Teams - Gérer l'approbation de document Vidéo

Gérez facilement l'approbation de vos documents avec notre solution. Apprenez comment recevoir des notifications, approuver les demandes et consulter l'historique des approbations. Parfait pour les approbateurs à la recherche d'une meilleure gestion documentaire.

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Objectifs :

Comprendre le processus d'approbation des demandes dans le système, y compris la navigation dans les notifications et l'évaluation des données de la demande.

Chapitres :

  1. Introduction au processus d'approbation
    Dans ce module, nous allons explorer le rôle d'un approbateur dans le système de gestion des demandes. Vous apprendrez comment accéder aux notifications, examiner les demandes et prendre des décisions éclairées sur leur approbation.
  2. Accéder aux notifications
    En tant qu'approbateur, vous recevrez des notifications concernant les demandes d'approbation. Ces notifications se trouvent dans l'onglet 'Activités'. En cliquant sur une notification, la demande s'ouvrira automatiquement pour que vous puissiez l'examiner.
  3. Consultation des demandes
    Si vous ne trouvez pas la notification, vous pouvez accéder à l'onglet 'Reçu'. Cela affichera une liste de toutes les demandes d'approbation. Vous pouvez filtrer ces demandes par leur état pour faciliter votre recherche.
  4. Vérification des données de la demande
    Une fois que vous avez ouvert la demande, il est crucial de vérifier que toutes les données sont correctes. Si nécessaire, vous pouvez insérer un commentaire pour fournir des retours ou poser des questions.
  5. Actions possibles sur la demande
    Si vous estimez que la demande ne doit pas être approuvée, vous avez plusieurs options : - Rejeter la demande - Réaffecter la demande à un autre approbateur Si toutes les informations sont correctes, vous pouvez procéder à l'approbation.
  6. Finalisation de l'approbation
    Après avoir cliqué sur 'Approuver', vous verrez que l'état de la demande change pour indiquer qu'elle a été approuvée. Cela confirme que vous avez validé les informations fournies.
  7. Conclusion
    Le processus d'approbation est essentiel pour garantir que toutes les demandes sont examinées de manière rigoureuse. En suivant ces étapes, vous pouvez assurer une gestion efficace des demandes dans le système.

FAQ :

Comment puis-je approuver une demande d'approbation?

Pour approuver une demande, accédez à l'onglet activité, cliquez sur la notification de la demande, vérifiez les données, et si tout est correct, cliquez sur 'approuver'.

Que faire si je pense qu'une demande ne doit pas être approuvée?

Si vous estimez qu'une demande ne doit pas être approuvée, vous pouvez la rejeter ou la réaffecter à un autre approbateur.

Où puis-je trouver toutes les demandes d'approbation?

Vous pouvez trouver toutes les demandes d'approbation dans l'onglet reçu, où une liste des approbations s'affiche selon leur état.

Puis-je ajouter un commentaire lors de l'approbation?

Oui, vous pouvez insérer un commentaire si nécessaire pour clarifier votre décision sur la demande.

Comment savoir si une demande a été approuvée?

Après avoir approuvé une demande, vous verrez le changement d'état de la demande qui passera en 'approuvée'.

Quelques cas d'usages :

Gestion des demandes d'approbation dans une entreprise

Dans un environnement professionnel, les approbateurs peuvent utiliser le système de gestion des demandes pour traiter efficacement les requêtes d'approbation, en vérifiant les données et en ajoutant des commentaires si nécessaire. Cela améliore la transparence et la responsabilité dans le processus décisionnel.

Réaffectation des demandes d'approbation

Lorsqu'un approbateur est en congé ou indisponible, il peut réaffecter les demandes à un collègue. Cela garantit que les demandes sont traitées en temps opportun, minimisant les retards dans le processus d'approbation.

Suivi des demandes d'approbation

Les responsables peuvent suivre l'état des demandes d'approbation via l'onglet reçu, ce qui leur permet d'identifier rapidement les demandes en attente et de prioriser leur traitement, améliorant ainsi l'efficacité opérationnelle.

Glossaire :

Demande d'approbation

Une requête soumise pour obtenir l'autorisation ou l'acceptation d'une action ou d'un document.

Notification

Un message ou une alerte informant l'utilisateur d'une action requise, comme l'approbation d'une demande.

Onglet activité

Une section d'une interface utilisateur où les notifications et les demandes d'approbation sont affichées.

État de la demande

Le statut actuel d'une demande, qui peut être 'en attente', 'approuvée', ou 'rejetée'.

Commentaire

Une note ou un retour d'information que l'approbateur peut ajouter à la demande pour clarifier sa décision.

Rejeter

L'action de ne pas approuver une demande, indiquant qu'elle ne répond pas aux critères requis.

Réaffecter

L'action de transférer la demande à un autre approbateur pour qu'il prenne une décision.

résultat(s)
00:00:02
En tant qu'approbateur,
00:00:04
une demande d'approbation vous a été envoyée.
00:00:07
Vous retrouverez les notifications
00:00:09
pour approuver les demandes
00:00:10
dans l'onglet activité.
00:00:12
En cliquant sur la notification,
00:00:14
celle-ci s'ouvrira automatiquement
00:00:15
sur la demande pour l'approuver.
00:00:17
Dans le cas contraire,
00:00:19
cliquez sur la notification.
00:00:21
Accédez à l'onglet reçu.
00:00:23
Une liste des approbations
00:00:25
s'affichera et vous pouvez
00:00:27
retrouver toutes les approbations
00:00:28
demandées grâce à l'état demandé.
00:00:31
En cliquant sur la demande,
00:00:33
vous retrouverez la fenêtre d'approbation.
00:00:35
En tant qu'approbateur,
00:00:36
vous devez vérifier si les données
00:00:39
de la demande sont correctes.
00:00:41
Vous pouvez insérer un
00:00:43
commentaire si nécessaire.
00:00:44
Si vous estimez que la demande
00:00:46
n'a pas lieu d'être approuvée,
00:00:48
vous pouvez effectuer d'autres actions
00:00:51
comme rejeter la demande réaffecter.
00:00:53
Si tout semble correct,
00:00:55
cliquez sur approuver.
00:00:56
Vous pouvez maintenant voir le
00:00:58
changement d'État de la demande
00:01:00
qui est passée en approuvé.

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