SharePoint - Utiliser les filtres de bibliothèque de documents Tutoriels

Apprenez à utiliser les filtres de bibliothèque de documents dans SharePoint pour organiser et découvrir facilement vos fichiers. Découvrez comment trier, filtrer et rechercher efficacement pour une gestion optimale de vos documents.

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Objectifs :

L'objectif de cette vidéo est d'apprendre à utiliser les filtres dans les bibliothèques de documents SharePoint pour faciliter la recherche de fichiers et dossiers spécifiques.

Chapitres :

  1. Introduction aux bibliothèques de documents SharePoint
    Dans cette section, nous abordons l'utilisation quotidienne des bibliothèques de documents SharePoint. Ces bibliothèques contiennent de nombreux dossiers et fichiers, et il est essentiel de savoir comment naviguer efficacement à travers eux.
  2. Utilisation des filtres de bibliothèque
    Les filtres de bibliothèque, situés en haut à droite de chaque bibliothèque, permettent de trier et de trouver des fichiers en fonction de certaines colonnes, telles que la date de modification ou le type de fichier. Pour utiliser un filtre, il suffit de cliquer sur le bouton correspondant. Par exemple, vous pouvez facilement trouver tous les fichiers modifiés au cours des 30 derniers jours, en sélectionnant le type de fichier, comme Microsoft Word.
  3. Sélection de dates spécifiques
    Il est également possible de sélectionner des dates spécifiques pour affiner votre recherche. Dans l'exemple donné, seules les modifications effectuées le 29 décembre sont affichées. Un bouton est disponible pour effacer les filtres appliqués, facilitant ainsi le retour à l'affichage initial.
  4. Compréhension des métadonnées
    Il est crucial de comprendre la notion de métadonnées dans SharePoint. L'ajout d'une colonne de type choix dans une bibliothèque introduit une nouvelle option de filtre. Par exemple, dans une liste contenant des dossiers et des fichiers PowerPoint, une colonne 'enseignant' peut être ajoutée pour indiquer la personne responsable d'un dossier. En cliquant sur le bouton de filtre, cette colonne devient disponible pour le filtrage.
  5. Impact des métadonnées sur les filtres
    L'ajout ou la suppression de métadonnées de certains types au sein de vos bibliothèques peut potentiellement modifier les filtres disponibles. Il est donc important de gérer les métadonnées avec soin pour garantir une recherche efficace dans vos bibliothèques de documents.

FAQ :

Comment utiliser les filtres dans une bibliothèque de documents SharePoint?

Pour utiliser les filtres, cliquez sur le bouton de filtre en haut à droite de la bibliothèque. Vous pourrez sélectionner des critères comme la date de modification ou le type de fichier pour affiner votre recherche.

Qu'est-ce que les métadonnées dans SharePoint?

Les métadonnées sont des informations qui décrivent d'autres données. Dans SharePoint, elles permettent de classer et de filtrer les fichiers en ajoutant des colonnes spécifiques dans une bibliothèque.

Comment puis-je effacer les filtres appliqués dans SharePoint?

Pour effacer les filtres, cliquez sur le bouton prévu à cet effet dans la bibliothèque de documents. Cela réinitialisera les filtres et affichera tous les fichiers.

Puis-je filtrer par des dates spécifiques dans SharePoint?

Oui, vous pouvez sélectionner des dates spécifiques dans les filtres pour voir uniquement les fichiers modifiés à ces dates.

Quels types de fichiers puis-je trouver dans une bibliothèque SharePoint?

Dans une bibliothèque SharePoint, vous pouvez trouver divers types de fichiers, y compris des documents Microsoft Word, des présentations PowerPoint, et d'autres formats selon ce qui a été téléchargé.

Quelques cas d'usages :

Gestion de projets

Dans un environnement de gestion de projets, les équipes peuvent utiliser les filtres de bibliothèque pour retrouver rapidement des documents spécifiques, comme des rapports de projet ou des présentations, en fonction de leur date de modification ou de leur type de fichier.

Formation et éducation

Les enseignants peuvent organiser des ressources pédagogiques dans SharePoint en utilisant des métadonnées pour filtrer les documents par enseignant ou par type de contenu, facilitant ainsi l'accès aux matériaux nécessaires pour leurs cours.

Archivage de documents

Les entreprises peuvent appliquer des filtres pour retrouver des documents archivés en fonction de leur date de création ou de modification, ce qui simplifie le processus de recherche lors de l'audit ou de la révision des documents.

Collaboration d'équipe

Les équipes peuvent utiliser les filtres pour collaborer efficacement en trouvant rapidement les fichiers pertinents pour leurs projets, en filtrant par type de fichier ou par date de modification pour s'assurer qu'elles travaillent sur les versions les plus récentes.

Glossaire :

Bibliothèque de documents SharePoint

Un espace de stockage en ligne dans SharePoint où les utilisateurs peuvent créer, gérer et partager des fichiers et des dossiers.

Filtres de bibliothèque

Outils permettant de trier et de rechercher des fichiers dans une bibliothèque de documents en fonction de critères spécifiques, comme la date de modification ou le type de fichier.

Métadonnées

Données qui décrivent d'autres données, permettant de classer et de filtrer les fichiers dans une bibliothèque. Par exemple, une colonne de choix peut ajouter des options de filtre.

Type de fichier

La catégorie d'un fichier, déterminée par son format, comme Microsoft Word ou PowerPoint.

Colonne

Une section dans une bibliothèque de documents qui contient des informations spécifiques sur les fichiers, comme le nom de l'enseignant ou la date de modification.

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Vous travaillez quotidiennement
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sur les bibliothèques de documents
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SharePoint et souhaitez vous
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retrouver plus facilement au sein
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de tous ces dossiers et fichiers ?
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Vous allez pouvoir utiliser les
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filtres de bibliothèque en haut à
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droite de chacune d'entre elles.
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Ces derniers vont prendre en compte
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certaines colonnes telles que la date
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de modification ou le type de fichier
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et vous proposer des filtres un
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simple clic gauche sur le bouton ici.
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Je peux ici trouver tous les fichiers
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modifiés au cours des 30 derniers jours
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du type Microsoft Word par exemple.
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Je peux également sélectionner
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des dates spécifiques.
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On voit actuellement que les seules
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modifications ont été faites le 29 décembre.
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Ce bouton va me permettre de
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venir effacer les filtres.
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Attention à la notion de métadonnées,
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en effet, rajouter une colonne dans
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une bibliothèque de type choix vous
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rajoutera une option de filtre.
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Par exemple, dans cette
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2e liste ici présente,
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nous retrouvons des dossiers ainsi
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que des fichiers PowerPoint et la
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colonne enseignant qui contient une
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personne affectée à ce dossier.
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Si je clique maintenant sur
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le bouton de filtre,
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je peux voir que la colonne enseignant
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est disponible en tant que filtre.
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L'addition ou la soustraction de
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métadonnées de certains types au
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sein de mes bibliothèques pourra
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potentiellement modifier ces
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filtres pour mes bibliothèques.

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