Teams - Planifier et lancer une assemblée Vidéo

Apprenez comment planifier et organiser une assemblée avec facilité. Découvrez comment accéder au calendrier, remplir les paramètres et fixer la date, l'heure et la durée de votre événement. Parfait pour les organisateurs d'événements de tous niveaux !

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Objectifs :

L'objectif de cette vidéo est de guider les utilisateurs à travers le processus de programmation d'une assemblée en utilisant un calendrier, en remplissant les paramètres nécessaires et en gérant les invitations et l'accès à l'événement.

Chapitres :

  1. Accéder au calendrier
    Pour commencer, accédez au calendrier. Dans le menu déroulant, cliquez sur l'option 'Assembler'. Cela vous amènera à une nouvelle fenêtre où vous pourrez configurer les détails de votre assemblée.
  2. Remplir les paramètres de l'événement
    Dans cette nouvelle fenêtre, vous devez remplir plusieurs paramètres essentiels pour l'événement : - **Nom de l'événement** : Indiquez le titre de l'assemblée. - **Raison de l'assemblée** : Expliquez brièvement le but de la réunion. - **Date et heure** : Spécifiez la date et l'heure de début et de fin de l'événement. - **Fuseau horaire** : Sélectionnez le fuseau horaire approprié, surtout si l'événement est diffusé à l'échelle mondiale. - **Description** : Ajoutez une description détaillée de l'événement.
  3. Ajouter des co-organisateurs
    Vous pouvez également ajouter un ou plusieurs co-organisateurs qui auront la capacité de gérer l'événement, mais ne pourront pas modifier ou publier les détails. Assurez-vous de définir qui aura le rôle de présentateur, c'est-à-dire la personne qui pourra parler et présenter durant l'événement.
  4. Ajouter des présentateurs externes
    Si le présentateur ne fait pas partie de votre organisation, cliquez sur 'Ajouter des présentateurs externes'. Ces présentateurs recevront des liens uniques pour se connecter, qui ne pourront pas être transférés ou partagés.
  5. Définir l'accès à l'événement
    Définissez l'accès à l'événement en choisissant parmi les options suivantes : - **Public** : Ouvert à tout le monde. - **Votre organisation** : Accessible uniquement aux membres de votre organisation. - **Contacts et groupes** : Accès restreint aux seuls invités. Pour cet exemple, nous choisirons 'Votre organisation'.
  6. Ajouter des participants
    Dans la section suivante, ajoutez les participants qui recevront le lien par email. Les options de réunion sont similaires à celles d'une réunion classique, mais certaines options peuvent être verrouillées.
  7. Enregistrer l'assemblée
    Cliquez sur 'Enregistrer' pour valider l'assemblée. Notez que le menu des présentateurs externes n'apparaîtra que si vous en avez ajouté au moins un. Cela vous permettra de copier le lien unique de connexion ou d'en générer un nouveau.
  8. Personnaliser les emails
    En cliquant sur 'Thème', vous pouvez personnaliser les emails envoyés aux participants avec des couleurs, des logos ou des images. En cliquant sur 'Email', vous pourrez voir les différents emails qui seront envoyés à quel moment, ainsi qu'un aperçu du mail tel qu'il sera reçu par les participants.
  9. Rapport et enregistrement
    Les options de rapport et d'enregistrement ne seront disponibles qu'après l'événement. Pour finaliser, cliquez sur 'Publier' pour envoyer vos mails d'invitation ou copier le lien pour gérer les invitations séparément.

FAQ :

Comment programmer une assemblée ?

Pour programmer une assemblée, accédez au calendrier, sélectionnez l'option 'assembler', puis remplissez les paramètres nécessaires tels que le nom de l'événement, la date, l'heure, le fuseau horaire, et les participants.

Qui peut être co-organisateur d'une assemblée ?

Un co-organisateur est une personne qui aide à gérer l'événement, mais qui n'a pas le droit de modifier ou de publier les détails de l'événement.

Comment ajouter des participants à une assemblée ?

Vous pouvez ajouter des participants en les saisissant dans la section dédiée, où ils recevront un lien par email pour rejoindre l'événement.

Qu'est-ce qu'un lien unique de connexion ?

C'est un lien spécifique envoyé aux présentateurs externes pour leur permettre de se connecter à l'événement. Ce lien ne peut pas être transféré ou partagé.

Comment personnaliser les emails envoyés aux participants ?

Vous pouvez personnaliser les emails en cliquant sur l'option 'thème', où vous pouvez ajouter des couleurs, des logos ou des images.

Quand les rapports et enregistrements sont-ils disponibles ?

Les rapports et enregistrements ne seront disponibles qu'après la fin de l'événement.

Quelques cas d'usages :

Planification d'une réunion d'équipe

Utilisez les fonctionnalités d'assemblée pour organiser une réunion d'équipe hebdomadaire, en définissant les participants, le fuseau horaire et en envoyant des invitations par email.

Organisation d'un webinaire

Programmez un webinaire en ajoutant des présentateurs externes et en personnalisant les emails d'invitation pour attirer un public plus large.

Gestion d'un événement international

Pour un événement diffusé mondialement, configurez le fuseau horaire approprié et assurez-vous que tous les participants reçoivent le lien unique de connexion.

Suivi des participants après l'événement

Après l'assemblée, utilisez les rapports et enregistrements pour analyser la participation et recueillir des retours d'expérience des participants.

Collaboration entre équipes

Facilitez la collaboration entre différentes équipes en ajoutant des co-organisateurs qui peuvent aider à gérer l'événement sans avoir accès complet aux détails.

Glossaire :

assemblée

Une réunion formelle où des participants se rassemblent pour discuter de sujets spécifiques.

calendrier

Un outil utilisé pour planifier et organiser des événements en fonction de dates et d'heures.

co-organisateur

Une personne qui aide à gérer un événement, mais qui n'a pas le droit de modifier ou de publier les détails de l'événement.

présentateur

La personne qui parle et présente durant l'événement.

participants

Les personnes qui assistent à l'assemblée et qui reçoivent des invitations par email.

fuseau horaire

Une région de la Terre qui a la même heure standard, utilisée pour planifier des événements à l'échelle mondiale.

accès à l'événement

Les permissions définies pour déterminer qui peut assister à l'assemblée, que ce soit le public, l'organisation ou des invités spécifiques.

lien unique de connexion

Un lien spécifique envoyé aux présentateurs externes pour leur permettre de se connecter à l'événement, qui ne peut pas être partagé.

thème

Les options de personnalisation pour les emails envoyés aux participants, incluant des couleurs, des logos ou des images.

rapport et enregistrement

Des fonctionnalités qui permettent de générer des comptes rendus et d'enregistrer l'événement, disponibles après la fin de l'assemblée.

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Pour programmer une assemblée,
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Accédez au calendrier,
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cliquez sur assembler.
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Une fois arrivé sur la nouvelle fenêtre,
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vous pouvez alors remplir tous
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soit le nom de l'événement
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ou la raison de l'Assemblée.
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le monde entier, une description.
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Ajouter un ou plusieurs co-organisateurs
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qui pourront gérer l'événement,
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mais ne pourront pas publier ou
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modifier les détails de l'événement.
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Définissez qui aura le rôle de
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présentateur et pourra parler
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et présenter durant l'événement.
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pas partie de l'organisation,
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présentateurs externes.
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liens uniques pour se connecter,
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recevront le lien par Email.
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à celle d'une réunion classique,
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mais certaines options sont verrouillées.
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