Outlook - Planifier l'envoi de mails dans Outlook Tutoriels

Découvrez comment planifier l'envoi de vos e-mails dans Outlook pour optimiser votre communication professionnelle. En choisissant l'option de planification, vous pouvez respecter les heures de déconnexion des collaborateurs ou attendre des éléments d'information avant l'envoi. Apprenez à utiliser cette fonctionnalité pratique pour une gestion efficace de vos messages !

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Objectifs :

L'objectif de ce tutoriel est d'apprendre à planifier l'envoi de vos emails dans Outlook, ce qui vous permet d'envoyer des messages professionnels même lorsque vous n'êtes pas au bureau ou de respecter les heures de déconnexion de vos collaborateurs.

Chapitres :

  1. Introduction à la planification des emails
    Dans ce tutoriel, nous allons explorer comment utiliser la fonctionnalité de planification des emails dans Outlook. Cette option est particulièrement utile pour gérer vos communications professionnelles de manière efficace.
  2. Accéder à la fonctionnalité de planification
    Une fois que vous avez rédigé votre email, cliquez sur la petite flèche à côté du bouton 'Envoyer'. Un menu déroulant apparaîtra, vous permettant de sélectionner l'option 'Planifier l'envoi'.
  3. Utilisation de l'onglet Options
    Vous pouvez également accéder à cette fonctionnalité en cliquant sur l'onglet 'Options'. Dans le ruban à droite, un icône vous permettra d'ouvrir une nouvelle fenêtre pour choisir le jour et l'heure d'envoi de votre message.
  4. Choisir la date et l'heure d'envoi
    Dans la nouvelle fenêtre, cliquez sur 'Heure personnalisée'. Ensuite, sélectionnez une date et une heure d'expédition dans le calendrier. Une fois que vous avez choisi la date d'envoi, cliquez sur 'Envoyer'.
  5. Gestion des informations manquantes
    Si vous avez besoin d'informations supplémentaires à joindre à votre message avant de l'envoyer, vous pouvez planifier votre message. Il sera alors enregistré dans le dossier des brouillons.
  6. Finaliser l'envoi du message
    Une fois que vous avez récupéré les derniers éléments, rendez-vous dans le dossier 'Brouillons'. Vous pourrez cliquer sur l'icône à droite de l'écran, où vous aurez l'option d'envoyer le message maintenant ou de le modifier avant de l'envoyer.
  7. Conclusion
    Vous savez maintenant comment retarder ou planifier l'envoi de vos emails dans Outlook. Cette fonctionnalité vous aide à mieux gérer votre temps et à assurer une communication efficace.

FAQ :

Comment planifier l'envoi d'un email dans Outlook ?

Pour planifier l'envoi d'un email dans Outlook, rédigez votre message, cliquez sur la flèche à côté du bouton 'Envoyer', sélectionnez 'Planifier l'envoi', choisissez la date et l'heure souhaitées, puis cliquez sur 'Envoyer'.

Que faire si j'ai besoin d'informations supplémentaires avant d'envoyer mon email ?

Vous pouvez planifier l'envoi de votre email et le sauvegarder dans le dossier des brouillons. Une fois que vous avez récupéré les informations manquantes, vous pouvez modifier le message dans les brouillons et l'envoyer.

Est-ce que je peux modifier un email planifié ?

Oui, vous pouvez accéder à votre email planifié dans le dossier des brouillons, le modifier et choisir de l'envoyer immédiatement ou de le planifier à nouveau.

Qu'est-ce que le dossier des brouillons dans Outlook ?

Le dossier des brouillons est un emplacement dans Outlook où les emails non envoyés sont stockés, vous permettant de les modifier ou de les envoyer plus tard.

Quelques cas d'usages :

Gestion des emails professionnels

Un responsable d'équipe peut planifier l'envoi de ses emails pour s'assurer qu'ils arrivent pendant les heures de travail de ses collaborateurs, même s'il n'est pas au bureau.

Suivi des projets

Un chef de projet peut préparer des mises à jour de projet et les planifier pour qu'elles soient envoyées à des dates clés, garantissant ainsi que toutes les parties prenantes reçoivent les informations en temps voulu.

Rappels automatisés

Un assistant administratif peut planifier des rappels par email pour des réunions ou des échéances, permettant aux destinataires de recevoir des notifications à l'avance.

Envoi d'informations sensibles

Un professionnel de la finance peut planifier l'envoi d'emails contenant des informations sensibles pour s'assurer qu'ils sont envoyés à des moments appropriés, réduisant ainsi le risque d'erreurs.

Glossaire :

Planifier l'envoi

Fonctionnalité qui permet de programmer l'envoi d'un email à une date et une heure spécifiques.

Brouillons

Dossier où les emails non envoyés sont sauvegardés, permettant de les modifier ou de les envoyer plus tard.

Calendrier

Outil utilisé pour sélectionner une date et une heure pour l'envoi d'un email planifié.

Icône

Symbole graphique représentant une fonction ou une action dans une interface utilisateur, comme l'envoi d'un email.

Envoyer

Action de transmettre un email à un ou plusieurs destinataires.

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vous souhaitez procéder à l'envoi de ce message.
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Cliquez sur heure personnalisée.
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Puis dans le calendrier, sélectionnez une date ainsi qu'une heure d'expédition.
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Une fois la date d'envoi choisie, cliquez sur envoyer.
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Vous pouvez également utiliser cette fonctionnalité s'il
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vous manque des éléments d'information à joindre
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à votre message et que vous attendez de les avoir avant d'envoyer votre mail.
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Dans ce cas, votre message planifié étant dans le dossier des brouillons,
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il vous suffira.
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Une fois récupérés les derniers éléments de vous rendre dans brouillons,
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vous pourrez alors cliquer sur l'icône à droite de l'écran ou vous sera
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proposé d'envoyer le message maintenant ou de
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modifier le message avant de l'envoyer.
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Et voilà,
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vous savez désormais comment retarder ou planifier
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l'envoi de vos mails dans Outlook.

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