Outlook - Ouvrir un calendrier partagé Tutoriels

Découvrez comment consulter les calendriers partagés dans Outlook. Recevez l'autorisation pour accéder aux calendriers d'autres personnes, comparez rapidement les disponibilités et visualisez les détails en fonction des autorisations reçues. Apprenez à gérer plusieurs agendas en superposition pour une meilleure organisation. Explorez également la possibilité de créer des réunions ou des rendez-vous au nom d'une autre personne, en tant que délégué ou propriétaire du calendrier. Ne manquez pas ces astuces de collaboration !

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Disponible dans Microsoft365

Objectifs :

L'objectif de cette vidéo est d'apprendre à ouvrir et consulter les calendriers d'autres personnes dans Outlook, en comprenant les différentes autorisations d'accès et comment gérer plusieurs calendriers simultanément.

Chapitres :

Introduction
Dans cette vidéo, nous allons explorer comment accéder et visualiser les calendriers partagés d'autres utilisateurs dans Outlook. Cela est particulièrement utile pour la gestion des disponibilités et la planification des réunions.
Accès au calendrier partagé
Lorsque quelqu'un vous accorde l'accès à son calendrier, vous recevrez une notification dans votre boîte mail. Pour accéder au calendrier, cliquez sur 'Accepter'. Ensuite, cliquez sur 'Afficher le calendrier' pour y accéder.
Navigation dans les calendriers partagés
Dans le volet de gauche, vous trouverez la liste des calendriers partagés. Pour afficher un calendrier, cliquez sur le bouton d'option à côté du nom de la personne. Une fois sélectionné, le calendrier se superpose automatiquement au vôtre, vous permettant de comparer rapidement les disponibilités.
Affichage simultané de plusieurs calendriers
Vous pouvez cliquer sur plusieurs boutons d'option pour visualiser plusieurs calendriers en même temps. Tous les calendriers sélectionnés s'afficheront en superposition, facilitant ainsi la gestion de plusieurs agendas.
Types d'accès aux informations
L'affichage des informations dans un calendrier partagé dépend des autorisations que vous avez reçues : - **Disponibilité** : Si l'autre personne vous a donné accès à sa disponibilité, vous verrez uniquement les créneaux occupés ou libres. - **Détails limités** : Si vous avez accès à des détails limités, vous verrez également les titres des événements en plus de la disponibilité. - **Accès complet** : Si vous disposez d'un accès complet, vous pourrez ouvrir les éléments pour consulter tous les détails.
Fonctionnalités avancées
Dans certains cas, si vous avez reçu des autorisations avancées, vous pouvez même créer des réunions ou des rendez-vous au nom de cette personne, indiquant que vous êtes délégué ou propriétaire du calendrier.
Conclusion
Voilà, vous savez maintenant comment consulter les calendriers partagés dans Outlook. Cette fonctionnalité est essentielle pour une gestion efficace du temps et la coordination avec vos collègues.

FAQ :

Comment puis-je ouvrir un calendrier partagé dans Outlook?

Pour ouvrir un calendrier partagé, vous devez d'abord accepter l'autorisation d'accès que l'autre personne vous a envoyée. Ensuite, cliquez sur 'Afficher le calendrier' dans le volet de gauche pour accéder au calendrier.

Que se passe-t-il si je n'ai pas accès complet à un calendrier partagé?

Si vous n'avez pas accès complet, vous pourrez voir uniquement la disponibilité de la personne, ou des détails limités comme les titres des événements, selon les autorisations qui vous ont été accordées.

Puis-je voir plusieurs calendriers en même temps?

Oui, vous pouvez cliquer sur plusieurs boutons d'option pour afficher plusieurs calendriers en superposition, ce qui facilite la gestion de plusieurs agendas.

Comment puis-je créer une réunion au nom d'une autre personne?

Pour créer une réunion au nom d'une autre personne, vous devez avoir reçu des autorisations avancées. Cela vous permettra de créer des événements dans leur calendrier en indiquant que vous êtes délégué ou propriétaire du calendrier.

Quelles informations puis-je voir dans un calendrier partagé?

Les informations que vous pouvez voir dépendent des autorisations que vous avez reçues. Vous pouvez voir la disponibilité, des détails limités, ou avoir un accès complet aux événements.

Quelques cas d'usages :

Gestion d'équipe

Dans un environnement de travail collaboratif, les managers peuvent utiliser les calendriers partagés pour planifier des réunions en tenant compte des disponibilités de chaque membre de l'équipe, ce qui améliore l'efficacité des réunions.

Planification d'événements

Les organisateurs d'événements peuvent consulter les calendriers partagés des participants pour choisir des dates et des heures qui conviennent à tous, évitant ainsi les conflits d'agenda.

Coordination de projets

Les chefs de projet peuvent utiliser les calendriers partagés pour suivre les disponibilités des membres de l'équipe et planifier des jalons ou des revues de projet, ce qui facilite la coordination et la communication.

Ressources humaines

Les professionnels des ressources humaines peuvent accéder aux calendriers partagés pour organiser des entretiens ou des formations, en s'assurant que les participants sont disponibles.

Support client

Les équipes de support peuvent utiliser les calendriers partagés pour coordonner les horaires de disponibilité des agents, garantissant ainsi une réponse rapide aux demandes des clients.

Glossaire :

Calendrier partagé

Un calendrier qui est accessible à plusieurs utilisateurs, permettant à chacun de voir les disponibilités et les événements des autres.

Autorisation d'accès

Permission accordée par un utilisateur à un autre pour consulter ou modifier son calendrier.

Disponibilité

Indication des créneaux horaires où une personne est libre ou occupée, sans détails supplémentaires sur les événements.

Détails limités

Accès qui permet de voir les titres des événements en plus de la disponibilité, mais sans les informations complètes.

Accès complet

Permission qui permet à un utilisateur de voir tous les détails des événements dans un calendrier, y compris la possibilité de créer des réunions.

Superposition de calendriers

Fonctionnalité qui permet d'afficher plusieurs calendriers en même temps pour comparer les disponibilités.

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les calendriers d'autres personnes dans Outlook.

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Lorsque quelqu'un vous accorde l'autorisation d'accès à son calendrier,

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vous recevrez une notification dans votre boîte mail.

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Cliquez sur Accepter

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pour pouvoir accéder au calendrier

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puis cliquez sur Afficher le calendrier pour y accéder.

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Dans le volet de gauche, vous trouverez la liste des calendriers partagés.

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Pour en afficher un,

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il suffit de cliquer sur le bouton d'option à côté du nom de la personne.

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Dès que vous sélectionnez un calendrier,

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il se superpose automatiquement au vôtre,

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vous permettant de comparer rapidement les disponibilités.

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Vous pouvez cliquer sur plusieurs boutons

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d'option pour visualiser plusieurs calendriers.

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Simultanément,

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ils s'afficheront tous en superposition,

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facilitant ainsi la gestion de plusieurs agendas à la fois.

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L'affichage des informations dans un calendrier partagé

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dépend des autorisations que vous avez reçues.

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Disponibilité.

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Si l'autre personne vous a donné accès à sa disponibilité,

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vous verrez uniquement les créneaux occupés ou libres.

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Détails limités.

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Si vous avez accès à des détails limités,

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vous verrez également les titres des événements en plus de la disponibilité.

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Accès complet

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Enfin, si vous disposez de cet accès,

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vous pourrez ouvrir les éléments pour consulter tous les détails

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dans certains cas. Si vous avez reçu des autorisations avancées,

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vous pouvez même créer des réunions ou des rendez-vous au nom de cette personne

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indiquant que vous êtes délégué ou propriétaire du calendrier.

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Et voilà,

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vous savez comment consulter les calendriers partagés dans Outlook

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