Outlook - Créer un email collaboratif avec Microsoft Loop et Outlook Tutoriels

Découvrez comment créer un email collaboratif avec Microsoft Loop et Outlook. Les composants Loop dans Outlook vous permettent de capturer et de modifier des idées, des mises à jour en temps réel et des questions directement dans vos emails. Apprenez comment ajouter et utiliser ces composants pour une collaboration transparente et efficace. Suivez l'avancement du projet en temps réel et gérez vos projets de manière plus fluide et cohérente. Utilisez également l'application Loop et partagez le composant dans un groupe Teams pour une meilleure collaboration.

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Disponible dans Microsoft365

Objectifs :

Comprendre comment utiliser les composants Loop dans Outlook pour améliorer la collaboration et la gestion de projet en temps réel.

Chapitres :

Introduction aux Composants Loop dans Outlook
Les composants Loop dans Outlook permettent de capturer et de modifier des idées, des mises à jour de statut ou des questions en temps réel directement dans vos emails. Cela évite de devoir basculer entre différentes applications, rendant ainsi la gestion de projet plus fluide.
Ajout d'un Composant Loop
Pour ajouter un composant Loop à un message, suivez ces étapes : 1. Accédez au ruban de message. 2. Sélectionnez 'Composant Loop'. 3. Choisissez le type de composant souhaité dans la liste déroulante. Vous pouvez insérer différents types de composants, tels qu'une liste de tâches pour suivre l'état d'un projet ou un tableau Kanban pour visualiser et gérer les étapes de votre processus.
Utilisation d'un Tableau Kanban
Prenons l'exemple d'un tableau Kanban pour un projet de création de site web. Une fois le composant inséré dans l'email : - Ajoutez un titre. - Remplissez les cartes de la colonne 'Affaires' pour détailler les tâches nécessaires à ce projet. - Assignez les tâches aux membres de l'équipe en inscrivant leurs noms respectifs dans les activités qu'ils devront accomplir. Lorsque vous attribuez une tâche à une personne, cela l'ajoute automatiquement au destinataire du mail par défaut.
Partage et Autorisations
Un composant Loop envoyé via Outlook est partagé selon les autorisations en place dans votre organisation. Lors de la rédaction de l'élément, vous pouvez ajuster les personnes avec qui le composant Loop sera partagé. Dans le coin supérieur gauche du composant Loop, cliquez sur son nom puis sélectionnez la première option. Actuellement, seuls les membres de votre organisation peuvent consulter et modifier un composant Loop.
Collaboration en Temps Réel
Dans la fenêtre qui s'ouvre, vous pouvez choisir et configurer le type d'autorisation souhaitée. Rédigez l'objet du mail puis envoyez-le pour commencer à collaborer. Les équipes peuvent maintenant effectuer chaque tâche en déplaçant les cartes au fur et à mesure de l'avancement du projet. Les modifications apportées au tableau Kanban seront visibles en temps réel par tous les membres de l'équipe, ce qui permet une collaboration transparente et efficace.
Suivi de l'Avancement du Projet
Pour suivre l'avancement du projet, vous pouvez utiliser ce mail ou l'application Loop en cliquant sur le lien fourni. Il est également possible de partager le composant dans un groupe Teams. Pour ce faire, faites un clic droit sur le titre du composant et copiez le lien, puis collez-le dans un groupe de discussion Teams. Toutes les modifications apportées ici seront également visibles par les autres membres de l'équipe qui collaborent déjà à partir du courriel envoyé précédemment.
Conclusion
En centralisant les informations et en permettant des mises à jour en temps réel, vous pouvez gérer vos projets de manière plus fluide et cohérente. L'utilisation des composants Loop dans Outlook facilite la collaboration et améliore l'efficacité des équipes.

FAQ :

Qu'est-ce qu'un composant Loop dans Outlook?

Un composant Loop dans Outlook est un outil qui permet de capturer et de modifier des idées, des mises à jour de statut ou des questions en temps réel directement dans vos emails, sans avoir à changer d'application.

Comment ajouter un composant Loop à un email?

Pour ajouter un composant Loop à un message, accédez au ruban message, sélectionnez 'composant Loop', puis choisissez le type de composant que vous souhaitez insérer dans la liste déroulante.

Comment assigner des tâches dans un tableau Kanban?

Pour assigner des tâches dans un tableau Kanban, remplissez les cartes de la colonne 'affaires' avec les tâches nécessaires et inscrivez les noms des membres de l'équipe dans les activités qu'ils devront accomplir.

Qui peut voir et modifier un composant Loop?

Actuellement, seuls les membres de votre organisation peuvent consulter et modifier un composant Loop. Vous pouvez ajuster les personnes avec qui le composant sera partagé lors de sa rédaction.

Comment suivre l'avancement d'un projet avec un composant Loop?

Vous pouvez suivre l'avancement d'un projet en utilisant le mail contenant le composant Loop ou en utilisant l'application Loop. Les modifications apportées seront visibles en temps réel par tous les membres de l'équipe.

Quelques cas d'usages :

Gestion de projet avec un tableau Kanban

Utilisez un tableau Kanban dans Outlook pour gérer les étapes d'un projet de création de site web. Les membres de l'équipe peuvent déplacer les cartes au fur et à mesure de l'avancement, ce qui permet une collaboration efficace et transparente.

Collaboration en temps réel

En utilisant les composants Loop, les équipes peuvent collaborer en temps réel sur des tâches assignées, ce qui améliore la fluidité et la cohérence dans la gestion des projets.

Partage d'informations dans Teams

Partagez un composant Loop dans un groupe Teams en copiant le lien du composant et en le collant dans une discussion. Cela permet à tous les membres de l'équipe de voir les modifications apportées et de collaborer efficacement.

Glossaire :

Composants Loop

Les composants Loop dans Outlook permettent de capturer et de modifier des idées, des mises à jour de statut ou des questions en temps réel directement dans les emails.

Tableau Kanban

Un tableau Kanban est un outil visuel utilisé pour gérer les tâches et les étapes d'un projet. Il permet de visualiser le flux de travail et d'organiser les tâches en colonnes représentant différentes étapes du processus.

Ruban message

Le ruban message est l'interface dans Outlook où vous pouvez accéder aux différentes options pour composer un email, y compris l'ajout de composants Loop.

Tâches

Les tâches sont des actions spécifiques à accomplir dans le cadre d'un projet. Dans le contexte des composants Loop, elles peuvent être assignées à des membres de l'équipe.

Autorisation

Les autorisations déterminent qui peut consulter et modifier un composant Loop. Elles peuvent être configurées lors de la rédaction de l'élément.

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de capturer et de modifier des idées,

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des mises à jour de statut ou des questions en temps réel

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directement dans vos emails sans avoir

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à basculer entre différentes applications.

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Pour ajouter un composant loupe à un message,

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entrez dans le ruban message puis composant loupe

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sélectionner le composant souhaité. Dans la liste Déroulante,

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vous pouvez insérer différents types de composants comme une liste

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de tâches pour suivre l'état d'un projet ou un tableau kanban

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pour visualiser et gérer les étapes de votre processus.

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Prenons par exemple un tableau kanban pour un projet de création de site web.

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Dès que le composant apparaît dans l'email,

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ajoutez un titre.

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Remplissez les cartes de la colonne affaires

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afin de détailler les tâches nécessaires à ce projet.

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Assigner les tâches aux membres de l'équipe en inscrivant

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leurs noms respectifs dans les activités qu'ils devront accomplir.

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Lorsque vous attribuez une tâche à une personne,

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ça l'ajoute automatiquement au destinataire du mail

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par défaut.

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Un composant louk envoyé via Outlook est partagé

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selon les autorisations en place dans votre organisation.

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Lors de la rédaction de l'élément,

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vous pouvez ajuster les personnes avec qui le composant Loop sera partagé

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dans le coin supérieur gauche du composant Loop,

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cliquez sur son nom puis sélectionnez la première option,

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remarque.

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Actuellement,

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seuls les membres de votre organisation peuvent

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consulter et modifier un composant loop.

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Dans la fenêtre qui s'ouvre,

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vous pouvez choisir et configurer le type d'autorisation souhaitée.

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Rédigez l'objet du mail puis envoyez-le pour commencer à collaborer.

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Les équipes peuvent maintenant effectuer chaque tâche en déplaçant les

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cartes au fur et à mesure de l'avancement du projet.

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Les modifications apportées au tableau kanban

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seront visibles en temps réel par tous les membres de l'équipe,

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ce qui permet une collaboration transparente et efficace.

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Pour suivre l'avancement du projet,

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vous pouvez utiliser ce mail ou utiliser

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l'application Loop en cliquant sur ce lien.

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Il est également possible de partager le

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composant dans un groupe teams par exemple.

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Pour ce faire,

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faites un clic droit sur le titre du composant et copiez le lien

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ensuite

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collez-le dans un groupe de discussion teams.

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Toutes les modifications apportées ici seront

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également visibles par les autres membres

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de l'équipe qui collaborent déjà à partir du courriel envoyé précédemment.

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En centralisant les informations et en permettant des mises à jour en temps réel,

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vous pouvez gérer vos projets de manière plus fluide et cohérente.

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