Power Automate - Flow - Excel : Associer les scripts Excel et les flux Power Automate Tutoriels

Ce tutoriel vous montre comment automatiser l'exécution de scripts Excel via Power Automate. Apprenez à planifier un flux qui déclenche automatiquement un script VBA pour filtrer des commandes en fonction de critères spécifiques, comme le pays et le statut de paiement. Découvrez comment créer, enregistrer et tester un script Excel, puis l'intégrer dans un flux Power Automate pour une exécution planifiée et automatisée. Idéal pour optimiser la gestion de données dans Excel en combinant la puissance de VBA et l'automatisation de Power Automate.

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Disponible dans Microsoft365

Objectifs :

L'objectif de cette vidéo est d'apprendre à automatiser des tâches dans Microsoft Excel en utilisant Power Automate et des scripts VBA. Les utilisateurs découvriront comment créer, modifier et exécuter des scripts pour filtrer des données, ainsi que comment planifier ces automatisations.

Chapitres :

Introduction à l'automatisation dans Excel
Dans Microsoft Excel, il est possible de planifier l'exécution d'un script via Power Automate. Il est essentiel de différencier le script, qui est un programme similaire à une macro et rédigé en langage VBA, des autres fonctionnalités d'Excel.
Création d'un flux automatisé
Le script générera les actions à automatiser. En utilisant le bouton automatisé, vous pourrez créer un flux à partir de modèles associés à votre classeur, ainsi qu'à d'autres applications comme Microsoft 365. Une fois le modèle sélectionné, il pourra être modifié et adapté selon vos besoins.
Utilisation de Power Automate
Pour ma part, j'utiliserai Power Automate uniquement pour déclencher de manière planifiée mon script. Dans un fichier Excel listant des commandes clients, je souhaite automatiser un script de filtrage pour les commandes françaises dont le paiement est en attente.
Étapes pour créer un script de filtrage
La première étape consiste à accéder à l'onglet 'Automate' pour accéder au script et au bouton Power Automate. Si le ruban n'est pas visible, personnalisez l'affichage en effectuant un clic droit sur l'un des menus. Dans le ruban 'Automate', des scripts d'exemple sont disponibles, mais je vais créer mon propre script en l'enregistrant, ce qui est plus simple car aucun code ne sera rédigé.
Enregistrement du script
L'enregistrement commence alors que j'effectue les actions dans mon classeur, notamment un filtre par pays et un filtre par statut. Une fois l'enregistrement terminé, je peux modifier le script en VBA ou le renommer. Pour faciliter l'accès à l'exécution de ce script, j'ajoute un bouton cliquable directement dans le classeur.
Planification de l'exécution
La partie planification sera gérée par Power Automate. Je définis une récurrence chaque semaine à midi, à partir du premier août, et je crée le flux. Il est important de tester le bouton du classeur après avoir retiré manuellement mes filtres.
Test et validation du flux
Le bouton change de proportion car il suit les propriétés liées au masquage des lignes de mon filtre. Je redimensionne le bouton et désactive son déplacement et redimensionnement automatique. Après avoir testé le bouton, je constate qu'il est fonctionnel. Un flux d'exécution planifié a été créé, contenant la récurrence planifiée et le script de mon fichier.
Conclusion
En ouvrant notre fichier Excel, nous constatons que le script s'applique correctement. En modifiant le statut d'une commande et en exécutant à nouveau le flux, la ligne de mon fichier modifié disparaît comme prévu. Ainsi, nous avons un flux totalement fonctionnel associant un script Excel et un flux Power Automate.

FAQ :

Qu'est-ce que Power Automate et comment l'utiliser avec Excel ?

Power Automate est un service de Microsoft qui permet d'automatiser des flux de travail. Dans Excel, vous pouvez l'utiliser pour exécuter des scripts automatiquement selon un calendrier défini.

Comment créer un script dans Excel ?

Vous pouvez créer un script dans Excel en utilisant le langage VBA ou en enregistrant vos actions. Pour cela, allez dans l'onglet 'Automate' et choisissez l'option d'enregistrement.

Qu'est-ce qu'un flux dans Power Automate ?

Un flux est une série d'actions automatisées que vous pouvez configurer dans Power Automate pour exécuter des tâches spécifiques, comme l'envoi d'e-mails ou la mise à jour de données.

Comment planifier l'exécution d'un script dans Excel ?

Vous pouvez planifier l'exécution d'un script en créant un flux dans Power Automate et en définissant une récurrence, par exemple, chaque semaine à une heure précise.

Quels sont les avantages d'utiliser des scripts et Power Automate dans Excel ?

L'utilisation de scripts et de Power Automate permet d'automatiser des tâches répétitives, d'améliorer l'efficacité et de réduire les erreurs humaines dans la gestion des données.

Quelques cas d'usages :

Automatisation de la gestion des commandes

Dans une entreprise de vente en ligne, un script peut être utilisé pour filtrer automatiquement les commandes en attente de paiement, permettant ainsi aux employés de se concentrer sur les commandes à traiter.

Suivi des performances des ventes

Un analyste peut créer un flux qui génère un rapport hebdomadaire des ventes, en utilisant des scripts pour extraire et analyser les données pertinentes dans Excel.

Gestion des stocks

Un gestionnaire de stock peut automatiser le processus de mise à jour des niveaux de stock dans Excel, en utilisant Power Automate pour déclencher des alertes lorsque les niveaux atteignent un seuil critique.

Reporting automatisé

Un responsable marketing peut configurer un flux qui compile automatiquement les données de campagne dans un tableau Excel, facilitant ainsi l'analyse des performances sans intervention manuelle.

Glossaire :

Power Automate

Un service de Microsoft qui permet d'automatiser des flux de travail entre différentes applications et services.

Script

Un programme écrit pour automatiser des tâches dans Excel, similaire à une macro, souvent rédigé en langage VBA.

VBA

Visual Basic for Applications, un langage de programmation utilisé pour écrire des scripts et des macros dans les applications Microsoft.

Flux

Une série d'actions automatisées créées dans Power Automate pour exécuter des tâches spécifiques.

Filtre

Une fonctionnalité dans Excel qui permet de masquer ou d'afficher des données en fonction de critères spécifiques.

Ruban

L'interface utilisateur dans Excel qui contient des onglets et des outils pour accéder aux fonctionnalités.

Récurrence

La fréquence à laquelle un flux est exécuté dans Power Automate, par exemple, chaque semaine.

Statut

L'état d'une commande, par exemple, 'en attente' ou 'terminée'.

00:00:07

l'exécution d'un script excl.

00:00:10

Il faut bien ici différencier les deux choses.

00:00:13

Le script est un programme qui peut être assimilé

00:00:15

à une macro et donc rédigé en langage vba.

00:00:19

Ce script dans mon exemple générera la ou les actions à automatiser

00:00:25

le bouton automatisé. Le travail

00:00:27

permettra de créer un flux à partir de modèles

00:00:31

associés à ce classeur, ainsi qu'à d'autres applications M trois, six cinq,

00:00:35

comme ici où je sélectionne un modèle

00:00:37

qui, une fois créé, pourra être modifié et adapté.

00:00:41

D'' power automate.

00:00:44

Pour ma part,

00:00:44

je n'utiliserai Power Automate que pour déclencher de manière planifiée

00:00:48

mon script excl.

00:00:50

Passons aux explications

00:00:53

dans ce fichier Excel listant des commandes clients contenant entre autres,

00:00:57

pour chacune d'entre elles, une date de commande,

00:01:00

un statut et un pays de livraison associés.

00:01:02

Je souhaite automatiser un script de filtrage pour les

00:01:05

commandes françaises dont le paiement est en attente.

00:01:09

La première étape consistera à aller dans l'onglet automate afin d'accéder à

00:01:14

la fois sur le ruban au script et au bouton power automate.

00:01:18

Si vous n'avez pas accès au ruban,

00:01:20

personnalisez l'affichage en effectuant un clic droit sur l'un des menus.

00:01:26

Dans le ruban automate sont disponibles des scripts d'exemples.

00:01:30

Je vais pour ma part créer mon propre script, soit en le rédigeant en langage BBA

00:01:36

ou en enregistrant les actions,

00:01:38

ce qui sera plus simple puisqu'aucun code ne sera rédigé.

00:01:43

L'enregistrement débute alors et j'effectue les actions dans mon classeur,

00:01:47

à savoir un filtre par pays ainsi qu'un filtre par statue.

00:01:52

J'arrête l'enregistrement de mon script.

00:01:56

À partir de là,

00:01:57

je peux au besoin modifier ce script en vba ou encore ici renommer le script.

00:02:04

Je vais également me faciliter l'accès à l'exécution

00:02:07

de ce script en sollicitant l'ajout d'un bouton cliquable

00:02:10

directement dans le classeur.

00:02:14

Notez que ce script sera listé dans la liste des scripts du ruban.

00:02:18

Il sera accessible à partir de n'importe quel classeur,

00:02:21

à moins d'être vigilant de ne pas le déclencher à partir d'un fichier

00:02:25

non compatible, sous peine de générer une erreur d'exécution.

00:02:29

La partie planification sera gérée par Power Automate.

00:02:34

Je définis une récurrence

00:02:36

chaque semaine à midi. À partir du premier août,

00:02:40

je crée le flux.

00:02:43

Testons le bouton du classeur. Pour commencer,

00:02:47

j'enlève manuellement mes filtres.

00:02:50

Par contre, le bouton change de proportion

00:02:52

car il suit les propriétés liées au masquage des lignes de mon filtre

00:02:56

dans les propriétés du bouton,

00:02:57

je le redimensionne et je désactive

00:02:59

son déplacement et redimensionnement automatique.

00:03:03

Je peux enfin tester mon bouton,

00:03:06

c'est fonctionnel. Côté power automate, un flux d'exécution planifié a été créé,

00:03:12

contenant la récurrence planifiée

00:03:15

et le script de mon fichier étant associé

00:03:18

exécutons-le puis ouvrons notre fichier Excel

00:03:23

qui, comme je le constate, se voit appliquer le script.

00:03:27

Modifions le statut d'une commande et exécutons à nouveau

00:03:31

le flux.

00:03:34

La ligne de mon fichier modifié disparaît comme attendu.

00:03:38

Voilà donc un flux totalement fonctionnel associant les

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script Excel et un flux power automate.

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