Power Automate - Flow - Créer un flux d'approbation grâce à Power Automate Tutoriels

Découvrez comment automatiser la gestion des approbations avec Power Automate. Ce tutoriel vous guide pour configurer un flux d'approbation qui se déclenche lorsqu'un fichier, tel qu'une note de frais, est déposé dans un dossier SharePoint. Apprenez à définir des approbateurs, personnaliser les notifications, et exécuter des actions spécifiques en fonction de la décision (approbation ou rejet). Ce guide simplifie la création de flux d'approbation efficaces pour automatiser et sécuriser les processus de validation dans votre environnement professionnel.

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Disponible dans Microsoft365

Objectifs :

L'objectif de cette vidéo est de présenter le processus d'un flux d'approbation automatisé, en expliquant comment il fonctionne, comment le configurer et les actions qui en découlent en fonction des réponses des approbateurs.

Chapitres :

Introduction au Flux d'Approbation
Un flux d'approbation est un processus automatisé qui permet de gérer et de suivre les demandes nécessitant une validation avant d'être finalisées. Ce processus est déclenché par un événement, tel que la soumission d'un formulaire ou le dépôt d'un fichier.
Déclenchement du Flux
Le flux d'approbation est initié lorsqu'une demande est soumise à un ou plusieurs approbateurs, en fonction de la réponse qui peut être approuvée ou rejetée. Le flux exécute des actions spécifiques définies par Power Automate. Par exemple, lors du dépôt d'un fichier de type note de frais dans un dossier Teams spécifique, un flux d'approbation se déclenche et doit être validé par un approbateur.
Configuration du Flux
Pour commencer, il faut démarrer un flux de cloud automatisé en utilisant le déclencheur d'ajout ou de création de fichier dans un dossier spécifique SharePoint. Il est important de pointer vers le dossier de l'équipe Teams à surveiller, qui dans ce cas est un dossier nommé 'note de frais'.
Démarrage de l'Approbation
L'étape suivante consiste à démarrer l'approbation, qui possède sa propre tuile d'action. Il faut choisir l'action 'démarrer et attendre une approbation' pour générer une pause dans l'exécution du flux tant que l'approbateur n'a pas donné sa réponse. Dans les propriétés de l'action, il est possible de définir le type d'approbation et de personnaliser le contenu du message destiné à l'approbateur.
Gestion des Réponses d'Approbation
Après avoir configuré l'approbation, il est nécessaire de générer des actions en fonction de la réponse d'approbation. Cela se fait en intégrant un bloc conditionnel dans la tuile de contrôle. Il faut paramétrer la condition basée sur la réponse d'approbation et tester le statut associé à l'acceptation du fichier.
Actions en Fonction de l'Approbation
En fonction de la réponse, des actions telles que le déplacement ou la suppression du fichier peuvent être ajoutées. Il est possible de spécifier l'équipe Teams concernée ainsi que le chemin du dossier de destination. D'autres actions peuvent également être intégrées au flux.
Test du Flux
Pour tester le flux, il suffit de déposer un fichier dans le dossier surveillé. Le flux s'exécute en mode test et, après quelques secondes, l'approbateur reçoit une notification Teams. Dans cette notification, une copie du document est disponible pour téléchargement et vérification avant approbation.
Conclusion
En approuvant le document, on peut constater que le fichier a été déplacé dans le dossier approprié. En cas de non-approbation, le fichier est supprimé comme prévu. Ce flux simple permet de comprendre les principes de base d'un flux d'approbation.

FAQ :

Qu'est-ce qu'un flux d'approbation ?

Un flux d'approbation est un processus automatisé qui permet de gérer les demandes nécessitant une validation avant d'être finalisées. Il est déclenché par des événements comme la soumission d'un formulaire ou le dépôt d'un fichier.

Comment fonctionne Power Automate ?

Power Automate permet de créer des flux de travail automatisés entre différentes applications et services. Il utilise des déclencheurs pour initier des actions basées sur des événements spécifiques.

Qui peut être un approbateur dans un flux d'approbation ?

Un approbateur est une personne désignée pour valider ou rejeter une demande dans un flux d'approbation. Il peut y avoir un ou plusieurs approbateurs selon la configuration du flux.

Comment personnaliser le message envoyé à l'approbateur ?

Vous pouvez personnaliser le contenu du message en spécifiant un titre et en ajoutant l'adresse e-mail de l'approbateur. Il est également possible d'inclure des documents en tant que pièces jointes.

Que se passe-t-il si une demande est rejetée ?

Si une demande est rejetée, le fichier associé peut être supprimé ou déplacé selon les actions définies dans le flux d'approbation.

Quelques cas d'usages :

Gestion des notes de frais

Dans une entreprise, un flux d'approbation peut être utilisé pour gérer les demandes de remboursement de notes de frais. Lorsqu'un employé soumet une note de frais, un flux se déclenche pour que le manager puisse l'approuver ou la rejeter, facilitant ainsi le processus de remboursement.

Validation de documents

Les équipes de projet peuvent utiliser un flux d'approbation pour valider des documents importants avant leur publication. Par exemple, un document de projet peut être soumis pour approbation par plusieurs membres de l'équipe, garantissant que toutes les parties prenantes ont donné leur accord.

Contrôle des accès aux fichiers

Un flux d'approbation peut être mis en place pour contrôler l'accès à des fichiers sensibles. Lorsqu'un utilisateur demande l'accès à un fichier, un approbateur peut examiner la demande et décider de l'accorder ou de la refuser, renforçant ainsi la sécurité des données.

Glossaire :

flux d'approbation

Un processus automatisé qui permet de gérer et de suivre les demandes nécessitant une validation avant d'être finalisées.

Power Automate

Un service de Microsoft qui permet de créer des flux de travail automatisés entre différentes applications et services.

déclencheur

Un événement qui initie l'exécution d'un flux, comme la soumission d'un formulaire ou le dépôt d'un fichier.

approbateur

Une personne désignée pour valider ou rejeter une demande dans un flux d'approbation.

conditionnel

Un bloc dans un flux qui permet d'exécuter différentes actions en fonction de la réponse d'approbation.

Teams

Une plateforme de collaboration de Microsoft qui permet de communiquer et de travailler en équipe.

SharePoint

Un service de Microsoft utilisé pour le stockage, la gestion et le partage de documents et d'informations au sein d'une organisation.

pièce jointe

Un fichier qui est envoyé avec un message, permettant à l'approbateur de consulter le document avant de donner son approbation.

00:00:05

permettant de gérer et de suivre les demandes

00:00:08

nécessitant une validation avant d'être finalisé.

00:00:11

Il est déclenché par un événement comme la soumission

00:00:14

d'un formulaire ou encore la dépose d'un fichier.

00:00:16

Et on voit la demande d à un ou plusieurs

00:00:19

approbateurs en fonction de la réponse approuvée ou rejetée,

00:00:22

le flux exécute des actions spécifiques définies par le flux Power Automate.

00:00:27

Dans mon exemple,

00:00:28

je vais définir que lors de la dépose d'un fichier

00:00:30

de type note de frais dans un dossier Teams spécifique,

00:00:33

un flux d'approbation se déclenche et soit

00:00:35

validé par un approbateur qui déclenchera,

00:00:38

en fonction de la réponse, un déplacement ou une suppression du fichier.

00:00:42

Pour commencer, je vais démarrer un flux de cloud automatisé

00:00:45

exploitant le déclencheur d'ajout ou de création

00:00:49

de fichier dans un dossier spécifique SharePoint

00:00:52

dans les propriétés du déclencheur.

00:00:54

Je pointe le dossier de l'équipe Teams à surveiller.

00:00:58

Dans mon cas, c'est un dossier de ma bibliothèque nommé note de frais.

00:01:03

L'étape suivante sera relative au démarrage de mon

00:01:05

approbation qui possède sa propre tuile d'action.

00:01:09

Je choisis l'action démarrer et attendre une approbation afin

00:01:13

de générer une pause dans l'exécution de mon flux.

00:01:16

Tant que l approbateur n'a pas donné sa réponse

00:01:18

dans les propriétés de l'action, je définis le type d'approbation.

00:01:22

Je n'aurais ici qu'un seul approbateur.

00:01:24

Peu importe donc le type d'approbation que je choisis.

00:01:27

Dans le cas d'approbateurs multiples, je peux choisir qu'il sera nécessaire ou non

00:01:31

d'attendre les réponses de tout le monde.

00:01:35

Je personnalise ensuite le contenu du message à

00:01:37

destination de l’approbateur en spécifiant un titre.

00:01:41

J'ajoute l'adresse mail d ou de l approbateur.

00:01:45

Je peux personnaliser le contenu du message dans les détails, mais dans mon cas,

00:01:48

je vais simplement inclure le document en tant

00:01:51

que pièce jointe à l'aide des paramètres avancés.

00:01:57

La prochaine étape consiste à générer des actions

00:02:00

en fonction de la réponse d'approbation.

00:02:02

Pour cela, j'intègre un bloc conditionnel présent dans la tuile contrôle.

00:02:07

Je paramètre ensuite ma condition basée sur la réponse d'approbation

00:02:11

et testant le statut up ou vol

00:02:14

associé à l'acceptation du fichier

00:02:18

dans le bloc condition.

00:02:20

J'ajoute l'action de déplacement du fichier en

00:02:23

spécifiant à nouveau l'équipe Teams concernée,

00:02:26

le fichier

00:02:27

via son identificateur attendu,

00:02:29

ainsi que le chemin du dossier de destination

00:02:33

dans le bloc.

00:02:34

Même chose avec action de suppression.

00:02:40

Je pourrais compléter mon flux avec d'autres actions. Ensuite,

00:02:44

je vais choisir cependant de tester ce flux

00:02:47

à partir d'un autre compte.

00:02:49

Je choisis de déposer un fichier dans le dossier surveillé par le flux.

00:02:54

Le flux s'exécute en mode test et au bout de quelques secondes,

00:02:57

je reçois en tant qu’approbateur,

00:02:59

une notification Teams qui s'affiche directement depuis l'icône d'activité.

00:03:05

Dans cette fenêtre,

00:03:06

j'ai bien une copie du document qui pourra

00:03:08

être téléchargée et contrôlée avant d'approuver ou non

00:03:11

le contenu.

00:03:12

Ici, j'approuve le document.

00:03:16

Si je recharge l'onglet, nous voyons que le fichier a été déplacé dans le dossier.

00:03:23

Dans le cas d'une non-approbation, le fichier a bien été supprimé comme attendu.

00:03:32

Voilà donc un flux simple permettant de comprendre

00:03:35

les principes de base d'un flux d'approbation.

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