SharePoint - Gérer les autorisations au niveau d'un fichier SharePoint Tutoriels

Gérez les autorisations de vos fichiers SharePoint avec facilité. Apprenez à administrer les niveaux d'accès avancés pour assurer la sécurité de vos données.

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Objectifs :

Comprendre comment gérer l'accès aux documents dans SharePoint pour les équipes de vente, en particulier en ce qui concerne les appels d'offres et la gestion des droits d'accès.

Chapitres :

  1. Introduction à la gestion des documents dans SharePoint
    Dans le cadre de la gestion des documents, il est essentiel de rassembler toutes les informations pertinentes au sein d'une plateforme accessible. Dans cette vidéo, nous explorons comment les équipes de vente utilisent SharePoint pour centraliser leurs documents, notamment ceux liés aux séminaires et aux appels d'offres.
  2. Création d'une bibliothèque de documents
    Pour faciliter l'accès aux documents, une bibliothèque a été créée sur SharePoint. Cette bibliothèque contient des documents importants, tels que les appels d'offres pour les clients, comme ceux pour Mandarine et Microsoft. Cela permet aux équipes de vente de regrouper toutes les informations nécessaires en un seul endroit.
  3. Gestion des accès pour les consultants
    Les consultants de Mandarine Académie ont été regroupés dans un groupe spécifique sur SharePoint. En tant que membres, ils ont accès à tous les documents de la bibliothèque. Cependant, il est crucial de gérer les droits d'accès pour éviter que des documents sensibles ne soient accessibles à des personnes non concernées.
  4. Problème d'accès aux documents
    Un problème se pose lorsque l'appel d'offre pour le client B Microsoft est visible par des consultants qui ne devraient pas y avoir accès. Il est donc nécessaire de réfléchir à la meilleure manière de gérer cet accès sans déplacer le document vers un autre dossier ou site SharePoint.
  5. Modification des droits d'accès
    Pour résoudre ce problème, il est possible de sélectionner le document concerné et d'utiliser le bouton d'information pour gérer l'accès. En accédant aux paramètres de gestion des droits, il est possible de retirer l'accès direct aux consultants de Mandarine pour ce document spécifique. Cela peut être fait en quelques clics.
  6. Rétablissement des accès
    Si jamais il est nécessaire de redonner l'accès à un document, il suffit de cliquer sur 'Partager' et de saisir le nom du groupe concerné. Cela permet de gérer les autorisations de manière précise, mais cela nécessite une bonne connaissance de SharePoint et une gestion fine des droits.
  7. Conclusion
    La gestion des documents et des droits d'accès dans SharePoint est essentielle pour assurer la sécurité et la confidentialité des informations. En comprenant comment modifier les accès, les équipes peuvent travailler de manière plus efficace tout en protégeant les données sensibles.

FAQ :

Qu'est-ce que SharePoint et comment est-il utilisé ?

SharePoint est une plateforme de collaboration qui permet aux utilisateurs de stocker, gérer et partager des documents au sein d'une organisation. Il est utilisé pour créer des bibliothèques de documents, gérer les droits d'accès et faciliter la collaboration entre les équipes.

Comment gérer les droits d'accès dans SharePoint ?

Pour gérer les droits d'accès dans SharePoint, sélectionnez le document ou la bibliothèque, utilisez le bouton d'information pour accéder aux paramètres d'accès, puis modifiez les autorisations pour les groupes ou les utilisateurs spécifiques.

Que faire si un document doit être accessible uniquement à certains utilisateurs ?

Vous pouvez restreindre l'accès à un document en supprimant les droits d'accès pour certains groupes d'utilisateurs et en les ajoutant à nouveau lorsque cela est nécessaire.

Quels sont les avantages d'utiliser SharePoint pour la gestion de documents ?

SharePoint offre une gestion centralisée des documents, facilite la collaboration en temps réel, permet de suivre les modifications et d'assurer la sécurité des informations grâce à des contrôles d'accès granulaires.

Comment créer une bibliothèque de documents dans SharePoint ?

Pour créer une bibliothèque de documents dans SharePoint, accédez à votre site SharePoint, cliquez sur 'Nouveau' puis sélectionnez 'Bibliothèque de documents'. Suivez les instructions pour nommer et configurer votre bibliothèque.

Quelques cas d'usages :

Gestion de projets

Les équipes de projet peuvent utiliser SharePoint pour centraliser tous les documents liés à un projet, tels que les appels d'offres, les contrats et les rapports. Cela améliore la collaboration et garantit que tous les membres de l'équipe ont accès aux informations les plus récentes.

Contrôle d'accès aux documents sensibles

Dans une entreprise, il peut être nécessaire de restreindre l'accès à certains documents sensibles. En utilisant SharePoint, un gestionnaire peut facilement modifier les droits d'accès pour s'assurer que seuls les utilisateurs autorisés peuvent voir ou modifier ces documents.

Formation et développement

Les départements de formation peuvent créer des bibliothèques de documents dans SharePoint pour stocker des ressources de formation, des manuels et des vidéos. Cela permet aux employés d'accéder facilement aux matériaux nécessaires pour leur développement professionnel.

Collaboration entre équipes

Les équipes de vente et de marketing peuvent utiliser SharePoint pour partager des documents, des présentations et des rapports. Cela facilite la communication et assure que toutes les équipes travaillent avec les mêmes informations.

Suivi des modifications de documents

SharePoint permet de suivre les modifications apportées aux documents, ce qui est essentiel pour les équipes qui doivent conserver un historique des versions. Cela aide à éviter les erreurs et à garantir que les bonnes informations sont utilisées.

Glossaire :

SharePoint

Une plateforme de collaboration développée par Microsoft qui permet aux utilisateurs de stocker, gérer et partager des documents et des informations au sein d'une organisation.

Bibliothèque

Un espace de stockage dans SharePoint où les utilisateurs peuvent conserver des documents et des fichiers liés à un projet ou à une activité spécifique.

Consultants

Des professionnels qui fournissent des conseils et des services spécialisés dans un domaine particulier, souvent engagés pour aider les entreprises à améliorer leurs performances.

Accès

La permission accordée à un utilisateur ou à un groupe d'utilisateurs pour visualiser, modifier ou gérer des documents ou des ressources dans SharePoint.

Droits

Les autorisations qui déterminent ce qu'un utilisateur peut faire avec un document ou une ressource, comme le visualiser, le modifier ou le supprimer.

Groupe

Un ensemble d'utilisateurs dans SharePoint qui partagent des droits d'accès similaires à des documents ou des ressources.

Appel d'offre

Un document formel par lequel une entreprise invite des fournisseurs à soumettre des propositions pour un projet ou un service.

résultat(s)
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Depuis quelques temps,
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mes équipes de vente rassemblent tous
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leurs documents dans un site SharePoint.
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Je leur ai créé une bibliothèque pour
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mettre tous les documents liés à le
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séminaire et des dossiers spécifiques.
00:00:13
Ici, nous pouvons voir que mes équipes
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ont rajouté l'appel d'offre pour le
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client à mandarine ainsi que l'appel
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d'offre pour le client B Microsoft.
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Il se trouve que nous avons en
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effet des consultants de mandarine
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académie regroupés tous au sein
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d'un groupe spécifique SharePoint.
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Et ces derniers ont accès à
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notre site en tant que membre,
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ils peuvent donc tout voir,
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afficher et modifier nos documents.
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Un problème se fait sentir par
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le fait que cet appel d'offre
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concernant notre client B Microsoft
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ne regarde pas les consultants
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venant de chez mandarine académie.
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Vais je devoir déplacer ce
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document vers un autre dossier ?
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Un autre site SharePoint peut être
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ou ces derniers n'auront pas accès ?
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Pas forcément.
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Je peux sélectionner le document en question,
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utiliser le bouton d'information.
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Puis gérer l'accès.
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Et dans les groupes ?
00:01:16
Tout comme j'ai pu auparavant gérer
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les droits au niveau d'un site,
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d'une bibliothèque, d'un dossier,
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Eh bien je peux venir sélectionner mes
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consultants mandarines qui peuvent
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actuellement modifier ce document ?
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Et tout simplement venir leur
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supprimer l'accès direct.
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En quelques clics,
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les personnes faisant partie du
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groupe consultant mandarine n'ont
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maintenant plus accès à l'appel
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d'offre pour le client B Microsoft.
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Pour leur redonner accès,
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tout comme pour les dossiers,
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je clique sur partager et je peux
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simplement taper le nom du groupe.
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Afin d'aller retrouver.
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Attention,
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donner des autorisations à un niveau
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de spécificité tel implique une
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certaine connaissance de SharePoint
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et une gestion des droits très fine.

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résultat(s)
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Já há algum tempo,
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Minhas equipes de vendas reúnem todos
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seus documentos em um site do SharePoint.
00:00:07
Criei uma biblioteca para eles
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colocar todos os documentos relacionados com o
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seminários e dossiês específicos.
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Aqui podemos ver que as minhas equipas
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acrescentaram o convite à apresentação de propostas para o
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cliente para mandarim, bem como ligar
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para o Cliente Microsoft B.
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Acontece que temos em
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Efeito da Tangerine Consultants
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Academias todas agrupadas em
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de um grupo específico do SharePoint.
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E têm acesso a
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nosso site como membro,
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Para que eles possam ver tudo,
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Veja e edite os nossos documentos.
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Um problema é sentido por
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o facto de o presente concurso
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sobre o nosso Cliente Microsoft B
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Não olhe para consultores
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Vindo da Mandarine Académie.
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Vou ter que mexer nisso?
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documento para outra pasta?
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Outro site do SharePoint pode ser
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Ou não terão acesso?
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Não necessariamente.
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Sou capaz de selecionar o documento em questão,
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Use o botão de informações.
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Em seguida, gerencie o acesso.
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E os grupos?
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Assim como eu era capaz de gerenciar antes
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direitos ao nível do sítio,
00:01:20
uma biblioteca, uma pasta,
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Bem, eu posso vir e selecionar o meu
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Consultores em mandarim que podem
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Está a editar este documento?
00:01:28
E basta vir a eles
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Remova o acesso direto.
00:01:37
Em apenas alguns cliques,
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Pessoas que fazem parte do
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Mandarin Consulting Group não tinha
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Agora não há mais acesso à chamada
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para o Cliente Microsoft B.
00:01:47
Para lhes devolver o acesso,
00:01:48
assim como para pastas,
00:01:50
Clico em partilhar e posso
00:01:54
Basta digitar o nome do grupo.
00:01:56
Para ir descobrir.
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Cuidado
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Dando permissões em um nível
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a especificidade implica uma
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algum conhecimento do SharePoint
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e gestão de direitos refinada.

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