Outlook - Automatiser les actions courantes Tutoriels

Découvrez comment automatiser vos tâches répétitives sur Outlook pour gagner du temps et simplifier la gestion des messages. Apprenez à créer des actions courantes, comme classer les factures et transférer des messages aux chefs comptables. Personnalisez et optimisez votre utilisation d'Outlook de manière simple et efficace. #outlook #personnaliser #intermédiaire

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Objectifs :

Ce tutoriel vise à enseigner comment automatiser les tâches répétitives sur Outlook pour simplifier la gestion des messages et gagner du temps.

Chapitres :

  1. Introduction à l'automatisation des tâches sur Outlook
    Dans ce tutoriel, nous allons explorer comment automatiser vos tâches répétitives sur Outlook. L'objectif est de simplifier la gestion des messages et de gagner du temps dans vos activités quotidiennes.
  2. Création d'une action rapide
    Pour créer une action rapide, suivez ces étapes : 1. Rendez-vous au milieu du ruban. 2. Cliquez sur la flèche pointant vers le bas à droite du bouton 'Action rapide'. 3. Sélectionnez 'Gérer les étapes rapides'. 4. Dans la nouvelle fenêtre, cliquez sur 'Nouvelle étape rapide'.
  3. Exemple d'action rapide : classement des factures
    Dans cet exemple, nous allons créer une action rapide pour classer les factures reçues dans le dossier 'Comptabilité' et transférer les messages aux chefs comptables. Voici les étapes à suivre : - Entrez un nom pour l'action. - Choisissez une action dans la liste proposée.
  4. Choix des actions disponibles
    Vous pouvez choisir parmi plusieurs actions, telles que : - Déplacer les messages. - Modifier l'état des messages. - Classer les messages selon leur importance, catégorie ou toute autre caractéristique pertinente.
  5. Déplacement vers un dossier
    Pour déplacer un message vers un dossier existant : 1. Cliquez sur 'Déplacer vers'. 2. Sélectionnez le dossier dans lequel vous souhaitez déplacer le message. Si le dossier n'est pas encore créé, cliquez sur 'Créer un dossier', nommez-le, puis cliquez sur 'Enregistrer'.
  6. Transfert des factures
    Pour transférer les factures au chef comptable : 1. Cliquez sur 'Ajouter une autre action'. 2. Sélectionnez l'option 'Transférer'. 3. Insérez l'adresse électronique du chef comptable. Si aucune action supplémentaire n'est nécessaire, vous pouvez ajouter une description à votre action rapide et, si besoin, attribuer un raccourci clavier.
  7. Finalisation de l'action rapide
    Cliquez sur 'Enregistrer' puis fermez la fenêtre. Pour utiliser l'action rapide, sélectionnez d'abord votre message, puis cliquez sur le nom de l'action rapide que vous avez créée, par exemple 'Facture'. Votre message sera déplacé et un nouveau message sera automatiquement généré avec le chef comptable comme destinataire.
  8. Rédaction et envoi du message
    Il ne vous reste plus qu'à rédiger le contenu du message et à cliquer sur 'Envoyer'.
  9. Modification ou suppression d'une action rapide
    Pour modifier ou supprimer une action rapide, rendez-vous dans les paramètres : 1. Cliquez sur 'Courrier'. 2. Sélectionnez 'Action rapide'. 3. Cliquez sur le crayon pour modifier ou sur la poubelle pour supprimer l'action.

FAQ :

Comment automatiser mes tâches dans Outlook?

Vous pouvez automatiser vos tâches dans Outlook en créant des actions rapides qui regroupent plusieurs actions en un seul clic. Cela vous permet de gérer vos messages plus efficacement.

Qu'est-ce qu'une action rapide dans Outlook?

Une action rapide est une fonctionnalité qui vous permet d'exécuter plusieurs actions sur un message en un seul clic, comme déplacer un message vers un dossier ou le transférer à un autre destinataire.

Comment créer une nouvelle action rapide?

Pour créer une nouvelle action rapide, allez dans le ruban d'Outlook, cliquez sur l'icône d'action rapide, puis sélectionnez 'Gérer les étapes rapides' et cliquez sur 'Nouvelle étape rapide'.

Puis-je modifier ou supprimer une action rapide?

Oui, vous pouvez modifier ou supprimer une action rapide en accédant aux paramètres d'Outlook, en sélectionnant 'courrier', puis 'action rapide' et en utilisant l'icône de crayon pour modifier ou la poubelle pour supprimer.

Quelles actions puis-je inclure dans une action rapide?

Vous pouvez inclure des actions telles que déplacer des messages, modifier leur état, ou les classer selon leur importance ou catégorie.

Quelques cas d'usages :

Gestion des factures

Dans un environnement de comptabilité, vous pouvez créer une action rapide pour déplacer automatiquement les factures reçues dans un dossier spécifique et les transférer au chef comptable, ce qui améliore l'efficacité du traitement des documents.

Organisation des courriels

Les professionnels peuvent utiliser des actions rapides pour organiser leurs courriels en fonction de projets ou de clients, en déplaçant les messages dans des dossiers appropriés et en les transférant à des collègues concernés.

Suivi des demandes

Les équipes de support client peuvent créer des actions rapides pour transférer les demandes de service à des agents spécifiques tout en les classant dans des dossiers de suivi, ce qui facilite la gestion des requêtes.

Automatisation des réponses

Les responsables des ressources humaines peuvent automatiser l'envoi de réponses aux candidatures en créant une action rapide qui envoie un message type aux candidats tout en déplaçant leur courriel dans un dossier de suivi.

Glossaire :

Outlook

Un logiciel de gestion de courriels développé par Microsoft, utilisé pour envoyer, recevoir et organiser des messages électroniques.

tâches répétitives

Actions qui sont effectuées de manière régulière et qui peuvent être automatisées pour gagner du temps.

action rapide

Une fonctionnalité dans Outlook qui permet d'exécuter plusieurs actions en un seul clic, facilitant ainsi la gestion des messages.

étapes rapides

Une série d'actions prédéfinies que l'utilisateur peut créer pour automatiser des tâches dans Outlook.

dossier

Un emplacement dans Outlook où les messages électroniques peuvent être organisés et stockés.

transférer

Envoyer un message électronique à un autre destinataire.

adresse électronique

Une identification unique pour un utilisateur sur un réseau de messagerie, permettant l'envoi et la réception de courriels.

raccourci clavier

Une combinaison de touches qui permet d'exécuter une commande rapidement sans utiliser la souris.

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nous allons voir comment automatiser vos tâches répétitives sur Outlook
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afin de simplifier la gestion des messages et gagner du temps
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pour créer une action courante, nous allons nous rendre au milieu du ruban,
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cliquer sur la flèche qui pointe vers le bas à droite du bouton action rapide,
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Dans cet exemple,
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nous souhaitons créer une action rapide pour classer les factures reçues dans
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le dossier comptabilité et de transférer les messages aux chefs comptables.
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Vous pourrez choisir des actions pour déplacer les messages,
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modifier l'état des messages ou encore classer
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les messages en fonction de leur importance,
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de leur catégorie ou de toute autre caractéristique que vous jugez pertinente.
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Pour déplacer vers un dossier existant,
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cliquez sur Déplacer vers puis sélectionner le
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dossier dans lequel déplacer le message.
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Si le dossier n'est pas encore créé, cliquez sur Créer un dossier.
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Nommez le dossier puis cliquez sur Enregistrer
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Pour enchaîner avec le transfert des factures au chef comptable,
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cliquer sur Ajouter une autre action
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puis sélectionnez l'option transférer à
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insérez l'adresse électronique du chef comptable.
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Et s'il n'y a pas d'action supplémentaire,
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vous pouvez ajouter une description à votre action
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rapide et attribuer si nécessaire un raccourci clavier.
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Cliquez sur Enregistrer
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puis fermez la fenêtre
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pour utiliser l'action rapide,
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commencez par sélectionner votre message.
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Ensuite, cliquez sur le nom de l'action rapide que vous avez créée,
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Intitulée Facture.
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Votre message sera alors déplacé et un nouveau message
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sera automatiquement généré avec le chef comptable comme destinataire.
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Il ne vous reste plus qu'à rédiger le contenu du message, puis à cliquer sur Envoyer
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pour modifier ou supprimer une action rapide.
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Vous pouvez vous rendre dans les paramètres. Cliquez sur courrier
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action rapide
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puis cliquer sur le crayon pour modifier
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ou la poubelle pour supprimer

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