Power Automate - Flow - Partager des flux Power Automate Tutoriels

Ce tutoriel explore les différentes options pour gérer et partager des flux Power Automate. Apprenez à envoyer une copie autonome d'un flux à un collègue, à partager la propriété d'un flux avec un co-propriétaire ou via une bibliothèque SharePoint, et à définir des permissions d'exécution seule pour certains flux. Découvrez les limitations et les meilleures pratiques pour garantir une collaboration efficace tout en maintenant la sécurité et la fonctionnalité de vos automatisations.

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Objectifs :

Comprendre les fonctionnalités essentielles de gestion et de partage des flux dans Power Automate, y compris la création de copies de flux, les limitations de partage, et les notifications associées.

Chapitres :

  1. Introduction à la gestion des flux
    Dans cette section, nous explorerons les différentes possibilités offertes par Power Automate pour gérer et partager vos flux. Le menu 'Mes flux' vous permet d'accéder à tous vos flux, qu'ils soient planifiés, récurrents ou automatisés.
  2. Création de copies de flux
    Si vous souhaitez créer un nouveau flux basé sur un flux existant, vous pouvez générer une copie que vous pourrez renommer. Cette copie sera uniquement disponible pour vous et pourra être modifiée de manière autonome.
  3. Envoi de copies de flux
    Pour envoyer un flux à un collègue, utilisez le menu contextuel et sélectionnez l'option 'Envoyer une copie'. Cela permettra au destinataire de récupérer une copie autonome du flux, comme s'il s'agissait du sien. Cependant, attention aux limitations de cette fonctionnalité.
  4. Limitations et modifications nécessaires
    Si le flux a été modifié sans être testé, il sera impossible de l'envoyer. De plus, si le flux contient des données identitaires, telles que des noms d'équipe ou des adresses e-mail, vous devrez les retirer pour anonymiser le flux, ce qui peut être contraignant.
  5. Finalisation de l'envoi
    Après avoir modifié le flux pour le rendre anonyme, vous devez le tester et finaliser l'envoi en spécifiant un titre et une description obligatoires. Le destinataire sera notifié par e-mail dès la réception du flux et sera responsable de le modifier pour le rendre à nouveau fonctionnel.
  6. Partage de flux
    La manière la plus simple de partager un flux est d'utiliser le bouton de partage, qui permet de définir un copropriétaire. Dans ce cas, le flux ne sera pas envoyé en tant que copie, mais il sera accessible en modification par votre collaborateur.
  7. Partage avec des listes ou bibliothèques SharePoint
    Il est également possible de partager la propriété d'un flux avec une liste ou une bibliothèque SharePoint. Les utilisateurs ayant des autorisations de modification sur cette liste ou bibliothèque obtiendront automatiquement un accès propriétaire au flux, selon le déclencheur choisi.
  8. Flux instantanés et autorisations d'exécution
    Prenons l'exemple d'un flux instantané à déclenchement manuel. Vous aurez la possibilité de définir des partages en mode exécution, où l'utilisateur concerné n'aura qu'une autorisation d'exécution à partir de l'e-mail reçu.
  9. Conclusion
    En résumé, il est essentiel de comprendre les fonctionnalités de gestion et de partage des flux dans Power Automate. Cela inclut la création de copies, les limitations de partage, et les notifications, qui sont toutes cruciales pour une utilisation efficace de l'outil.

FAQ :

Qu'est-ce qu'un flux dans Power Automate?

Un flux dans Power Automate est un ensemble d'actions automatisées qui s'exécutent en réponse à un événement déclencheur, permettant de gérer et de partager des données entre différentes applications.

Comment puis-je partager un flux avec un collègue?

Pour partager un flux, vous pouvez utiliser le bouton de partage dans l'interface de Power Automate. Cela permet de définir un copropriétaire qui aura accès au flux sans en créer une copie.

Quelles sont les limitations lors de l'envoi d'une copie d'un flux?

Les limitations incluent l'impossibilité d'envoyer un flux qui a été modifié sans être testé, ou qui contient des données identitaires comme des adresses e-mail ou des noms d'équipe.

Que se passe-t-il si je partage un flux avec une bibliothèque SharePoint?

Les utilisateurs ayant des autorisations de modification sur la bibliothèque obtiendront automatiquement un accès propriétaire au flux, ce qui leur permettra de le modifier.

Comment tester un flux avant de le partager?

Vous pouvez tester un flux en l'exécutant dans l'interface de Power Automate pour vous assurer qu'il fonctionne comme prévu avant de le partager avec d'autres utilisateurs.

Quelques cas d'usages :

Automatisation des notifications par e-mail

Un responsable marketing peut créer un flux qui envoie automatiquement des notifications par e-mail aux membres de l'équipe chaque fois qu'un nouveau document est ajouté à une bibliothèque SharePoint. Cela améliore la communication et garantit que tout le monde est informé des mises à jour.

Gestion des demandes de congé

Dans une entreprise, un flux peut être mis en place pour automatiser le processus de demande de congé. Lorsqu'un employé soumet une demande via un formulaire, le flux envoie une notification au responsable et met à jour un tableau de suivi des congés, ce qui simplifie la gestion des ressources humaines.

Suivi des ventes

Un flux peut être utilisé pour suivre les ventes en temps réel. Lorsqu'une vente est réalisée, le flux envoie une notification à l'équipe de vente et met à jour un tableau de bord de performance, permettant une meilleure visibilité sur les résultats.

Collecte de feedback client

Une entreprise peut utiliser un flux pour automatiser la collecte de feedback après une interaction avec le service client. Le flux envoie un e-mail de suivi aux clients pour recueillir leurs avis, ce qui aide à améliorer les services offerts.

Gestion des incidents IT

Un flux peut être créé pour gérer les incidents IT. Lorsqu'un ticket est soumis, le flux notifie automatiquement l'équipe de support et met à jour le statut du ticket dans un système de gestion des incidents, améliorant ainsi la réactivité et l'efficacité.

Glossaire :

flux

Un flux est un ensemble d'actions automatisées qui s'exécutent en réponse à un événement déclencheur. Il permet de gérer et de partager des données entre différentes applications.

menu MES flux

C'est l'interface où l'utilisateur peut accéder à tous ses flux, qu'ils soient planifiés, récurrents ou automatisés.

copie autonome

Une copie d'un flux qui peut être modifiée indépendamment de l'original. Elle est créée pour permettre à un autre utilisateur de travailler sur le flux sans affecter l'original.

menu contextuel

Un menu qui apparaît lorsque l'utilisateur effectue un clic droit sur un élément, offrant des options spécifiques à cet élément.

données identitaires

Informations personnelles qui peuvent identifier un individu, telles que le nom d'équipe, l'adresse e-mail, etc.

test du flux

Le processus de vérification du bon fonctionnement d'un flux avant de le partager ou de l'utiliser, afin de s'assurer qu'il exécute les actions prévues.

partage de flux

La fonctionnalité qui permet à un utilisateur de donner accès à un flux à d'autres utilisateurs, leur permettant de le modifier ou de l'exécuter.

bibliothèque SharePoint

Un espace de stockage dans SharePoint où les utilisateurs peuvent stocker, gérer et partager des documents et d'autres fichiers.

déclencheur

Un événement qui initie l'exécution d'un flux. Il peut être manuel ou automatique, selon la configuration du flux.

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la gestion et au partage de vos flux.
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À partir du menu MES flux, vous retrouverez
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tous vos flux, qu'ils soient planifiés, récurrents ou automatisés.
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Si vous souhaitez créer un nouveau flux dont la structure doit être identique
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à un flux existant de la liste,
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vous pouvez générer une copie que vous renommez.
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Cette copie ne sera disponible que pour
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vous et pourra être modifiée de manière autonome
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dans le cas où vous souhaitez envoyer ce flux à un
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collègue à partir du menu contextuel et présente l'option envoyer une copie
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permettant au destinataire de récupérer une copie autonome de ce flux
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comme étant le sien.
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Attention aux limitations de cette fonctionnalité.
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Comme nous le voyons ici. Si le flux a été modifié sans être testé,
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c'est impossible.
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De même que si le flux contient des données identitaires nom d'équipe Teams,
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adresse mail par exemple,
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même chose.
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Je vais alors devoir modifier mon flux pour l'anonyme
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en retirant les blocs faisant référence à des équipes,
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des utilisateurs ou des adresses mails,
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ce qui est plutôt contraignant.
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Ensuite, je teste le flux et finalise l'envoi de la copie
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en spécifiant un titre et une description obligatoire.
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Le destinataire sera notifié par mail dès la réception d'un flux
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et sera en charge de le modifier pour le rendre à nouveau fonctionnel.
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La manière la plus simple de partager
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est d'utiliser en toute logique le bouton de partage
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permettant de définir un copropriétaire.
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Le flux ne sera alors pas envoyé en tant que copie.
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Il n'y aura toujours qu'un seul flux
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accessible en modification par mon collaborateur.
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Il sera également notifié par mail.
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Pour lui comme pour moi, les flux partagés apparaîtront dans les flux
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éléments partagés avec moi.
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Notons qu'il est également possible de partager la propriété
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d'un flux avec une liste ou une bibliothèque SharePoint.
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Cela signifie que les utilisateurs
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disposant d'autorisations de modification sur cette
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liste ou cette bibliothèque obtiennent
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automatiquement un accès propriétaire au flux
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pour certains types de flux, selon le déclencheur choisi.
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Prenons ici un flux instantané à déclenchement manuel.
00:02:37
J'aurai la possibilité de définir des partages en mode exécution. Seule
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l'utilisateur concerné aura uniquement une autorisation
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d'exécution à partir de l'email reçu.
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Voilà donc les fonctionnalités essentielles à retenir
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relatives au partage de flux power automate

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