Business Central - Gestion des budgets Tutoriels

La fonction budget de Business Central permet de planifier et de suivre les dépenses ou les revenus prévus pour une période donnée, afin de surveiller les performances financières par rapport aux objectifs fixés.
Dans cette vidéo, nous allons créer un budget pour suivre les dépenses annexes telles que les fournitures de bureau ou le carburant.
Nous allons également voir comment personnaliser l'interface de Business Central en ajoutant nos propres favoris pour configurer notre propre environnement.
En utilisant la barre de recherche, nous pouvons accéder rapidement à toutes les informations dont nous avons besoin.
Microsoft Business Central est un outil flexible qui accompagne les responsables administratifs et financiers dans leurs missions quotidiennes.

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Objectifs :

L'objectif de cette vidéo est de démontrer comment utiliser la fonction budget de Business Central pour planifier et suivre les dépenses et les revenus prévus, permettant ainsi de prendre des décisions éclairées basées sur les performances financières par rapport aux objectifs fixés.

Chapitres :

Introduction à la fonction budget
La fonction budget de Business Central permet de planifier et de suivre les dépenses ou les revenus prévus pour une période donnée. Cela aide à prendre des décisions en surveillant les performances financières par rapport aux objectifs fixés.
Définition des objectifs budgétaires
La première étape consiste à définir les objectifs de dépenses ou de revenus. Dans cette vidéo, un exemple simple est utilisé pour suivre le budget de certaines dépenses annexes, telles que les fournitures de bureau ou le carburant.
Création d'une nouvelle entrée budgétaire
En tant que comptable dans l'application, l'utilisateur accède à la fonction budget directement depuis l'écran d'accueil. Il crée une nouvelle entrée en indiquant un nom correspondant à l'exemple choisi. Deux axes analytiques principaux sont automatiquement proposés, avec la possibilité d'en ajouter quatre autres pour plus de flexibilité dans l'analyse.
Détails de la création du budget
L'écran de création du budget est composé de trois sections : les généralités, la matrice et les filtres. Les généralités permettent de gérer l'affichage du budget, tandis que la matrice permet de choisir les comptes généraux et de gérer l'affichage des colonnes par période.
Configuration des filtres
Les filtres permettent de configurer et d'affiner la matrice en utilisant des critères tels que la date, le compte général ou une catégorie de comptes. Par exemple, l'utilisateur peut choisir d'afficher uniquement les comptes de frais.
Ajout de lignes au budget
Pour chaque ligne d'intérêt, l'utilisateur doit indiquer le budget alloué. Par exemple, pour les combustibles, il peut ajouter un budget de 5000 euros pour l'année. D'autres lignes peuvent être ajoutées pour cumuler les montants, comme le carburant des techniciens.
Suivi des dépenses
Une fois le budget paramétré, l'utilisateur peut créer une dépense en carburant. Après avoir validé cette saisie, il peut revenir à la feuille de budget pour voir les montants cumulés.
Comparaison entre le réalisé et le budget
Dans le menu état, l'utilisateur peut lancer un comparatif entre le réalisé et le budget. Il est important de choisir des dates spécifiques pour l'analyse. Le tableau affichera les montants budgétisés ainsi que les enregistrements réels, permettant de visualiser le pourcentage de budget réalisé.
Exportation vers Excel
Pour terminer, il est possible d'exporter le budget vers une feuille Excel, facilitant ainsi le traitement des informations. Cela se fait via le menu accueil et le bouton 'exporter vers Excel'.
Conclusion
En résumé, la fonction budget de Business Central est essentielle pour planifier et suivre les dépenses et revenus prévus. En créant des feuilles de budget, les utilisateurs peuvent surveiller et alerter pour prendre des décisions éclairées.

FAQ :

Qu'est-ce que la fonction budget dans Business Central?

La fonction budget de Business Central permet de planifier et de suivre les dépenses et les revenus prévus pour une période donnée, facilitant ainsi la prise de décisions financières.

Comment créer un budget dans Business Central?

Pour créer un budget dans Business Central, accédez à la fonction budget sur l'écran d'accueil, définissez vos objectifs de dépenses ou de revenus, et entrez les détails dans la matrice budgétaire.

Quels types de filtres puis-je utiliser dans la matrice budgétaire?

Vous pouvez utiliser des filtres de date, de comptes généraux, ou de catégories de comptes pour affiner l'affichage de votre matrice budgétaire.

Comment puis-je comparer le budget aux dépenses réelles?

Vous pouvez lancer un comparatif entre le réalisé et le budget dans le menu état, en choisissant des dates spécifiques pour l'analyse.

Puis-je exporter mon budget vers Excel?

Oui, vous pouvez exporter votre budget vers une feuille Excel en utilisant le bouton 'Exporter vers Excel' dans le menu d'accueil.

Quelques cas d'usages :

Suivi des dépenses de bureau

Une entreprise peut utiliser la fonction budget pour suivre les dépenses liées aux fournitures de bureau, en créant un budget spécifique pour ces dépenses et en surveillant les écarts par rapport aux prévisions.

Gestion des budgets de carburant

Les responsables de flotte peuvent créer un budget pour les dépenses de carburant, en entrant des montants prévus et en comparant régulièrement les dépenses réelles pour optimiser les coûts.

Analyse des performances financières par département

Une organisation peut segmenter son budget par département en utilisant des axes analytiques, permettant ainsi une analyse détaillée des performances financières de chaque service.

Préparation des rapports financiers

Les comptables peuvent utiliser la fonction budget pour préparer des rapports financiers mensuels ou trimestriels, en exportant les données vers Excel pour une présentation plus approfondie.

Planification des projets

Les chefs de projet peuvent établir un budget pour des projets spécifiques, en suivant les dépenses prévues et réelles pour s'assurer que le projet reste dans les limites budgétaires.

Glossaire :

Budget

Un budget est un plan financier qui prévoit les dépenses et les revenus sur une période donnée, permettant ainsi de prendre des décisions éclairées.

Axes analytiques

Les axes analytiques sont des catégories utilisées pour segmenter et analyser les données budgétaires, comme les départements ou les régions.

Matrice

Une matrice dans le contexte budgétaire est un tableau qui présente les données financières de manière structurée, facilitant l'analyse des dépenses et des revenus.

Filtres

Les filtres sont des outils qui permettent de restreindre ou de spécifier les données affichées dans une matrice, par exemple en fonction de la date ou de la catégorie de comptes.

Comptes généraux

Les comptes généraux sont des catégories comptables utilisées pour enregistrer les transactions financières dans un système comptable.

Classe de compte

Une classe de compte est une catégorie qui regroupe des comptes similaires dans un système comptable, facilitant ainsi la gestion et l'analyse financière.

Exportation vers Excel

L'exportation vers Excel est une fonctionnalité qui permet de transférer des données budgétaires vers une feuille de calcul Excel pour une analyse ou un traitement ultérieur.

00:00:12

La fonction budget de business central

00:00:14

nous permet de planifier et de suivre

00:00:16

nos dépenses ou nos revenus qui

00:00:18

sont prévus pour une période donnée,

00:00:20

donc cela permet de prendre des décisions

00:00:22

surveillant les performances financières

00:00:24

par rapport à des objectifs fixés.

00:00:26

La première étape va consister à

00:00:28

définir quels sont nos objectifs

00:00:29

de dépenses ou de revenus.

00:00:31

J'ai actuellement un rôle de

00:00:33

comptable dans l'application donc

00:00:34

je retrouve la fonction budget

00:00:36

directement sur l'écran d'accueil.

00:00:38

Je vais donc créer une nouvelle entrée.

00:00:41

Pour cette vidéo,

00:00:41

nous allons prendre un exemple très simple,

00:00:43

nous souhaitons suivre le budget de

00:00:45

certaines dépenses annexes comme les

00:00:47

fournitures de bureau ou le carburant.

00:00:49

Je vais indiquer un nom qui

00:00:52

correspond à cet exemple.

00:00:53

Vous voyez ici que nous avons

00:00:56

automatiquement 2 axes analytiques

00:00:57

principaux qui me sont proposés.

00:00:59

Et je peux en ajouter 4 autres.

00:01:02

Pour ?

00:01:02

Eh bien tout simplement me donner

00:01:04

une souplesse dans l'analyse.

00:01:05

Par exemple,

00:01:06

si je regarde les axes dont

00:01:07

je dispose actuellement,

00:01:09

je vois que je pourrais utiliser un

00:01:10

axe comme les départements internes,

00:01:12

c'est-à-dire un service ou encore

00:01:15

une région pour l'exemple.

00:01:16

Je vais laisser les 2 axes par défaut.

00:01:20

Je vais pouvoir ensuite entrer dans

00:01:22

le détail de la création de ce budget.

00:01:26

Cet écran est composé de 3 sections,

00:01:30

les généralités. La matrice.

00:01:35

Et les filtres ?

00:01:38

Les généralités vont nous permettre de

00:01:40

gérer l'affichage de notre budget et donc,

00:01:42

lorsque je vais modifier,

00:01:44

par exemple l'affichage des lignes,

00:01:45

je pourrais très bien utiliser

00:01:47

l'un des axes analytiques comme

00:01:49

la typologie des clients.

00:01:50

Pour notre exemple, je vais garder

00:01:52

comme matrice les comptes généraux.

00:01:54

Je peux ensuite gérer l'affichage

00:01:56

des colonnes, donc par période,

00:01:58

ce qui me convient très bien.

00:02:00

Je peux également indiquer si

00:02:01

je veux un résultat par mois,

00:02:03

par période comptable ou par trimestre.

00:02:06

Cette option me convient également.

00:02:15

Ensuite dans les filtres,

00:02:17

nous allons pouvoir configurer et affiner

00:02:19

la matrice en utilisant le filtre de date.

00:02:22

Le filtre compte général ou encore

00:02:23

une catégorie de comptes, par exemple.

00:02:25

Je peux choisir les comptes de frais.

00:02:31

Vous voyez encore une fois que la

00:02:33

matrice va adapter l'affichage ?

00:02:36

Donc pour mon exemple,

00:02:36

c'est un peu ce que je recherche

00:02:38

malgré tout, il me manque.

00:02:39

Si on regarde dans la liste

00:02:40

les comptes de la classe 600,

00:02:42

puisque vous voyez que cela commence à 610,

00:02:45

ce que je peux faire dans ce cas,

00:02:46

c'est de préciser dans les filtres

00:02:48

les comptes que je souhaite afficher.

00:02:51

Une petite astuce ?

00:02:52

Ici, nous pouvons indiquer une tranche

00:02:53

de classe de numéro par exemple,

00:02:55

tous les comptes qui commencent par 600 003,

00:02:58

suivis de 2 petits points,

00:03:00

puis une 2nde classe de compte comptable,

00:03:01

ce qui va permettre d'afficher tous les

00:03:04

comptes présents entre ces 2 classes.

00:03:06

Vous voyez ici que je retrouve

00:03:07

ma classe achat.

00:03:08

Celle qui m'intéresse particulièrement.

00:03:12

L'étape suivante pour créer la matrice

00:03:14

va consister à indiquer pour chaque

00:03:17

ligne qui m'intéresse, le budget alloué.

00:03:19

Par exemple les combustibles,

00:03:21

donc en renseignant cette ligne,

00:03:22

je vais pouvoir ajouter

00:03:24

le budget pour l'année.

00:03:26

Ajouter une date, une description.

00:03:28

Admettons qu'il s'agisse du budget

00:03:30

Carburant pour les commerciaux et bien

00:03:32

évidemment le budget pour l'année.

00:03:33

J'indique 5000€ par exemple.

00:03:39

Nous pouvons ajouter d'autres

00:03:41

lignes qui viendront se cumuler,

00:03:43

par exemple le carburant des techniciens.

00:03:49

J'ajoute ici un montant de 7000€.

00:03:54

Je peux revenir sur ma feuille

00:03:57

de budget. Vous pouvez constater

00:03:59

que les 12000€ se sont cumulés.

00:04:03

Si je veux suivre d'autres frais généraux,

00:04:05

je peux faire de même avec d'autres comptes,

00:04:07

par exemple les fournitures

00:04:08

de bureaux de la même façon,

00:04:10

je vais ajouter un budget prévisionnel.

00:04:19

Voilà, notre budget est paramétré.

00:04:23

Nous allons rapidement créer une

00:04:24

dépense en carburant pour que je puisse

00:04:26

vous montrer de quelle manière le

00:04:28

système nous sortira ces informations

00:04:29

sur cette feuille de budget.

00:04:35

Je vais créer rapidement

00:04:37

l'enregistrement d'une dépense pour du

00:04:39

carburant sur le compte combustible.

00:04:44

Un mode de règlement on va

00:04:45

considérer que c'est de l'espèce.

00:04:58

Je vais valider cette saisie.

00:05:09

Si je reviens sur l'écran budget,

00:05:12

la feuille de budget que nous avons créée.

00:05:20

Dans le menu état nous allons

00:05:22

pouvoir lancer un comparatif

00:05:23

entre le réaliser et le budget.

00:05:27

Attention ici, le système vous permet de

00:05:30

choisir des dates spécifiques pour cet État,

00:05:32

il faut bien vérifier que cela correspond

00:05:33

à la période que vous voulez analyser.

00:05:40

Nous pouvons constater que ce

00:05:41

tableau reprend à la fois les

00:05:43

montants budgétisés ainsi que

00:05:45

les enregistrements en retaxe.

00:05:47

Et surtout la colonne réalisée budget

00:05:49

en pourcent me permet de voir très

00:05:53

clairement le pourcentage de budget.

00:05:55

Petite indication pour terminer ce tutoriel,

00:05:57

vous pouvez exporter ce budget

00:05:59

vers une feuille Excel,

00:06:00

ce qui nous permet de retrouver

00:06:02

et de retraiter ces informations

00:06:03

dans un Excel directement.

00:06:08

Donc pour cela, dans le menu accueil,

00:06:10

puis le bouton exporter vers Excel.

00:06:14

En résumé, cette fonction budget de

00:06:16

business central est une fonction

00:06:18

essentielle pour pouvoir planifier et

00:06:20

suivre les dépenses et revenus prévus.

00:06:22

En créant ces feuilles de budget,

00:06:23

vous allez pouvoir surveiller et

00:06:25

alerter pour prendre des décisions.

00:00:12

A função central de orçamento empresarial

00:00:14

permite-nos planear e acompanhar

00:00:16

as nossas despesas ou receitas que

00:00:18

estão previstas para um determinado período de tempo,

00:00:20

Assim, possibilita a tomada de decisões

00:00:22

acompanhamento do desempenho financeiro

00:00:24

em relação aos objetivos fixados.

00:00:26

O primeiro passo é

00:00:28

Definir quais são os nossos objetivos

00:00:29

despesas ou receitas.

00:00:31

Atualmente tenho um papel em

00:00:33

contabilidade na aplicação

00:00:34

Estou de volta à função de orçamento

00:00:36

diretamente na tela inicial.

00:00:38

Então eu vou criar uma nova entrada.

00:00:41

Para este vídeo,

00:00:41

Vamos dar um exemplo muito simples,

00:00:43

Queremos acompanhar a

00:00:45

certas despesas acessórias, tais como:

00:00:47

material de escritório ou combustível.

00:00:49

Vou dar-lhe um nome que

00:00:52

se encaixa neste exemplo.

00:00:53

Você pode ver aqui que temos

00:00:56

Automaticamente 2 eixos analíticos

00:00:57

que me são propostos.

00:00:59

E posso acrescentar mais 4.

00:01:02

Para?

00:01:02

Bem, apenas me dê

00:01:04

Flexibilidade na análise.

00:01:05

Como o quê

00:01:06

Se eu olhar para os eixos dos quais

00:01:07

Atualmente tenho,

00:01:09

Eu vejo que eu poderia usar um

00:01:10

eixos como departamentos internos,

00:01:12

ou seja, um serviço ou

00:01:15

uma região, por exemplo.

00:01:16

Vou deixar os 2 eixos como padrão.

00:01:20

Depois, vou poder entrar

00:01:22

pormenores sobre a criação deste orçamento.

00:01:26

Esta tela é composta por 3 seções,

00:01:30

generalidades. A Matriz.

00:01:35

E os filtros?

00:01:38

As generalidades permitir-nos-ão

00:01:40

gerenciar a exibição do nosso orçamento e, portanto,

00:01:42

Quando vou editar,

00:01:44

por exemplo, a exibição de linhas,

00:01:45

Eu poderia muito bem usar

00:01:47

Um dos eixos analíticos, tais como:

00:01:49

a tipologia dos clientes.

00:01:50

Para o nosso exemplo, vou manter

00:01:52

como matriz as contas contábeis.

00:01:54

Em seguida, posso gerir o ecrã

00:01:56

colunas, ou seja, por período,

00:01:58

o que me serve muito bem.

00:02:00

Posso também indicar se

00:02:01

Quero um resultado por mês,

00:02:03

por período contabilístico ou por trimestre.

00:02:06

Esta opção também está bem comigo.

00:02:15

Em seguida, nos filtros,

00:02:17

Vamos ser capazes de configurar e ajustar

00:02:19

A matriz usando o filtro de data.

00:02:22

O filtro Conta contábil ou

00:02:23

uma categoria de contas, por exemplo.

00:02:25

Posso escolher contas de despesas.

00:02:31

Mais uma vez, você pode ver que o

00:02:33

A matriz adaptará o display?

00:02:36

Assim, para o meu exemplo,

00:02:36

É mais ou menos isso que estou procurando

00:02:38

Ainda assim, sinto falta dele.

00:02:39

Se olharmos para a lista

00:02:40

Contas da classe 600,

00:02:42

Desde que você vê que começa em 610,

00:02:45

o que posso fazer neste caso,

00:02:46

é especificar nos filtros

00:02:48

As contas que quero visualizar.

00:02:51

Uma pequena dica?

00:02:52

Aqui podemos indicar uma fatia

00:02:53

classe numérica, por exemplo,

00:02:55

todas as contas que começam com 600.003,

00:02:58

seguido de 2 pequenos pontos,

00:03:00

em seguida, uma conta contabilística de 2.ª classe,

00:03:01

que lhe permitirá exibir todas as

00:03:04

contas presentes entre estas 2 classes.

00:03:06

Você pode ver aqui que eu encontro

00:03:07

Minha classe de compras.

00:03:08

Aquele em que estou particularmente interessado.

00:03:12

A próxima etapa para criar a matriz

00:03:14

consistirá em indicar, para cada

00:03:17

A rubrica que me interessa é o orçamento atribuído.

00:03:19

Por exemplo, combustíveis,

00:03:21

Assim, preenchendo esta linha,

00:03:22

Poderei adicionar

00:03:24

o orçamento do exercício.

00:03:26

Adicione uma data, uma descrição.

00:03:28

Digamos que é o orçamento

00:03:30

Combustível para representantes de vendas e poço

00:03:32

Obviamente, o orçamento para o ano.

00:03:33

Indico 5000€ por exemplo.

00:03:39

Podemos acrescentar mais

00:03:41

linhas que serão cumulativas,

00:03:43

por exemplo, combustível dos técnicos.

00:03:49

Acrescento aqui um valor de 7000€.

00:03:54

Posso voltar à minha folha

00:03:57

orçamento. Você pode ver

00:03:59

que os 12000€ acumulados.

00:04:03

Se eu quiser rastrear outras despesas gerais,

00:04:05

Posso fazer o mesmo com outras contas,

00:04:07

por exemplo, fornecimentos

00:04:08

escritórios da mesma forma,

00:04:10

Vou acrescentar um orçamento provisório.

00:04:19

É isso, o nosso orçamento está definido.

00:04:23

Vamos criar rapidamente um

00:04:24

Despesas de combustível para que eu possa

00:04:26

mostrar-lhe como a seringa

00:04:28

sistema irá enviar-nos esta informação

00:04:29

na presente ficha orçamental.

00:04:35

Vou criar rapidamente

00:04:37

registar uma despesa para

00:04:39

combustível na conta de combustível.

00:04:44

Um método de pagamento que iremos

00:04:45

considerá-lo da espécie.

00:04:58

Vou validar esta entrada.

00:05:09

Se eu voltar para a tela de orçamento,

00:05:12

a folha de orçamento que criámos.

00:05:20

No menu de status, vamos

00:05:22

Ser capaz de iniciar uma comparação

00:05:23

entre o projeto e o orçamento.

00:05:27

Tenha cuidado aqui, o sistema permite que você

00:05:30

escolher datas específicas para esse estado,

00:05:32

Tem de verificar se corresponde

00:05:33

ao período de tempo que pretende analisar.

00:05:40

Podemos ver que isto

00:05:41

A tabela inclui ambos os

00:05:43

montantes orçamentados, bem como

00:05:45

Gravações em retaxe.

00:05:47

E, sobretudo, a coluna fez orçamento

00:05:49

em percentagem permite-me ver muito

00:05:53

claramente a percentagem do orçamento.

00:05:55

Aqui está uma pequena dica para terminar este tutorial,

00:05:57

Pode exportar este orçamento

00:05:59

para uma folha de Excel,

00:06:00

o que nos permite encontrar

00:06:02

e reprocessar essas informações

00:06:03

diretamente em um Excel.

00:06:08

Então, para isso, no menu inicial,

00:06:10

em seguida, clique no botão Exportar para Excel.

00:06:14

Em resumo, esta função orçamental de

00:06:16

Business Central é uma função

00:06:18

essencial para poder planear e

00:06:20

Acompanhe as despesas e receitas projetadas.

00:06:22

Ao criar estas fichas orçamentais,

00:06:23

Você será capaz de monitorar e

00:06:25

Alerta para tomar decisões.

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