Teams - Filtrer l'affichage de ses documents Tutoriels

Apprenez comment filtrer et afficher vos documents de manière personnalisée. Découvrez comment appliquer des filtres par collaborateur et visualiser les personnes ayant ajouté des documents.

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Objectifs :

L'objectif de cette vidéo est d'apprendre à appliquer des filtres sur les documents dans Microsoft Teams, en se concentrant sur la manière de filtrer par collaborateur et de sauvegarder ces filtres pour une utilisation future.

Chapitres :

  1. Introduction aux Filtres dans Microsoft Teams
    Dans Microsoft Teams, lorsque vous êtes dans un canal d'équipe, il est possible d'appliquer des filtres sur vos documents. Cette fonctionnalité vous permet de gérer efficacement vos fichiers en affichant uniquement ceux qui vous intéressent.
  2. Application de Filtres
    Pour filtrer vos documents, suivez ces étapes : 1. Accédez à l'onglet 'Fichiers' dans le canal d'équipe. 2. Cliquez sur 'Modifier par' puis sélectionnez 'Filtrer par'. 3. Une fenêtre apparaîtra sur le côté droit de l'écran, affichant toutes les personnes qui ont ajouté des documents. 4. Vous pouvez rechercher des collaborateurs par leur nom ou leur adresse e-mail. Microsoft Teams propose également une liste directe des collaborateurs. 5. Une fois que vous avez sélectionné le collaborateur, cliquez sur 'Appliquer'. Vous verrez alors la liste des documents qui ont été modifiés par cette personne.
  3. Enregistrement des Filtres
    Si vous souhaitez réutiliser ce filtre fréquemment, vous pouvez l'enregistrer comme un affichage. Voici comment procéder : - Cliquez sur 'Tous les documents' puis sur 'Enregistrer l'affichage sous'. - Donnez un nom à votre affichage. - Choisissez si vous souhaitez le rendre public ou non. Cette vue sera ensuite disponible dans la liste déroulante des options d'affichage, vous permettant de visualiser rapidement le filtre à nouveau.
  4. Disponibilité des Filtres
    Il est important de noter que cette option de filtre est également disponible pour toutes les autres colonnes dans l'onglet 'Fichiers', ce qui vous permet d'organiser vos documents de manière encore plus efficace.
  5. Conclusion
    En utilisant les filtres dans Microsoft Teams, vous pouvez facilement gérer et retrouver vos documents en fonction des collaborateurs. L'enregistrement de ces filtres vous permet d'optimiser votre flux de travail et d'accéder rapidement aux informations pertinentes.

FAQ :

Comment appliquer des filtres sur mes documents dans Microsoft Teams?

Pour appliquer des filtres sur vos documents, allez dans un canal d'équipe, puis dans l'onglet fichier. Cliquez sur 'modifier par' et sélectionnez 'filtrer par'. Une fenêtre apparaîtra sur le côté droit où vous pourrez choisir un collaborateur spécifique.

Puis-je enregistrer un filtre pour une utilisation future?

Oui, vous pouvez enregistrer un filtre en cliquant sur 'tous les documents' puis sur 'enregistrer l'affichage sous'. Donnez un nom à votre affichage et choisissez s'il doit être public ou non.

Comment rechercher des collaborateurs dans Microsoft Teams?

Vous pouvez rechercher des collaborateurs par leur nom ou leur adresse e-mail dans la fenêtre de filtrage qui apparaît lorsque vous appliquez un filtre.

Est-ce que les filtres sont disponibles pour d'autres colonnes?

Oui, l'option de filtre est disponible pour toutes les autres colonnes dans l'onglet fichier de Microsoft Teams.

Quelques cas d'usages :

Gestion de projets

Dans un environnement de gestion de projets, les chefs de projet peuvent utiliser les filtres pour afficher uniquement les documents modifiés par des membres spécifiques de l'équipe, facilitant ainsi le suivi des contributions de chacun.

Collaboration inter-équipes

Lors de la collaboration entre plusieurs équipes, les utilisateurs peuvent filtrer les documents pour voir ceux qui ont été créés ou modifiés par des collaborateurs d'autres équipes, améliorant ainsi la transparence et la communication.

Archivage de documents

Les utilisateurs peuvent enregistrer des affichages de filtres pour retrouver rapidement des documents importants, ce qui est particulièrement utile lors de l'archivage de projets terminés ou de la recherche de documents spécifiques.

Formation et onboarding

Lors de l'intégration de nouveaux employés, les responsables peuvent utiliser les filtres pour montrer uniquement les documents pertinents créés par des mentors ou des formateurs, facilitant ainsi l'apprentissage et l'adaptation.

Glossaire :

canal d'équipe

Un espace de collaboration dans Microsoft Teams où les membres d'une équipe peuvent communiquer et partager des fichiers.

onglet fichier

Une section dans Microsoft Teams où les utilisateurs peuvent accéder et gérer les fichiers partagés au sein d'un canal d'équipe.

filtres

Des outils permettant de restreindre l'affichage des documents selon des critères spécifiques, comme l'auteur ou la date de modification.

modifier par

Une option qui permet de filtrer les documents en fonction de la personne qui les a modifiés.

affichage

La manière dont les documents ou les informations sont présentés à l'utilisateur dans une interface.

enregistrer l'affichage sous

Une fonctionnalité qui permet de sauvegarder un filtre ou une vue personnalisée pour une utilisation future.

public ou non

Une option qui détermine si un affichage enregistré est accessible à tous les membres de l'équipe ou seulement à l'utilisateur qui l'a créé.

résultat(s)
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Quand vous êtes dans un canal d'équipe,
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puis dans l'onglet fichier,
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vous pouvez appliquer des
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filtres sur vos documents.
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Par exemple, afficher uniquement
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les fichiers créés ou modifiés
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par un collaborateur spécifique.
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Pour cela, cliquez sur modifier par,
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puis filtrer par à l'écran.
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Une fenêtre apparaît sur le côté droit.
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Vous visualisez ici toutes les
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personnes qui ont ajouté des documents
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rechercher des collaborateurs par
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leur nom ou leurs adresses mail.
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directement la liste des collaborateurs.
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cliquez sur appliquer.
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Vous visualisez maintenant la
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liste des documents qui ont été
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modifiés par cette personne.
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Si vous souhaitez réutiliser
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ce filtre fréquemment,
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enregistrez-le comme un affichage
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en cliquant sur tous les documents,
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puis sur enregistrer l'affichage sous.
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Donnez-lui un nom.
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le rendre public ou non.
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Vous retrouverez cette vue dans
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la liste déroulante des options
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d'affichage vous permettant à nouveau
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de visualiser le filtre rapidement.
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Cette option de filtre est également
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disponible pour toutes les autres colonnes.

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