Outlook - Créer un sondage de réunion Vidéo

Découvrez comment créer un sondage de réunion dans cette vidéo intitulée "Créer un sondage".
Cette ressource est destinée aux apprenants de niveau intermédiaire qui souhaitent trouver des moyens efficaces de communiquer et de gérer leur temps.
Vous apprendrez comment créer un sondage interactif pour recueillir les opinions et les préférences des participants à une réunion.
Cette compétence vous permettra de faciliter la prise de décision et d'organiser des réunions plus productives.
Ne manquez pas cette opportunité d'améliorer vos compétences en communication et en gestion du temps.

4:47
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Objectifs :

L'objectif de cette vidéo est de démontrer comment organiser efficacement une réunion avec un grand nombre de participants, y compris des personnes extérieures à l'organisation, en utilisant l'outil de sondage de planification proposé par Microsoft Outlook. Cela permet de gagner du temps et d'optimiser la planification des réunions.

Chapitres :

Introduction à l'outil de sondage de planification
Organiser une réunion avec de nombreux participants peut être un défi, surtout lorsque certains d'entre eux ne font pas partie de votre organisation et que vous n'avez pas accès à leur calendrier. Pour éviter de perdre du temps à envoyer de multiples messages ou e-mails, Microsoft Outlook propose un outil de sondage de planification qui facilite cette tâche.
Création d'un sondage de planification
Pour commencer, ouvrez la nouvelle version d'Outlook et commencez un nouveau mail ou répondez à un message existant. Inscrivez l'objet de la réunion. Si vous laissez ce champ vide, l'outil attribuera un objet standardisé avec le mot 'vote' suivi des noms de tous les participants.
Ajout des participants
Cliquez dans le corps du mail pour rendre le bouton de sondage de planification disponible. Ajoutez les participants à la réunion. Les destinataires du mail seront considérés comme des participants obligatoires, tandis que ceux en copie seront facultatifs.
Paramétrage de la réunion
Modifiez si besoin le fuseau horaire et paramétrez la durée de la réunion. Si vous souhaitez organiser un événement en dehors des heures de travail, comme un dîner, décochez la case 'heure consacrée aux réunions' pour disposer de créneaux étendus.
Sélection des créneaux
Sélectionnez le jour qui vous intéresse. Par défaut, l'outil de sondage de planification affiche en premier les meilleurs créneaux disponibles. Vous pouvez trier par horaire si les membres font partie de votre organisation. En survolant les icônes des personnes, vous pouvez vérifier leur disponibilité grâce à un code couleur : vert pour disponible, violet pour un événement classé comme provisoire, rouge pour indisponible, et gris pour les personnes externes.
Finalisation de la réunion
Sélectionnez les créneaux qui vous conviennent le mieux en cliquant simplement dessus. L'outil vous indiquera le nombre de créneaux sélectionnés. Cliquez sur 'suivant' pour préciser le lieu de la réunion, par exemple, 'Bureau de Loïc'. Vous pouvez ajouter la salle comme participant si sa disponibilité est également gérée dans Outlook.
Options supplémentaires
Décochez la case 'réunion Teams' si la réunion est uniquement en présentiel. Vous aurez ensuite accès à cinq paramètres : proposer des créneaux où tous les participants sont disponibles, conserver les horaires sélectionnés dans votre calendrier, et recevoir des notifications lorsque le sondage est mis à jour.
Gestion des participants
Obligez les participants à vérifier leur identité en cliquant sur leurs noms pour répondre au sondage. Les participants externes devront confirmer leur identité via un code envoyé par e-mail. Vous pouvez également verrouiller le sondage pour empêcher les participants de proposer d'autres créneaux ou d'autres participants.
Conclusion
Pour terminer, composez votre courriel et envoyez-le aux participants. Laissez ensuite l'outil planifier la réunion selon les préférences des destinataires. Cette méthode simplifie considérablement le processus de planification des réunions, surtout avec un grand nombre de participants.

FAQ :

Comment utiliser l'outil de sondage de planification dans Outlook?

Pour utiliser l'outil de sondage de planification dans Outlook, ouvrez un nouveau mail, cliquez sur le bouton de sondage de planification, ajoutez les participants, sélectionnez les créneaux horaires qui vous conviennent, puis envoyez le mail. L'outil se chargera de trouver le meilleur créneau pour tous.

Qu'est-ce qu'un participant obligatoire dans une réunion?

Un participant obligatoire est une personne qui doit être présente à la réunion. Elle est ajoutée en tant que destinataire principal dans l'invitation et son absence pourrait affecter le déroulement de la réunion.

Comment vérifier la disponibilité des participants externes?

Pour vérifier la disponibilité des participants externes, vous devez les consulter via le sondage de planification, car leur disponibilité ne sera pas automatiquement affichée dans votre calendrier.

Que faire si je veux organiser une réunion en dehors des heures de travail?

Si vous souhaitez organiser une réunion en dehors des heures de travail, comme un dîner, vous devez décocher la case 'heure consacrée aux réunions' pour avoir accès à des créneaux horaires étendus.

Comment verrouiller un sondage de planification?

Pour verrouiller un sondage de planification, vous devez activer l'option qui empêche les participants de proposer d'autres créneaux ou d'autres participants. Cela garantit que le sondage reste fixe.

Quelques cas d'usages :

Planification d'une réunion d'équipe

Utilisez l'outil de sondage de planification pour organiser une réunion d'équipe avec des membres internes et externes. Cela permet de trouver rapidement un créneau qui convient à tous, réduisant ainsi le temps passé à échanger des emails.

Organisation d'un événement d'entreprise

Lors de l'organisation d'un événement d'entreprise, comme un séminaire ou un dîner, le sondage de planification peut aider à coordonner les disponibilités de tous les participants, y compris ceux qui ne font pas partie de l'organisation.

Réunions avec des clients

Pour des réunions avec des clients externes, utilisez le sondage de planification pour vérifier leur disponibilité sans avoir à leur envoyer plusieurs emails. Cela améliore l'efficacité et montre un professionnalisme dans la gestion du temps.

Gestion de projets

Dans le cadre de la gestion de projets, l'outil de sondage de planification peut être utilisé pour rassembler les équipes autour de réunions de suivi, garantissant que tous les membres clés sont disponibles pour discuter des progrès et des défis.

Glossaire :

Sondage de planification

Un outil proposé par Microsoft Outlook qui permet de trouver une date et une heure convenables pour une réunion en consultant les disponibilités des participants.

Calendrier

Un système utilisé pour organiser et planifier des événements, des réunions et des tâches, permettant de visualiser les disponibilités.

Fuseau horaire

Une région de la Terre qui a la même heure standard. Il est important de le paramétrer correctement lors de la planification d'une réunion.

Participants obligatoires

Les personnes qui doivent absolument être présentes à la réunion. Elles sont ajoutées en tant que destinataires principaux dans l'invitation.

Participants facultatifs

Les personnes qui peuvent assister à la réunion mais dont la présence n'est pas obligatoire. Elles sont ajoutées en copie dans l'invitation.

Événement classé comme provisoire

Un événement qui a été ajouté à un calendrier mais qui n'est pas encore confirmé. Il est souvent indiqué par une couleur violette.

Réunion Teams

Une réunion qui se déroule en ligne via Microsoft Teams, une plateforme de communication et de collaboration.

Code couleur

Un système visuel utilisé pour indiquer la disponibilité des participants : vert pour disponible, violet pour provisoire, rouge pour indisponible.

00:00:05

Organiser une réunion avec un

00:00:06

grand nombre de participants,

00:00:08

notamment des personnes extérieures à

00:00:10

l'organisation pour lesquelles vous

00:00:12

n'avez pas accès à leur calendrier,

00:00:14

peut s'avérer chronophage.

00:00:15

Plutôt que de perdre du temps

00:00:17

à envoyer un grand nombre de

00:00:19

messages ou d'e-mails pour trouver

00:00:21

une date qui convient à tous,

00:00:23

utilisez l'outil de sondage de

00:00:26

planification proposé par Microsoft Outlook.

00:00:28

Ouvrez la nouvelle version de Outlook,

00:00:31

commencez un nouveau mail ou

00:00:32

répondez à quelqu'un.

00:00:36

Inscrivez l'objet de la réunion

00:00:38

si vous le laissez vide,

00:00:40

sondage de planification attribuera

00:00:42

un objet standardisé avec le mot vote,

00:00:45

suivi des noms de tous les participants.

00:00:48

Cliquez dans le corps du Mail

00:00:49

pour rendre le bouton sondage

00:00:51

de planification disponible.

00:00:56

Cliquez dessus.

00:00:59

Ajoutez les participants à la réunion.

00:01:01

Les destinataires du mail

00:01:03

seront considérés comme des

00:01:05

participants obligatoires.

00:01:06

Les destinataires en copie seront,

00:01:08

eux, facultatifs.

00:01:12

Modifier si besoin le fuseau horaire.

00:01:17

Paramétrer la durée de la réunion.

00:01:24

Si vous souhaitez organiser un événement

00:01:26

en dehors des heures de travail,

00:01:28

un dîner par exemple,

00:01:30

décocher la case heure consacrée aux

00:01:33

réunions pour disposer de créneaux étendus.

00:01:36

Sélectionner le jour qui

00:01:38

vous intéresse par défaut,

00:01:40

l'outil sondage de planification affiche en

00:01:42

premier les meilleurs créneaux disponibles.

00:01:45

Il est possible de trier par horaire si les

00:01:48

membres font partie de votre organisation.

00:01:50

L'outil sondage de planification vous

00:01:53

affichera leur disponibilité automatiquement

00:01:55

en survolant les icônes de personnes,

00:01:58

il est possible de vérifier

00:01:59

qui est disponible ou non

00:02:01

grâce à un code couleur vert.

00:02:03

Les personnes sont disponibles violette,

00:02:06

elles ont.

00:02:07

Événement classé comme provisoire.

00:02:09

Rouge, les participants sont

00:02:11

indisponibles pour ce créneau gris.

00:02:13

Il s'agit de personnes

00:02:15

externes à l'organisation,

00:02:16

d'où l'intérêt de les consulter via

00:02:18

un sondage ou cliquez sur la flèche

00:02:21

pour voir tous les participants.

00:02:23

Sélectionnez les créneaux qui vous

00:02:24

conviennent le mieux en cliquant

00:02:26

simplement dessus sur n'importe quel jour.

00:02:35

Sondage de planification vous indique

00:02:38

le nombre de créneaux sélectionnés.

00:02:41

Cliquez sur suivant.

00:02:42

L'outil vous propose alors de

00:02:44

préciser le lieu de la réunion,

00:02:47

par exemple, Bureau de Loïc.

00:02:51

Ajouter la salle comme participant

00:02:53

si sa disponibilité est

00:02:54

également gérée dans Outlook.

00:02:59

Décochez la case réunion teams s'il s'agit

00:03:03

d'une réunion uniquement en présentiel,

00:03:06

vous avez ensuite accès à 5 paramètres.

00:03:11

Proposer des créneaux où tous les

00:03:14

participants sont disponibles.

00:03:16

Lorsque tous les participants ont

00:03:18

répondu l'outil sondage de planification

00:03:20

sélectionnera le créneau le plus proche

00:03:22

où tout le monde est disponible.

00:03:25

Il programmera et enverra

00:03:27

automatiquement le mail de réunion

00:03:29

ainsi que le lien teams si besoin.

00:03:32

Conserver les horaires

00:03:34

sélectionnés dans mon calendrier,

00:03:36

tous les créneaux sélectionnés

00:03:38

deviendront provisoires dans

00:03:39

votre calendrier tant qu'une plage

00:03:41

horaire n'aura pas été choisie.

00:03:43

Les créneaux non retenus seront

00:03:46

libérés à la sélection d'une date.

00:03:48

M'avertir lorsque le sondage est mis à jour.

00:03:52

À chaque participant qui répond

00:03:54

je reçois un email,

00:03:55

cette option peut être désactivée

00:03:57

si la réunion comporte un très

00:04:00

grand nombre de participants.

00:04:01

Obliger les participants

00:04:03

à vérifier leur identité,

00:04:05

les participants devront cliquer sur

00:04:07

leurs noms pour répondre au sondage.

00:04:09

Si la personne est externe à l'entreprise,

00:04:11

elle devra au préalable confirmer son

00:04:15

identité via un code envoyé par Email.

00:04:19

Verrouiller le sondage pour les participants.

00:04:22

Empêche les participants de proposer

00:04:24

d'autres créneaux de réunion,

00:04:25

mais aussi de proposer d'autres

00:04:27

participants pour la réunion.

00:04:31

Cliquez ensuite sur créer un sondage

00:04:33

pour intégrer le sondage à votre mail.

00:04:36

Pour terminer, composez votre courriel

00:04:39

et envoyez le aux participants.

00:04:41

Il ne vous reste plus qu'à laisser

00:04:43

l'outil planifier la réunion selon

00:04:45

les préférences des destinataires.

00:00:05

Configurar uma reunião com um

00:00:06

grande número de participantes,

00:00:08

incluindo pessoas de fora do

00:00:10

a organização para a qual está a trabalhar

00:00:12

não têm acesso ao seu calendário,

00:00:14

pode ser demorado.

00:00:15

Em vez de perder tempo

00:00:17

para enviar um grande número de

00:00:19

mensagens ou e-mails para encontrar

00:00:21

uma data que sirva a todos,

00:00:23

Utilize a seringa

00:00:26

Agendamento oferecido pelo Microsoft Outlook.

00:00:28

Abra a nova versão do Outlook,

00:00:31

iniciar um novo e-mail ou

00:00:32

Responda a alguém.

00:00:36

Anote o objetivo da reunião

00:00:38

se o deixar em branco,

00:00:40

Pesquisa de planejamento atribuirá

00:00:42

um objeto padronizado com a palavra voto,

00:00:45

seguido dos nomes de todos os participantes.

00:00:48

Clique no corpo do e-mail

00:00:49

Para fazer o botão de enquete

00:00:51

agendamento disponível.

00:00:56

Clique nele.

00:00:59

Adicione os participantes à reunião.

00:01:01

Os destinatários do e-mail

00:01:03

serão considerados como

00:01:05

Participantes obrigatórios.

00:01:06

Os destinatários do CC serão,

00:01:08

eles, opcional.

00:01:12

Altere o fuso horário, se necessário.

00:01:17

Defina a duração da reunião.

00:01:24

Se você quiser organizar um evento

00:01:26

fora do horário de trabalho,

00:01:28

um jantar, por exemplo,

00:01:30

Desmarque o tempo dedicado a

00:01:33

reuniões com horários alargados.

00:01:36

Selecione o dia em que

00:01:38

Interessa-lhe por defeito,

00:01:40

A ferramenta Pesquisa de Agendamento é exibida em

00:01:42

primeiro os melhores slots disponíveis.

00:01:45

É possível ordenar por horário se o

00:01:48

Os membros fazem parte da sua organização.

00:01:50

A ferramenta Planning Survey irá ajudá-lo

00:01:53

exibirá sua disponibilidade automaticamente

00:01:55

pairando sobre ícones de pessoas,

00:01:58

É possível verificar

00:01:59

quem está disponível e quem não está

00:02:01

com um código de cores verde.

00:02:03

As pessoas estão disponíveis roxo,

00:02:06

eles têm.

00:02:07

Evento classificado como provisório.

00:02:09

Vermelho, os participantes são

00:02:11

indisponível para esta ranhura cinzenta.

00:02:13

São pessoas

00:02:15

externo à organização,

00:02:16

É por isso que é tão importante consultá-los via

00:02:18

uma sondagem ou clique na seta

00:02:21

para ver todos os participantes.

00:02:23

Selecione as faixas horárias certas para si

00:02:24

melhor ajuste clicando em

00:02:26

simplesmente em qualquer dia.

00:02:35

A pesquisa de planejamento informa a você

00:02:38

O número de faixas horárias selecionadas.

00:02:41

Clique em Avançar.

00:02:42

Em seguida, a ferramenta oferece-lhe

00:02:44

especificar o local da reunião,

00:02:47

por exemplo, o escritório de Loïc.

00:02:51

Adicionar a sala como participante

00:02:53

se a sua disponibilidade for

00:02:54

também gerenciado no Outlook.

00:02:59

Desmarque a caixa de reunião do Teams se estiver

00:03:03

uma reunião presencial,

00:03:06

Em seguida, você tem acesso a 5 parâmetros.

00:03:11

Proponha faixas horárias onde todas as

00:03:14

Os participantes estão disponíveis.

00:03:16

Quando todos os participantes tiverem

00:03:18

Concluída a Ferramenta de Pesquisa de Planejamento

00:03:20

selecione o slot mais próximo

00:03:22

onde todos estão disponíveis.

00:03:25

Irá agendar e enviar

00:03:27

Automaticamente o e-mail da reunião

00:03:29

bem como o link do Teams, se necessário.

00:03:32

Manter horários

00:03:34

selecionado no meu calendário,

00:03:36

Todas as faixas horárias selecionadas

00:03:38

tornar-se-á provisório no

00:03:39

O seu calendário como um intervalo

00:03:41

horário não terá sido escolhido.

00:03:43

As faixas horárias mal sucedidas serão

00:03:46

liberado na seleção de uma data.

00:03:48

Notifique-me quando o inquérito for atualizado.

00:03:52

A cada participante que responder

00:03:54

Recebo um e-mail,

00:03:55

Esta opção pode ser desativada

00:03:57

Se a reunião tiver um

00:04:00

grande número de participantes.

00:04:01

Obrigando os participantes

00:04:03

verificar a sua identidade,

00:04:05

Os participantes terão de clicar em

00:04:07

seus nomes para completar a pesquisa.

00:04:09

Se a pessoa for externa à empresa,

00:04:11

Em primeiro lugar, terá de confirmar o seu

00:04:15

identidade através de um código enviado por e-mail.

00:04:19

Bloqueie a enquete para os participantes.

00:04:22

Impede que os participantes nomeiem

00:04:24

outras faixas horárias para reuniões,

00:04:25

mas também para propor outros

00:04:27

participantes na reunião.

00:04:31

Em seguida, clique em criar uma enquete

00:04:33

para incorporar o inquérito no seu e-mail.

00:04:36

Por fim, escreva seu e-mail

00:04:39

e enviá-lo aos participantes.

00:04:41

Tudo o que tem de fazer é sair

00:04:43

A ferramenta Agendar reunião por

00:04:45

preferências dos destinatários.

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