Outlook - Utiliser le tableau de bord de sondage de planification Tutoriels

Découvrez comment utiliser le tableau de bord des sondages de planification sur Outlook pour gérer vos sondages et suivre les réponses des participants. Accédez directement depuis vos e-mails, modifiez les paramètres de vote, fixez une réunion au créneau le plus plébiscité et plus encore. Personnalisez les options par défaut, bloquez temporairement les créneaux dans votre agenda, et bien plus. Apprenez à optimiser la gestion de vos sondages maintenant !

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Objectifs :

L'objectif de cette vidéo est d'apprendre à utiliser le tableau de bord des sondages de planification sur Outlook pour gérer efficacement vos sondages en cours et suivre les réponses des participants.

Chapitres :

  1. Accès au tableau de bord des sondages
    Pour accéder à votre tableau de bord de sondage de planification, cliquez sur le lien 'Affichez tous vos sondages' dans l'email que vous avez reçu. Vous serez redirigé vers la page de votre tableau de bord, qui présente tous les sondages en cours de vote.
  2. Gestion des sondages
    Dans cette interface, vous pouvez voir les sondages actifs et ceux pour lesquels vous ou d'autres participants devez encore répondre. Vous avez la possibilité de : - Modifier le nom, la durée ou le lieu de la réunion. - Annuler le sondage si la réunion n'est plus d'actualité. - Consulter les paramètres du vote en survolant l'icône de calendrier.
  3. Mise à jour des disponibilités
    En cliquant sur le nom du sondage, celui-ci s'ouvrira dans un nouvel onglet. Vous retrouverez les créneaux horaires que vous aviez sélectionnés. Si votre agenda a changé, vous pouvez mettre à jour vos disponibilités en modifiant vos réponses. En cas de changement dans votre emploi du temps, vous pouvez retirer un ou plusieurs créneaux horaires précédemment validés en cliquant sur 'non'.
  4. Planification de la réunion
    Vous pouvez voir les réponses des différents participants. Cliquez sur 'Planifier une réunion' pour fixer la réunion au créneau qui a obtenu le plus de votes et envoyez l'invitation aux participants. Si les créneaux ne conviennent pas, vous pouvez proposer un autre horaire en cliquant sur 'suggérer un autre horaire', ce qui permet de donner une alternative pour satisfaire plus de participants.
  5. État des sondages
    De retour sur le tableau de bord, vous pouvez consulter différents états de vos sondages : - Sondages terminés - Sondages annulés - Sondages expirés - Sondages qui n'ont pas abouti à une réunion dans le délai imparti.
  6. Personnalisation des paramètres du sondage
    Cliquez sur 'Paramètres du sondage' pour personnaliser les options par défaut de l'outil. Voici quelques options disponibles : - Recevoir une notification lorsque le sondage est mis à jour. - Proposer des créneaux où tous les participants sont disponibles. - Conserver les horaires sélectionnés dans votre planning. - Verrouiller le sondage pour empêcher les participants d'ajouter de nouvelles plages horaires.
  7. Ajustement des paramètres
    Vous pouvez également obliger les participants à vérifier leur identité, soit via un compte, soit avec un code envoyé par mail. La durée par défaut de la réunion proposée peut être modifiée, et vous pouvez limiter les suggestions aux heures de bureau. Une fois les paramètres ajustés, cliquez sur 'enregistrer' pour appliquer ces changements à votre sondage de planification.
  8. Conclusion
    Vous savez maintenant comment gérer vos sondages de planification sur Outlook. En utilisant ces outils, vous pouvez améliorer l'efficacité de la planification de vos réunions et assurer une meilleure participation des participants.

FAQ :

Comment accéder au tableau de bord des sondages de planification sur Outlook?

Vous pouvez accéder à votre tableau de bord de sondage de planification directement depuis l'email que vous avez reçu en cliquant sur le lien 'Affichez tous vos sondages'.

Que faire si je dois modifier mes disponibilités après avoir voté?

Si votre emploi du temps change, vous pouvez revenir sur le sondage et modifier vos réponses en cliquant sur 'non' pour retirer un ou plusieurs créneaux horaires précédemment validés.

Comment puis-je annuler un sondage?

Pour annuler un sondage, vous devez accéder à votre tableau de bord et sélectionner l'option d'annulation pour le sondage concerné.

Quelles sont les options disponibles dans les paramètres du sondage?

Les options incluent la possibilité d'être averti lorsque le sondage est mis à jour, de proposer des créneaux où tous les participants sont disponibles, et de verrouiller le sondage.

Comment proposer un autre horaire si les créneaux ne conviennent pas?

Vous pouvez proposer un autre horaire en cliquant sur 'suggérer un autre horaire' dans l'interface du sondage.

Quelques cas d'usages :

Planification de réunions d'équipe

Utilisez le sondage de planification pour organiser des réunions d'équipe en permettant à chaque membre de voter sur ses disponibilités. Cela facilite la coordination et assure que le maximum de participants puisse assister à la réunion.

Gestion de projets

Lors de la gestion de projets, utilisez le tableau de bord des sondages pour planifier des réunions de suivi avec les parties prenantes. Cela permet de s'assurer que tous les membres clés sont disponibles et d'optimiser le temps de réunion.

Événements d'entreprise

Pour organiser des événements d'entreprise, utilisez le sondage de planification pour déterminer les meilleures dates et heures qui conviennent à la majorité des participants, améliorant ainsi la participation.

Réunions avec des clients

Utilisez le sondage pour fixer des réunions avec des clients en leur permettant de choisir parmi plusieurs créneaux horaires. Cela montre un respect pour leur temps et améliore la relation client.

Formation et ateliers

Pour organiser des sessions de formation ou des ateliers, utilisez le tableau de bord pour recueillir les disponibilités des participants et choisir le créneau le plus approprié, garantissant ainsi une meilleure participation.

Glossaire :

tableau de bord

Interface qui permet de visualiser et de gérer les sondages en cours sur Outlook.

sondage de planification

Outil utilisé pour organiser des réunions en permettant aux participants de voter sur leurs disponibilités.

creneaux horaires

Plages de temps proposées pour une réunion, où les participants peuvent indiquer leur disponibilité.

paramètres du vote

Options qui définissent comment le sondage est géré, y compris les notifications et les disponibilités.

votant

Participant qui exprime ses préférences dans un sondage de planification.

verrouiller le sondage

Action qui empêche les participants d'ajouter de nouvelles plages horaires ou de proposer d'autres participants.

authentification

Processus par lequel les participants doivent prouver leur identité pour participer au sondage.

durée par défaut

Temps standard proposé pour une réunion, qui peut être modifié par l'utilisateur.

enregistrer

Action de sauvegarder les modifications apportées aux paramètres du sondage.

résultat(s)
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Outlook pour gérer vos sondages en cours et suivre les réponses des participants.
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Il est possible d'accéder à votre tableau de bord de
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sondage de planification directement depuis l'email que vous avez reçu.
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Pour cela, cliquez sur le lien Affichez tous vos sondages,
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vous êtes maintenant sur la page de votre tableau de bord.
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Cette interface vous présente tous les sondages en cours de vote.
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Vous y trouverez ceux qui sont actifs et pour
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lesquels vous ou d'autres participants devez encore répondre.
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modifier le nom, la durée
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ou le lieu de la réunion.
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Annuler le sondage Si la réunion n'est plus d'actualité,
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les paramètres du vote peuvent être consultés en survolant l'icône de calendrier.
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En cliquant sur le nom du sondage, Celui-ci s'ouvrira dans un nouvel onglet.
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Vous retrouverez alors les créneaux horaires que vous aviez sélectionnés.
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Si votre agenda a changé,
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vous pouvez mettre à jour vos disponibilités en modifiant vos réponses.
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En cas de changement dans votre emploi du temps,
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vous pouvez revenir sur le sondage et cliquer sur non
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pour retirer un ou plusieurs créneaux horaires précédemment validés.
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Vous pouvez voir les réponses des différents participants.
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Cliquez sur Planifier une réunion pour la fixer au créneau qui
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a obtenu le plus de votes et envoyez l'invitation aux participants.
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Si les créneaux ne conviennent pas,
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vous pouvez en proposer un autre en cliquant sur suggérer un autre horaire.
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Cette option permet de donner une
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alternative pour satisfaire plus de participants.
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De retour sur le tableau de bord,
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vous pouvez consulter différents états de vos sondages.
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Terminés les sondages complétés
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annulé
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ceux que vous avez stoppé
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expirés
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ceux qui n'ont pas abouti à une réunion dans le délai imparti.
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Cliquez sur Paramètres du sondage pour personnaliser
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les options par défaut de l'outil.
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Voici celles qui sont disponibles
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m'avertir lorsque le sondage est mis à jour,
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vous recevez un email lorsque les participants
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votent ou que des modifications sont apportées,
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Proposer des créneaux où tous les participants sont disponibles
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permet d'envoyer automatiquement un rendez-vous.
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Dès que les participants s'accordent sur un créneau,
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conservez les horaires sélectionnés dans mon planning
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bloque provisoirement les créneaux proposés dans votre agenda.
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En attendant le résultat du vote
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verrouillez le sondage. Pour les participants,
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les destinataires ne pourront pas ajouter de
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nouvelles plages horaires ni proposer d'autres participants
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obliger les participants à vérifier leur identité.
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Cela contraint les destinataires à s'authentifier, soit via un compte,
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soit avec un code envoyé par mail,
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durée par défaut.
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Vous pouvez modifier la durée par défaut de la réunion proposée par l'outil.
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Limiter les suggestions aux heures de bureau.
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Cette option est décochée si vous souhaitez proposer
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des créneaux en dehors des horaires de travail.
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Une fois les paramètres ajustés, cliquez sur enregistrer
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pour appliquer ces changements à votre sondage de planification.
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Et voilà,
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vous savez maintenant comment gérer vos sondages de planification sur Outlook.

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