Teams - Consulter ses événements Tutoriels

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Objectifs :

Comprendre comment Microsoft Teams s'intègre avec Outlook et comment gérer efficacement les réunions à travers ces deux applications.

Chapitres :

  1. Intégration de Microsoft Teams et Outlook
    Microsoft Teams est intégré à tous les outils Microsoft 365, y compris votre messagerie Outlook. Cette intégration permet de planifier des événements à la fois dans Teams et dans Outlook, et ces événements apparaîtront dans les deux applications.
  2. Planification des Réunions
    Dans Outlook, vous disposez d'un bouton dédié pour créer des réunions Teams. Pour gérer vos réunions dans Teams, cliquez simplement sur le menu 'Calendrier'. Par défaut, un calendrier de la semaine de travail en cours s'affiche, mais vous pouvez changer de vue en utilisant un bouton pour voir la semaine complète ou la journée en cours.
  3. Navigation dans le Calendrier
    Utilisez les flèches pour naviguer entre les différentes semaines ou utilisez le calendrier pour choisir une date spécifique. Un bouton vous permet également de revenir à la date du jour.
  4. Détails de la Réunion
    Lorsque vous cliquez sur une réunion, vous accédez aux détails de l'invitation, semblables à ceux d'une réunion Outlook. Vous y trouverez la date, l'heure, le sujet abordé, la description et la liste des participants. Si vous êtes l'organisateur, vous pouvez modifier ces informations et envoyer une mise à jour à vos collaborateurs.
  5. Outils Collaboratifs
    Différents onglets vous permettent de démarrer une conversation autour de la réunion et de partager des fichiers. Vous pouvez également créer un bloc-notes pour préparer l'ordre du jour avant la réunion et prendre des notes pendant celle-ci. Un tableau blanc est également disponible pour une collaboration en temps réel.
  6. Gestion des Fichiers et Discussions
    Lorsque vous ou vos collaborateurs ajoutez des fichiers et outils de prise de notes à une réunion, une discussion est automatiquement créée dans l'onglet conversation de chaque invité. Cela permet de consulter ces éléments avant, pendant et après la réunion, et ils sont conservés même si la réunion est annulée ou supprimée.
  7. Annulation d'une Réunion
    Pour annuler une réunion, effectuez un clic droit sur celle-ci ou ouvrez-la et utilisez le bouton d'annulation. Vous pouvez ajouter une note pour préciser les raisons de cette annulation.
  8. Réponse à une Invitation
    Si vous êtes invité à une réunion, vous pouvez répondre à l'organisateur en utilisant un bouton. Vous avez la possibilité de notifier cette personne de votre réponse et d'ajouter un message avant de l'envoyer.

FAQ :

Comment intégrer Microsoft Teams avec Outlook?

L'intégration de Microsoft Teams avec Outlook vous permet de planifier des événements dans les deux applications. Vous pouvez créer des réunions Teams directement depuis Outlook grâce à un bouton dédié.

Comment gérer mes réunions dans Microsoft Teams?

Pour gérer vos réunions dans Teams, cliquez sur le menu calendrier. Vous pouvez changer de vue pour voir la semaine complète ou la journée en cours, et naviguer entre les semaines.

Que faire si je dois annuler une réunion?

Pour annuler une réunion, effectuez un clic droit sur celle-ci dans le calendrier ou ouvrez la réunion et utilisez le bouton d'annulation. Vous pouvez également ajouter une note pour expliquer les raisons de l'annulation.

Comment puis-je prendre des notes pendant une réunion?

Vous pouvez créer un bloc-notes pour la réunion afin de préparer l'ordre du jour et prendre des notes pendant celle-ci. Ces notes peuvent être partagées avec les participants.

Comment répondre à une invitation de réunion?

Si vous êtes invité à une réunion, vous pouvez répondre à l'organisateur en utilisant le bouton de réponse. Vous avez la possibilité de notifier l'organisateur de votre réponse et d'ajouter un message.

Quelques cas d'usages :

Planification d'événements d'entreprise

Les équipes peuvent utiliser l'intégration de Teams et Outlook pour planifier des événements d'entreprise, en s'assurant que tous les participants sont informés et que les détails sont synchronisés dans les deux applications.

Collaboration sur des projets

Lors de réunions de projet, les participants peuvent utiliser le tableau blanc et le bloc-notes pour collaborer en temps réel, ce qui améliore la productivité et la créativité.

Gestion des annulations de réunions

Les organisateurs peuvent facilement annuler des réunions et notifier les participants, ce qui permet de maintenir une communication claire et d'éviter les malentendus.

Prise de notes et suivi des discussions

Les utilisateurs peuvent prendre des notes pendant les réunions et les partager avec les participants, ce qui facilite le suivi des discussions et des décisions prises.

Suivi des réponses aux invitations

Les organisateurs peuvent suivre les réponses aux invitations de réunion, ce qui leur permet de mieux gérer la logistique et de s'assurer que tous les participants sont présents.

Glossaire :

Microsoft Teams

Une plateforme de collaboration qui permet aux utilisateurs de communiquer, de partager des fichiers et de gérer des réunions en ligne.

Microsoft 365

Un ensemble d'outils et de services de productivité en ligne, incluant des applications comme Word, Excel, PowerPoint, et Teams.

Outlook

Un client de messagerie et un gestionnaire d'informations personnelles développé par Microsoft, utilisé pour envoyer des e-mails, gérer des calendriers et des contacts.

Calendrier

Un outil qui permet de visualiser et de gérer des événements, des réunions et des tâches sur une période donnée.

Réunion

Un rassemblement de personnes, souvent virtuel, pour discuter de sujets spécifiques, prendre des décisions ou collaborer sur des projets.

Bloc-notes

Un outil utilisé pour prendre des notes, organiser des idées et préparer des documents, souvent intégré dans des applications de réunion.

Tableau blanc

Un espace collaboratif virtuel où les utilisateurs peuvent dessiner, écrire et partager des idées en temps réel.

Conversation

Un échange de messages entre participants, souvent lié à un sujet ou un événement spécifique.

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Comme évoqué précédemment,
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Microsoft Teams est intégré à
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tous les outils Microsoft 365Y
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compris votre messagerie Outlook.
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Cette intégration vous permet de
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planifier des événements à la
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fois dans teams et dans Outlook,
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et ils apparaîtront dans les 2 applications.
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Vous disposez également d'un bouton dédié
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dans Outlook pour créer des réunions teams.
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Pour gérer vos réunions dans teams,
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cliquez simplement sur le menu calendrier.
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utilisant ce bouton pour choisir de voir
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les différentes semaines ou utiliser
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le calendrier pour choisir une date.
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revenir à la date du jour.
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vous avez accès au détail de l'invitation
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comme pour une réunion Outlook,
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vous y trouverez la date et
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l'heure de la réunion,
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les informations sur le sujet abordé,
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la description et la liste des participants.
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vous pouvez modifier ces informations.
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mise à jour à vos collaborateurs.
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Différents onglets vous permettent
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de démarrer une conversation
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autour de la réunion et de
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partager des fichiers à ce sujet.
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Vous pouvez également créer un
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bloc-notes pour cette réunion,
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par exemple pour préparer l'ordre
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des notes pendant celle-ci.
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collaboration avec vos collaborateurs.
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outils de prise de notes à une réunion,
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une discussion est automatiquement créée
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dans l'onglet conversation de chaque invité.
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Cela vous permet de consulter
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ces éléments avant,
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ils sont également conservés.
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celle-ci pour l'annuler.
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Ou ouvrez-la et utilisez ce bouton.
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préciser les raisons de cette annulation.
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personne de votre réponse et d'ajouter
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un message avant de l'envoyer.

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Como mencionado anteriormente,
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O Microsoft Teams está integrado com
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todas as ferramentas do Microsoft 365Y
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incluindo o seu e-mail do Outlook.
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Esta integração permite-lhe:
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Planeje eventos no
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tanto no Teams como no Outlook,
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e eles aparecerão em ambos os aplicativos.
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Você também recebe um botão dedicado
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no Outlook para criar reuniões do Teams.
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Para gerir as suas reuniões no Teams,
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Basta clicar no menu do calendário.
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Um calendário de semana de trabalho
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é exibido por padrão,
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Mas você pode alterar sua visão por
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usando este botão para escolher visualizar
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a semana completa ou o dia atual.
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Use as setas para navegar entre
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semanas ou utilização diferentes
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o calendário para escolher uma data.
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Finalmente, use este botão para
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Regresso à data de hoje.
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Quando clica numa reunião,
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Tem acesso aos detalhes do convite
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como para uma reunião do Outlook,
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Lá você vai encontrar a data e
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a hora da reunião,
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informações sobre o assunto,
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a descrição e a lista dos participantes.
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Se você é o organizador da reunião,
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Você pode editar essas informações.
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Aqueles que exigirão o envio de um
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atualize para seus funcionários.
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Diferentes separadores permitem-lhe
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Iniciar uma conversa
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em torno da reunião e
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compartilhar arquivos sobre isso.
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Você também pode criar um
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bloco de notas para esta reunião,
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por exemplo, para preparar a encomenda
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do dia anterior à reunião e tomar
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notas durante ele.
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Finalmente, você tem uma tabela
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em branco para o qual pode alterar
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colaboração com os seus colaboradores.
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Quando você ou seus funcionários
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Adicione estes ficheiros diferentes e
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ferramentas de anotações para uma reunião,
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Uma discussão é criada automaticamente
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no separador Conversação de cada convidado.
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Isto permite-lhe visualizar
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estes elementos antes,
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durante e após a reunião, e
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eles também são mantidos.
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Se cancelar a reunião, ou
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Se o eliminar do seu
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calendário para cancelar uma reunião,
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Clique com o botão direito do rato
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para cancelá-lo.
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Ou abra-o e use este botão.
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Em seguida, poderá adicionar uma nota para
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Especifique os motivos deste cancelamento.
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Finalmente
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Se for convidado para uma reunião,
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Pode responder ao organizador
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Usando este botão,
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Você pode optar por notificá-lo
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pessoa da sua resposta e adicionar
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uma mensagem antes de enviá-la.

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