SharePoint - Partager un dossier ou un document à quelqu’un d’externe à l’entreprise Tutoriels
Découvrez comment partager un dossier ou un document avec quelqu'un d'externe à l'entreprise dans la solution Microsoft 365 SharePoint.
Cette vidéo présente les fonctionnalités clés pour partager des fichiers avec des collaborateurs externes en utilisant des liens de partage nominatifs et en définissant des autorisations spécifiques.
Obtenez des conseils pratiques pour maximiser la sécurité de votre site en vérifiant régulièrement les autorisations d'accès et en utilisant le panneau de gestion des accès.
Les tags associés sont Microsoft 365, SharePoint, partage de fichiers, sécurité.
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Transmettre des mails sécurisés
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Vérifier les partages octroyés
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Comment protéger vos documents ?
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Gérer les autorisations
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Garantir la sécurité des données pendant une réunion Teams
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Protéger un document partagé par un mot de passe
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Restreindre un document à certains membres de son équipe
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Gérer la confidentialité dans les canaux privés
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Restreindre un document à la lecture seule
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Comprendre et sécuriser le partage d'information dans les discussions instantanées
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Sécuriser ses équipes Teams dès leur création
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Restaurer votre espace OneDrive
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Modifier les règles de partage
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Protéger mon document par un mot de passe et une date d’échéance
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Éviter les partages abusifs des documents
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Vérifier les partages accordés
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Rappeler ou remplacer un message électronique
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Activer l'authentification Multi-Facteur dans l'administration
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Récupérer des éléments supprimés
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Bloquer un expéditeur
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Partager un document de manière sécurisée avec Outlook
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Empêcher le transfert d’un mail
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Empêcher le transfert pour une réunion
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Protéger un mail par chiffrement
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Identifier un email frauduleux
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Généralités sur les bonnes pratiques de sécurité dans Outlook
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A la recherche de la faille
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Qu'est ce que le phishing ou le hameçonnage ?
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Qu'est ce qu'une attaque par déni de service ?
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Qu'est ce qu'une attaque Ransomware ou Rançongiciel ?
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Qu'est ce qu'un virus ou malware ?
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- Vu 66 fois
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Avantages de la double authentification
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- Vu 66 fois
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L'importance de choisir un compte locale
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- Vu 66 fois
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Comment fonctionne le filtrage URL ?
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- Vu 66 fois
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Bonnes pratiques pour protéger vos données
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- Vu 66 fois
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Protéger les données sensibles sur vos appareils personnels
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- Vu 66 fois
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Le phishing ou hameçonnage : Définition
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- Vu 65 fois
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Reconnaître les bons et mauvais mots de passe
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- Vu 65 fois
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Comment fonctionne la double authentification ?
- 00:55
- Vu 65 fois
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Le BYOD - les risques
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- Vu 65 fois
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La cybersécurité, c'est quoi ?
- 00:60
- Vu 64 fois
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Les chiffres et faits marquant de la cybersécurité
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- Vu 64 fois
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Qu'est ce que la double authentification ?
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- Vu 64 fois
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Le rançongiciel (ransomware) définition
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- Vu 64 fois
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Le fonctionnement d'un navigateur
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- Vu 64 fois
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Qu'est ce qu'une vulnérabilité ?
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- Vu 64 fois
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Comment sont révélées les failles de sécurité d'un système ?
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- Vu 64 fois
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Utilisation de logiciels de sécurité
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- Vu 64 fois
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Le contrôle parental
- 00:35
- Vu 63 fois
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Les extensions
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- Vu 63 fois
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Le navigateur Web
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- Vu 62 fois
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Processus de communication des vulnérabilités
- 00:31
- Vu 62 fois
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Mise à jour des systèmes d'exploitation personnels
- 01:03
- Vu 62 fois
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Sécurité par l'obscurité
- 00:41
- Vu 60 fois
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Configurer les mises à jour automatiques
- 00:56
- Vu 60 fois
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Sécurisé vos appareils mobiles et portables
- 00:56
- Vu 60 fois
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Créer de nouvelles entrées
- 00:04:08
- Vu 2 fois
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Modifier vos données facilement
- 00:04:09
- Vu 1 fois
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Ajouter un formulaire à votre application
- 00:03:29
- Vu 2 fois
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Personnaliser l’affichage des données
- 00:04:40
- Vu 2 fois
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Préparer vos galeries dynamiques
- 00:04:42
- Vu 2 fois
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Composants réutilisables
- 00:04:59
- Vu 2 fois
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Structurer votre mise en page
- 00:04:47
- Vu 2 fois
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Maîtriser les conteneurs
- 00:06:53
- Vu 2 fois
-
Optimiser le traitement des données massives
- 00:06:04
- Vu 2 fois
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Introduction aux galeries
- 00:03:29
- Vu 2 fois
-
Ajout et gestion des sources de données
- 00:03:44
- Vu 2 fois
-
Comprendre et utiliser les contrôleurs
- 00:03:24
- Vu 2 fois
-
Découverte de l’interface
- 00:03:14
- Vu 2 fois
-
Pourquoi PowerApps ?
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- Vu 3 fois
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Extraire le texte d'une image
- 00:58
- Vu 36 fois
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Améliorer un questionnaire (suggestion de style, et paramétrages...)
- 01:22
- Vu 32 fois
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Répondre à un email avec Copilot
- 01:01
- Vu 31 fois
-
Créer des pages Sharepoint avec Copilot
- 01:54
- Vu 37 fois
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Sécurisé vos appareils mobiles et portables
- 00:56
- Vu 60 fois
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Protéger les données sensibles sur vos appareils personnels
- 00:55
- Vu 66 fois
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Bonnes pratiques pour protéger vos données
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- Vu 66 fois
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Le BYOD - les risques
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- Vu 65 fois
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Comment fonctionne le filtrage URL ?
- 00:58
- Vu 66 fois
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Utilisation de logiciels de sécurité
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- Vu 64 fois
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Configurer les mises à jour automatiques
- 00:56
- Vu 60 fois
-
L'importance de choisir un compte locale
- 00:44
- Vu 66 fois
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Mise à jour des systèmes d'exploitation personnels
- 01:03
- Vu 62 fois
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Processus de communication des vulnérabilités
- 00:31
- Vu 62 fois
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Comment sont révélées les failles de sécurité d'un système ?
- 00:46
- Vu 64 fois
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Sécurité par l'obscurité
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- Vu 60 fois
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Qu'est ce qu'une vulnérabilité ?
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- Vu 64 fois
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A la recherche de la faille
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- Vu 74 fois
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Les extensions
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- Vu 63 fois
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Le contrôle parental
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Le fonctionnement d'un navigateur
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- Vu 64 fois
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Le navigateur Web
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- Vu 62 fois
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Le rançongiciel (ransomware) définition
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Qu'est ce que le phishing ou le hameçonnage ?
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Avantages de la double authentification
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Comment fonctionne la double authentification ?
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- Vu 65 fois
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Qu'est ce que la double authentification ?
- 00:39
- Vu 64 fois
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Reconnaître les bons et mauvais mots de passe
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- Vu 65 fois
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Qu'est ce qu'une attaque Ransomware ou Rançongiciel ?
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Qu'est ce qu'une attaque par déni de service ?
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Qu'est ce qu'un virus ou malware ?
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Le phishing ou hameçonnage : Définition
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Les chiffres et faits marquant de la cybersécurité
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La cybersécurité, c'est quoi ?
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Interroger une réunion attachée
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Planifier avec Copilot
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Partager des requêtes avec son équipe
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Traduire une présentation
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Générer une video
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Ajouter des notes de présentateur
- 01:03
- Vu 152 fois
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Créer un agent pour une équipe
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- Vu 138 fois
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Installer et accéder à Copilot Studio dans teams
- 01:30
- Vu 175 fois
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Analyse de l'agent Copilot Studio
- 01:38
- Vu 156 fois
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Publier l'agent et le rendre accessible
- 01:27
- Vu 156 fois
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Paramètres de l'agent Copilot Studio
- 01:30
- Vu 137 fois
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Ajouter des nouvelles actions
- 01:44
- Vu 138 fois
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Créer une premiere action
- 01:44
- Vu 136 fois
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Gérer les rubriques
- 01:38
- Vu 142 fois
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Gérer les sources de connaissances
- 01:02
- Vu 140 fois
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Créer un agent Copilot Studio
- 01:13
- Vu 167 fois
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Accéder à Copilot Studio
- 01:09
- Vu 151 fois
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Introduction à Copilot Studio
- 01:10
- Vu 156 fois
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Coédition des pages SharePoint : Travaillez à plusieurs en temps réel
- 02:42
- Vu 101 fois
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Rédiger une note de service avec ChatGPT
- 02:33
- Vu 196 fois
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Extraire les données de factures et générer un tableau de suivi avec ChatGPT
- 03:00
- Vu 326 fois
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Formuler une demande de conditions tarifaires par mail avec ChatGPT
- 02:48
- Vu 168 fois
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Analyser un catalogue de fournitures selon le besoin et le budget avec ChatGPT
- 02:40
- Vu 161 fois
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Initier un tableau de suivi avec ChatGPT
- 01:58
- Vu 196 fois
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Répartir les tâches au sein d'une équipe avec ChatGPT
- 01:52
- Vu 239 fois
-
Générer un compte rendu de réunion avec ChatGPT
- 01:58
- Vu 487 fois
-
Le mode "Projet"
- 01:48
- Vu 187 fois
-
La précision de la tâche dans le prompting
- 03:17
- Vu 160 fois
-
La personnalité et le ton pour un rendu vraisemblable
- 02:18
- Vu 168 fois
-
La forme et l’exemple pour un résultat optimal
- 02:30
- Vu 160 fois
-
L’importance du contexte dans vos demandes
- 02:41
- Vu 139 fois
-
La base du prompting dans l’IA conversationnelle
- 03:12
- Vu 196 fois
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Qu’est-ce qu’un prompt dans l’IA conversationnelle
- 01:56
- Vu 239 fois
-
Utiliser un agent Copilot
- 01:14
- Vu 229 fois
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Décrire un agent Copilot
- 01:18
- Vu 222 fois
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Configurer un agent Copilot
- 02:36
- Vu 221 fois
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Modifier et partager un agent Copilot
- 01:25
- Vu 207 fois
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Copilot Agents : Le Coach Prompt
- 03:09
- Vu 244 fois
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Copilot Agents dans Sharepoint
- 02:39
- Vu 272 fois
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Les autres Coachs et Agents
- 01:54
- Vu 159 fois
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Interagir avec une page web
- 01:47
- Vu 334 fois
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Générer une image avec Copilot dans Edge
- 01:31
- Vu 244 fois
-
Résumer un PDF avec Copilot
- 01:48
- Vu 277 fois
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Analysez vos documents avec Copilot
- 01:51
- Vu 241 fois
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Converser avec Copilot dans Edge
- 01:39
- Vu 214 fois
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Spécificités des comptes personnels et professionnels avec Copilot
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La confidentialité de vos données dans Copilot
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Comment accéder à Copilot ?
- 01:12
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Réécrire avec Copilot
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Analyser une video
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Utiliser le volet Copilot
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Exploiter du texte
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Générer et manipuler une image
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Personnalisation des vues
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Introduction aux nouveautés de Microsoft Teams
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Fonction d'action
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Fonction de recherche
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Fonction date et heure
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Fonction Texte
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Fonction de base
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Les catégories de fonctions dans Power FX
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Introduction à Power FX
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Activer l'authentification Multi-Facteur dans l'administration
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Episode 14 - Regrouper les équipes et les conversations Teams
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Modifier avec Pages
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Générer et manipuler une image dans Word
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- Vu 295 fois
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Créer des règles outlook avec Copilot
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Générer un email automatiquement
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Initier un tableau de suivi budgétaire de projet avec Copilot
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Élaborer et partager un suivi de projet clair grâce à Copilot
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- Vu 241 fois
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Copilot au service des comptes rendus de projet
- 02:57
- Vu 345 fois
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Structurer et optimiser la collaboration d'équipe avec Copilot
- 04:26
- Vu 225 fois
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Organiser un plan d'actions avec Copilot et Microsoft Planner
- 03:23
- Vu 329 fois
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Créer un groupe d'appel
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- Vu 163 fois
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Utiliser la délégation des appels
- 02:21
- Vu 201 fois
-
Choisir un délégué pour vos appels
- 01:22
- Vu 176 fois
-
Faire sonner un autre numéro simultanément sur plusieurs appareils
- 02:04
- Vu 153 fois
-
Recevoir vos appels téléphonique Teams sur l’appli mobile
- 01:45
- Vu 101 fois
-
Utiliser la fonction "Ne pas déranger" pour les appels
- 01:37
- Vu 355 fois
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Gérer les notifications d’appels avancées
- 01:26
- Vu 148 fois
-
Configurer les paramètres audios pour une meilleure qualité sonore
- 02:03
- Vu 338 fois
-
Bloquer des appels indésirables
- 01:21
- Vu 266 fois
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Désactiver tous les renvois d’appels
- 01:09
- Vu 127 fois
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Gérer un groupe d'appel dans Teams
- 02:03
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Mettre à jour les paramètres de renvoi vers la messagerie vocale
- 01:21
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Paramétrer des options de renvoi vers des numéros internes
- 01:03
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Choisir des options de renvoi vers des numéros externes
- 00:59
- Vu 158 fois
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Gérer les messages vocaux
- 02:05
- Vu 144 fois
-
Accéder aux messages vocaux via mobile et PC
- 01:28
- Vu 364 fois
-
Modifier le message d’accueil avec des options de personnalisation
- 02:33
- Vu 233 fois
-
Transférer un appel avec ou sans annonce
- 02:00
- Vu 245 fois
-
Gérer les appels multiples simultanément
- 02:15
- Vu 227 fois
-
Prendre en charge des applications tierces lors des appels
- 02:12
- Vu 166 fois
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Ajouter des participants rapidement et de manière sécurisée
- 01:27
- Vu 199 fois
-
Configurer les paramètres de confidentialité et de sécurité pour les appels
- 03:00
- Vu 281 fois
-
Gérer des appels en attente
- 01:05
- Vu 298 fois
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Transcrire en direct et générer des résumés d’appels via l'IA
- 02:38
- Vu 496 fois
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Utiliser l'interface pour passer et recevoir des appels
- 01:44
- Vu 259 fois
Objectifs :
L'objectif de cette vidéo est d'apprendre à partager des dossiers ou des fichiers sur SharePoint avec des collaborateurs externes, tout en respectant les stratégies de sécurité de l'entreprise.
Chapitres :
-
Introduction au partage de fichiers sur SharePoint
Dans cette vidéo, nous allons explorer comment partager des dossiers ou des fichiers avec des collaborateurs externes à votre entreprise. Il est essentiel de garder à l'esprit que le partage avec des personnes extérieures dépend de la stratégie de votre entreprise. -
Considérations sur le partage externe
Avant de partager des fichiers, vérifiez si vous êtes autorisé à le faire. Par défaut, les bibliothèques de documents héritent des autorisations définies pour votre site SharePoint. Il est recommandé de définir des autorisations globales pour votre site afin de faciliter la gestion des accès. -
Meilleures pratiques pour le partage
Il est préférable de créer un site SharePoint dédié pour chaque équipe ou projet spécifique, plutôt que de centraliser toutes les activités sur un seul site. Cela simplifie la gestion des autorisations et réduit les risques de partage inapproprié. -
Partage d'un dossier ou document spécifique
Si vous devez partager un seul dossier ou document avec une personne externe, utilisez un lien de partage nominatif. Vous pouvez choisir d'autoriser ou non la modification et le téléchargement du document. L'utilisateur recevra un email avec un lien et un code d'accès valable 15 minutes pour s'authentifier. -
Gestion des autorisations
Selon les autorisations accordées, le collaborateur pourra partager le document uniquement avec ceux qui ont déjà accès. Il pourra également télécharger une copie ou supprimer le document, selon les restrictions que vous avez mises en place. Il est crucial de vérifier régulièrement les autorisations d'accès via le panneau de gestion des accès. -
Conclusion
En résumé, le partage de fichiers sur SharePoint avec des collaborateurs externes nécessite une attention particulière aux autorisations et à la sécurité. En suivant les meilleures pratiques et en gérant activement les accès, vous pouvez assurer un partage efficace et sécurisé.
FAQ :
Comment partager un document sur SharePoint avec un collaborateur externe?
Pour partager un document avec un collaborateur externe, vous devez générer un lien de partage nominatif vers le document. Vous pouvez choisir d'autoriser ou non la modification et le téléchargement. Ensuite, envoyez le lien par email au collaborateur.
Quelles sont les autorisations par défaut sur SharePoint?
Par défaut, les bibliothèques de documents héritent des autorisations définies pour le site SharePoint. Cela signifie que les mêmes règles d'accès s'appliquent à tous les documents dans cette bibliothèque, sauf si elles sont modifiées individuellement.
Que faire si je veux partager plusieurs documents à la fois?
Si vous devez partager plusieurs documents, vous pouvez envoyer des liens de partage pour chacun d'eux. Le collaborateur n'aura besoin d'entrer le code d'accès qu'une seule fois, même s'il accède à plusieurs documents du même site.
Comment vérifier les autorisations d'accès à mes fichiers sur SharePoint?
Vous pouvez vérifier les autorisations d'accès en utilisant le panneau de gestion des accès sur SharePoint. Cela vous permettra de voir immédiatement qui a accès à vos fichiers et de révoquer les autorisations qui ne sont plus nécessaires.
Est-il possible de limiter les actions d'un collaborateur sur un document partagé?
Oui, lors du partage d'un document, vous pouvez définir des autorisations spécifiques qui interdisent la modification ou le téléchargement. Ainsi, le collaborateur pourra uniquement consulter le document.
Quelques cas d'usages :
Partage de documents avec des partenaires externes
Une entreprise peut utiliser SharePoint pour partager des documents de projet avec des partenaires externes. En créant un site SharePoint dédié pour chaque projet, l'entreprise peut gérer les autorisations de manière centralisée et sécurisée, tout en facilitant la collaboration.
Gestion des accès pour des équipes de travail
Les responsables d'équipe peuvent créer des bibliothèques de documents sur SharePoint pour chaque équipe. Cela permet de définir des autorisations spécifiques pour chaque groupe, garantissant que seuls les membres de l'équipe ont accès aux informations sensibles.
Suivi des modifications et des accès
Les gestionnaires peuvent régulièrement vérifier les autorisations d'accès à l'aide du panneau de gestion des accès. Cela leur permet de s'assurer que seuls les utilisateurs autorisés ont accès aux documents et de révoquer les accès non nécessaires.
Collaboration sur des projets à distance
Dans un environnement de travail à distance, les équipes peuvent utiliser SharePoint pour partager des fichiers et collaborer sur des documents en temps réel. Cela améliore l'efficacité et la productivité, tout en maintenant la sécurité des informations.
Formation et partage de ressources
Les formateurs peuvent utiliser SharePoint pour partager des ressources de formation avec des participants externes. En utilisant des liens de partage, ils peuvent contrôler l'accès et s'assurer que les participants ont les informations nécessaires sans compromettre la sécurité.
Glossaire :
SharePoint
Une plateforme de collaboration développée par Microsoft qui permet aux utilisateurs de créer des sites web pour le partage d'informations, la gestion de documents et la collaboration en équipe.
Accès
La permission accordée à un utilisateur pour visualiser, modifier ou partager des fichiers ou des dossiers sur SharePoint.
Lien de partage
Un URL généré pour permettre à des utilisateurs externes d'accéder à un document ou un dossier spécifique sur SharePoint.
Autorisation
Les droits définis pour contrôler qui peut accéder à un site, un dossier ou un document sur SharePoint.
Bibliothèque de documents
Un emplacement dans SharePoint où les fichiers et documents sont stockés et organisés.
Code d'accès
Un code temporaire envoyé par email à un utilisateur pour authentifier son accès à un document partagé sur SharePoint.
Collaboration externe
Le processus de partage de documents ou d'informations avec des personnes qui ne font pas partie de l'organisation.
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