Power Automate - Flow - Créer un flux basé sur un modèle avec Power Automate Tutoriels

Apprenez à créer un flux Power Automate en utilisant des modèles prédéfinis. Ce tutoriel montre comment configurer un flux pour enregistrer automatiquement les pièces jointes d'Outlook dans un dossier OneDrive. Explorez les différences entre les environnements professionnels et personnels, et découvrez comment ajuster les flux pour répondre à vos besoins spécifiques.

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Objectifs :

Ce tutoriel vise à enseigner aux utilisateurs comment créer un flux basé sur un modèle avec Power Automate, en se concentrant sur l'enregistrement des pièces jointes d'Outlook dans un dossier spécifique sur OneDrive.

Chapitres :

  1. Introduction à Power Automate
    Dans ce tutoriel, nous allons explorer la création d'un flux basé sur un modèle avec Power Automate. Ces modèles sont classés par thématique, et nous allons nous concentrer sur un flux qui enregistre les pièces jointes d'Outlook directement dans un dossier spécifique sur OneDrive.
  2. Différences entre environnements
    Il est important de noter que certains flux sont associés à des environnements professionnels liés aux applications, tandis que d'autres sont destinés à des environnements personnels. Dans ce cas, nous utiliserons Outlook.com et OneDrive, qui sont tous deux liés à un environnement Microsoft 365 pour les utilisateurs personnels.
  3. Création du flux
    Nous allons générer un flux à partir de notre environnement Microsoft 365 professionnel. Le flux est souvent préconfiguré en anglais, et il suffira d'éditer les blocs pour les ajuster selon nos besoins. Nous pouvons choisir de surveiller un dossier spécifique de notre boîte de réception ou de laisser la boîte de réception standard, ce qui signifie que tout mail entrant sera traité par le flux.
  4. Configuration des conditions
    Nous allons définir une condition en spécifiant un expéditeur particulier. Cela signifie que les actions intégrées dans ce flux ne s'exécuteront que si l'expéditeur du mail reçu correspond à celui que nous avons renseigné. Si cet expéditeur m'envoie un fichier en pièce jointe, celui-ci sera enregistré dans un dossier spécifique de mon environnement.
  5. Gestion des exceptions
    Dans le cas où la condition n'est pas remplie, c'est-à-dire si un autre expéditeur envoie un mail, nous pouvons spécifier une autre action et un autre emplacement de stockage. Cela nous permet de gérer les exceptions de manière efficace.
  6. Test du flux
    Une fois que nous avons terminé nos manipulations, il est essentiel d'enregistrer le flux et de le tester. Pour ce faire, nous allons envoyer un mail avec un autre compte à la boîte qui sera traitée par le flux. Nous rédigeons donc un email avec une pièce jointe, qui peut être n'importe quel type de fichier, comme une image ou un document Excel.
  7. Suivi de l'exécution
    Après l'envoi de l'email, le flux se déclenche et son exécution peut prendre plus ou moins de temps selon le type de flux généré par Power Automate. Nous devons attendre la confirmation d'exécution, qu'elle soit positive ou négative. Si l'exécution échoue, nous devrons modifier le flux. En revanche, si tout se passe bien, nous devrions voir le fichier dans le dossier spécifié.
  8. Gestion du flux
    Une fois le flux opérationnel, nous avons la possibilité de le renommer ou de le désactiver sans le supprimer définitivement. Le menu contextuel associé au flux permet également d'enregistrer une copie du flux, de l'envoyer à un collaborateur, ou d'accéder à l'historique des exécutions pour visualiser le statut de l'exécution.
  9. Conclusion
    Ce tutoriel a présenté comment débuter avec Power Automate en utilisant des flux simples basés sur des modèles existants. Dans de futurs tutoriels, nous explorerons la création de flux simples avec l'IA Copilot, ainsi que des flux automatisés ou instantanés à partir d'une feuille vierge.

FAQ :

Qu'est-ce que Power Automate ?

Power Automate est un service de Microsoft qui permet de créer des flux de travail automatisés entre différentes applications et services, facilitant ainsi l'automatisation des tâches répétitives.

Comment créer un flux avec Power Automate ?

Pour créer un flux avec Power Automate, vous devez choisir un modèle, définir les actions à exécuter en réponse à un événement déclencheur, et enregistrer le flux. Vous pouvez ensuite le tester en envoyant un email ou en effectuant l'action déclencheur.

Quels types de flux puis-je créer ?

Vous pouvez créer différents types de flux, y compris des flux automatisés, instantanés, ou basés sur des modèles existants. Chaque type de flux a ses propres caractéristiques et applications.

Que faire si l'exécution de mon flux échoue ?

Si l'exécution de votre flux échoue, vous pouvez accéder à l'historique des exécutions pour identifier le problème, modifier le flux en conséquence, et le tester à nouveau.

Comment puis-je stocker des pièces jointes dans OneDrive avec un flux ?

Vous pouvez configurer un flux pour enregistrer automatiquement les pièces jointes d'un email dans un dossier spécifique de OneDrive en définissant une condition basée sur l'expéditeur de l'email.

Quelques cas d'usages :

Automatisation de la gestion des emails

Utiliser Power Automate pour créer un flux qui enregistre automatiquement les pièces jointes d'emails d'un expéditeur spécifique dans un dossier OneDrive, améliorant ainsi l'organisation et l'accès aux fichiers.

Suivi des demandes de service

Mettre en place un flux qui envoie une notification à une équipe lorsque des emails contenant des demandes de service sont reçus, permettant une réponse rapide et efficace.

Archivage des documents

Créer un flux qui archive automatiquement les documents importants reçus par email dans un dossier spécifique sur OneDrive, facilitant ainsi la gestion des documents et la conformité.

Gestion des projets

Utiliser Power Automate pour automatiser l'envoi de mises à jour de projet par email à l'équipe lorsque des fichiers sont ajoutés à un dossier partagé, assurant que tout le monde est informé des changements.

Glossaire :

Power Automate

Un service de Microsoft qui permet de créer des flux de travail automatisés entre différentes applications et services.

Flux

Un ensemble d'actions automatisées qui s'exécutent en réponse à un événement déclencheur.

OneDrive

Un service de stockage en ligne de Microsoft qui permet aux utilisateurs de stocker et de partager des fichiers.

Outlook

Un service de messagerie électronique de Microsoft, souvent utilisé dans un environnement professionnel.

Environnement Microsoft 365

Un ensemble d'applications et de services de productivité basés sur le cloud, proposé par Microsoft.

Pièce jointe

Un fichier envoyé avec un email, qui peut être de différents types, comme des images, des documents ou des feuilles de calcul.

Condition

Une règle qui détermine si une action doit être exécutée dans un flux, basée sur des critères spécifiques.

Exécution du flux

Le processus par lequel un flux est activé et exécute les actions définies en réponse à un événement.

Historique des exécutions

Un enregistrement des résultats des exécutions précédentes d'un flux, permettant de vérifier son succès ou son échec.

résultat(s)
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nous allons voir comment créer un flux basé sur un modèle avec Power Automate.
00:00:09
Ces modèles sont classés par thématique et nous allons ici faire un flux
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One drive enregistrant les pièces jointes
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d'Outlook directement dans un dossier spécifique.
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Attention,
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certains flux sont associés à des
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environnements professionnels liés aux applications,
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et certains autres flux sont associés à des environnements personnels.
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C'est le cas ici avec Outlook com et OneDrive,
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qui sont relatifs à un environnement Microsoft 365.
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Pour l'utilisateur personnel.
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Nous allons choisir nous de générer un flux à
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partir de notre environnement Microsoft 365
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professionnel.
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Nous voyons ici la différence puisque le
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flux propose d'utiliser Office 365 Outlook
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ainsi que
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for Business
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qui font bien référence tous deux
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aux applications de l'environnement professionnel.
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Lorsque le flux se charge,
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il est déjà préconfiguré bien souvent en anglais et il ne restera qu'à
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éditer les blocs pour pouvoir les ajuster en fonction de nos besoins.
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Là, ici, si nous le souhaitons,
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nous pouvons limiter le flux à la surveillance
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d'un dossier spécifique de notre boite de réception.
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Nous allons nous laisser la boîte de réception standard comme
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ça dès qu'un mail arrive dans la boîte de réception,
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il sera traité par le flux.
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Ensuite, nous éditons la condition en spécifiant un expéditeur particulier,
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ce qui signifie que les conditions intégrées dans ce flux ne s'exécuteront que si
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l'expéditeur du mail reçu concorde avec celui que
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je viens de renseigner dans mon pote.
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Je vais définir que lorsque cet expéditeur m'envoie un fichier pièces jointes,
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je vais enregistrer la pièce jointe dans un dossier
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spécifique de mon environnement
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dans le cas où la condition n'est pas remplie,
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donc c'est-à-dire clairement que dans le cas où c'est
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un autre expéditeur qui vient m'envoyer un mail,
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je peux spécifier
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une autre action et un autre emplacement de stockage.
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Dans le cas où la condition ici, on le voit, est fausse.
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Lorsque je pense avoir terminé mes manipulations,
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il me reste à enregistrer ce flux,
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à le tester.
00:02:19
Alors pour le tester,
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je vais envoyer un mail avec un autre compte sur la boîte qui sera traitée par le flux.
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Je rédige donc l'email envoyé pour lequel je mets une pièce jointe,
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donc ce sera une image d'un autre exemple,
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mais ça pourrait être n'importe quel type de pièce. Jointe du texte,
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un classeur Excel ou autre,
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l'email est bien reçu dans la boîte de réception.
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Pendant ce temps-là, le flux continue ou déclenche son exécution.
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Attention, cela peut prendre plus ou moins de temps
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en fonction du type de flux qui est généré par Power automate.
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Je vais attendre la confirmation d'exécution du flux
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alors qu'elle soit positive ou négative.
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Si l'exécution du flux se passe mal,
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je n'aurai plus qu'à modifier le flux,
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le contrôler.
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Si l'exécution se passe bien, je devrais avoir un fichier
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dans le dossier pied jointe
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de mon environnement,
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nous pouvons constater que c'est bien le cas ici.
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Le flux est donc opérationnel
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pour la gestion ultérieure de mon flux,
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je peux, si je le souhaite, le renommer
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ou encore le désactiver
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pour ne pas le supprimer définitivement.
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Le menu contextuel associé au flux me permet également
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de faire un enregistré sous de ce flux,
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de l'envoyer en tant que copie un de mes collaborateurs,
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mais également accéder à l'historique des
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exécutions me permettant de visualiser si
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oui ou non l'exécution du flux est un succès ou en échec.
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Dans tous les cas, un clic sur le flux exécuté, quel que soit son statut,
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me permet de visualiser
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l'exécution du flux.
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L'accès à ce détail est très utile, notamment quand votre flux est en échec.
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Voilà comment débuter
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avec pour automate en utilisant des flux simples relatifs à des modèles existants.
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Dans d'autres tutoriels, nous verrons comment créer des flux simples avec l'IA,
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Copilot
00:04:20
ou des flux automatisés ou encore instantanés
00:04:23
en partant d'une feuille vierge.

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