Outlook - Créer un sondage de planification de réunion Tutoriels

Découvrez comment créer un sondage de planification de réunion pour faciliter la recherche d'une date commune entre collaborateurs dans Outlook. Apprenez à paramétrer le sondage, gérer les réponses et optimiser vos rendez-vous. Gérez efficacement vos propositions de rendez-vous avec vos collaborateurs !

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créer un sondage de planification de réunion.
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Il peut être compliqué de trouver une disponibilité
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entre tous vos collaborateurs pour convenir d'une réunion.
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Le sondage de planification va justement vous permettre
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de faciliter le choix d'une date commune.
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Cliquez sur nouveau message
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et saisissez l'adresse mail du ou des potentiels participants à votre réunion.
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Si vous n'écrivez pas d'objet Outlook en rédigera un par défaut,
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cliquez dans l'espace de rédaction puis sur l'onglet
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Insérer et enfin sur l'icône sondage de planification
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pour créer le sondage.
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Dans le volet qui vient d'apparaître,
00:00:41
vous allez pouvoir déterminer la durée de la réunion,
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la date que vous proposez en utilisant le calendrier
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en dessous,
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vous verrez que vous pouvez effectuer un tri par disponibilité des participants.
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Ceci est possible car les calendriers au
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sein d'une même organisation sont partagés.
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Vous pouvez également trier par heure.
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Vous verrez déjà un site qui sera disponible pour la date
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et l'heure que vous proposez grâce aux icônes de couleur.
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Une fois sélectionné une proposition d'horaire, cliquez sur suivant.
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Vous pouvez éventuellement renseigner un lieu pour votre
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réunion ou cocher la case réunion teams.
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Si celle ci se déroule en ligne
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juste en dessous,
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vous verrez que vous avez la possibilité de paramétrer votre sondage.
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Une fois les réglages effectués,
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vous pouvez valider en cliquant sur créer un sondage.
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Vous pouvez alors rédiger votre message comme vous le faites habituellement,
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le mettre en forme et enfin l'envoyer.
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Lorsque vos destinataires recevront le sondage,
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ils pourront voter en cliquant sur le lien,
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ce qui ouvrira la fenêtre de leur navigateur internet.
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Une fois leur identité confirmée
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par le choix de leur prénom,
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ils pourront valider votre proposition de créneau pour
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la réunion ou alors en proposer un nouveau.
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Ils auront également la possibilité d'ajouter
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des participants obligatoires ou facultatifs.
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Vous recevrez alors leur réponse ou la nouvelle
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proposition de créneau directement dans votre boîte mail,
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et pourrez alors la valider ou non.
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Nous espérons que ce tutoriel vous aidera à gérer
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efficacement vos propositions de rendez-vous avec vos collaborateurs.

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