Outlook - Dicter votre mail à Outlook Tutoriels

Vous utilisez Outlook pour la rédaction de vos emails? Découvrez comment gagner du temps en dictant vos messages! Ouvrez un nouveau message, insérez l'adresse du destinataire et cliquez sur l'icône du microphone pour commencer la dictée. Personnalisez les paramètres selon vos besoins, puis laissez Outlook rédiger pour vous. Bien que la fonction ne soit pas parfaite, elle reste pratique et pourrait vous faire gagner un temps précieux lors de la rédaction de vos messages.

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Disponible dans Microsoft365

Objectifs :

L'objectif de cette vidéo est d'apprendre à utiliser la fonctionnalité de dictée dans Outlook pour rédiger des messages plus rapidement et efficacement.

Chapitres :

Introduction à la dictée dans Outlook
Dans cette section, nous allons explorer comment la fonctionnalité de dictée dans Outlook peut vous faire gagner du temps lors de la rédaction de vos messages. Cette méthode est particulièrement utile pour ceux qui souhaitent optimiser leur flux de travail.
Étapes pour utiliser la dictée
Pour commencer à utiliser la dictée dans Outlook, suivez ces étapes : 1. **Créer un nouveau message** : Cliquez sur 'Nouveau message' pour ouvrir une nouvelle fenêtre de rédaction. 2. **Insérer les informations nécessaires** : Ajoutez l'adresse e-mail du destinataire et l'objet du message. 3. **Accéder à la fonction de dictée** : Cliquez dans l'espace de rédaction du message, puis dirigez-vous vers le ruban et cliquez sur l'icône représentant un microphone. 4. **Commencer la dictée** : Une barre apparaîtra, vous permettant de commencer la dictée en cliquant à nouveau sur l'icône du microphone.
Paramètres de dictée
Avant de commencer, il est important de configurer les paramètres de dictée : - **Ouvrir la boîte de dialogue des paramètres de dictée** : Cliquez sur 'Paramètres' pour modifier la langue parlée et le périphérique d'entrée (ordinateur ou casque microphone). - **Activer la ponctuation automatique** : Cette option insérera automatiquement des points ou des virgules à chaque pause que vous ferez. - **Filtrer les expressions sensibles** : Vous pouvez choisir de filtrer certaines expressions si nécessaire. Une fois vos paramètres configurés, cliquez sur 'Enregistrer' pour finaliser.
Utilisation de la dictée
Après avoir configuré vos paramètres, vous pouvez commencer à dicter votre message. Outlook transcrira automatiquement votre discours en texte. Cependant, il est important de garder à l'esprit que cette fonctionnalité n'est pas infaillible. Des erreurs de rédaction peuvent survenir en raison de divers facteurs tels que le bruit ambiant ou la vitesse de votre élocution.
Conclusion
En conclusion, bien que la dictée dans Outlook puisse nécessiter des corrections manuelles, elle représente un outil pratique qui peut considérablement réduire le temps de rédaction de vos messages. En l'utilisant correctement, vous pourrez améliorer votre productivité et rendre votre communication plus efficace.

FAQ :

Comment utiliser la fonctionnalité de dictée dans Outlook?

Pour utiliser la dictée dans Outlook, ouvrez un nouveau message, cliquez sur l'icône du microphone dans le ruban, puis commencez à parler. Assurez-vous que vos paramètres de dictée sont correctement configurés.

Quels sont les avantages de la dictée dans Outlook?

La dictée dans Outlook permet de gagner du temps lors de la rédaction de messages, surtout si vous avez beaucoup à écrire. Elle facilite également l'écriture pour ceux qui ont des difficultés à taper.

La dictée dans Outlook est-elle toujours précise?

Non, la dictée n'est pas parfaite et des erreurs peuvent survenir en fonction de divers facteurs, tels que le bruit ambiant ou la vitesse de votre élocution. Il peut être nécessaire de corriger manuellement le texte dicté.

Comment modifier les paramètres de dictée dans Outlook?

Pour modifier les paramètres de dictée, cliquez sur l'icône des paramètres dans la barre de dictée. Vous pourrez changer la langue parlée et sélectionner le périphérique d'entrée pour la capture de votre voix.

Qu'est-ce que la ponctuation automatique dans la dictée?

La ponctuation automatique est une fonctionnalité qui insère des points et des virgules automatiquement lors de vos pauses pendant la dictée, rendant le texte dicté plus lisible.

Quelques cas d'usages :

Rédaction rapide d'e-mails professionnels

Les professionnels peuvent utiliser la dictée dans Outlook pour rédiger rapidement des e-mails, surtout lorsqu'ils sont pressés ou lorsqu'ils ont des difficultés à taper. Cela leur permet de se concentrer sur le contenu plutôt que sur la saisie.

Prise de notes lors de réunions

La fonctionnalité de dictée peut être utilisée pour prendre des notes pendant des réunions, permettant aux participants de capturer des idées et des décisions sans avoir à se concentrer sur l'écriture.

Rédaction de rapports

Les utilisateurs peuvent dicter des rapports ou des documents longs dans Outlook, ce qui peut améliorer l'efficacité et réduire le temps passé à rédiger des documents.

Communication avec des personnes ayant des difficultés d'écriture

La dictée peut aider les personnes ayant des difficultés d'écriture ou de motricité à communiquer plus facilement par e-mail, leur permettant d'exprimer leurs idées sans obstacles.

Gestion de la charge de travail

En utilisant la dictée pour rédiger des messages, les professionnels peuvent mieux gérer leur charge de travail, en consacrant moins de temps à la rédaction et plus de temps à d'autres tâches importantes.

Glossaire :

Outlook

Un logiciel de gestion d'informations personnelles développé par Microsoft, principalement utilisé pour la gestion des courriels, des calendriers, des contacts et des tâches.

Dictée

Fonctionnalité qui permet de convertir la parole en texte, facilitant ainsi la rédaction de messages sans avoir à taper manuellement.

Paramètres de dictée

Options configurables dans la fonctionnalité de dictée, permettant à l'utilisateur de modifier la langue parlée et de choisir le périphérique d'entrée pour la capture de la voix.

Ponctuation automatique

Fonction qui insère automatiquement des signes de ponctuation, comme des points ou des virgules, lors des pauses dans la dictée.

Expressions sensibles

Mots ou phrases qui peuvent être filtrés ou modifiés par le logiciel pour éviter des contenus inappropriés ou offensants.

00:00:07

il peut être intéressant d'utiliser la fonctionnalité

00:00:10

dicter un mail présente dans Outlook.

00:00:12

Pour ce faire,

00:00:14

cliquez d'abord sur nouveau message. Ouvrez la fenêtre en grand.

00:00:18

Si ce n'est pas le cas,

00:00:19

puis insérez l'adresse mail de votre destinataire et l'objet du message.

00:00:23

Cliquez dans l'espace de rédaction du message puis dirigez-vous dans

00:00:26

le ruban afin de cliquer sur l'icône représentant un microphone.

00:00:29

Une petite barre va alors apparaître où vous pourrez

00:00:32

directement commencer la dictée de votre message

00:00:34

en cliquant à nouveau sur l'icône représentant un microphone.

00:00:38

Arrêtez

00:00:39

ouvrir la boîte de dialogue Paramètres de dictée

00:00:42

Ouvrir le volet d'aide de la dictée Si vous cliquez sur Paramètres,

00:00:45

vous pourrez modifier la langue parlée mais aussi

00:00:48

le périphérique qui va capter votre voix,

00:00:50

votre ordinateur ou, par exemple un casque microphone.

00:00:53

En dessous se trouve l'option activer la ponctuation automatique,

00:00:57

qui permettra à chaque pause que vous ferez

00:00:59

l'insertion de points ou de virgule.

00:01:01

Vous aurez également la possibilité de filtrer

00:01:03

les expressions sensibles si vous le souhaitez.

00:01:06

Une fois vos paramétrages effectués, cliquez sur enregistrer.

00:01:10

Vous pouvez maintenant commencer à dicter votre message à Outlook,

00:01:13

qui automatiquement rédigera le texte.

00:01:15

Néanmoins,

00:01:16

prenez en compte que cette fonctionnalité n'est

00:01:18

pas parfaite et des erreurs de rédaction peuvent

00:01:20

survenir en fonction de plusieurs facteurs comme

00:01:23

le bruit environnant ou la vitesse d'élocution.

00:01:25

Il sera peut-être nécessaire de corriger manuellement votre message.

00:01:29

Mais bien utilisé,

00:01:30

cette fonctionnalité pratique vous fera gagner du

00:01:32

temps pour la rédaction de vos messages.

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