ตรวจสอบไฟล์หรือโฟลเดอร์ของคุณ

00:03:28

สําหรับสิทธิ์ปกติขอบคุณ

00:03:31

จัดการแผงการเข้าถึง

00:03:33

ที่นี่คุณจะเห็นทันที

00:03:35

ผู้ที่แชร์ไฟล์ของคุณ

00:03:38

และเขาจะสามารถเพิกถอนได้

00:03:40

สิทธิ์ที่ไม่จําเป็นอีกต่อไป

00:00:08

pristup SharePoint lokaciji vaših timova

00:00:11

ljudima van vašeg posla.

00:00:14

U ovom videu ćemo videti kako se deli.

00:00:18

fascikle ili datoteke sa spoljnim stranama.

00:00:21

Uvek imaj na umu to deljenje

00:00:24

sa osobama izvan vaše organizacije

00:00:26

zavisi od strategije vaše kompanije.

00:00:29

Možda vam nije dozvoljeno da delite svoje

00:00:32

deljenje lokacija i njihovog sadržaja

00:00:35

sa ljudima van tvoje kompanije.

00:00:37

Takođe imajte na umu da je podrazumevano

00:00:40

biblioteke dokumenata i njihove

00:00:42

sadržaj nasleđuje dozvole koje vi

00:00:44

postavili za vašu lokaciju deljenih t t mesta.

00:00:48

Naravno da možeš da promeniš ovo

00:00:51

dozvole za svaku fasciklu ili dokument,

00:00:53

ali za veću bezbednost najbolje je da

00:00:56

precizno definišite sveukupne lokacije

00:00:59

dozvole i delite ih u potpunosti.

00:01:01

Biće vam lakše da izbrišete

00:01:04

ili izmeniti dozvole u korenu

00:01:07

sajta umesto da radi

00:01:10

ovaj jedan dokument u to vreme.

00:01:13

Slično

00:01:14

najbolje je kreirati SharePoint

00:01:17

sajt posvećen svakom radu

00:01:20

tim ili određeni projekat,

00:01:22

umesto da kondenzovate sve svoje organizacije

00:01:25

aktivnost na jednoj jedinoj lokaciji sa

00:01:29

veliki obim deljenja dokumenata

00:01:31

i dozvole u svim pravcima.

00:01:34

Ako i dalje moraš da deliš jedan

00:01:36

fasciklu ili dokument sa nekom spoljašnjom osobom

00:01:39

veza za deljenje korisničkog imena preduzeća.

00:01:42

Dve specifične osobe.

00:01:44

Sa ili bez mogućnosti

00:01:46

da biste dozvolili uređivanje.

00:01:48

I da li da preuzmem dokument ili ne.

00:01:56

Vaš zaposleni prima e-poruku

00:01:58

sa vezom ka dokumentu koji

00:02:00

Želim da podelim sa njim ili njom.

00:02:05

Klikom na ovo dugme i pristupni kôd

00:02:08

biće poslata njemu ili njoj da potvrdi verodostojnost.

00:02:12

Ovaj kôd važi 15 minuta.

00:02:15

Ako ste poslali linkove ka

00:02:17

više dokumenata iz istog

00:02:19

SharePoint lokacija ovom kolegi,

00:02:22

oni će morati da unesu taj kod samo jednom.

00:02:26

U zavisnosti od odobrenih dozvola,

00:02:28

ovaj zaposleni će moći da deli

00:02:31

dokument, ali samo sa ljudima

00:02:33

koji već imaju pristup tome.

00:02:35

Ljudi bi imali pristup.

00:02:39

On ili ona takođe mogu da preuzmu kopiju

00:02:42

na njegov kompjuter ili ga izbriši.

00:02:58

Ako ste deaktivirali uređivanje i

00:03:00

opcije preuzimanja, vaš zaposleni će

00:03:03

možete samo da prikažete dokument.

00:03:07

Takođe imajte na umu da je to uvek

00:03:09

moguće prebacivanje zaposlenog

00:03:12

e-poruku koja sadrži vezu sa

00:03:14

dokument drugoj osobi

00:03:16

a onda da obezbedim njega ili nju

00:03:19

sa pristupnim kodom koji će

00:03:21

da budu poslati njemu ili njoj putem e-pošte.

00:03:24

Zato proverite datoteke ili fascikle

00:03:28

za redovne dozvole zahvaljujući

00:03:31

upravljanje pristupom panelu.

00:03:33

Ovde ćete odmah videti

00:03:35

sa kim deli vaš dosije.

00:03:38

I mogao bi da ga opozove

00:03:40

dozvole koje više nisu potrebne.

00:00:08

acesso ao site do SharePoint de suas equipes

00:00:11

para pessoas fora da sua empresa.

00:00:14

Neste vídeo, veremos como partilhar

00:00:18

pastas ou ficheiros com entidades externas.

00:00:21

Tenha sempre em mente que compartilhar

00:00:24

com pessoas fora da sua organização

00:00:26

depende da estratégia da sua empresa.

00:00:29

Poderá não ter permissão para partilhar o seu

00:00:32

Sites de pontos de compartilhamento e seu conteúdo

00:00:35

com pessoas de fora da sua empresa.

00:00:37

Também esteja ciente de que, por padrão

00:00:40

bibliotecas de documentos e seus

00:00:42

o conteúdo herda as permissões que você

00:00:44

ter definido para o seu site de ponto de partilha.

00:00:48

Claro que você pode mudar isso

00:00:51

permissões para cada pasta ou documento,

00:00:53

mas para mais segurança é melhor

00:00:56

Defina com precisão seus sites em geral

00:00:59

e compartilhe-o inteiramente.

00:01:01

Será mais fácil para você excluir

00:01:04

ou modificar permissões na raiz

00:01:07

do site em vez de fazer

00:01:10

este único documento na época.

00:01:13

Do mesmo modo,

00:01:14

é melhor criar um SharePoint

00:01:17

Site dedicado a cada obra

00:01:20

equipa ou projeto específico,

00:01:22

em vez de condensar todas as suas organizações

00:01:25

atividade em um único site com um

00:01:29

grande volume de compartilhamento de documentos

00:01:31

e permissões em todas as direções.

00:01:34

Se você ainda precisa compartilhar um único

00:01:36

pasta ou documento com alguém de fora

00:01:39

Link de compartilhamento do nome de usuário da sua empresa.

00:01:42

Duas pessoas específicas.

00:01:44

Com ou sem possibilidade

00:01:46

para permitir a edição.

00:01:48

E descarregar ou não um documento.

00:01:56

O seu funcionário recebe um e-mail

00:01:58

com um link para o documento, você

00:02:00

quer compartilhar com ele ou ela.

00:02:05

Ao clicar neste botão e código de acesso

00:02:08

ser-lhe-á enviado para autenticação.

00:02:12

Este código é válido por 15 minutos.

00:02:15

Se você enviou links para

00:02:17

vários documentos do mesmo

00:02:19

Site do SharePoint para este colega,

00:02:22

eles só precisarão inserir esse código uma vez.

00:02:26

Dependendo das permissões concedidas,

00:02:28

Este colaborador poderá partilhar

00:02:31

o documento, mas apenas com pessoas

00:02:33

que já têm acesso a ele.

00:02:35

As pessoas teriam acesso existente.

00:02:39

Ele ou ela também pode baixar uma cópia

00:02:42

para o seu computador ou apagá-lo.

00:02:58

Se você desativou a edição e

00:03:00

opções de download, seu funcionário irá

00:03:03

só ser capaz de visualizar o documento.

00:03:07

Tenha também em mente que é sempre

00:03:09

possibilidade de transferência de um empregado

00:03:12

o e-mail que contém o link para

00:03:14

o documento para outra pessoa

00:03:16

e, em seguida, fornecer um

00:03:19

com o código de acesso que irá

00:03:21

ser-lhe-á enviado por correio eletrónico.

00:03:24

Portanto, verifique seus arquivos ou pastas

00:03:28

para permissões regulares graças a

00:03:31

O painel Gerenciar acesso.

00:03:33

Aqui você verá imediatamente

00:03:35

com quem o seu ficheiro é partilhado.

00:03:38

E ele poderia revogar

00:03:40

permissões que não são mais necessárias.

Mandarine AI: CE QUI POURRAIT VOUS INTÉRESSER

RELATED COURSES This tutorial is part of the following courses

2769 Views

Microsoft 365 Video Training – Security in Microsoft 365

In this course, learn how to work securely every day with Microsoft 365 apps.

ALL COURSES