Outlook - Créer un sondage de réunion Tutoriels

Découvrez comment créer un sondage de réunion dans cette vidéo intitulée "Créer un sondage".
Cette ressource est destinée aux apprenants de niveau intermédiaire qui souhaitent trouver des moyens efficaces de communiquer et de gérer leur temps.
Vous apprendrez comment créer un sondage interactif pour recueillir les opinions et les préférences des participants à une réunion.
Cette compétence vous permettra de faciliter la prise de décision et d'organiser des réunions plus productives.
Ne manquez pas cette opportunité d'améliorer vos compétences en communication et en gestion du temps.

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Objectifs :

L'objectif de cette vidéo est de démontrer comment organiser efficacement une réunion avec un grand nombre de participants, y compris des personnes extérieures à l'organisation, en utilisant l'outil de sondage de planification proposé par Microsoft Outlook. Cela permet de gagner du temps et d'optimiser la planification des réunions.

Chapitres :

  1. Introduction à l'outil de sondage de planification
    Organiser une réunion avec de nombreux participants peut être un défi, surtout lorsque certains d'entre eux ne font pas partie de votre organisation et que vous n'avez pas accès à leur calendrier. Pour éviter de perdre du temps à envoyer de multiples messages ou e-mails, Microsoft Outlook propose un outil de sondage de planification qui facilite cette tâche.
  2. Création d'un sondage de planification
    Pour commencer, ouvrez la nouvelle version d'Outlook et commencez un nouveau mail ou répondez à un message existant. Inscrivez l'objet de la réunion. Si vous laissez ce champ vide, l'outil attribuera un objet standardisé avec le mot 'vote' suivi des noms de tous les participants.
  3. Ajout des participants
    Cliquez dans le corps du mail pour rendre le bouton de sondage de planification disponible. Ajoutez les participants à la réunion. Les destinataires du mail seront considérés comme des participants obligatoires, tandis que ceux en copie seront facultatifs.
  4. Paramétrage de la réunion
    Modifiez si besoin le fuseau horaire et paramétrez la durée de la réunion. Si vous souhaitez organiser un événement en dehors des heures de travail, comme un dîner, décochez la case 'heure consacrée aux réunions' pour disposer de créneaux étendus.
  5. Sélection des créneaux
    Sélectionnez le jour qui vous intéresse. Par défaut, l'outil de sondage de planification affiche en premier les meilleurs créneaux disponibles. Vous pouvez trier par horaire si les membres font partie de votre organisation. En survolant les icônes des personnes, vous pouvez vérifier leur disponibilité grâce à un code couleur : vert pour disponible, violet pour un événement classé comme provisoire, rouge pour indisponible, et gris pour les personnes externes.
  6. Finalisation de la réunion
    Sélectionnez les créneaux qui vous conviennent le mieux en cliquant simplement dessus. L'outil vous indiquera le nombre de créneaux sélectionnés. Cliquez sur 'suivant' pour préciser le lieu de la réunion, par exemple, 'Bureau de Loïc'. Vous pouvez ajouter la salle comme participant si sa disponibilité est également gérée dans Outlook.
  7. Options supplémentaires
    Décochez la case 'réunion Teams' si la réunion est uniquement en présentiel. Vous aurez ensuite accès à cinq paramètres : proposer des créneaux où tous les participants sont disponibles, conserver les horaires sélectionnés dans votre calendrier, et recevoir des notifications lorsque le sondage est mis à jour.
  8. Gestion des participants
    Obligez les participants à vérifier leur identité en cliquant sur leurs noms pour répondre au sondage. Les participants externes devront confirmer leur identité via un code envoyé par e-mail. Vous pouvez également verrouiller le sondage pour empêcher les participants de proposer d'autres créneaux ou d'autres participants.
  9. Conclusion
    Pour terminer, composez votre courriel et envoyez-le aux participants. Laissez ensuite l'outil planifier la réunion selon les préférences des destinataires. Cette méthode simplifie considérablement le processus de planification des réunions, surtout avec un grand nombre de participants.

FAQ :

Comment utiliser l'outil de sondage de planification dans Outlook?

Pour utiliser l'outil de sondage de planification dans Outlook, ouvrez un nouveau mail, cliquez sur le bouton de sondage de planification, ajoutez les participants, sélectionnez les créneaux horaires qui vous conviennent, puis envoyez le mail. L'outil se chargera de trouver le meilleur créneau pour tous.

Qu'est-ce qu'un participant obligatoire dans une réunion?

Un participant obligatoire est une personne qui doit être présente à la réunion. Elle est ajoutée en tant que destinataire principal dans l'invitation et son absence pourrait affecter le déroulement de la réunion.

Comment vérifier la disponibilité des participants externes?

Pour vérifier la disponibilité des participants externes, vous devez les consulter via le sondage de planification, car leur disponibilité ne sera pas automatiquement affichée dans votre calendrier.

Que faire si je veux organiser une réunion en dehors des heures de travail?

Si vous souhaitez organiser une réunion en dehors des heures de travail, comme un dîner, vous devez décocher la case 'heure consacrée aux réunions' pour avoir accès à des créneaux horaires étendus.

Comment verrouiller un sondage de planification?

Pour verrouiller un sondage de planification, vous devez activer l'option qui empêche les participants de proposer d'autres créneaux ou d'autres participants. Cela garantit que le sondage reste fixe.

Quelques cas d'usages :

Planification d'une réunion d'équipe

Utilisez l'outil de sondage de planification pour organiser une réunion d'équipe avec des membres internes et externes. Cela permet de trouver rapidement un créneau qui convient à tous, réduisant ainsi le temps passé à échanger des emails.

Organisation d'un événement d'entreprise

Lors de l'organisation d'un événement d'entreprise, comme un séminaire ou un dîner, le sondage de planification peut aider à coordonner les disponibilités de tous les participants, y compris ceux qui ne font pas partie de l'organisation.

Réunions avec des clients

Pour des réunions avec des clients externes, utilisez le sondage de planification pour vérifier leur disponibilité sans avoir à leur envoyer plusieurs emails. Cela améliore l'efficacité et montre un professionnalisme dans la gestion du temps.

Gestion de projets

Dans le cadre de la gestion de projets, l'outil de sondage de planification peut être utilisé pour rassembler les équipes autour de réunions de suivi, garantissant que tous les membres clés sont disponibles pour discuter des progrès et des défis.

Glossaire :

Sondage de planification

Un outil proposé par Microsoft Outlook qui permet de trouver une date et une heure convenables pour une réunion en consultant les disponibilités des participants.

Calendrier

Un système utilisé pour organiser et planifier des événements, des réunions et des tâches, permettant de visualiser les disponibilités.

Fuseau horaire

Une région de la Terre qui a la même heure standard. Il est important de le paramétrer correctement lors de la planification d'une réunion.

Participants obligatoires

Les personnes qui doivent absolument être présentes à la réunion. Elles sont ajoutées en tant que destinataires principaux dans l'invitation.

Participants facultatifs

Les personnes qui peuvent assister à la réunion mais dont la présence n'est pas obligatoire. Elles sont ajoutées en copie dans l'invitation.

Événement classé comme provisoire

Un événement qui a été ajouté à un calendrier mais qui n'est pas encore confirmé. Il est souvent indiqué par une couleur violette.

Réunion Teams

Une réunion qui se déroule en ligne via Microsoft Teams, une plateforme de communication et de collaboration.

Code couleur

Un système visuel utilisé pour indiquer la disponibilité des participants : vert pour disponible, violet pour provisoire, rouge pour indisponible.

résultat(s)
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Organiser une réunion avec un
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grand nombre de participants,
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notamment des personnes extérieures à
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l'organisation pour lesquelles vous
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n'avez pas accès à leur calendrier,
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peut s'avérer chronophage.
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Plutôt que de perdre du temps
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à envoyer un grand nombre de
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messages ou d'e-mails pour trouver
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une date qui convient à tous,
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utilisez l'outil de sondage de
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planification proposé par Microsoft Outlook.
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Ouvrez la nouvelle version de Outlook,
00:00:31
commencez un nouveau mail ou
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répondez à quelqu'un.
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Inscrivez l'objet de la réunion
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si vous le laissez vide,
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sondage de planification attribuera
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un objet standardisé avec le mot vote,
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suivi des noms de tous les participants.
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Cliquez dans le corps du Mail
00:00:49
pour rendre le bouton sondage
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de planification disponible.
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Cliquez dessus.
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Ajoutez les participants à la réunion.
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Les destinataires du mail
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seront considérés comme des
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participants obligatoires.
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Les destinataires en copie seront,
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eux, facultatifs.
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Modifier si besoin le fuseau horaire.
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Paramétrer la durée de la réunion.
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Si vous souhaitez organiser un événement
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en dehors des heures de travail,
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un dîner par exemple,
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décocher la case heure consacrée aux
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réunions pour disposer de créneaux étendus.
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Sélectionner le jour qui
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vous intéresse par défaut,
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l'outil sondage de planification affiche en
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premier les meilleurs créneaux disponibles.
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Il est possible de trier par horaire si les
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membres font partie de votre organisation.
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L'outil sondage de planification vous
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affichera leur disponibilité automatiquement
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en survolant les icônes de personnes,
00:01:58
il est possible de vérifier
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qui est disponible ou non
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grâce à un code couleur vert.
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Les personnes sont disponibles violette,
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elles ont.
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Événement classé comme provisoire.
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Rouge, les participants sont
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indisponibles pour ce créneau gris.
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Il s'agit de personnes
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externes à l'organisation,
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d'où l'intérêt de les consulter via
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un sondage ou cliquez sur la flèche
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pour voir tous les participants.
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Sélectionnez les créneaux qui vous
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conviennent le mieux en cliquant
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simplement dessus sur n'importe quel jour.
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Sondage de planification vous indique
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le nombre de créneaux sélectionnés.
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Cliquez sur suivant.
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L'outil vous propose alors de
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préciser le lieu de la réunion,
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par exemple, Bureau de Loïc.
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Ajouter la salle comme participant
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si sa disponibilité est
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également gérée dans Outlook.
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Décochez la case réunion teams s'il s'agit
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d'une réunion uniquement en présentiel,
00:03:06
vous avez ensuite accès à 5 paramètres.
00:03:11
Proposer des créneaux où tous les
00:03:14
participants sont disponibles.
00:03:16
Lorsque tous les participants ont
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répondu l'outil sondage de planification
00:03:20
sélectionnera le créneau le plus proche
00:03:22
où tout le monde est disponible.
00:03:25
Il programmera et enverra
00:03:27
automatiquement le mail de réunion
00:03:29
ainsi que le lien teams si besoin.
00:03:32
Conserver les horaires
00:03:34
sélectionnés dans mon calendrier,
00:03:36
tous les créneaux sélectionnés
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deviendront provisoires dans
00:03:39
votre calendrier tant qu'une plage
00:03:41
horaire n'aura pas été choisie.
00:03:43
Les créneaux non retenus seront
00:03:46
libérés à la sélection d'une date.
00:03:48
M'avertir lorsque le sondage est mis à jour.
00:03:52
À chaque participant qui répond
00:03:54
je reçois un email,
00:03:55
cette option peut être désactivée
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si la réunion comporte un très
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grand nombre de participants.
00:04:01
Obliger les participants
00:04:03
à vérifier leur identité,
00:04:05
les participants devront cliquer sur
00:04:07
leurs noms pour répondre au sondage.
00:04:09
Si la personne est externe à l'entreprise,
00:04:11
elle devra au préalable confirmer son
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identité via un code envoyé par Email.
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Verrouiller le sondage pour les participants.
00:04:22
Empêche les participants de proposer
00:04:24
d'autres créneaux de réunion,
00:04:25
mais aussi de proposer d'autres
00:04:27
participants pour la réunion.
00:04:31
Cliquez ensuite sur créer un sondage
00:04:33
pour intégrer le sondage à votre mail.
00:04:36
Pour terminer, composez votre courriel
00:04:39
et envoyez le aux participants.
00:04:41
Il ne vous reste plus qu'à laisser
00:04:43
l'outil planifier la réunion selon
00:04:45
les préférences des destinataires.

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résultat(s)
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Configurar uma reunião com um
00:00:06
grande número de participantes,
00:00:08
incluindo pessoas de fora do
00:00:10
a organização para a qual está a trabalhar
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não têm acesso ao seu calendário,
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pode ser demorado.
00:00:15
Em vez de perder tempo
00:00:17
para enviar um grande número de
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mensagens ou e-mails para encontrar
00:00:21
uma data que sirva a todos,
00:00:23
Utilize a seringa
00:00:26
Agendamento oferecido pelo Microsoft Outlook.
00:00:28
Abra a nova versão do Outlook,
00:00:31
iniciar um novo e-mail ou
00:00:32
Responda a alguém.
00:00:36
Anote o objetivo da reunião
00:00:38
se o deixar em branco,
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Pesquisa de planejamento atribuirá
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um objeto padronizado com a palavra voto,
00:00:45
seguido dos nomes de todos os participantes.
00:00:48
Clique no corpo do e-mail
00:00:49
Para fazer o botão de enquete
00:00:51
agendamento disponível.
00:00:56
Clique nele.
00:00:59
Adicione os participantes à reunião.
00:01:01
Os destinatários do e-mail
00:01:03
serão considerados como
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Participantes obrigatórios.
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Os destinatários do CC serão,
00:01:08
eles, opcional.
00:01:12
Altere o fuso horário, se necessário.
00:01:17
Defina a duração da reunião.
00:01:24
Se você quiser organizar um evento
00:01:26
fora do horário de trabalho,
00:01:28
um jantar, por exemplo,
00:01:30
Desmarque o tempo dedicado a
00:01:33
reuniões com horários alargados.
00:01:36
Selecione o dia em que
00:01:38
Interessa-lhe por defeito,
00:01:40
A ferramenta Pesquisa de Agendamento é exibida em
00:01:42
primeiro os melhores slots disponíveis.
00:01:45
É possível ordenar por horário se o
00:01:48
Os membros fazem parte da sua organização.
00:01:50
A ferramenta Planning Survey irá ajudá-lo
00:01:53
exibirá sua disponibilidade automaticamente
00:01:55
pairando sobre ícones de pessoas,
00:01:58
É possível verificar
00:01:59
quem está disponível e quem não está
00:02:01
com um código de cores verde.
00:02:03
As pessoas estão disponíveis roxo,
00:02:06
eles têm.
00:02:07
Evento classificado como provisório.
00:02:09
Vermelho, os participantes são
00:02:11
indisponível para esta ranhura cinzenta.
00:02:13
São pessoas
00:02:15
externo à organização,
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É por isso que é tão importante consultá-los via
00:02:18
uma sondagem ou clique na seta
00:02:21
para ver todos os participantes.
00:02:23
Selecione as faixas horárias certas para si
00:02:24
melhor ajuste clicando em
00:02:26
simplesmente em qualquer dia.
00:02:35
A pesquisa de planejamento informa a você
00:02:38
O número de faixas horárias selecionadas.
00:02:41
Clique em Avançar.
00:02:42
Em seguida, a ferramenta oferece-lhe
00:02:44
especificar o local da reunião,
00:02:47
por exemplo, o escritório de Loïc.
00:02:51
Adicionar a sala como participante
00:02:53
se a sua disponibilidade for
00:02:54
também gerenciado no Outlook.
00:02:59
Desmarque a caixa de reunião do Teams se estiver
00:03:03
uma reunião presencial,
00:03:06
Em seguida, você tem acesso a 5 parâmetros.
00:03:11
Proponha faixas horárias onde todas as
00:03:14
Os participantes estão disponíveis.
00:03:16
Quando todos os participantes tiverem
00:03:18
Concluída a Ferramenta de Pesquisa de Planejamento
00:03:20
selecione o slot mais próximo
00:03:22
onde todos estão disponíveis.
00:03:25
Irá agendar e enviar
00:03:27
Automaticamente o e-mail da reunião
00:03:29
bem como o link do Teams, se necessário.
00:03:32
Manter horários
00:03:34
selecionado no meu calendário,
00:03:36
Todas as faixas horárias selecionadas
00:03:38
tornar-se-á provisório no
00:03:39
O seu calendário como um intervalo
00:03:41
horário não terá sido escolhido.
00:03:43
As faixas horárias mal sucedidas serão
00:03:46
liberado na seleção de uma data.
00:03:48
Notifique-me quando o inquérito for atualizado.
00:03:52
A cada participante que responder
00:03:54
Recebo um e-mail,
00:03:55
Esta opção pode ser desativada
00:03:57
Se a reunião tiver um
00:04:00
grande número de participantes.
00:04:01
Obrigando os participantes
00:04:03
verificar a sua identidade,
00:04:05
Os participantes terão de clicar em
00:04:07
seus nomes para completar a pesquisa.
00:04:09
Se a pessoa for externa à empresa,
00:04:11
Em primeiro lugar, terá de confirmar o seu
00:04:15
identidade através de um código enviado por e-mail.
00:04:19
Bloqueie a enquete para os participantes.
00:04:22
Impede que os participantes nomeiem
00:04:24
outras faixas horárias para reuniões,
00:04:25
mas também para propor outros
00:04:27
participantes na reunião.
00:04:31
Em seguida, clique em criar uma enquete
00:04:33
para incorporar o inquérito no seu e-mail.
00:04:36
Por fim, escreva seu e-mail
00:04:39
e enviá-lo aos participantes.
00:04:41
Tudo o que tem de fazer é sair
00:04:43
A ferramenta Agendar reunião por
00:04:45
preferências dos destinatários.

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