Power Automate - Flow - Comprendre la notion de variables et de boucles dans Power Automate Tutoriels

Ce tutoriel vous guide à travers l'utilisation des variables et des boucles dans Power Automate, essentielles pour créer des flux avancés. Apprenez à configurer un flux planifié qui liste tous les fichiers d'un canal Teams et les publie sous forme de liens cliquables dans un message. Découvrez comment initialiser et alimenter une variable, utiliser une boucle "For Each" pour traiter plusieurs éléments, et intégrer du HTML pour personnaliser les messages. Ce guide est parfait pour maîtriser les bases des variables et des boucles dans Power Automate.

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Objectifs :

L'objectif de cette vidéo est d'approfondir l'utilisation des flux dans Power Automate en introduisant les concepts de variables et de boucles. Nous allons créer un flux planifié mensuel pour lister tous les fichiers stockés à la racine d'un canal d'équipe Teams et publier cette liste sous forme d'éléments cliquables dans un message Teams.

Chapitres :

  1. Introduction aux Flux et Concepts Clés
    Lorsque l'on souhaite approfondir son utilisation des flux, certaines notions sont incontournables. Dans cette vidéo, nous aborderons le principe des variables et des boucles, qui sont essentiels pour la création de flux efficaces.
  2. Création d'un Flux Planifié Mensuel
    Nous allons créer un flux planifié mensuel dont l'objectif est de lister tous les fichiers stockés à la racine d'un canal d'équipe Teams. Cette liste sera publiée sous forme d'éléments cliquables dans un message Teams. Pour cela, il est important de définir la récurrence du flux et d'associer l'action de récupération des fichiers à SharePoint.
  3. Configuration de l'Action 'Obtenir des Fichiers'
    En choisissant l'action 'Obtenir des fichiers', je paramètre l'équipe Teams ainsi que la bibliothèque concernée. Il est crucial d'activer les paramètres avancés pour ne lister que les fichiers à la racine d'un canal spécifique, sans inclure le contenu des sous-dossiers. Je coche donc les options appropriées et je précise de ne pas inclure les sous-dossiers imbriqués.
  4. Utilisation des Variables
    Pour publier un message unique contenant la totalité des fichiers, je vais devoir utiliser une variable. Une variable est un élément de stockage temporaire utilisé pour contenir des données qui peuvent être utilisées et modifiées au cours de l'exécution du flux. Elle permet de stocker des valeurs intermédiaires et de faciliter les calculs complexes.
  5. Initialisation et Alimentation de la Variable
    Je souhaite générer une chaîne textuelle contenant la liste des fichiers. J'initialise une variable texte en lui donnant un nom que je réutiliserai plus tard. Je définis le contenu comme étant de type texte (string) et je n'entre aucune valeur par défaut. Ensuite, j'alimente ma variable pour qu'elle contienne la liste des fichiers de mon canal.
  6. Création d'une Boucle de Traitement
    Power Automate génère une boucle de traitement permettant de traiter chaque élément individuellement. Ma variable devra être alimentée autant de fois qu'il y a de fichiers dans mon canal d'équipe, afin que chaque élément soit cliquable. J'injecte également un peu de HTML pour générer des liens cliquables vers les fichiers.
  7. Finalisation et Test du Flux
    Je définis un message à partir des éléments prédéfinis qui contiendra ma variable alimentée par la boucle. Je crée ensuite une publication Teams dans un canal spécifique contenant le contenu de mon action. Après avoir enregistré et testé mon flux, je constate qu'il fonctionne, mais il inclut également les dossiers, ce qui n'est pas souhaité.
  8. Modification du Flux pour Exclure les Dossiers
    Pour corriger cela, je modifie mon flux en ajoutant un élément de requête de filtre à l'action 'Obtenir les fichiers' pour exclure les dossiers des éléments listés. Après avoir testé à nouveau, je constate que la liste est plus compacte et exclut bien les dossiers.
  9. Conclusion
    Cette vidéo présente une approche simple liée à l'utilisation d'une variable associée à une boucle de traitement dans un flux Power Automate. Ces concepts sont essentiels pour optimiser la gestion des fichiers dans Teams et améliorer l'efficacité des flux.

FAQ :

Qu'est-ce qu'un flux dans Power Automate?

Un flux dans Power Automate est une série d'actions automatisées qui s'exécutent en réponse à un événement, permettant d'automatiser des tâches répétitives.

Comment utiliser des variables dans un flux?

Les variables dans un flux sont utilisées pour stocker des données temporaires. Vous pouvez les initialiser, les alimenter et les utiliser pour effectuer des calculs ou des opérations au sein du flux.

Quelle est la différence entre une variable et une boucle?

Une variable est un espace de stockage pour des données, tandis qu'une boucle est une structure qui permet de répéter des actions plusieurs fois. Les deux peuvent être utilisés ensemble pour traiter des ensembles de données.

Comment exclure des dossiers lors de la récupération de fichiers dans SharePoint?

Pour exclure des dossiers lors de la récupération de fichiers dans SharePoint, vous pouvez ajouter un élément de requête de filtre dans l'action 'Obtenir les fichiers' pour ne lister que les fichiers à la racine.

Quels sont les avantages d'utiliser Power Automate?

Power Automate permet d'automatiser des processus, d'améliorer l'efficacité, de réduire les erreurs humaines et de gagner du temps en intégrant différentes applications et services.

Quelques cas d'usages :

Automatisation de la gestion des fichiers dans Teams

Utiliser Power Automate pour créer un flux qui récupère automatiquement tous les fichiers d'un canal Teams et les publie sous forme de liste cliquable dans un message, facilitant ainsi l'accès aux documents pour les membres de l'équipe.

Suivi des documents partagés

Mettre en place un flux qui envoie une notification chaque fois qu'un nouveau fichier est ajouté à un canal Teams, permettant aux membres de l'équipe de rester informés des mises à jour sans avoir à vérifier manuellement.

Rapports automatisés sur les fichiers

Créer un flux qui génère un rapport hebdomadaire des fichiers ajoutés ou modifiés dans un canal Teams, en utilisant des variables pour stocker et formater les informations avant de les envoyer par e-mail aux membres de l'équipe.

Glossaire :

flux

Un flux est un ensemble d'actions automatisées qui s'exécutent en réponse à un événement ou à une condition spécifique.

variable

Une variable est un élément de stockage temporaire utilisé pour contenir des données qui peuvent être utilisées et modifiées au cours de l'exécution d'un flux.

boucle

Une boucle est une structure de contrôle qui permet de répéter une série d'instructions plusieurs fois, en fonction d'une condition.

SharePoint

SharePoint est une plateforme de collaboration développée par Microsoft qui permet de stocker, gérer et partager des documents et des informations au sein d'une organisation.

HTML

HTML (HyperText Markup Language) est le langage standard utilisé pour créer et concevoir des pages web.

Power Automate

Power Automate est un service de Microsoft qui permet de créer des flux de travail automatisés entre différentes applications et services.

éléments cliquables

Les éléments cliquables sont des liens ou des boutons dans un message qui permettent à l'utilisateur d'interagir avec le contenu, souvent en redirigeant vers une autre page ou ressource.

résultat(s)
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certaines notions sont incontournables.
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C'est ce que nous aborderons ici,
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notamment en introduisant le principe des variables et des boucles.
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Afin d'illustrer au mieux ces notions,
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créons un flux planifié mensuel dont l'objectif est
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de lister tous les fichiers stockés à la racine
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d'un canal d'équipe Teams et de publier la liste
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sous forme d'éléments cliquables dans un message Teams.
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Une fois la récurrence définie,
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l'action permettant de récupérer les fichiers d'un canal
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d'équipe Teams est bien sûr associée à SharePoint.
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En choisissant l'action,
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obtenir des fichiers,
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je paramètre l'équipe Teams ainsi que la bibliothèque concernée.
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Attention ici à activer au besoin les paramètres avancés,
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comme ici où je souhaite uniquement lister les
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fichiers à la racine d'un canal spécifique,
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sans inclure le contenu des fichiers présents dans
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les sous dossiers du canal en question.
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Je coche donc les deux dernières options en ce sens.
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Je peux ensuite pointer le dossier concerné,
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sans oublier de préciser de ne pas inclure les sous dossiers imbriqués.
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Mon objectif final étant de publier un
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message unique contenant la totalité des fichiers,
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je vais devoir utiliser une variable.
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Mais qu'est-ce qu'une variable?
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Ce sont des éléments de stockage temporaire utilisés pour contenir vos données,
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qui peuvent être utilisés et modifiés au
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cours de l'exécution du flux.
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Elles permettent de stocker des valeurs intermédiaires,
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de conserver des états et de faciliter par exemple
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les calculs complexes au sein du flux.
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Voyons comment procéder.
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Je souhaite générer une chaîne textuelle contenant la liste des fichiers
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j' initialise une variable texte en appelant via le mot clé variable.
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L'action relative à cette initialisation
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l'affecte un nom à ma variable que je réutiliserai un petit peu plus tard.
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Je définis le contenu comme étant de type texte string en anglais.
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Je n'entre aucune valeur par défaut. Dans mon cas,
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je vais à présent alimenter ma variable pour qu'elle
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contienne la liste des fichiers de mon canal.
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Je vais de la même manière que précédemment
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aller chercher une commande pour ajouter les éléments à ma variable de chaîne.
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Je peux à présent définir ma variable
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liste fichier comme étant l'élément à alimenter.
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Je définis que cette variable contiendra le nom du fichier,
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étant donné que dans mon canal, une multitude de fichiers sont présents.
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Je rappelle que l'action SharePoint du début s'appelle Obtenir les fichiers
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Power Automate génère une boucle de traitement for heetch
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permettant de traiter chaque élément individuellement de manière récurrente.
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En effet, ma variable devra être alimentée autant de fois qu'il y a de fichiers
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dans mon canal d'équipe
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afin que chaque élément soit cliquable. J'en profite pour injecter
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un peu de HTML pour générer mon lien.
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Une balise à AF pointant vers le lien du fichier via les contenus dynamiques,
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ainsi que le nom complet du fichier pour le texte de mon lien.
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Le tout suivi d'une balise brr, synonyme de retour à la ligne entre chaque ajout.
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C'est une syntaxe assez simple, nécessitant cependant quelques notions de html.
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Je définis un message à partir des éléments prédéfinis
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qui contiendra ma variable alimentée par la boucle.
00:03:37
Je finalise en créant une publication Teams.
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dans un canal spécifique contenant le contenu de mon action.
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Message généré dans l'action précédente.
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J'enregistre et je teste mon flux.
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Il est certes fonctionnel, comme le montre le message,
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en incluant les fichiers racines du canal,
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mais inclut également les dossiers de ce canal,
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ce qui ne m'intéresse pas forcément.
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Je viens alors modifier mon flux en ajoutant à l'action obtenir les fichiers,
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un élément de requête de filtre permettant
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d'exclure les dossiers des éléments listés.
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La commande est assez particulière mais facilement récupérable. Sur Internet.
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Je teste à nouveau mon flux,
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cette fois-ci.
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Je constate qu'effectivement la liste est plus
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compacte et exclut bien les dossiers.
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Voilà donc une approche simple liée à l'utilisation d'une variable associée
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à une boucle de traitement dans un flux power automate.

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