Teams - Utiliser des modèles pour la création de document Vidéo

Utilisez des modèles pour créer des documents de manière efficace et cohérente. Découvrez comment intégrer des modèles dans Microsoft Teams pour gagner du temps et éviter de perdre des fichiers de référence accidentellement.

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Objectifs :

L'objectif de cette vidéo est de démontrer comment utiliser les modèles de documents dans Microsoft Teams pour améliorer l'efficacité et la cohérence des écrits au sein d'une organisation.

Chapitres :

Introduction aux Modèles de Documents
Dans toute organisation, l'utilisation de modèles de documents est essentielle. Ces modèles sont des alliés précieux pour gagner du temps et maintenir la cohérence des écrits. Ils permettent d'éviter les erreurs et de standardiser les documents produits.
Utilisation de la Fonction Modèle dans Microsoft Teams
Pour rester efficace, il est recommandé d'intégrer la fonction modèle à Microsoft Teams. Cela vous évite de faire une copie préalable et réduit le risque d'écraser accidentellement le fichier de référence. Voici comment procéder :
Étapes pour Charger un Modèle
1. Accédez à l'onglet 'Fichier' d'un canal dans Teams. 2. Cliquez sur 'Charger' puis sélectionnez 'Modèle'. 3. Choisissez le fichier qui servira de référence. 4. À partir de maintenant, en cliquant sur 'Nouveau', le nom du modèle apparaîtra dans la liste.
Création d'un Nouveau Document à partir d'un Modèle
Lorsque vous cliquez sur le modèle, Teams vous demandera de saisir le nom du nouveau document. Une fois que vous l'avez fait, le document s'ouvrira pour que vous puissiez le compléter selon vos besoins.
Modification ou Suppression d'un Modèle
Si vous souhaitez modifier ou supprimer un modèle ultérieurement, allez dans le menu 'Nouveau'. Cliquez sur 'Modifier' grâce aux trois points à côté du nom du modèle. Sélectionnez l'option qui vous intéresse pour effectuer les changements nécessaires.

FAQ :

Comment utiliser des modèles de documents dans Microsoft Teams ?

Pour utiliser des modèles de documents dans Microsoft Teams, allez dans l'onglet fichier d'un canal, cliquez sur 'charger', puis sélectionnez 'modèle'. Choisissez le fichier de référence et cliquez sur 'nouveau' pour créer un document basé sur ce modèle.

Que faire si je veux modifier ou supprimer un modèle dans Teams ?

Pour modifier ou supprimer un modèle, allez dans le menu 'nouveau', cliquez sur les trois points à côté du nom du modèle, puis sélectionnez l'option souhaitée.

Quels sont les avantages d'utiliser des modèles de documents ?

Les modèles de documents permettent de gagner du temps, de maintenir la cohérence des écrits et d'éviter les erreurs telles que l'écrasement accidentel de fichiers de référence.

Est-ce que je peux créer un modèle personnalisé dans Teams ?

Oui, vous pouvez créer un modèle personnalisé en utilisant un document existant comme référence et en le sauvegardant comme modèle dans Microsoft Teams.

Quelques cas d'usages :

Création de rapports d'équipe

Les équipes peuvent utiliser des modèles de documents pour créer des rapports d'équipe cohérents et professionnels, ce qui améliore la communication et la présentation des informations.

Gestion de projets

Dans le cadre de la gestion de projets, les modèles de documents peuvent être utilisés pour standardiser les documents de planification, de suivi et de rapport, facilitant ainsi la collaboration entre les membres de l'équipe.

Documentation des processus

Les organisations peuvent créer des modèles pour documenter les processus internes, garantissant que tous les employés suivent les mêmes étapes et utilisent le même format, ce qui améliore l'efficacité opérationnelle.

Formation des nouveaux employés

Les modèles de documents peuvent être utilisés pour créer des manuels de formation standardisés pour les nouveaux employés, assurant une intégration efficace et cohérente au sein de l'organisation.

Glossaire :

modèles de documents

Des formats prédéfinis utilisés pour créer des documents de manière cohérente et efficace au sein d'une organisation.

Microsoft Teams

Une plateforme de collaboration qui permet aux équipes de communiquer, de partager des fichiers et de travailler ensemble en temps réel.

fonction modèle

Une fonctionnalité dans Microsoft Teams qui permet aux utilisateurs de créer des documents basés sur des modèles prédéfinis, facilitant ainsi la création de nouveaux fichiers.

onglet fichier

Une section dans Microsoft Teams où les utilisateurs peuvent accéder et gérer les fichiers partagés au sein d'un canal.

nouveau document

Un document qui est créé à partir d'un modèle existant dans Microsoft Teams.

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Au sein de votre organisation,

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vous utilisez certainement

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des modèles de documents.

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Ce sont de précieux alliés pour

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gagner du temps et maintenir

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la cohérence des écrits.

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Utiliser la fonction modèle.

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Intégrer à Microsoft Teams

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pour rester efficace.

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Vous n'aurez plus à faire

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une copie préalable,

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ni à prendre le risque d'écraser

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le fichier de référence par

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accident depuis l'onglet

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fichier d'un canal dans teams.

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Cliquez sur charger, puis modèle.

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Sélectionner le fichier

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qui servira de référence.

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À partir de maintenant,

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en cliquant sur nouveau,

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le nom du modèle apparaît dans la liste.

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Cliquez dessus.

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Teams vous demandera le nom du nouveau

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document et l'ouvrira ensuite pour

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que vous puissiez le compléter.

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Si plus tard vous souhaitez

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modifier ou supprimer ce modèle,

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dans nouveau, cliquez sur modifier

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le menu nouveau grâce aux 3 points.

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À côté du nom du modèle,

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sélectionnez l'option qui vous intéresse.

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