Outlook - Répondre aux invitations en tant que délégué Tutoriels

Découvrez comment répondre aux invitations de réunion depuis une boîte de messagerie déléguée. Repérez l'invitation, consultez les détails, acceptez, refusez ou proposez un nouvel horaire. Vous pouvez également interagir avec les participants et contrôler les réponses. Apprenez à gérer les demandes de réunion dans une boîte déléguée avec Outlook et collaborer.

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Disponible dans Microsoft365

Objectifs :

L'objectif de cette vidéo est d'apprendre à répondre aux invitations de réunion depuis une boîte de messagerie déléguée, en utilisant les différentes options disponibles pour gérer votre présence et communiquer avec l'organisateur.

Chapitres :

Introduction
Dans cette vidéo, nous allons explorer comment gérer les invitations de réunion dans une boîte de messagerie déléguée. Cela est particulièrement utile pour ceux qui gèrent plusieurs calendriers ou qui assistent à des réunions au nom d'autres personnes.
Accéder à la boîte de messagerie déléguée
Pour commencer, ouvrez votre boîte de messagerie déléguée. Vous la trouverez dans le panneau de gauche sous la section 'Partagé avec moi'. Sélectionnez la boîte de réception déléguée pour voir les invitations de réunion.
Identifier les invitations
Repérez l'invitation dans les mails reçus. À droite, vous verrez les détails de l'invitation, y compris : - L'organisateur - L'heure de la réunion - La présence ou l'absence de conflit d'horaire.
Options de réponse
Utilisez les options à droite pour répondre à l'invitation. Vous avez plusieurs choix : - **Accepter** : Confirmez votre présence. - **Refuser** : Indiquez que vous ne pouvez pas participer. - **Provisoire** : Si vous n'êtes pas encore sûr, cette option vous permet de marquer votre présence de manière temporaire jusqu'à ce que vous confirmiez définitivement. - **Proposer un nouvel horaire** : Vous pouvez accepter provisoirement et suggérer un nouvel horaire, ou refuser et proposer un autre créneau.
Rejoindre la réunion
Si l'invitation contient un lien vers une réunion Teams, vous trouverez les boutons suivants : - **Rejoindre** : Pour accéder directement à la réunion. - **Conversation** : Pour interagir avec les participants.
Actions supplémentaires
Le menu vous propose également d'autres actions, telles que : - **Réserver** : Vous pouvez ajouter un message à l'attention de l'organisateur. - **Répondre à l'organisateur** : Cela envoie un mail séparé directement à l'organisateur sans que les autres participants ne le reçoivent. - **Répondre à tous** : Permet de répondre à l'ensemble des invités à la réunion.
Gestion des demandes de réunion
Une fois que l'accès délégué est accordé au calendrier, il existe une option supplémentaire sous 'Partage et autorisation' qui permet de contrôler la façon dont les demandes de réunion et les réponses sont traitées. Les choix incluent : - **Déléguer uniquement** : Les demandes et réponses de réunion sont uniquement envoyées aux délégués. - **Déléguer et m'envoyer une copie** : Les demandes de réunion et les réponses sont envoyées au propriétaire et à son délégué.
Conclusion
En résumé, vous savez maintenant comment répondre aux invitations dans une boîte déléguée. Que ce soit pour accepter, refuser ou proposer un nouvel horaire, ces options vous permettent de gérer efficacement votre emploi du temps et de communiquer avec les organisateurs de réunion.

FAQ :

Comment répondre à une invitation de réunion dans une boîte de messagerie déléguée?

Pour répondre à une invitation, sélectionnez la boîte de réception déléguée, repérez l'invitation dans les mails reçus, puis utilisez les options à droite pour accepter, refuser ou proposer un nouvel horaire.

Quelles options ai-je lorsque je reçois une invitation de réunion?

Vous pouvez accepter, refuser, ou répondre provisoirement à l'invitation. Vous avez également la possibilité de proposer un nouvel horaire.

Que signifie l'option 'provisoire' lors de la réponse à une invitation?

L'option 'provisoire' vous permet de marquer votre présence de manière temporaire jusqu'à ce que vous confirmiez définitivement votre participation.

Comment puis-je proposer un nouvel horaire pour une réunion?

Lorsque vous répondez à une invitation, vous pouvez choisir l'option de proposer un nouvel horaire, ce qui vous permet de suggérer une autre heure tout en acceptant provisoirement la réunion.

Qu'est-ce qu'une boîte de messagerie déléguée?

Une boîte de messagerie déléguée permet à un utilisateur de gérer les emails et les invitations de réunion d'un autre utilisateur, facilitant ainsi la gestion des communications.

Comment envoyer un message à l'organisateur d'une réunion?

Vous pouvez répondre à l'organisateur en utilisant l'option 'répondre à l'organisateur', ce qui enverra un email directement à lui sans que les autres participants ne le reçoivent.

Quelques cas d'usages :

Gestion des réunions d'équipe

Dans un environnement de travail collaboratif, un assistant peut utiliser une boîte de messagerie déléguée pour gérer les invitations de réunion de son supérieur. Cela lui permet de répondre rapidement aux invitations, de proposer des horaires alternatifs et de s'assurer que toutes les réunions sont bien planifiées.

Planification d'événements

Un coordinateur d'événements peut utiliser les fonctionnalités de réponse aux invitations pour gérer les réunions avec les fournisseurs et les participants. En proposant des horaires alternatifs, il peut s'assurer que tous les acteurs clés sont disponibles, améliorant ainsi l'efficacité de la planification.

Collaboration à distance

Lors d'une réunion virtuelle, les participants peuvent utiliser le lien vers la réunion Teams pour rejoindre facilement la session. Ils peuvent également interagir via le chat, ce qui facilite la communication et la collaboration, même à distance.

Suivi des réponses aux invitations

Un manager peut suivre les réponses aux invitations de réunion en utilisant les options de délégation. Cela lui permet de voir qui a accepté ou refusé l'invitation et d'ajuster les plans en conséquence.

Optimisation des horaires de réunion

En utilisant l'option de proposer un nouvel horaire, les participants peuvent ajuster les réunions en fonction de leur disponibilité, ce qui peut réduire les conflits d'horaire et améliorer la participation.

Glossaire :

Boîte de messagerie déléguée

Une boîte de messagerie qui permet à un utilisateur de gérer les emails et les invitations de réunion d'un autre utilisateur.

Invitation de réunion

Un message électronique envoyé pour inviter des participants à une réunion, contenant des détails tels que l'heure, la date et le lien de la réunion.

Accepté

Option permettant de confirmer sa présence à une réunion.

Refuser

Option permettant de décliner une invitation à une réunion.

Provisoire

Option permettant de marquer sa présence de manière temporaire jusqu'à confirmation définitive.

Proposer un nouvel horaire

Option permettant de suggérer une autre heure pour la réunion si l'heure initiale ne convient pas.

Lien vers une réunion Teams

Un lien qui permet d'accéder directement à une réunion organisée via Microsoft Teams.

Répondre à l'organisateur

Envoyer un message directement à l'organisateur de la réunion sans que les autres participants ne le reçoivent.

Répondre à tous

Option permettant de répondre à tous les participants de la réunion.

Délégation

Processus par lequel un utilisateur accorde à un autre utilisateur le droit de gérer ses invitations et réponses de réunion.

Partage et autorisation

Section des paramètres qui permet de contrôler comment les demandes de réunion et les réponses sont traitées.

00:00:06

de réunion depuis une boîte de messagerie déléguée

00:00:09

dans le panneau de gauche sous partagé avec moi.

00:00:14

Sélectionnez la boîte de réception déléguée

00:00:17

Repérer l'invitation dans les mails reçus.

00:00:23

Vous verrez les détails à droite

00:00:25

incluant l'organisateur,

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l'heure

00:00:29

et l'absence ou la présence de conflit.

00:00:32

Utilisez les options à droite. Cliquez sur

00:00:36

Accepté pour confirmer la présence.

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Refuser

00:00:39

s'y participer n'est pas possible

00:00:42

provisoire. Si vous n'êtes pas encore sûr,

00:00:46

cette option permet de marquer la présence de

00:00:47

manière temporaire jusqu'à ce que vous confirmiez définitivement.

00:00:51

Proposez un nouvel horaire.

00:00:54

Vous aurez le choix

00:00:56

d'accepter provisoirement et proposer un nouvel horaire.

00:01:00

Cela vous permet d'accepter la réunion.

00:01:02

Pour l'instant, tout en suggérant une nouvelle heure

00:01:05

de refuser et proposer une nouvelle heure.

00:01:07

Vous pouvez refuser l'invitation mais suggérer un autre créneau pour la réunion.

00:01:13

Si l'invitation contient un lien vers une réunion teams,

00:01:16

vous y trouverez les boutons

00:01:18

rejoindre

00:01:19

pour accéder directement à la réunion

00:01:21

et conversation pour interagir avec les participants.

00:01:26

Ce menu vous propose également d'autres actions.

00:01:29

Réserver et joindre un message à l'attention de l'organisateur.

00:01:33

Cette option permet d'ajouter un commentaire à votre réponse.

00:01:36

Acceptation provisoire ou refus

00:01:39

et sera inclus dans votre réponse à l'invitation de réunion

00:01:43

répondre à l'organisateur.

00:01:46

Cela envoie un mail séparé directement à l'organisateur

00:01:49

sans que les autres participants ne le reçoivent.

00:01:52

Répondre à tous les participants

00:01:54

permet de répondre à l'ensemble des invités à la réunion.

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Une fois que l'accès délégué est accordé au calendrier,

00:02:01

il y a une option supplémentaire sous partage et autorisation

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qui permet de contrôler la façon dont les

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demandes de réunion et les réponses sont traitées.

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Sous-délégués

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en regard de la section. Envoyer les invitations et les réponses à

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Les choix sont les suivants.

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Déléguer uniquement

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Les demandes et réponses de réunion sont uniquement envoyées aux délégués

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délégué et m'envoyer une copie.

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Les demandes de réunion et les réponses sont

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envoyées au propriétaire et à son délégué.

00:02:34

Seuls les délégués voient l'option d'accepter ou de refuser une demande de réunion

00:02:38

et la notification qui est envoyée au propriétaire s'affiche comme un email.

00:02:41

Normal,

00:02:43

ce dernier peut toujours répondre à la réunion en ouvrant l'élément de calendrier,

00:02:47

mes délégués et moi,

00:02:50

les demandes et réponses de réunion sont

00:02:51

envoyées aux propriétaires et aux délégués.

00:02:54

Les deux peuvent répondre à l'invitation.

00:02:57

Et voilà,

00:02:58

vous savez maintenant comment répondre aux invitations dans une boîte déléguée

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