Business Central - Gestion des achats Tutoriels

Dans cette vidéo intitulée "Gestion des achats", nous allons aborder les étapes importantes relatives aux processus de la gestion des achats dans la solution Microsoft Business Central.
Ce tutoriel se déroule en 4 étapes :
la création d'une demande de prix, d'un devis, la validation ou l'approbation en interne, la transformation en demande de devis ou commande, ainsi que l'enregistrement des marchandises reçues et la facture fournisseur.
Nous allons voir comment renseigner le nom du fournisseur ainsi que d'autres détails, comment joindre des documents concernant le projet d'achat, et comment indiquer le type de chaque ligne.
Nous allons également découvrir comment utiliser la liste déroulante pour choisir un article ou saisir directement le numéro de l'article, ainsi que comment partager cette vidéo avec différents collaborateurs de la société.
Suivez ce tutoriel pour améliorer votre efficacité dans la gestion des achats avec Microsoft Business Central.

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Objectifs :

Ce tutoriel vise à expliquer les étapes clés du processus de gestion des achats, en détaillant la création d'une demande de prix, la validation interne, la transformation en commande, et l'enregistrement des marchandises reçues ainsi que de la facture fournisseur.

Chapitres :

Introduction au processus de gestion des achats
Dans ce tutoriel, nous allons aborder les étapes importantes relatives au processus de gestion des achats. Ce scénario se déroule en quatre étapes : la création d'une demande de prix, la validation ou l'approbation en interne, la transformation en demande de devis ou commande, et enfin, l'enregistrement des marchandises reçues et de la facture fournisseur.
Étape 1 : Création d'une demande de prix
La première étape consiste à créer une demande de prix. Cette étape est cruciale, surtout si vous avez une procédure de validation des achats, mais elle est également importante pour la communication avec le fournisseur. L'écran de création se présente comme un devis ou l'enregistrement d'une facture. Vous devez renseigner le nom du fournisseur ainsi que d'autres détails, comme le code acheteur. Dans la partie droite, il est possible de joindre des documents concernant le projet d'achat, ainsi que des notes consultables par les personnes qui devront approuver cet achat. Plus bas, dans la section des lignes, vous indiquez le type d'achat. Chaque type a une fonction particulière, par exemple, le compte général pour des achats de type service, comme le compte 604 pour des marchandises non stockables. Vous pouvez également choisir des articles déjà enregistrés dans le système, comme un bureau ou une chaise de bureau, en indiquant les quantités nécessaires. Si un flux d'approbation existe pour ce type d'action, vous pouvez envoyer une demande d'approbation à partir de ce document.
Étape 2 : Validation de la demande de prix
Une fois la demande de prix créée, nous considérons qu'elle a été validée pour cette démonstration. La deuxième étape consiste à convertir cette demande de prix en commande. Le bouton 'Créer commande' permet de faire cette conversion. Vous constaterez que le numéro de devis est renseigné, et les deux documents sont liés avec toutes les informations, y compris les pièces jointes et les notes créées dans le premier document. À cette étape, vous pouvez imprimer et envoyer cette demande de prix à votre fournisseur. Il est recommandé de passer le statut en 'lancer', car cela signifie que la commande a été lancée auprès du fournisseur et validée en interne.
Étape 3 : Réception des marchandises et ajustement de la facture
Quelques jours plus tard, lorsque votre fournisseur vous envoie la marchandise avec la facture, vous devez indiquer le numéro du document reçu. Vous pouvez adapter la facture avec les informations réelles, comme l'ajout de frais de transport qui ne figuraient pas dans la demande de prix initiale. Il est important de noter que si le document est passé au statut 'lancer', vous ne pourrez pas le modifier. Vous devrez le repasser au statut 'ouvert' pour effectuer des ajustements, comme ajouter des frais annexes ou ajuster les prix et quantités. Dans ce tableau, vous contrôlez également les quantités réellement reçues, ce qui est crucial en cas de livraison partielle.
Étape 4 : Validation de la commande et enregistrement de la facture
La dernière étape consiste à valider cette commande pour la transformer en facture. Au moment de la validation, le système propose trois choix : 'réceptionné' si vous souhaitez prendre en compte l'entrée dans les stocks sans enregistrer la facture, ce qui est typique d'une livraison partielle, ou 'réceptionner et facturer', ce qui permet de réaliser à la fois la réception de la marchandise et son entrée dans les stocks, ainsi que l'enregistrement de la facture dans la comptabilité. Ainsi, vous aurez la facture enregistrée et pourrez retrouver dans l'écran de réception d'achat enregistré le bon de réception généré automatiquement. Nous avons donc vu un processus simple mais complet du cycle d'achat, du devis à l'enregistrement de la facture et l'entrée en stock des marchandises.

FAQ :

Quelles sont les étapes du processus de gestion des achats?

Le processus de gestion des achats comprend quatre étapes principales : la création d'une demande de prix, la validation ou l'approbation interne, la transformation de la demande en commande, et l'enregistrement des marchandises reçues ainsi que la facture fournisseur.

Comment créer une demande de prix?

Pour créer une demande de prix, il faut renseigner le nom du fournisseur, des détails comme le code acheteur, et joindre des documents ou des notes pour l'approbation. Ensuite, il est possible de spécifier les articles et les quantités souhaitées.

Que faire si je dois modifier une facture après l'avoir enregistrée?

Si vous devez modifier une facture, vous devez d'abord changer le statut du document de 'lancé' à 'ouvert' pour pouvoir effectuer les modifications nécessaires.

Qu'est-ce qu'une livraison partielle?

Une livraison partielle se produit lorsque seulement une partie des articles commandés est reçue. Cela nécessite un contrôle des quantités reçues par rapport à la commande initiale.

Comment valider une commande pour la transformer en facture?

Pour valider une commande et la transformer en facture, vous devez choisir l'option appropriée dans le système, qui peut inclure la réception des marchandises et l'enregistrement de la facture dans la comptabilité.

Quelques cas d'usages :

Gestion des achats dans une entreprise

Une entreprise peut utiliser le processus de gestion des achats pour rationaliser ses opérations d'approvisionnement, en s'assurant que chaque étape, de la demande de prix à la réception des marchandises, est bien documentée et validée.

Suivi des commandes et des factures

Les responsables des achats peuvent suivre les commandes et les factures pour s'assurer que les paiements sont effectués à temps et que les marchandises sont reçues conformément aux attentes, ce qui améliore la gestion des flux de trésorerie.

Optimisation des coûts d'approvisionnement

En utilisant des demandes de prix et des devis, une entreprise peut comparer les offres de différents fournisseurs pour optimiser ses coûts d'approvisionnement et choisir la meilleure option.

Gestion des litiges avec les fournisseurs

En cas de litige concernant une facture ou une livraison, le processus de gestion des achats permet de retracer les documents et les communications, facilitant ainsi la résolution des problèmes.

Amélioration de la communication interne

Le processus d'approbation interne pour les demandes d'achat améliore la communication entre les départements, garantissant que toutes les parties prenantes sont informées et impliquées dans le processus d'achat.

Glossaire :

demande de prix

Une demande de prix est un document envoyé à un fournisseur pour obtenir une estimation des coûts d'un produit ou d'un service.

devis

Un devis est une proposition formelle d'un fournisseur qui détaille les coûts et les conditions d'un produit ou service avant l'achat.

approbation

L'approbation est le processus par lequel une demande ou un document est validé par une personne ou un groupe autorisé.

commande

Une commande est un document officiel qui confirme l'achat de biens ou de services auprès d'un fournisseur.

facture

Une facture est un document commercial qui détaille les biens ou services fournis et le montant dû par le client.

réception

La réception est le processus d'acceptation des marchandises livrées, souvent accompagné d'un contrôle de la conformité avec la commande.

stock

Le stock désigne l'ensemble des biens ou produits disponibles pour la vente ou l'utilisation dans une entreprise.

frais de transport

Les frais de transport sont les coûts associés à la livraison de marchandises d'un fournisseur à un client.

livraison partielle

Une livraison partielle se produit lorsque seulement une partie des articles commandés est livrée à un client.

compte général

Un compte général est un compte comptable utilisé pour enregistrer les transactions financières d'une entreprise.

00:00:14

Dans ce tuto, nous allons aborder

00:00:15

les étapes importantes relatives aux

00:00:17

processus de la gestion des achats.

00:00:19

Ce scénario se déroule en 4 étapes,

00:00:21

la création d'une demande de prix,

00:00:23

d'un devis, la validation

00:00:25

ou l'approbation en interne.

00:00:27

La transformation en demande

00:00:28

du devis ou commande ainsi que

00:00:31

l'enregistrement des marchandises

00:00:32

reçues et la facture fournisseur.

00:00:34

La première étape va consister

00:00:36

à créer une demande de prix.

00:00:39

Cette étape est importante,

00:00:40

notamment si vous avez une

00:00:42

procédure de validation des achats,

00:00:44

mais elle est également importante pour

00:00:46

la communication avec le fournisseur.

00:00:49

L'écran en question se présente comme un

00:00:51

devis ou l'enregistrement d'une facture.

00:00:53

Nous allons renseigner le nom du

00:00:55

fournisseur ainsi que d'autres détails

00:00:56

que nous pourrons afficher ici.

00:01:01

Par exemple le code acheteur.

00:01:04

Dans la partie de droite,

00:01:05

il est possible de joindre des

00:01:07

documents concernant le projet d'achat.

00:01:12

Ainsi que des notes qui seront

00:01:14

consultables notamment pour les personnes

00:01:15

qui devront approuver cet achat.

00:01:19

Un peu plus bas dans la partie ligne,

00:01:21

nous indiquons le type.

00:01:24

Ici, chaque type va avoir une

00:01:27

fonction bien particulière.

00:01:28

Par exemple, nous utiliserons

00:01:29

plus facilement compte général

00:01:31

pour des achats de type service.

00:01:35

Par exemple, le compte 604

00:01:36

dans ce cas précis ou pour des

00:01:39

marchandises non stockables.

00:01:40

La partie article quant à elle,

00:01:42

vous permettra de choisir des articles

00:01:44

déjà enregistrés dans le système.

00:01:46

Prenons cet exemple.

00:01:48

Donc ici, par exemple ce bureau où

00:01:51

je vais indiquer les quantités.

00:01:53

Ensuite. Un 2nd article ?

00:02:00

Cette chaise de bureau et

00:02:02

ici j'ai besoin de 40 pièces.

00:02:05

Donc si j'ai un flux d'approbation

00:02:06

qui existe pour ce type d'action,

00:02:08

je vais pouvoir envoyer

00:02:10

une demande d'approbation.

00:02:11

À partir de ce document.

00:02:15

La première étape est terminée.

00:02:16

Nous avons créé cette demande pour

00:02:19

pouvoir la valider en interne.

00:02:21

Nous allons considérer pour

00:02:22

cette démonstration que

00:02:23

cette demande a été validée.

00:02:25

La 2nde étape consiste tout

00:02:27

simplement à convertir cette

00:02:29

demande de prix en commande.

00:02:30

Le bouton créer commande vous permet

00:02:32

tout simplement de convertir cette

00:02:34

demande de prix en commande effective.

00:02:39

Alors vous pouvez constater que le

00:02:41

numéro de devis est renseigné ici et

00:02:42

donc les 2 documents sont bien liés

00:02:44

avec toutes les informations comme les

00:02:46

pièces jointes ou les notes que nous

00:02:48

avons créées dans le premier document.

00:02:51

À cette étape, nous pouvons imprimer

00:02:52

et envoyer cette demande de prix

00:02:54

à notre fournisseur.

00:02:54

Il est donc recommandé à ce moment

00:02:58

précis de passer le statut en lancer.

00:03:01

Vous voyez ici que le statut

00:03:02

est encore ouvert,

00:03:03

cela veut dire que je peux

00:03:04

encore modifier ce document ?

00:03:05

Il est donc préférable de le passer

00:03:07

en lancer puisque la commande a

00:03:09

été lancée auprès du fournisseur

00:03:10

et validée en interne.

00:03:13

Pour la 3e étape nous allons

00:03:16

considérer quelques jours plus tard

00:03:17

que votre fournisseur vous envoie

00:03:19

la marchandise avec la facture,

00:03:21

indiquez ici le numéro du

00:03:23

document reçu du fournisseur.

00:03:29

Alors bien évidemment,

00:03:30

je peux adapter la facture

00:03:31

avec les informations réelles.

00:03:33

Par exemple, l'ajout de frais de

00:03:35

transport qui ne figurait pas dans

00:03:38

notre demande de prix initiale.

00:03:39

Pour cela, il ne faut pas oublier

00:03:41

que nous avions passé le document

00:03:42

en lancer et donc lorsque je vais

00:03:44

vouloir faire une modification,

00:03:46

le système m'indiquera que je ne peux pas.

00:03:49

Il faut repasser le document au statut

00:03:51

ouvert pour pouvoir le modifier.

00:03:56

Maintenant, je vais pouvoir ajouter par

00:03:57

exemple des frais annexes pour le transport

00:03:59

ou encore ajuster les prix ou quantités.

00:04:12

Dans ce tableau, nous allons contrôler

00:04:14

également les quantités réelles reçues,

00:04:15

ce qui va être important notamment

00:04:16

dans le cas d'une livraison partielle.

00:04:21

Dernière étape, nous allons

00:04:23

pouvoir valider cette commande

00:04:24

pour la transformer en facture.

00:04:27

Au moment de la validation,

00:04:29

le système nous propose 3 choix

00:04:30

réceptionné dans le cas où nous

00:04:32

souhaitons prendre en compte l'entrée

00:04:33

dans les stocks de ces marchandises,

00:04:35

mais sans enregistrer la facture.

00:04:37

C'est l'exemple typique d'une

00:04:38

livraison partielle d'articles facturé

00:04:40

dans le cas où vous n'avez rien

00:04:43

réceptionné physiquement, par exemple,

00:04:44

l'achat d'une prestation de service.

00:04:46

Enfin, réceptionner et facturer

00:04:47

ce qui permettra de réaliser à la

00:04:49

fois la réception de la marchandise

00:04:51

et son entrée dans les stocks

00:04:52

ainsi que l'enregistrement de la

00:04:54

facture dans notre comptabilité.

00:05:02

Voilà, j'ai bien la facture

00:05:04

enregistrée qui souffre d'une part.

00:05:07

Et d'autre part, je vais également

00:05:10

pouvoir retrouver dans l'écran

00:05:12

réception d'achat enregistré le bon

00:05:15

de réception généré automatiquement.

00:05:20

Nous avons vu un processus simple

00:05:21

mais complet du cycle d'achat

00:05:23

du devis à l'enregistrement,

00:05:24

de la facture et l'entrée

00:05:26

en stock des marchandises.

00:00:14

Neste tutorial, vamos abordar

00:00:15

Passos importantes relacionados com

00:00:17

Processos de gestão de compras.

00:00:19

Este cenário desdobra-se em 4 passos,

00:00:21

a criação de um pedido de cotação,

00:00:23

de uma cotação, validação

00:00:25

ou aprovação interna.

00:00:27

Transformação sob demanda

00:00:28

da cotação ou ordem, bem como

00:00:31

Registo de mercadorias

00:00:32

recebida e a fatura do fornecedor.

00:00:34

O primeiro passo é

00:00:36

para criar um pedido de cotação.

00:00:39

Este passo é importante,

00:00:40

especialmente se tiver uma

00:00:42

Procedimento de validação das compras

00:00:44

Mas também é importante para

00:00:46

comunicação com o fornecedor.

00:00:49

O ecrã em questão parece um

00:00:51

cotação ou registro de uma fatura.

00:00:53

Vamos preencher o nome do

00:00:55

fornecedor, bem como outros detalhes

00:00:56

que podemos exibir aqui.

00:01:01

Por exemplo, o código do comprador.

00:01:04

Do lado direito,

00:01:05

É possível chegar

00:01:07

documentos relativos à proposta de compra.

00:01:12

Bem como notas que serão

00:01:14

Pesquisável, em particular, para pessoas que

00:01:15

que terá de aprovar esta compra.

00:01:19

Um pouco mais abaixo, na seção da linha,

00:01:21

Indicamos o tipo.

00:01:24

Aqui, cada tipo vai ter um

00:01:27

uma função muito especial.

00:01:28

Por exemplo, utilizaremos

00:01:29

Conta G/L mais fácil

00:01:31

para compras do tipo serviço.

00:01:35

Por exemplo, conta 604

00:01:36

neste caso específico ou para

00:01:39

Mercadorias que não podem ser armazenadas.

00:01:40

Quanto à parte do artigo,

00:01:42

permitirá que você escolha itens

00:01:44

já cadastrados no sistema.

00:01:46

Tomemos este exemplo.

00:01:48

Então, aqui, por exemplo, esta mesa onde

00:01:51

Vou indicar as quantidades.

00:01:53

Depois. Um 2º artigo?

00:02:00

Esta cadeira de escritório e

00:02:02

Aqui eu preciso de 40 peças.

00:02:05

Então, se eu tiver um fluxo de aprovação

00:02:06

que existe para este tipo de ação,

00:02:08

Poderei enviar

00:02:10

um pedido de aprovação.

00:02:11

A partir deste documento.

00:02:15

O primeiro passo está concluído.

00:02:16

Criámos este pedido para

00:02:19

ser capaz de validá-lo internamente.

00:02:21

Vamos considerar para

00:02:22

Esta demonstração de que

00:02:23

Este pedido foi validado.

00:02:25

O passo 2 consiste em tudo

00:02:27

simplesmente para converter isso

00:02:29

Pedido de cotação sob encomenda.

00:02:30

O botão Criar Encomenda permite-lhe:

00:02:32

simplesmente para converter isso

00:02:34

Pedido de cotação em ordem real.

00:02:39

Então você pode ver que o

00:02:41

O número da cotação é inserido aqui e

00:02:42

por isso os 2 documentos estão bem ligados

00:02:44

com todas as informações, tais como o

00:02:46

anexos ou notas que nós

00:02:48

criado no primeiro documento.

00:02:51

Neste ponto, podemos imprimir

00:02:52

e envie este pedido de cotação

00:02:54

ao nosso fornecedor.

00:02:54

Recomenda-se, portanto, neste momento

00:02:58

Preciso para passar o status para lançar.

00:03:01

Você pode ver aqui que o status

00:03:02

ainda está em aberto,

00:03:03

Isto significa que posso

00:03:04

Ainda edita este documento?

00:03:05

Por isso, é melhor ignorá-lo

00:03:07

uma vez que o comando a

00:03:09

foi lançado com o fornecedor

00:03:10

e validado internamente.

00:03:13

Para o 3º passo vamos

00:03:16

considere alguns dias depois

00:03:17

que o seu fornecedor lhe envia

00:03:19

as mercadorias com a fatura,

00:03:21

Introduza o número da seringa

00:03:23

Documento recebido do fornecedor.

00:03:29

Então, é claro,

00:03:30

Posso ajustar a fatura

00:03:31

com a informação real.

00:03:33

Por exemplo, a adição de

00:03:35

que não foi incluído na

00:03:38

o nosso pedido de preço inicial.

00:03:39

Por isso, não podemos esquecer

00:03:41

que tínhamos passado o documento

00:03:42

e assim quando eu vou

00:03:44

quer fazer uma mudança,

00:03:46

O sistema vai me dizer que eu não posso.

00:03:49

O documento deve ser atualizado novamente para o status

00:03:51

aberto para poder editá-lo.

00:03:56

Agora vou poder adicionar por

00:03:57

Exemplo de custos acessórios de transporte

00:03:59

ou ajustar preços ou quantidades.

00:04:12

Nesta tabela, vamos verificar

00:04:14

bem como as quantidades efetivamente recebidas,

00:04:15

O que vai ser importante em particular

00:04:16

em caso de entrega parcial.

00:04:21

Último passo, vamos

00:04:23

Ser capaz de validar esta encomenda

00:04:24

para transformá-lo em uma fatura.

00:04:27

No momento da validação,

00:04:29

O sistema oferece-nos 3 opções

00:04:30

recebidas no caso de

00:04:32

quer ter em conta o contributo

00:04:33

nas existências desses bens,

00:04:35

mas sem registar a fatura.

00:04:37

Este é um exemplo típico de um

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Entrega parcial de itens faturados

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no caso de não ter nada

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recebidos fisicamente, por exemplo,

00:04:44

a compra de um serviço.

00:04:46

Por fim, receber e faturar

00:04:47

Deste modo, será possível alcançar a

00:04:49

vezes a receção das mercadorias

00:04:51

e a sua inscrição em inventário

00:04:52

bem como o registo do

00:04:54

fatura na nossa contabilidade.

00:05:02

É isso, eu tenho a conta

00:05:04

que sofre, por um lado.

00:05:07

E, por outro lado, também vou

00:05:10

ser capaz de encontrar na tela

00:05:12

Recibo de Compra Voucher Registado

00:05:15

recibo gerado automaticamente.

00:05:20

Vimos um processo simples

00:05:21

mas completo do ciclo de compra

00:05:23

desde a cotação até ao registo,

00:05:24

da fatura e do lançamento

00:05:26

em stock das mercadorias.

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